Title: Coperfin 1
1Coperfin 1
- Explication sur le projet dorganisation
2Table des matières
- Introduction
- Les programmes BPR et les réseaux
- Description des programmes
- Description des réseaux
- Structure des programmes et des réseaux
- Approche des programmes BPR
- Note Cette présentation porte sur Coperfin 1.
Les organigrammes repris dans cette présentation
ne sont donc plus actuels. Vous retrouverez la
version actuelle (juin 2003) de lorganigramme du
SPF Finances dans lannexe 1.
3IntroductionLe Ministère des Finances en
mouvement
- 10 ans de réforme au sein du Ministère des
Finances - Plan quinquennal
- Plan quinquennal bis
- Management de la performance
- Plan daction Zenner
- Copernic, la modernisation de ladministration
fédérale - Approbation du nouvel organigramme
- Rapport N-3
- Transition vers le SPF Finances
- Lancement des programmes BPR au sein du
Ministère COPERFIN (24 septembre 2001)
Coperfin représente la modernisation du Ministère
des Finances
4IntroductionLorganigramme de Coperfin 1
Président Comité de Direction
Budget et Contrôle de gestion
Cellule Stratégique
Etudes et Documentation
Personnel Organisation
ICT
Secrétariat et Services Logistiques
Trésorerie
Impôts et Recouvrement
Documentation Patrimoniale
Services coordination et exploitation
Expertises et supports fonctionnels
Services stratégie et exploitation
Expertises et supports fonctionnels
Program Management Office
Program Management Office
Douanes et Accises
Services patrimo-niaux Recettes non fiscales
Grandes Entreprises
Recettes
Lutte contre la fraude
Collecte et Echange dinforma-tions
Mesures et évalua-tions
Sécurité juridique
Parti-culiers
PME
5IntroductionRapport N-3
- Le rapport N-3 présente lélaboration de
lorganigramme et détermine - Le nombre de fonctions de management au niveau
N-3 et leur contenu fonctionnel - Les circonscriptions administratives des centres
- La fonction de management N-3 (comparable à celle
de directeur régional actuellement) garantit la
réalisation dun certain nombre dobjectifs ainsi
que la gestion opérationnelle de la
circonscription administrative. La personne qui
remplira cette fonction sera choisie aussi bien
pour ses connaissances techniques fiscales que
pour ses compétences en matière de management.
Ici aussi des mandats de 6 ans sont dapplication - Les services qui constituent le centre peuvent
être répartis sur un ou plusieurs endroits - Lorganisation et les localisations exactes ne
sont pas spécifiées dans ce rapport et doivent
encore être déterminées
N
N-1
N-2
Centres
N-3
6Les programmes BPR et les réseaux (1/3)
- Un programme Business Process Reengineering
détermine l'ensemble des changements nécessaires
au niveau du personnel, des moyens
(informatiques) et des méthodes de travail pour
créer un meilleur environnement de travail et
pour atteindre de meilleurs résultats - Concrètement pour le Ministère des Finances
- En raison de lampleur du Ministère des Finances,
onze programmes BPR fonctionnels ont été lancés,
axés sur une administration précise (ex. Douanes
et Accises) - Cinq programmes BPR génériques ont également été
mis sur pied. Ils ne sont pas liés à une
administration particulière mais examinent une
série daspects communs (ex. Citizen Relationship
Management) - Quatre réseaux soutiennent les programmes (voir
p.19) - Les programmes BPR ne sappliquent dans un
premier temps quaux administrations fiscales et
pas à ladministration de la Trésorerie - Chaque programme a la même structure (manager de
programme, groupe de travail,) et travaille de
la même manière (voir plus loin)
7Les programmes BPR et les réseaux (2/3)
- Un réseau est le nom donné à un groupe de
personnes qui soccupent daspects précis et bien
définis - ICT Technologie de lInformation et de la
Communication (software, hardware,) - Personnel description de fonction, compétences
- Infrastructure bâtiments,
- Contrôle interne construction de processus
permettant de réduire les risques prévisibles
afin de pouvoir réaliser avec un degré de
confiance élevé les objectifs du SPF Finances - Un réseau est organisé de la même manière quun
programme (manager de programme, groupe de
travail,) - Le réseau procure un soutien aux programmes dans
leur domaine. Il rassemble également leurs
différentes propositions dans ce domaine. Ainsi,
le réseau ICT par exemple présente un plan global
pour lICT qui rassemble lensemble des
propositions. Chaque programme a une personne de
contact dans le réseau, qui peut être contactée
si nécessaire ou qui contacte elle-même le
programme quand une action particulière doit être
mise en oeuvre - Les réseaux veillent également à la cohérence de
lapproche des différents groupes de travail et
peuvent prendre des initiatives par rapport aux
groupes de travail
8Les programmes BPR et les réseaux (3/3)
- Groupe 4
- CRM Documentation patrimoniale
- Réglementation Documentation patrimoniale
- Groupe 1
- Douanes Accises
- Enquêtes et Recherches
- Groupe 2
- Particuliers
- PME
- Grandes Entreprises
- Recouvrement
- Perception
- Lutte contre la Fraude
- Groupe 5
- Services Patrimoniaux
- Mesures et Evaluations
- Sécurité juridique
ICT
- Groupe 3
- Gestion des risques
- CRM Entités Fiscales
- Réglementation Entités Fiscales
Personnel
Infrastructure
Contrôle Interne
9Description des programmes (1/10)
Président Comité de Direction
GROUPE 1
Douanes et Accises/ Enquêtes et Recherches
Budget et Contrôle de gestion
Cellule Stratégique
Etudes et Recherches
Personnel Organisation
ICT
Secrétariat et Services Logistiques
Trésorerie
Impôts et Recouvrement
Documentation Patrimoniale
Services coordination et exploitation
Expertises et supports fonctionnels
Services stratégie et exploitation
Expertises et supports fonctionnels
Program Management Office
Program Management Office
Douanes et Accises
Grandes Entreprises
Recettes
Lutte contre la fraude
Collecte et Echange dinforma-tions
Mesures et évalua-tions
Sécurité juridique
Parti-culiers
PME
Services patrimo-niaux Recettes non fiscales
10Description des programmes (2/10)
- GROUPE 1
- Programmes fonctionnels Impôts et Recouvrement
- Douanes et Accises
- Le groupe de travail Douanes et Accises étudie
comment mieux allouer les moyens dont il dispose
afin doffrir aux opérateurs économiques un
service plus efficace, plus rapide et de
meilleure qualité - Enquêtes et Recherches
- Ce groupe de travail analyse les possibilités
pour transformer le comportement réactif en un
comportement proactif par le biais déchange
dinformations et en collaborant avec les autres
services (tant en externe quen interne)
11Description des programmes (3/10)
Président Comité de Direction
PPMEGE Perception/Rec. Lutte contre la fraude
GROUPE 2
Budget et Contrôle de gestion
Cellule Stratégique
Etudes et Recherches
Personnel Organisation
ICT
Secrétariat et Services Logistiques
Trésorerie
Impôts et Recouvrement
Documentation Patrimoniale
Services coordination et exploitation
Expertises et supports fonctionnels
Services stratégie et exploitation
Expertises et supports fonctionnels
Program Management Office
Program Management Office
Grandes Entreprises
Recettes
Lutte contre la fraude
Parti-culiers
PME
Douanes et Accises
Collecte et Echange dinforma-tions
Mesures et évalua-tions
Sécurité juridique
Services patrimo-niaux Recettes non fiscales
12Description des programmes (4/10)
- GROUPE 2
- Programmes fonctionnels Impôts et Recouvrement
- Particuliers, PME, GE
- Chaque groupe de travail veut dessiner dans les
grandes lignes pour son groupe cible (les
particuliers, les PME et les GE) la manière
optimale de taxer et de fournir des services. Les
particularités et caractéristiques de chaque
groupe sont prises en compte. - Lutte contre la Fraude
- Ce groupe de travail désire développer des
processus permettant de mieux tracer et combattre
les cas de fraude importants et par conséquent de
mieux traiter les dossiers - Perception
- Le groupe de travail analyse les possibilités
daligner et dautomatiser le processus de
perception - Recouvrement
- Le but poursuivi par ce groupe de travail est de
parvenir à une approche intégrée de certains
contribuables afin dattaquer de façon plus
dynamique le problème de non-paiement, et en
particulier de la fraude et de linsolvabilité
organisée
13Description des programmes (5/10)
Président Comité de Direction
GROUPE 3 CRM Entités Fiscales Gestion des
risques/ Réglementation Entités fiscales
Budget et Contrôle de gestion
Cellule Stratégique
Etudes et Recherches
Personnel Organisation
ICT
Secrétariat et Services Logistiques
Trésorerie
Impôts et Recouvrement
Documentation Patrimoniale
Services coordination et exploitation
Expertises et supports fonctionnels
Services stratégie et exploitation
Expertises et supports fonctionnels
Program Management Office
Program Management Office
Douanes et Accises
Grandes Entreprises
Recettes
Lutte contre la fraude
Collecte et Echange dinforma-tions
Mesures et évalua-tions
Sécurité juridique
Parti-culiers
PME
Services patrimo-niaux Recettes non fiscales
14Description des programmes (6/10)
- GROUPE 3
- Programmes génériques Entités Fiscales
- CRM Entités Fiscales
- CRM signifie Citizen Relationshîp Management et
analyse dans quelle mesure les services offerts
peuvent être adaptés aux besoins des clients - Ce groupe de travail recherche une réponse
pratique à la question de savoir comment
positionner les différents services de Impôts et
Recouvrement par rapport au contribuable quels
services ou produits offrir, via quels canaux? Le
groupe tient compte dans ses recherches des
conséquences que ceux-ci peuvent avoir sur les
processus, lorganisation et les systèmes - Gestion des risques
- Le groupe de travail désire développer une
méthode permettant de détecter les déclarations
les plus risquées et de les traiter ensuite de
manière appropriée - Réglementation Entités Fiscales
- Le but de ce groupe de travail est de développer
un processus qui transforme la réglementation en
matière dImpôts et Recouvrement en méthodes de
travail pratiques
15Description des programmes (7/10)
Président Comité de Direction
GROUPE 4 CRM Documentation Patrimoniale Réglementa
tion Documentation Patrimoniale
Budget et Contrôle de gestion
Cellule Stratégique
Etudes et Recherches
Personnel Organisation
ICT
Secrétariat et Services Logistiques
Trésorerie
Impôts et Recouvrement
Documentation Patrimoniale
Services coordination et exploitation
Expertises et supports fonctionnels
Services stratégie et exploitation
Expertises et supports fonctionnels
Program Management Office
Program Management Office
Douanes et Accises
Grandes Entreprises
Recettes
Lutte contre la fraude
Collecte et Echange dinforma-tions
Mesures et évalua-tions
Sécurité juridique
Parti-culiers
PME
Services patrimo-niaux Recettes non fiscales
16Description des programmes (8/10)
- GROUPE 4
- Programmes génériques Documentation Patrimoniale
- CRM Documentation Patrimoniale
- Ce groupe de travail recherche une réponse claire
et pratique à la question de savoir comment
positionner les différents services de la
Documentation patrimoniale par rapport au
contribuable quels services ou produits offrir,
via quels canaux? Le groupe tient compte dans ses
recherches des conséquences que ceux-ci peuvent
avoir sur les processus, lorganisation et les
systèmes - Réglementation Documentation Patrimoniale
- Le but de ce groupe de travail est de développer
un processus qui transforme la réglementation
actuelle en matière de Documentation Patrimoniale
en méthodes de travail pratiques
17Description des programmes (9/10)
Président Comité de Direction
Services Patrimoniaux Mesures et
Evaluations Sécurité Juridique
GROUPE 5
Budget et Contrôle de gestion
Cellule Stratégique
Etudes et Recherches
Personnel Organisation
ICT
Secrétariat et Services Logistiques
Trésorerie
Impôts et Recouvrement
Documentation Patrimoniale
Services coordination et exploitation
Expertises et supports fonctionnels
Services stratégie et exploitation
Expertises et supports fonctionnels
Program Management Office
Program Management Office
Douanes et Accises
Services patrimo-niaux
Grandes Entreprises
Recettes
Lutte contre la fraude
Collecte et Echange dinforma-tions
Mesures et évalua-tions
Sécurité juridique
Parti-culiers
PME
Services patrimo-niaux Recettes non fiscales
18Description des programmes (10/10)
- GROUPE 5
- Programmes fonctionnels Documentation
Patrimoniale - Services Patrimoniaux
- Le groupe de travail désire trouver une manière
daméliorer le recouvrement des créances
non-fiscales et des amendes pénales, ainsi que de
moderniser la gestion du patrimoine mobilier et
immobilier de lEtat. - Mesures et Evaluations
- Le groupe de travail veut permettre de moderniser
des mesures et la mise sur pied dune méthode
permettant de satisfaire à la demande dexécution
destimation de valeur. - Sécurité Juridique
- Lobjectif de ce groupe de travail est de
moderniser la gestion du droit réel et les tâches
fiscales apparentées
19Description des réseaux
- ICT, Personnel, Infrastructure
- Ces réseaux saxent sur le support des programmes
fonctionnels et génériques dans le développement
des exigences opérationnelles futures en matière
dICT, de personnel et dinfrastructure - De plus, les réseaux veillent à rassembler et à
approcher de manière cohérente les aspects ICT,
personnel, infrastructure et contrôle interne de
lensemble du SPF Finances - Contrôle interne
- Le contrôle interne reprend lensemble des
actions qui doivent être entreprises par le
management et le personnel dans le but dassurer
une sécurité raisonnable au niveau de la
réalisation des objectifs, de lutilisation des
moyens, de la connaissance et de la gestion des
risques, du respect des droits et réglements, de
la lutte contre la fraude, etc. - Ce réseau jouera un rôle important lorsque les
programmes détermineront leurs processus futurs
20Structure des programmes et des réseaux (1/6)
- Un trajet de changement tel que Coperfin demande
une structure temporaire, spécialement érigée
pour les différents programmes et réseaux. - A côté de cette structure temporaire, le ComDir
garde ses fonctions de validation des rapports
intermédiaires et finaux. - Le ComDir est présidé par le Secrétaire général
et se compose des Directeurs généraux des
administrations fiscales, du Directeur général
des Services Généraux et des représentants du
Cabinet - La structure temporaire englobe les composants
suivants - Comité de pilotage
- Sponsor de programme
- Coordinateur de programme
- Manager de programme
- Conseiller interne BPR
- Groupe de travail de programme
- Tous ces composants ne se retrouvent pas dans
chaque programme/réseau - Cette situation temporaire est représentée
graphiquement à la page suivante
Support des consultants externes
21Structure des programmes et des réseaux (2/6)
ComDir
Comité de Pilotage
Sponsor de Programme
Coordinateur
Consultants externes
Manager de Programme
Manager de Programme
Manager de Programme
Conseiller interne BPR
Conseiller interne BPR
Conseiller interne BPR
Groupe de travail
Groupe de travail
Groupe de travail
22Réseaux non compris
COMDIR
Comité
de direction
valide les documents
(
ComDir
)
d.a dans l
attente d
une d
é
signation
Comit
é
de pilotage Documentation patrimoniale
Comit
é
de Pilotage Entités
fiscales
COMITE DE
PILOTAGE
Pr
é
sident SPF Finances
(d.a. secr
é
taire g
é
n
é
ral)
Pr
é
sident
SPF Finances
N
-
2 Douanes Accises (d.a. directeur g
é
n
é
ral)
Responsable
FEDICT
N
-
1
Documentation du patrimoine
(d.a. administrateur général
se r
é
unit 1x
(d.a.
secr
é
taire g
é
n
é
ral
)
N
-
2 P
(d.a. directeur g
é
n
é
ral)
Responsable
SPF PO
administrateur général adjoint)
toutes les 6
N
-
1 SPF Finances (d.a.
administrateur
N
-
2 PME
(d.a. directeur g
é
n
é
ral)
Responsable
DICT (d.a.
secr
é
tariat g
é
n
é
ral
)
Repr
é
sentant cabinet ministre des Finances et
Commissaire du Gouvernement
semaines (r
é
union
g
é
n
é
ral et administrateur g
é
n
é
ral adjoint
)
N
-
2 GE
(d.a. directeur g
é
n
é
ral)
Responsable
PO (d.a.
secr
é
tariat g
é
n
é
ral
)
par organe
N-2s de Documentation patrimoniale (d.a.
directeur-général)
coordinateur)
Repr
é
sentant cabinet ministre des Finances
N
-
2
Recouvrement
(d.a. directeur g
é
n
é
ral)
Resp.
FEDICT et
Resp.
SPF PO
et Commissaire du Gouvernement
N
-
2
Lutte contre la fraude
(d.a. directeur g
é
n
é
ral)
Coordinateur Recouvrement/Encaissement
Resp.
DICT et
Resp.
PO (d.a. Secr. Gén)
- Coordinateur Réseaux ICT/PO/Infrastructure
- Coordinateur Réseaux ICT/PO/Infrastructure
2
5
5
4
1
1
4
COUPOLES
3
3
Chef ESF (d.a. admini-strateur général adjoint)
SPONSOR DU
N
-
2
N
-
2 Douanes et
N
-
2 P
N
-
2 GE
N
-
2 PME
N
-
2 Recouvrement
PROGRAMME
Lutte contre la fraude
Accises
(d.a. directeur g
é
n.)
se r
é
unit au moins
(d.a. directeur g
é
n.)
(d.a. directeur g
é
n.)
(d.a. directeur g
é
n
é
ral)
1x par semaine avec
le gestionnaire de
programme
COORDINATEUR
SIX
FAUTRE
GESTIONNAIRE
DE
PROGRAMME
VAN DER HAEGEN
DE GEYNDT
VYVERMAN
DE SOMERE
DE CLERCQ
dirige le groupe de
PURNELLE
PURNELLE
DE LAERE
PEETERS
MOREAU
PIETERS
OSSIEUR
GABELE
BIOMEZ
COLLET
travail sur le plan
COLPIN
op
é
rationnel (avec un
consultant externe)
GROUPE DE
TRAVAIL
O
se r
é
unit environ 1x
N
toutes les 2 semaines
D
(plus fr
é
quemment si
E
n
é
cessaire)
R
é
labore de fa
ç
on
REGLEMENTATION PROCEDURES DE TRAVAIL
DOCUMENTATION PATRIMONIALE
int
é
rimaire les (sous
-
RECOUVREMENT
REGLEMENTATION PROCEDURES DE TRAVAIL
LUTTE CONTRE LA FRAUDE
Z
ENTITES FISCALES
INFORMATIONS PATRIMONIALES
SECURITE JURIDIQUE
ENTITES FISCALES
)aspects avec des
PME
GRANDES ENTREPRISES
PARTICULIERS
O
consultants externes
Gestion des risques
PERCEPTION
Douanes ACCISES
SERVICES PATRIMONIAUX
E
MESURES ET EVALUATIONS
Enquêtes Recherches
K
-
CRM
CRM
23Structure des programmes et des réseaux (4/6)
- RESPONSABILITES
- Comité de pilotage
- Celui-ci est responsable de la gestion de
Coperfin, càd de la direction et du suivi des
programmes de reengineering respectifs - Le Comité endosse toutes les responsabilités
nécessaires à un moment ou lautre pour assurer
le bon fonctionnement de Coperfin et des
programmes - Sponsor de programme
- Il est responsable de lapplication au niveau du
programme des décisions prises par le comité de
pilotage, dont il fait partie. - Il a le pouvoir hiérarchique nécessaire pour
encourager les changements et les actions au
niveau du programme - Il peut être le sponsor de plusieurs programmes
- Coordinateur de programme
- Napparaît que dans le groupe 2
(P-PME-GE-Recouvrement-Fraude). Le nombre et le
type de programmes rendent une coordination
nécessaire afin den assurer la cohérence
24Structure des programmes et des réseaux (5/6)
- RESPONSABILITES
- Manager de programme
- Endosse avec le consultant externe la
responsabilité finale du planning et de la
direction des travaux opérationnels au sein du
programme - Le manager de programme fait le rapport du statut
de son programme lors des réunions du comité de
pilotage - Conseiller interne BPR
- Collabore au programme BPR et soutient le manager
de programme - Groupe de travail de programme
- Garantit la mise en forme du fonctionnement futur
des différentes administrations/aspects de
lorganisation pour toutes les facettes du
fonctionnement opérationnel - Les collaborateurs des programmes sont
sélectionnés sur base de leur expertise
fonctionnelle ou sur base de leur connaissance
approfondie de certains aspects des processus
centraux, ainsi que pour leur sensibilité du
terrain.
25Structure des programmes et des réseaux (6/6)
Personne de contact Contrôle interne
Interaction entre les programmes et réseaux
Personne de contact ICT
Personne de contact Personnel
Programme
Personne de contact Infrastructure
26Approche des programmes (1/3)
- Durant dix mois, les groupes de travail des
programmes BPR vont analyser, en collaboration
avec les réseaux, les différents aspects de leur
administration ou de leur organisation
procédures, processus, réglementation,
compétences, culture, etc. - Après 10 mois sera présentée lapproche de
réalisation, qui décrit la nouvelle image des
administrations respectives ou aspect de
lorganisation et qui explique les étapes
concrètes à franchir pour parvenir à cette image - Cette approche de réalisation devra être élaborée
de manière plus large en projets concrets. Ces
projets seront à leur tour systématiquement
implémentés, de manière à ne pas mettre en danger
le fonctionnement des administrations. La
nouvelle image sera ainsi mise en place pas à pas.
27Approche des programmes (2/3)
- Les programmes travaillent tous de la même
manière - La première étape, qui est terminée pour tous les
groupes de travail, consistait à élaborer un
planning et à mettre au point tous les
préparatifs nécessaires - Pendant la deuxième étape, les programmes
déterminent leurs objectifs, stratégie et
principes directeurs. Ces principes forment les
lignes directrices pour lélaboration ultérieure
de la situation future. Cest également lors de
cette phase que les Quick Wins sont identifiés
pour leur administration/leur organisation. Les
Quick Wins sont des améliorations qui peuvent
être mises en place de manière rapide et à faible
coût. - Lors de la troisième étape, les programmes
dessineront la situation future. Ils tiendront
compte lors de cet exercice de la situation
actuelle. - La quatrième étape servira à faire la comparaison
entre la nouvelle situation et lactuelle.
Ensuite, un plan sera élaboré afin de passer de
la situation actuelle à la situation nouvelle.
Cette comparaison analytique sappelle lanalyse
du fossé. Cette étape verra également lébauche
de lapproche de réalisation ou dimplémentation,
dans lequel tous les aspects liés à lICT, au
personnel, à linfrastructure et au contrôle
interne seront repris.
28Approche des programmes (3/3)
Comité de Pilotage
Comité de Pilotage
Comité de Pilotage
Comité de Pilotage
Etape 1
Etape 2
Etape 3
Etape 4
- Détermination des objectifs, de la stratégie et
des principes directeurs - Identification des Quick Wins
- Image du fonctionnement futur (To Be)
- Evaluation de la situation actuelle (As Is)
- Analyse du fossé
- Ebauche dune approche de réalisation avec
risques et contraintes
Timing approximatif (possibilité de
chevauchement et de déviation)
Septembre-Octobre
Octobre-Novembre
Novembre-Mars
Avril-Juin
29Annexe 1 Organigramme de Coperfin 2
Président du Comité de Direction
NOUVEAU par rapport à Coperfin 1
Cellule Stratégique
Budget Contrôle de Gestion
SM Support du Management SGC Stratégie de
Groupes cibles
Etudes et documentation
Personnel Organisation
ICT
PMO stratégique Communication
Secrétariat et Services Logistiques
Trésorerie
Impôts et Recouvrement
Documentation Patrimoniale
Relations européennes et internationales
Expertise et Support fonctionnels
Services, Stratégie et Exploitation
Expertise et Support fonctionnels
Services, Coordination et Exploitation
Gestion de la monnaie
PMO
PMO
Financement de lEtat et marchés financiers
D A
GE
Recouvrement
Lutte contre la fraude
Services patrimoniaux
Recouvrement Non-Fiscal
Mesures et Evaluations
Collecte et Echange dinfo
Sécurité juridique
Paiements
SM
SM
SGC
Dépôts, consignations et oppositions
Centre
Centre
Centre
Centre
Centre
Enquête et Recherches
Mesures et Evaluations spéciales