Ministre et gestionnaire : 2 acteurs aux destins lis

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Ministre et gestionnaire 2 acteurs aux destins
liés

• Présentation de Gilbert Charland, Centre
  québécois de leadership,
• 2 Décembre 2005

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Les dimensions du mandat dun ministre

• Membre du conseil des ministres (solidarité,
  synergie)
• Membre dun comité ministériel (concertation,
  arbitrage)
• Responsable de ladministration de son ministère
  devant le Parlement
• Membre du caucus des députés
• Député dune circonscription
• Militant et membre dun parti politique

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2 réalités, 2 vitesses Le politique

• Distinction fondamentale entre le politique
  (décision, choix des objectifs et priorités) et
  ladministration (exécution, choix des moyens)
• Ministre résultats à court terme, décisions
  rapides, efficacité, visibilité, ouvert au risque
  et au changement
• Connaît mieux les priorités du gouvernement
• Ministre plus sensible à lactualité et aux
  réactions de lopinion publique

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2 réalités, 2 vitesses Ladministration

• Plus soucieuse de la légalité (décisions, règles,
  processus)
• Dispose de linformation et de lexpertise
  nécessaires à la formulation des politiques et à
  leur mise en uvre
• Plus consciente des contraintes (meilleure
  connaissance enjeux spécifiques)
• Liens avec clientèles (groupes dintérêt-réseaux
  dexperts)
• Préoccupée par limpact des décisions sur les
  ressources et ses besoins internes
• Axée sur le moyen et long terme (stabilité,
  continuité, pérennité)
• Compartimentage des dossiers en fonction de ses
  responsabilités par rapport à une perspective
  globale des priorités du gouvernement

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Un même environnement contraignant

• Complexité des enjeux
• Intérêts multiples et divergents
• Ressources limitées
• Décisions prises sur la base dune connaissance
  partielle des problématiques et de limpact des
  interventions
• Qualité de laction processus de prise de
  décisions repose sur la capacité détablir un bon
  diagnostic, sur lanalyse des options et le suivi
  des résultats

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La relation ministre-gestionnaire

• Les 2 vitesses contrainte avec laquelle lon
  doit composer. Comment ?
• Objectif central commun Action axée sur les
  citoyens - amélioration de la qualité des
  services publics
• Éviter dispersion et surcharge en ciblant les
  priorités
• Équilibre nécessaire entre les préoccupations et
  priorités de ces 2 acteurs aux destins liés
  (généraliste/spécialiste)
• Nécessité davoir une relation de confiance
  réciproque

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Des responsabilités communes

• Adaptation aux défis sociaux et économiques
  complexes dans un contexte de ressources limitées
• Élaboration de solutions réalistes et compatibles
  avec moyens - ressources disponibles (clé du
  succès qualité du diagnostic, évaluation de
  limpact des solutions possibles)
• Anticipation des difficultés possibles (attentes,
  résistances, rapports de force)
• Argumentation sur le bien-fondé des objectifs
  poursuivis - moyens mis en uvre compatibles avec
  les orientations du gouvernement

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Ministre et gestionnaire- un destin lié

• Vision partagée de la mission du
  ministère/mobilisation du personnel
  (communications)
• Importance définition conjointe des priorités et
  résultats attendus
• Établir les vraies priorités (agenda ministériel
  restreint 3-4 priorités versus les opérations
  courantes)
• Importance coordination ministre-cabinet-administr
  ation (priorités ministérielles)
• Partage des succès reconnaissance du mérite des
  employés

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Le rôle du gestionnaire

• En amont, rôle de conseiller stratégique
  (expertise) sur le choix des moyens pour
  atteindre les objectifs prioritaires du ministre
• Proposer des pistes de solution réalistes avec
  lanalyse la fine possible des impacts.
  Éclairer et baliser la prise de décisions
• Assurer le relais des priorités ministérielles
  auprès des employés
• Assurer la médiation et la concertation
  interministérielles
• Respect des orientations prises par le
  gouvernement
• En aval, assurer la mise en uvre des décisions
  du politique en conformité avec la capacité
  administrative du ministère ou de lorganisme
  public

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Des conseils pratiques pour renforcer la
complémentarité ministre/gestionnaire

• Structures adaptées de coordination
  (ministre/sous-ministre/S-M-A)
• Liens de communication clairs entre le cabinet et
  le ministère. (directeur de cabinet)
• Mécanisme de coordination sous-ministre/
  s-m-a/directeurs
• Briefings spécifiques (s-m, s-m-a, directeurs,
  professionnels). Préparation préalable
  essentielle
• Concertation interministérielle préalable
  facilite le processus décisionnel (organismes
  centraux)

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Conclusion

• Ministre/Gestionnaire responsabilités
  distinctes mais complémentaires
• Ministre responsable du choix des
  priorités-orientations du ministère
• Complexité-interdépendance enjeux ressources
  limitées coordination essentielle (organismes
  centraux, autres ministères)
• Importance coordination cabinet - administration
  (processus base régulière et efficacité)
• Cibler les  vraies  priorités- agenda
  ministériel restreint
• Établir processus de coordination efficace pour
  la gestion de crises(actualité)

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Notes sur les échanges

• Avoir en tête les enjeux politiques
• Demeurer proactif
• Importance de la confiance
• Justifier les raisons pour la compréhension
• Communication entre les deux niveaux
• Être conscient de lapport du politique
• Orientations claires pour une meilleure
  compréhension
• Sur le plan théorique, frontière définie

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Notes sur les échanges (suite)

• Complémentarité essentielle
• Devoir de ladministratif donner lheure juste
  au politique
• En région, ladministratif porte laspect
  politique tout en faisant attention
• Rôle du politique déterminer les grandes
  orientations
• Rôle stratégique de ladministratif
• Vision menacée lorsquil y a trop de changements
  de sous-ministres

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Notes sur les échanges (suite)

• Contradiction entre la volonté politique et la
  réalité de ladministration
• Rencontre courte avec le ministre, trop courte
  (synthèse)
• Assurer la relation de confiance entre les deux
  niveaux
• Gestionnaire grande flexibilité
• Gestionnaire être à laise dans son
  environnement

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Notes sur les échanges (suite)

• Politique rend des comptes aux citoyens tandis
  que ladministration rend des comptes à
  lappareil gouvernemental
• Importance de ladhésion et du respect vis-à-vis
  le politique du point de vue de ladministration
• Comment cette réalité se vit dans les plus
  petites organisations ?
• Lors des remaniements ministériels, cela provoque
  beaucoup de remous dans ladministratif
• Petite organisation plus près du politique

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Notes sur les échanges (suite)

• Faire comprendre les grands enjeux aux gens de la
  base dans lorganisation
• Donner lheure juste développer la dimension
  situationnelle car lheure est la même à des
  endroits différents!
• Sens politique important à développer qui
  implique une lecture globale de lenvironnement
• Respecter la décision finale du décideur
  politique

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Notes sur les échanges (suite)

• Établir des mécanismes de communication efficaces
• Être en amont dans la gestion des priorités et
  des dossiers
• Gestionnaire éclaireur et relayeur
• État au service des citoyens
• Responsabilités claires et communication bien
  établies
• Élus ont une préoccupation sur 4 ans tandis que
  ladministratif assure la continuité

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Notes sur les échanges (suite)

• Mots clés ministre décideur, continuité, État
  présent pour les citoyens, avoir une bonne
  connaissance de lenvironnement, le politique
  propose le plan de vol pour se rendre à
  destination et ladministratif que les appareils
  senvolent
• www.cql.gouv.qc.ca