Diapositiva 1

1
Universidad estatal a distancia Efectivo e
inversiones financieras
2
Concepto del efectivo

• Fuentes y naturaleza del efectivo
• Incluye las cuentas bancarias de la compañía, las
  cajas chicas, los fondos de operación, cuentas
  bancarias de la nomina, fondos restringidos para
  objetivos específicos, fondos de ahorro y de
  inversión.
• Normalmente se presenta en el balance un concepto
  de Efectivo y sus equivalentes, el cual incluye
  los fondos de mercado de dinero, certificado de
  depósito, certificados de ahorro y otros tipos de
  ahorro.

3
Concepto del efectivo

• Fuentes y naturaleza del efectivo
• Son aquellas cuentas con documentos o valores que
  se puedan convertir en dinero fácilmente.

4
Objetivos en la Auditoría del Efectivo

• Analizar los riesgos inherentes relacionados con
  el efectivo, entre ellos los de fraude.
• Analizar el control interno sobre las
  transacciones en efectivo
• Verificar la existencia del efectivo registrado
• Determinar si el cliente tiene derecho sobre el
  efectivo registrado
• Comprobar la exactitud administrativa de los
  programas de efectivo
• Determinar si son apropiadas la presentación y
  revelación del efectivo, entre otras cosas los
  fondos restringidos (los saldos compensadores y
  los fondos para amortización de obligaciones).

5
Revisión del efectivo

• Cuánto tiempo de la auditoria se dedica al
  efectivo?
• Los auditores dedican al efectivo más tiempo de
  la auditoria a pesar de la cantidad relativamente
  pequeña que aparece en el balance general.
• Razones
• Gran cantidad de cuentas del balance pasan por
  las cuentas de efectivo, permitiendo comprobar
  otras cuentas del balance.
• El es el más líquido de los activos y ofrece la
  mayor tentación para cometer robo, desfalco o
  malversación.

6
Tiempo de la auditoria dedicada al efectivo

• Razones
• El riesgo inherente es alto en los activos
  líquidos , dedicando en casos de gran riesgo una
  investigación mas exhaustiva.
• En ocasiones la inconsistencia en el efectivo no
  es material, el auditor comunicara y discutirá
  esta situación con los miembros de Junta
  Directiva, el Comité de Vigilancia y la Auditoria
  interna para que ellos finiquiten el caso y tomen
  las medidas necesarias para su corrección.

7
Control interno sobre las transacciones en
efectivo

• La responsabilidad del manejo de efectivo esta
  bajo el control del departamento de finanzas, en
  la dirección de tesorería. (cheques, control de
  fondos, pago planillas y proveedores,
  requerimientos de efectivo, requerimientos de
  financiación.
• Las funciones de finanzas y contabilidad deben
  integrarse para controlar y brindar seguridad.

8
Efectivo Control y seguridad

• Se requiere que el efectivo a recibir sea
  realmente recibido, registrado y depositado en el
  banco en forma inmediata.
• Los desembolsos sean para fines autorizados y
  registrados correctamente y oportunamente.
• Mantener controlados los saldos de efectivo que
  se requieren en cada periodo escogido, e invertir
  o solicitar préstamos cuando se requiera.

9
Reglas generales control interno

• No permitir que ningún empleado maneje una
  transacción de principio a fin.
• Separar la función del manejo del efectivo del
  registro del mismo.
• Centralizar la recepción del efectivo siempre que
  lo permita la eficiencia.
• Registrar oportunamente los ingresos de efectivo
• Hacer todos los desembolsos por cheque o por
  transferencias electrónicas de fondos, excepto
  gastos pequeños.

10
Reglas generales control interno

• Las conciliaciones bancarias deben prepararse por
  personas que no tengan accesos a registros o al
  manejo de fondos. Debe ser revisadas por un
  empleado de jerarquía...
• Pronosticar las entradas y salidas del efectivo e
  investigar las variaciones. Presentar un informe
  a un empleado de jerarquía designado

11
Control interno de los ingresos en efectivo.

• Ventas al contado.
• En el proceso de venta deben participar por lo
  menos dos personas en el proceso, una que vende y
  confecciona la factura y otra que cobra.
  (restaurantes, en los teatros un empleado vende
  el boleto y otros lo recoge.
• En otros negocios tres uno que factura, otro que
  cobra y otro que entrega la mercadería.

12
Control interno de los ingresos en efectivo

• Sistemas electrónicos en el punto de venta.
• Utilización en los cajeros de cajas registradoras
  o sistemas computadores
• El caso de las cajas registradoras ofrecen
• Una presentación visual del monto a cobrar y en
  algunos casos el detalle de los artículos
  comprados.
• Una factura que se les entrega junto con la
  mercancía detallando los artículos comprados y su
  precio.
• Acumulación de un total encerrado de las ventas
  del día.

13
Control interno de los ingresos en efectivo

• En caso de sistemas computarizados de control
  ofrecen
• El código del producto establece el precio a
  ingresar.
• El empleado no tiene acceso a variarlo.
• Descarga el inventario perpetuo.
• Verifica el límite crediticio.
• Actualiza las cuentas a cobrar.
• Lleva otros controles como, ventas por líneas de
  producto, por vendedor, por departamento y tipo
  de venta.

14
Control interno de los ingresos en efectivo

• Cobranzas de clientes a crédito.
• Pagos de los clientes por correo.
• Bajo este sistema se favorece poco el desfalco, a
  menos que un empleado reciba los cheques, los
  deposite y lleve el control de los libros
  auxiliares de los clientes.

15
Control interno de los ingresos en efectivo

• Pagos de clientes por correo.
• El recibidor de los cheques los endosa a la
  compañía para depositarlos exclusivamente y
  prepara una lista de control con número cliente,
  nombre, facturas que cancela, fecha cheque, fecha
  recibido, monto, banco del cheque.
• Los cheques junto con la lista de control se
  envían al cajero.

16
Control interno de los ingresos en efectivo

• Pagos de clientes por correo.
• El cajero hace depósitos diarios que son
  controlados por contabilidad.
• Se utiliza una caja de seguridad para guardar los
  depósitos que se reciben durante el día.
• Una copia junto con las hojas de remisión de los
  clientes se envía al encargado de las cuentas por
  cobrar.
• Ver figura 10.1, en las páginas 340 y 341.

17
Control interno de los ingresos en efectivo

• Para transferencia electrónica de fondos.
• Mejora sensiblemente el control
• Reducen el papel.
• Disminuyen los costos y retrasos del
  procesamiento.
• Requiere
• Mas controles en las redes de computación
• Código de acceso restringido al sistema y al
  registro de datos.
• Requieren sistemas y archivos de respaldo.

18
Control interno de los desembolsos en efectivo.

• En buena práctica los egresos deben realizarse
  por cheque, por transferencia electrónica, si son
  cuentas menores por caja chica.
• Ventajas de los pagos por cheque.
• Centraliza la autorización en pocas personas.
• Registro permanente al emitir el cheque sistema
  computarizado.
• Disminución del efectivo disponible.

19
Control interno de los desembolsos en efectivo.

• Ventajas de los pagos por cheque.
• Cheques prenumerados con control de la numeración
  y de los cheques anulados.
• Los cheques anulados se perforan.
• Los cheques se emiten por computadora con los
  montos del sistema o se les estampa el monto con
  maquinas protectoras.
• Los cheques se envían al departamento de
  tesorería para su entrega o custodia.

20
Control interno de los desembolsos en efectivo

• Ventajas de los pagos por cheque.
• Los documentos que originaron el cheque, deben
  ser perforados como pagados, para evitar
  utilizaciones futuras
• Los documentos deben ser revisados y analizados
  por contabilidad, verificando las sumas
  aritméticas, los documentos que los originaron
  orden de compra, orden de pago, pagos fijos, que
  sean documentos originales y facturas timbradas,
  que tengan las firmas de los responsables de los
  departamentos que la autorizaron.

21
Control interno de los desembolsos en efectivo

• Ventajas de los pagos por cheque.
• La conciliaciones bancarias son un control
  fundamental, no deben ser hechas por un empleado
  que autorice, registre las transacciones en
  efectivo y maneje efectivo. La conciliación debe
  ser revisada y firmada por funcionario de nivel e
  independiente.
• Un sistema de comprobantes de pago. Los cuales
  son prenumerados, trabajados en contabilidad,
  llevan los documentos adjuntos para su pago una
  vez hecha las revisiones del caso, muestra quien
  los preparo, quien los reviso, y las cuentas
  contables en que se registraron. Ver figura 10.2.

22
Control interno de los desembolsos en efectivo

• Ventajas de los pagos por cheque.
• Mensualmente se debe emitir un balance de
  comprobación de proveedores que se concilia con
  el saldo de la cuenta de control del mayor.
• Los estados de cuenta que se reciben de los
  proveedores se concilian de inmediato y se
  informa de su situación al un funcionario de
  nivel, que delega en un empleado el análisis y
  arreglo de las diferencias.

23
Control interno de los desembolsos en efectivo

• En los fondos de caja chica.
• Se debe tener un procedimiento de caja chica o de
  pagos menores.
• Debe haber un formulario preenumerado para
  desembolso de caja chica previamente autorizado
  por un funcionario de nivel.
• El control numérico del formulario en custodia
  debe llevarlo la contabilidad o el funcionario
  encargado de autorizarlos.
• Se debe establecer un monto máximo para pagar en
  esta vía.

24
Control interno de los desembolsos en efectivo

• En los fondos de caja chica.
• El cajero debe pedir reembolsos periódico del
  fondo, para esto debe emitir un documento de
  solicitud de reintegro con los documentos
  pagados.
• Las contabilidad debe revisar estos documentos en
  cuanto sin son originales, si están autorizados,
  que estén perforados como pagados, si
  aritméticamente están bien, si la numeración de
  las autorizaciones de caja chica esta
  consecutiva, y si el monto solicitado corresponde
  a la suma de los documentos a reintegrar.

25
Control interno de los desembolsos en efectivo

• En los fondos de caja chica.
• Si esta bien se autoriza su reembolso y se pasa
  el comprobante de pago al departamento de
  Tesorería para su pago.
• Se exigen arqueos periódicos al custodio de la
  caja chica, como medida de control interno.
• Existen cajas chicas que mantiene cuentas
  bancarias, en estos casos se prohíbe hacer
  depósitos en estas cuentas de ingresos por
  ventas, solo se depositan reintegros de caja
  chica.

26
Control interno de los desembolsos en efectivo

• En los fondos de caja chica.
• Se requiere doble firma en la emisión de los
  cheques de caja chica .
• La conciliación bancaria debe hacerse por una
  persona independiente al custodio, normalmente en
  la contabilidad.

27
Control interno del efectivo

• Documentos de auditoría para el efectivo.
• Un diagrama del flujo del efectivo.
• Un cuestionario de control interno.
• Un programa de auditoria para el efectivo.
• Hoja resumen
• Hoja de cuentas de efectivo
• Confirmaciones bancarias

28
Control interno del efectivo

• Documentos de auditoría para el efectivo.
• Lista de cheques no cobrados
• Lista de cheques investigados
• Recomendaciones para mejorar el control dirigida
  al cliente.

29
AUDITORIA DEL EFECTIVO

• Un patrón general de trabajo. Objetivos de la
  auditoria de efectivo.
• Examinar los riesgos inherentes, entre ellos los
  de fraude.
• Examinar el control interno del efectivo.
• Aplicar pruebas sustantivas a las transacciones y
  a los saldos de efectivo.

30
AUDITORIA DEL EFECTIVO

• Examinar los riesgos inherentes
• El riesgo de control y el riesgo inherente es
  grande en esta área.
• Existe el riesgo de originar exageraciones en
  esta cifras lo mismo que subestimaciones. Ej.
  Pág. 346 .
• Los puntos fuertes y débiles del control interno
  suavizan o intensifican los efectos de estos
  riesgos de fraude.

31
AUDITORIA DEL EFECTIVO

• Examinar los riesgos inherentes
• Fraudes normales en el efectivo.
• Intercepción de los ingresos de efectivo antes de
  registrarlos
• Pago de materiales no recibidos
• Duplicación de pagos
• Pago excesivo a los empleados o a empleados
  inexistentes
• Pagos por gastos personales de funcionarios o
  partes relacionadas

32
AUDITORIA DEL EFECTIVO

• Examinar el control interno del efectivo
• Conocer el control interno.
• Evaluar el riesgo de control y diseñar mas
  pruebas de controles y pruebas sustantivas
• del efectivo.
• Realizar mas pruebas de los controles que los
  auditores planean incluir en su evaluación del
  riesgo de control.
• Revaluar el riesgo de control y modificar las
  pruebas sustantivas del efectivo.

33
AUDITORIA DEL EFECTIVO

• Realizar mas pruebas de los controles
• Comprobar los registros y las conciliaciones
  contables por repetición
• Comparar los detalles de una muestra de listas de
  ingresos en efectivo con el correspondiente, con
  los asientos de las cuentas por cobra y con los
  comprobantes autenticados de depósito.
• Comparar los detalle de una muestra de los
  desembolsos registrados en diario con los
  asientos de las cuentas por pagar, con las
  órdenes de compra, con los informes de recepción,
  con las facturas y los cheques pagados.

34
AUDITORIA DEL EFECTIVO

• Realizar pruebas sustantivas de las transacciones
  y de los saldos de efectivo.
• Obtener análisis de los saldos de efectivo y
  conciliarlos con el mayor general.
• Enviar formularios estándar de confirmación a las
  instituciones financieras para verificar los
  montos depositados.
• Obtener o preparar conciliaciones de la cuentas
  bancarias a la fecha del balance general y
  considera la necesidad de conciliar la actividad
  bancaria en otros meses.

35
AUDITORIA DEL EFECTIVO

• Realizar pruebas sustantivas de las transacciones
  y de los saldos de efectivo
• Obtener un estado bancario de corte, que contenga
  las transacciones al menos de siete días hábiles
  posteriores a la fecha del balance general.
• Contar e incluir el efectivo disponible.
• Verificar el corte de ingreso y desembolsos en
  efectivo del cliente.

36
AUDITORIA DEL EFECTIVO

• Realizar pruebas sustantivas de las transacciones
  y de los saldos de efectivo
• Analizar las transferencias bancarias efectuadas
  en la última semana del año de la auditoria y en
  la primera semana del año siguiente.
• Investigar los cheque de pagos cuantiosos o
  inusuales a partes relacionadas.
• Evaluar la presentación correcta de los estados
  financieros y la revelación del efectivo.

37
AUDITORIA DEL EFECTIVO

• Analizar las transferencias bancarias
• La finalidad es detectar exageraciones en los
  saldos de efectivo atribuible a desfalcos.
• Se incluye el deposito en ambos bancos y el saldo
  inflado protege un desfalco o emisiones de cheque
  sin fondos.
• Se establece una hoja de análisis como la
  presentada en el Ejs. X pag. 356.

38
AUDITORIA DEL EFECTIVO

• Analizar las transferencias bancarias
• Detección de desfalco.
• Las fechas en que se registro la transferencia
  según los libros corresponden a diferentes
  periodos.
• La fecha del cheque en que el banco la registro
  corresponde al periodo de los estados financieros
  antes que fuera incluido en los libros.
• Girar un cheque para atender pagos urgentes. El
  cheque por buenas relaciones con el cliente el
  banco lo hace disponible inmediatamente, pero el
  otro banco no lo rebajado todavía, y se juega con
  ese tiempo.

39
AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES FINANCIERAS

• Examinar los riesgos inherentes entre ellos los
  de fraude.
• Examinar el control interno de las inversiones
  financieras
• Revaluar el riesgo de control y modificar las
  pruebas sustantivas de las inversiones
• Realizar pruebas sustantivas de las inversiones
  financiera y de los saldos de fin de año.

40
AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES FINANCIERAS

• Efectuar mas pruebas de controles tales como
• Seguir en el sistema contable las transacciones
  de compra y de venta de las inversiones.
• Revisar los informes de las actividades de
  inversión preparados por el comité.
• Analizar los informes de los auditores internos
  respecto a la inspección y la revisión periódica
  de los valores y de los instrumentos derivados.

41
AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES FINANCIERAS

• Efectuar mas pruebas de controles tales como
• Revisar los informes mensuales de los valores que
  poseen, se compran y se venden, así como el
  importe de los ingresos ganados y presupuestados

42
AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES FINANCIERAS

• Realizar pruebas sustantivas
• Conseguir o preparar análisis de cuentas de
  inversión y de las cuentas conexas de ingresos,
  ganancias y pérdidas para conciliarlas con el
  mayor general.
• Analizar los valores disponibles y revisar los
  acuerdos en que se basan los derivados.
• Confirmar los valores y los instrumentos
  derivados con tenedores y contrapartes.

43
AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES FINANCIERAS

• Realizar pruebas sustantivas
• Comprobar algunas compras y ventas de inversiones
  financieras hechas en el año y el control de ese
  tipo de transacciones por parte del cliente.
• Revisar las minutas y los informes del comité de
  inversiones.
• Efectuar procedimientos analíticos.
• Hacer cálculos independientes de los ingresos
  provenientes de los valores.

44
AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES FINANCIERAS

• Realizar pruebas sustantivas
• Inspeccionar la documentación relativa a la
  intención de los directivos de clasificar las
  transacciones derivadas como actividades de
  protección.
• Evaluar el método de contabilidad de las
  inversiones.
• Verificar la valuación de las inversiones
  financieras.
• Evaluar la presentación de los estados
  financieros y la revelación de las inversiones
  financieras.