Presentacin de PowerPoint

1
La ISO 90012000 en la Biblioteca de la
Universitat Jaume I de Castellón
Vicent Falomir
2
Índice

• Definición del Sistema de Gestión
• Desarrollo del Proyecto
• Conclusiones

3
Definición del Sistema de Gestión
Plan estratégico institucional (aprobado el
29/2/2000) Marco de Calidad (aprobado el
4/10/2002)

• Considerar al cliente como un punto de
  referencia.
• Promover la mejora continua de todos los procesos
  y actividades.
• Fomentar el desarrollo e implicación del PDI i el
  PAS como activos mas importantes de la
  organización.
• Considerar la completa implicación de todos los
  servicios, centros y departamentos en la mejora
  de la calidad.

4
Definición del Sistema de Gestión
Objetivo biblioteca para el 2004 - Certificación
de los procesos que desempeña. Para llevar a
cabo este objetivo ha sido necesario -
Desarrollar e implantar un Sistema de Gestión de
la Calidad que cumpla todos los requisitos de la
norma UNE-EN ISO 90012000.
5
Definición del Sistema de Gestión

• Para llevar a cabo este objetivo ha sido
  necesario (2)
• Participación del personal de la biblioteca
• Personal de la Oficina de Calidad
• Personal de la Universitat Autónoma de Barcelona

6
Definición del Sistema de Gestión

• El objetivo último del Sistema de Gestión de
  la Calidad (SGC) es
• La mejora continua de la satisfacción de los
  usuarios con los servicios prestados.
• La satisfacción del personal que presta el
  servicio.
• La satisfacción de los proveedores con y para el
  sistema.

7
Definición del Sistema de Gestión

• Alcance del sistema
• El campo de aplicación del sistema de la
  calidad lo constituyen los procesos documentados
  representados en en mapa de procesos de la
  biblioteca de la Universitat Jaume I.
• Procesos clave
• Proceso de adquisiciones-ingresos
• Proceso técnico
• Proceso de préstamo y telepréstamo
• Proceso de consulta in situ o por red (Formación
  de usuarios)
• Proceso de gestión económica

8
Definición del Sistema de Gestión

• Procesos de soporte
• Evaluación de Proveedores
• Formación del Personal
• Mantenimiento
• Procesos estratégicos (Sistema de gestión y
  mejora)
• Comunicación interna
• Control de los Registros del SGC
• Control de los Documentos del SGC
• Auditorias Internas
• Gestión de Notificaciones
• Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad
• Funciones del Consejo de Calidad
• Gestión de Acciones Correctivas y Preventivas
• Medición de la Satisfacción del Cliente
• Control de los Equipos

9
Definición del Sistema de Gestión
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
PROCESOS ESTRATÉGICOS
SISTEMA GESTION CALIDAD
PROCESOS CLAVE
PROCESO TÉCNICO
CONSULTA EN SALA O RED
PRESTAMO TELEPRESTAMO
ADQUISICIONES - INGRESOS
GESTIÓN ECONÓMICA
MANTENIMIENTO
FORMACION PERSONAL
PROCESOS DE SOPORTE
EVALUACIÓN PROVEEDORES
10
Desarrollo del Proyecto

• Fases de implantación del Sistema de Gestión
  de la Calidad de la Biblioteca
• Fase I. Liderazgo de la dirección y diagnóstico
  previo
• Fase II. Formación
• Fase III. Desarrollo del Sistema de Gestión de la
  Calidad
• Fase IV. Certificación
• Fase V. Mantenimiento de la Certificación.

11
Desarrollo del Proyecto

• Fase I. Liderazgo de la dirección y
  diagnóstico previo.
• Definición Grupo liderazgo y Grupo base
• Diagnóstico situación actual y plan de
  actividades
• Definición de la matriz ARA (determinar los
  elaboradores, revisores y aprobadores de cada
  documento)

12
Desarrollo del Proyecto

• Fase I. Liderazgo de la dirección y
  diagnóstico previo.
• Definición Grupo liderazgo y Grupo base

13
Desarrollo del Proyecto

• Fase I. Liderazgo de la dirección y
  diagnóstico previo.
• Diagnóstico situación actual y plan de actividades

14
Desarrollo del Proyecto

• Fase I. Liderazgo de la dirección y
  diagnóstico previo.
• Definición de la matriz ARA (determinar los
  elaboradores, revisores y aprobadores de cada
  documento)

15
Desarrollo del Proyecto

• Fase II. Formación
• Seminarios ISO 90012000 al personal de la
  biblioteca (impartidos por la UAB)
• Seminarios utilización herramienta informática
  ARA del Sistema de Gestión de la Calidad
  (impartidos por la OPAQ)

16
Desarrollo del Proyecto

• Fase II. Formación
• Seminarios ISO 90012000 al personal de la
  biblioteca (impartidos por la UAB)

17
Desarrollo del Proyecto

• Fase II. Formación
• Seminarios utilización herramienta informática
  ARA del Sistema de Gestión de la Calidad
  (impartidos por la OPAQ)

18
Desarrollo del Proyecto

• Fase III. Desarrollo del Sistema de Gestión
  de la Calidad
• Preparación de la documentación Manual,
  procedimientos generales, fichas de proceso y
  documentos propios.
• Implantación de la actividad operativa.
• Auditoria interna.
• Revisión del Sistema.

19
Desarrollo del Proyecto

• Fase III. Desarrollo del Sistema de Gestión
  de la Calidad
• Preparación de la documentación
• El Manual de calidad describe en líneas generales
  el sistema de gestión de la calidad.
• Los procedimientos generales se crean con el
  objeto de cumplir con los requisitos de la norma.
• Las fichas de procesos, donde se describen todas
  las actividades que se llevan a cabo en la
  Biblioteca
• Los documentos propios Objetivos y distribución
  del material documental

20
Desarrollo del Proyecto

• Fase III. Desarrollo del Sistema de Gestión
  de la Calidad
• Implantación de la actividad operativa.
• Ejecutar las actividades como se han descrito en
  los procesos
• Generar registros
• Medir y analizar los indicadores para ver su
  eficacia
• Proponer e implantar acciones correctivas y
  preventivas

21
Desarrollo del Proyecto

• Fase III. Desarrollo del Sistema de Gestión
  de la Calidad
• Auditoria interna.
• Se audita todo el sistema de gestión de la
  biblioteca
• Descripción de puntos fuertes del sistema
• Nueve no conformidades
• Oportunidades de mejora

22
Desarrollo del Proyecto

• Fase III. Desarrollo del Sistema de Gestión
  de la Calidad
• Revisión del Sistema.
• Por el Consejo de Calidad el 4 de Marzo de 2004
• Aprobar cambios en la documentación
• Analizar toda la información del sistema para el
  cumplimiento de los requisitos de la norma
• Decisiones y acciones para la mejora del sistema
• Necesidades de recursos

23
Desarrollo del Proyecto

• Fase IV. Certificación
• Petición de Certificación y envío de la
  documentación
• Visita previa y ajustes del Sistema de Gestión de
  la Calidad
• Auditoria y ajustes del Sistema de Gestión de la
  Calidad
• Obtención del certificado (18 de Mayo de 2004)

24
Desarrollo del Proyecto

• Fase IV. Certificación
• Petición de Certificación y envío de la
  documentación
• Envío de la petición con toda la información del
  Sistema de gestión (Manual, procedimientos
  generales, fichas de procesos y documentos
  propios). 8 de Enero 2004.
• Respuesta de AENOR con observaciones a esta
  documentación

25
Desarrollo del Proyecto

• Fase IV. Certificación
• Visita previa y ajustes del Sistema de Gestión de
  la Calidad
• Se audita todo el sistema de gestión de la
  biblioteca, con énfasis especial en servicios
  externos (RRHH, OTOP, etc). 11 de febrero de 2004
  
• Veintiún no conformidades
• Elaboración de plan de acciones correctivas
• Revisión del sistema por la dirección (4 marzo de
  2004)

26
Desarrollo del Proyecto

• Fase IV. Certificación
• Auditoria y ajustes del Sistema de Gestión de la
  Calidad
• Se audita todo el sistema de gestión de la
  biblioteca el 10 y 11 de Marzo de2004
• Diez no conformidades menores
• Diez Observaciones
• Elaboración del plan de acciones correctivas

27
Desarrollo del Proyecto

• Fase IV. Certificación
• Obtención del certificado (18 de Mayo de 2004)

28
Desarrollo del Proyecto

• Fase V. Mantenimiento de la Certificación.
• Plan de mejora 2004-05
• Programación de actividades mediante calendario

29
Desarrollo del Proyecto

• Fase V. Mantenimiento de la Certificación.
• Plan de mejora 2004-05
• Describe las acciones a emprender para la mejora
  del sistema en el presente curso académico
• Emana de las oportunidades de mejora que ha
  detectado el grupo base
• Ordenado por responsables de los procesos

30
Desarrollo del Proyecto

• Fase V. Mantenimiento de la Certificación.
• Programación de actividades mediante calendario

(...)
31
Conclusiones

• Por qué hemos optado por la norma ISO
  90012000?
• Involucra al personal, la dirección y los
  proveedores en la definición de un sistema de
  gestión.
• Garantiza que los procesos son medidos,
  analizados y mejorados.
• Evalúa sistemáticamente los proveedores y la
  satisfacción de clientes.
• Certifica con una norma internacional un sistema
  de gestión.
• Se crea un sistema de información estable en el
  que se documentan todos los procesos.

32
El proceso de certificación en ISO 90012000 de
la Biblioteca de la Universitat Jaume I Vicente
Falomir del Campo falomir_at_sg.uji.es Universitat
Jaume I Biblioteca