PR7401' COMPRAS

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PR7401. COMPRAS

• Antequera, 30 de enero 2004

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OBJETIVO

• OBJETO
• Definir el procedimiento de compras del Instituto
  Nicolás Larburu.
• ÁMBITO DE APLICACIÓN
• Los productos y servicios que afecten o pudieran
  afectar a la calidad del servicio prestado.
• DESARROLLO
• Según se recoge en el diagrama de flujo.

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CONDICIONES GENERALES

• El centro deberá asegurar que las compras de
  productos y servicios
• Se realizarán exclusivamente a proveedores
  aceptados o en proceso de evaluación.
• Son realizadas por las personas autorizadas
• Y se dispone de saldo suficiente para asegurar la
  compra.
• El método y las fases del procedimiento de
  compras se describen en ME740101. 
• Los periodos para la realización de los pedidos
  son gestionados por el Vicesecretario y están
  recogidos en la norma NM740101.

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COMPRAS DE DEPARTAMENTO

• Son aquellas que se entienden como necesarias
  para el funcionamiento de un departamento, y para
  la impartición de las asignaturas/modulos
  correspondientes
• El Jefe de Dpto documentará las propuestas en el
  talonario de pedidos (MD740101) y se presentará
  al Vicesecretario para su revisión y aprobación.
   
• Después de aprobada, se gestiona a través del
  sistema informático, obteniendo la Hoja de
  Pedido (MD740102).
• Esta hoja, que se utilizará para ejecutar el
  pedido, deberá describir de forma clara el
  producto o servicio solicitado.

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EJECUCIÓN DEL PEDIDO

• El Jefe de Dpto es el encargado de ejecutar el
  pedido.
• Cuando llega al centro, recepciona el pedido y la
  documentación de entrega.
• La persona que presentó la necesidad de compra es
  la encargada de la inspección y verificación de
  la compra.
• El proceso de compras finalizará, una vez
  recibida la mercancía y la documentación
  exigible, cuando se haya firmado el registro de
  verificación y se haya pagado la factura
  correspondiente.

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SOLICITUD DE OFERTAS

• Las condiciones para la solicitud de ofertas se
  definen en la norma NM740102. 
• En el caso de que fuese necesario la solicitud de
  ofertas, éstas las gestionaría el Vicesecretario,
  con la participación, en su caso, del
  Vicedirector o del Jefe de Departamento
  correspondiente.
• Para solicitar estas ofertas se utilizará el
  formulario MD740103.

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COMPRAS DE CENTRO

• Las compras que no sean de departamento serán
  gestionadas por el Vicesecretario.
• Según lo descrito en la norma NM740102, si es
  necesario deberá pedir ofertas.
• El material escolar que facilita el centro,
  especificado en el Listado LI740101, no está
  sujeto a verificación. Este listado será revisado
  anualmente por el Vicesecretario.
• Trimestralmente se facilitará a todos los/as
  Jefes de Departamento un informe (MD740303) de
  las compras realizadas por el departamento.

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REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS DE COMPRA

• El Vicesecretario será responsable del archivo y
  conservación de la documentación de compras.
• Se archivarán de acuerdo con lo indicado en el
  procedimiento PR4203 los documentos siguientes
• Copias de solicitudes de oferta (en su caso) y
  valoración de las ofertas recibidas.
• Albaranes
• Facturas
• El registro de verificación correspondiente.
• Fotocopia de la orden de pago.
• Fotocopia de la orden de transferencia de cada
  factura.

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MISIONES Y RESPONSABILIDADES

• Profesorado / Personal
• Trasmitir al Jefe/a de Departamento /
  Vicesecretario / Vicedirector la necesidad de
  compra.
• Realizar la verificación del producto o servicio
  según PR7402.
• Jefe/a de Departamento
• Cumplimentar la propuesta de pedido en el
  talonario de pedidos (MD740101).
• Aprobar y firmar la propuesta de pedido
  (MD740101) y pasarla, para su revisión, al
  Vicesecretario.
• Preparar en el sistema informático destinado a la
  gestión de compras, las hojas de pedido
  (MD740102).
• Ejecutar el pedido y, a su llegada, verificarlo
  junto con la documentación de entrega del mismo.
• Entregar el producto o servicio recibido al
  profesorado que lo haya solicitado para su
  verificación (según el PR7402). 

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MISIONES Y RESPONSABILIDADES

• Vicesecretario
• Revisar y en su caso aprobar todas las propuestas
  de pedidos para autorizar las compras.
  Excepcionalmente podrán ser aprobadas y
  autorizadas por el Director o Vicedirector.
• Gestionar y valorar las solicitudes de oferta, y
  elegir la más adecuada.
• Preparar las hojas de pedido MD740102 en las
  compras que no sean de departamento.
• Efectuar la compra de todos aquellos productos o
  servicios que no sean propios de ningún
  departamento específico.
• Recepcionar el producto que no sea de
  departamento, junto con la documentación de
  entrega.
• Entregar el producto al personal que lo ha
  solicitado para su verificación (según el
  PR7402).
• Pagar la factura.
• Mantener y conservar el archivo de los documentos
  de compras. 
• Auxiliar Administrativo
• Llevar la gestión administrativa de los pedidos

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FIN DE LA PRESENTACIÓN