Presentacin de PowerPoint

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INDICE
Estándares del sistema
Entrada al sistema
Compras y CXP Si Ud. Ve este ejemplo, considere
que es igual al ejemplo de ventas ya que a
excepción de eventos los módulos son iguales pero
inversos.
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ESTANDARES DEL SISTEMA
ES MENESTER HACER MENCION DE ESTOS ESTANDARES,
LOS CUALES DEBE UD. SIEMPRE TENER PRESENTES YA
QUE DOMINANDOLOS SE LE FACILITARA MUCHO EL MANEJO
DEL SISTEMA. ESTE TUTORIAL COMPLEMENTA AL MANUAL
DEL USUARIO EL CUAL CUBRE TODOS LOS MODULOS Y SE
RECOMIENDA TOME EL CURSO DE MANEJO DEL SISTEMA,
EL OBJETIVO DE ESTE TUTORIAL ES FAMILIARIZARLO EN
EL MANEJO CON ALGUNOS EJEMPLOS.
Abrir turno
Cerrar turno
Sucursales
Usuarios
Ayuda en línea
Localización de registros
Agregar o editar un registro
Borrar un registro
Cancelar un registro (donde sea permitido)
Manejo de renglones en documentos
Obtención de reportes
Cambiar clave de usuario
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ABRIR TURNO OPCION A y B/ABRIR TURNO o
TIENDA/ABRIR TURNO
ESTA OPCION ES IMPORTANTISIMA, POR ESO SE COLOCA
EN ESTANDARES DEL SISTEMA EN ESTA OPCION UD.
INDICA LA FECHA DEL TURNO QUE DESEA ABRIR, ESTO
ES PARA QUE TODAS LAS OPERACIONES QUEDEN
REGISTRADAS CON EL DIA DEL TURNO QUE ESTA ABIERTO
HASTA QUE UD. ABRA OTRO TURNO, ES LA PRIMERA
OPCION QUE UD. DEBE EJECUTAR ANTES DE CUALQUIER
OTRA OPERACIÓN DEL DIA. NO PUEDE ABRIR UN TURNO
SIN CERRAR EL ANTERIOR.
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CERRAR TURNO OPCION A y B/CERRAR TURNO o
TIENDA/CERRAR TURNO
SI ADQUIRIO EL MODULO DE INVENTARIOS INDIQUE EL
C. COSTOS QUE DESEA CERRAR Y LA FECHA DEL TURNO
QUE DESEA CERRAR, ESTE PROCESO ES IMPORTANTISIMO
YA QUE EFECTUARA LA AFECTACION A INVENTARIOS EN
BASE A LAS VENTAS DE DICHO TURNO Y EMITIRA EL
REPORTE DE LOS PRODUCTOS QUE AFECTO EN SALIDA DE
INVENTARIOS, RECUERDE QUE DE CADA PLATILLO LO QUE
HACE EL SISTEMA ES OBTENER LA RECETA DEL MISMO Y
DAR SALIDA A LOS COMPONENTES DE LA RECETA.
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SUCURSALES OPCION UTILERIAS/SUCURSALES
UD. RECIBE EL SISTEMA CON LA SUCURSAL 01 Y SIN
SERIE, EL PRESENTE EJEMPLO ES DE LA SUCURSAL 02
Y TIENE LA SERIE B. LO MAS IMPORTANTE DE ESTA
PANTALLA ES EL NUMERO DE SUCURSAL Y LA SERIE QUE
IDENTI- FICARA A CADA DOCUMENTO DE LA MISMA
(TICKETES, FACTURAS, ETC.) Y LA IMPRESORA.
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RECUERDE QUE LOS VENDEDORES, MESEROS Y CENTROS DE
COSTOS DEBEN INICIAR CON LA SERIE DE LA SUCURSAL
(B01, B02, ETC.) LA IMPRESORA INDICADA AQUÍ ES
LA IMPRESORA DONDE SE IMPRIMIRAN LOS TICKETES DE
CALL CENTER PARA ESTA SUCURSAL. EL NOMBRE DE LA
IMPRESORA DEBE SER CON LA SIGUIENTE NOMENCLATURA
\\COMPUTADORA\IMPRESORA DONDE COMPUTADORA ES
EL NOMBRE DE LA MAQUINA (VERLA EN PANEL DE
CONTROL) E IMPRESORA ES EL NOMBRE CON EL CUAL
COMPARTIO LA IMPRESORA EN LA MAQUINA (COMPARTIRLA
EN PANEL DE CONTROL)
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USUARIOS OPCION UTILERIAS/USUARIOS
UD. RECIBE EL SISTEMA CON EL USUARIO 01 CUYA
CLAVE ES X-MIND, AQUÍ UD. PUEDE DAR DE ALTA LOS
USUARIOS DEL SISTEMA E INDICAR A QUE SI Y A QUE
NO TIENE DERECHO DE EJECUTAR EL USUARIO (TAMBIEN
VER EL BOTON PERMISOS DE LA APLICACIÓN). LAS
IMPRESORAS AQUÍ MENCIONADAS SON LAS IMPRESORAS
ASIGNADAS A ESTE USUARIO.
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OBSERVE QUE HAY 4 IMPRESORAS COCINA SE
IMPRIMIRAN LAS COMANDAS DE LOS ARTICULOS QUE
EN LA SUBFAMILIA HAYA ELEGIDO LA IMPRESORA C
COCINA O P PAQUETES (VER OPCION A y
B/CATALOGO DE SUB-FAMILIAS) FUENTE SE
IMPRIMIRAN LAS COMANDAS DE LOS ARTICULOS QUE
EN LA SUBFAMILIA HAYA ELEGIDO LA IMPRESORA F
FUENTE O P PAQUETES (VER OPCION A y
B/CATALOGOS DE SUBFAMILIAS) BARRA SE
IMPRIMIRAN LAS COMANDAS DE LOS ARTICULOS QUE EN
LA SUBFAMILIA HAYA ELEGIDO LA IMPRESORA B
BARRA O P PAQUETES (VER LA OPCION A y
B/CATALOGO DE SUBFAMILIAS) CAJA SE IMPRIMIRAN
LAS COMANDAS DE LOS ARTICULOS QUE EN
LA SUBFAMILIA HAYA ELEGIDO LA IMPRESORA J
CAJA, ASI COMO LAS PRECUENTAS Y TICKETES (VER LA
OPCION Ay B/CATALOGO DE SUBFAMILIAS). ES
IMPORTANTE QUE EL NOMBRE QUE ASIGNE A
LAS IMPRESORAS AQUÍ, LLEVE \\COMPUTADORA\IMPRESOR
A DONDE COMPUTADORA ES EL NOMBRE DE LA MAQUINA
(VERLO EN PANEL DE CONTROL) W IMPRESORA ES EL
NOMBRE CON EL QUE COMPARTIO SU IMPRESORA EN LA
MAQUINA (COMPARTIR EN PANEL DE CONTROL)
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AYUDA EN LINEA
EN CUALQUIER PARTE DEL SISTEMA PRESIONE LA TECLA
F1 PARA VISUALIZAR EL MANUAL DEL SISTEMA EL CUAL
ESTA EN WORD.
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LOCALIZACION DE REGISTROS
DIGITAMOS EL CODIGO, EN ESTE CASO EL CLIENTE
36525252 Y PRESIONE TAB, EL SISTEMA BUSCARA AL
CLIENTE 36525252 Y MOSTRARA LOS DATOS EN LA
PANTALLA... O
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DIGITE PARTE DE ALGUN CAMPO ALFANUMERICO, EN ESTE
CASO EN LA DIRECCION ESCRIBIMOS MONTEVIDEO Y
HACEMOS CLIC SOBRE EL BOTON BUSCA o PRESIONAMOS
LA TECLA F4, EL SISTEMA BUSCA TODOS LOS CLIENTES
QUE EN ALGUNA PARTE DE LA DIRECCION DIGA
MONTEVIDEO LOS MUESTRA EN UNA CUADRICULA,
ELEGIMOS EL DESEADO Y PRESIONAMOS ESC Y LUEGO TAB
... O
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DIGITE UN SIMBOLO DE ? SEGUIDO DE PARTE DE LA
DESCRIPCION O NOMBRE QUE VA BUSCAR, EN ESTE CASO
EN EL NOMBRE DEL AGENTE PONEMOS ?FERN, EL
SISTEMA VA A BUSCAR EN EL CATALOGO DE AGENTES A
TODOS LOS QUE EN ALGUNA PARTE DEL NOMBRE DIGA
FERN, LOS MOSTRARA EN UNA CUADRICULA, ELEGIMOS
EL AGENTE DESEADO Y PRESIONAMOS ESC Y LUEGO TAB.
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AGREGAR O EDITAR REGISTROS
DIGITE EL CODIGO, EN ESTE CASO EL CLIENTE
36525252 Y PRESIONE TAB, EL SISTEMA BUSCARA AL
CLIENTE 36525252 Y SI LO ENCUENTRA, MOSTRARA LOS
DATOS EN LA PANTALLA Y A LA IZQUIERDA EL LETRERO
EDITANDO, EN CASO CONTRARIO MUESTRA EL LETRERO
AGREGANDO, CAPTURE O MODIFIQUE LOS DATOS Y HAGA
CLIC EN EL BOTON GRABA o PRESIONE LA TECLA F2.
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BORRAR REGISTROS
LOCALICE EL REGISTRO QUE DESEA BORRAR Y MUESTRELO
EN LA PANTALLA (COMO SI LO FUERA A EDITAR) Y HAGA
CLIC EN EL BOTON BORRA o PRESIONE LA TECLA F3.
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CANCELAR REGISTROS
LOCALICE EL REGISTRO QUE DESEA CANCELAR (EN ESTE
CASO LA FACTURA 8) Y MUESTRELO EN LA PANTALLA Y
HAGA CLIC EN EL BOTON CANCELAR, EL SISTEMA
CONSIDERA LA FECHA ACTUAL COMO FECHA DE
CANCELACION, EL SISTEMA CANCELARA TODOS LOS
MOVIMIENTOS INHERENTES A ESTE REGISTRO, EN ESTE
CASO (FACTURA) HACE UNA SALIDA EN ROJO DE
INVENTARIOS Y UN CARGO EN ROJO A CLIENTES.
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MANEJO DE RENGLONES
HAGA CLIC EN EL BOTON RENGLONES o PRESIONE LA
TECLA F6 Y EL SISTEMA LE MUESTRA UNA CUADRICULA
DONDE UD. PUEDE CAPTURAR LOS RENGLONES (EN ESTE
CASO DE UNA FACTURA), PARA SALIR DE LA PANTALLA
DE RENGLONES PRESIONE ESC.
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OBTENER REPORTES
EL SISTEMA LE PIDE EL RANGO DE REGISTROS A
OBTENER (EN ESTE CASO DESDE QUE TIPO Y CLIENTE
HASTA QUE TIPO Y CLIENTE) SI EL RANGO ES
ALFANUMERICO (COMO EN ESTE CASO) DESDE ESTA EN
BLANCO (EL MENOR VALOR) Y HASTA ESTA EN ZETAS (EL
MAYOR VALOR) LO CUAL QUIERE DECIR QUE OBTENDRA
TODOS LOS REGISTROS, SIMPLEMENTE DIGITE EL RANGO
DESEADO Y HAGA CLIC EN EL BOTON EJECUTAR.
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CAMBIAR CLAVE DE USUARIO (TECLA F10)
EL SISTEMA LE PIDE LA CLAVE ACTUAL, LA CLAVE
NUEVA Y QUE REPITA LA CLAVE NUEVA (CONFIRME), LA
SIGUIENTE VEZ QUE ENTRE AL SISTEMA ESTE LE PEDIRA
LA NUEVA CLAVE.
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ENTRADA AL SISTEMA
SIEMPRE FIRMAMOS LA ENTRADA AL SISTEMA CON UN
PASSWORD GENERAL DE ENTRADA AL SISTEMA, (SI RENTA
EL SISTEMA ESTE CAMBIA CADA MES) Y CON UN USUARIO
Y UN PASSWORD PARA OPERAR EL SISTEMA, LO QUE
GARANTIZA LA SEGURIDAD DE SU INFORMACION GRACIAS
A PERFILES DE USUARIO DEFINIDOS POR UD.
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COMPRAS (Vea el ejemplo de corrido)
Proveedores
Ordenes de compra
Recepción de mercancía
Devoluciones sobre compras
Diario de compras
Compras por proveedor
Compras por articulo
Antigüedad de saldos
Pago a proveedores (Póliza de egresos) Si tiene
contabilidad
Pago a proveedores (Cargo) Si NO tiene
contabilidad
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PROVEEDORES
EN EL CATALOGO DE PROVEEDORES UD. TIENE TODOS LOS
DATOS GENERALES DEL PROVEEDOR Y A LA VEZ LA
ANTIGÜEDAD DE SALDOS DEL MISMO. POR EJEMPLO,
HACEMOS CLIC EN EL BOTON DETALLE A LA DERECHA DEL
CAMPO SALDO...
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APARECEN LAS FACTURAS QUE CONFORMAN EL SALDO, AL
SELECCIONAR UNA Y PRESIONAR ESC APARECE...
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ELEGIMOS QUE SI DESEAMOS VER EL DETALLE DE LA
COMPRA Y APARECE...
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DONDE VEMOS QUE FUE LO QUE COMPRAMOS Y A COMO.
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EN LAS ORDENES DE COMPRA CAPTURAMOS LAS
CANTIDADES DE LOS ARTICULOS QUE ESTAMOS PIDIENDO
AL PROVEEDOR ESPECIFICADO.
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UD. PUEDE INDICAR DE QUE PEDIDO DEL CLIENTE ES
ESTA ORDEN DE COMPRA, SI ES QUE ESTA LLEVANDO EL
CONTROL DE PEDIDOS CONTRA ORDENES DE COMPRA PARA
CONTROLAR MARGENES DE UTILIDAD POR PEDIDO. CUANDO
LE PREGUNTA QUE SI ES AUTOMATICA Y UD. ELIGE SI,
EL SISTEMA LE PIDE LA FAMILIA Y SUBFAMILIA QUE
DESEA ORDENAR Y TRAE LA INFORMACION QUE GENERA
EL REQUERIMIENTO DE MATERIALES (OPCION
INVENTARIOS/REQUERIMIENTO DE MATERIALES O EL USAR
EL BOTON MATERIALES EN LA PANTALLA DE PEDIDOS)
PARA AHORRARLE A UD. LA CAPTURA DE DICHA
INFORMACION.
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PODEMOS IMPRIMIR DICHA ORDEN DE COMPRA PARA
ENVIARLA POR FAX O E-MAIL.
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EL REPORTE DE PENDIENTES DE RECIBIR NOS PERMITE
LLEVAR EL CONTROL DEL BACK-ORDER, ES DECIR, LOS
PRODUCTOS PENDIENTES DE RECIBIR DE PROVEEDORES.
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LA RECEPCION DE MERCANCIA NOS PERMITE INDICAR QUE
PRODUCTOS ESTAMOS RECIBIENDO DE QUE ORDEN DE
COMPRA Y HACE LA AFECTACION A INVENTARIOS Y A
CUENTAS POR PAGAR, EN ESTE CASO RECIBIMOS 6
UNIDADES DE 1O QUE ORDENAMOS.
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UD. PUEDE INDICAR DE QUE PEDIDO DEL CLIENTE ES
ESTA RECEPCION DE MERCANCIA, SI ES QUE ESTA
LLEVANDO EL CONTROL DE PEDIDOS DE CLIENTES CONTRA
COMPRAS PARA CONTROLAR MARGENES DE UTILIDAD POR
PEDIDO DEL CLIENTE.
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PODEMOS IMPRIMIR LA ENTRADA DE MERCANCIA Y EL
CONTRARECIBO PARA EL PROVEEDOR.
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SI OBTENEMOS NUEVAMENTE EL REPORTE DE PENDIENTES
DE RECIBIR VEMOS QUE ORDENAMOS 10 UNIDADES, HEMOS
RECIBIDO 6 UNIDADES Y QUEDAN EN BACK-ORDER 4
UNIDADES.
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HAREMOS 3 COMPRAS DIRECTAS (LA 4, 5 Y 6) DE 10
UNIDADES CADA UNA, LA COMPRA DIRECTA SE
DIFERENCIA DE LA RECEPCION DE MERCANCIA EN QUE LA
ULTIMA HACE REFERENCIA A UNA ORDEN DE COMPRA.
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AHORA CANCELAREMOS LA COMPRA 5, PARA ESO LA
UBICAMOS Y VEMOS EN LA PANTALLA, PRESIONAMOS EL
BOTON CANCELAR Y NOS PREGUNTA...
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DONDE ELEGIMOS QUE SI DESEAMOS CANCELAR LA COMPRA.
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ESO CANCELA LA COMPRA, AFECTA A INVENTARIOS Y
CUENTAS POR PAGAR Y AL DOCUMENTO LE COLOCA LA
PALABRA CANCELADA EN EL CAMPO COLONIA.
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AHORA HAREMOS UNA DEVOLUCION SOBRE LA COMPRA 6 DE
5 UNIDADES, RECUERDE QUE TAMBIEN PUEDE CAPTURAR
EL NUMERO DE PEDIDO DEL CLIENTE SI ES QUE ESTA
LLEVANDO CONTROL DE UTILIDAD MARGINAL POR CADA
PEDIDO DE CLIENTES.
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PODEMOS IMPRIMIR LA DEVOLUCION SOBRE COMPRAS,
ESTA AFECTA A INVENTARIOS Y CUENTAS POR PAGAR.
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SI ELEGIMOS LA OPCION DE MENU COMPRAS/REPORTE
DIARIO DE COMPRAS E INDICAMOS LOS DATOS DESDE
CUANDO HASTA CUANDO DESEAMOS DICHO REPORTE
APARECE...
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DONDE OBSERVAMOS LAS COMPRAS QUE ACABAMOS DE
HACER (LA RECEPCION Y LAS 3 COMPRAS DIRECTAS).
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LUEGO APARECE EL LISTADO DE CANCELACIONES SOBRE
COMPRAS (EN ESTE CASO CANCELAMOS LA COMPRA 5).
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LUEGO APARECE EL LISTADO DE DEVOLUCIONES SOBRE
COMPRAS (EN ESTE CASO DEVOLVIMOS LA MITAD DE LA
COMPRA 6).
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LUEGO APARECE EL CONCENTRADO, DONDE VEMOS
RESUMIDAS LAS OPERACIONES DE COMPRA HASTA LLEGAR
A COMPRAS NETAS Y COMPRAS Y EGRESOS NETOS. DE
AQUÍ OBTIENE EL CONTADOR LOS DATOS PARA LA POLIZA
DE DIARIO DE COMPRAS.
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SI ELEGIMOS LA OPCION DE MENU COMPRAS/COMPRAS POR
PROVEEDOR E INDICAMOS DE CUAL PROVEEEDOR HASTA
CUAL PROVEEDOR Y DE QUE FECHA A QUE FECHA
OBTENEMOS...
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EL REPORTE, EL CUAL CONCUERDA CON EL DIARIO DE
COMPRAS PERO AQUÍ NOS MUESTRA LAS COMPRAS,
CANCELACIONES, DEVOLUCIONES, DESCUENTOS, ETC. POR
CADA PROVEEDOR.
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SI ELEGIMOS LA OPCION DE MENU COMPRAS/COMPRAS POR
ARTICULO E INDICAMOS DE CUAL ARTICULO A CUAL
ARTICULO Y DESDE QUE FECHA HASTA QUE FECHA
OBTENEMOS...
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EL REPORTE DE COMPRAS POR PRODUCTO EN VALORES
INDICANDO LAS COMPRAS, CANCELACIONES,
DEVOLUCIONES, DESCUENTOS ETC. SOBRE CADA ARTICULO.
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DICHO REPORTE TAMBIEN LO PUEDE OBTENER EN
UNIDADES.
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SI ELEGIMOS LA OPCION DE MENU COMPRAS/ANTIGÜEDAD
DE SALDOS E INDICAMOS DE QUE PROVEEDOR A QUE
PROVEEDOR Y A QUE FECHA LO DESEAMOS, OBTENEMOS...
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EL REPORTE DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS DE CXP CON 5
COLUMNAS, POR VENCER, VENCIDO DE 1 A 8 DIAS,
VENCIDO DE 9 A 15 DIAS, VENCIDO DE 16 A 21 DIAS Y
VENCIDO A MAS DE 21 DIAS, LOS PARAMETROS 8, 15 Y
21 DIAS SE DEFINIERON EN LA OPCION PARAMETROS DEL
SISTEMA, UD. LOS PUEDE MODIFICAR SEGÚN SUS
NECESIDADES.
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AHORA PAGAREMOS AL PROVEEDOR LA COMPRA 3 (FACTURA
F786) POR 700.49, ELEGIMOS LA OPCION
CONTABILIDAD/POLIZAS, INDICAMOS LOS DATOS GRALES.
DE LA POLIZA, PRESIONAMOS RENGLONES, ELEGIMOS LA
CUENTA DE PROVEEDORES, LE INDICAMOS LA REFERENCIA
3, CONCEPTO 94 DEJAMOS EN CARGOS LA CANTIDAD
700.49 Y ELEGIMOS LA CUENTA DE BANCOS INDICANDO
ABONO POR LA MISMA CANTIDAD.
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GRABAMOS E IMPRIMIMOS LA POLIZA (TAMBIEN PODEMOS
IMPRIMIR EL CHEQUE), YA SE AFECTO CONTABILIDAD Y
CUENTAS POR PAGAR. ESTE FUE UN EJEMPLO DE POLIZA
DE EGRESOS, ASI MISMO PUEDE HACER POLIZAS DE
INGRESOS Y DIARIO PARA OBTENER ESTADOS
FINANCIEROS EN EL MODULO DE CONTABILIDAD Y
CHEQUERA.
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SI NO CUENTA UD. CON EL MODULO DE CONTABILIDAD Y
CHEQUERA LOGICAMENTE NO PODRA HACER EL PAGO A
PROVEEDORES DE ESA MANERA, PARA ESO DEBE ENTRAR A
LA OPCION COMPRAS/CARGOS A PROVEEDORES Y AHÍ
INDICAR EL PROVEEDOR, C.COSTOS, Y LA SERIE Y
REFERENCIA A LA CUAL DESEA HACER EL CARGO, LA
REFERENCIA ES SU REFERENCIA INTERNA CONSECUTIVA
NO LA FACTURA DEL PROVEEDOR, PARA ESTO DEBE
OBTENER UNA ANTIGÜEDAD DE SALDOS DEL PROVEEDOR
PARA VER QUE REFERENCIA QUIERE PAGAR, DA EJECUTAR
Y EN LA CUADRICULA CAPTURA UD. LA FECHA,
CONCEPTO, MONTOS, ETC.
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OBSERVE COMO EN ESTA ANTIGÜEDAD DE SALDOS YA NO
APARECE LA COMPRA 3.