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Cómo hacer Procesos de compra Eficientes y
Transparentes?Claudio Loyola CastroJefe Área
Gobierno
Junio - 2007
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Objetivo del taller

• Lograr que los participantes
• identifiquen conceptos y variables claves
• para la elaboración de bases exitosas,
• y los apliquen en la gestión periódica
• de sus instituciones.

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Agenda

• Introducción
• Definiendo la estrategia
• La comunicación, un espacio para la acción
• La claridad como norma básica
• La evaluación rigurosa y apegada a las bases
• Conclusiones finales

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Introducción

• Eficiencia
• La palabra eficiencia proviene del latín
  efficientia que en español quiere decir, acción,
  fuerza, producción.
• Eficiencia tiene varios significados
• En economía la eficiencia es la capacidad
  administrativa de producir el máximo de
  resultados con el mínimo de recursos, el mínimo
  de energía y en el mínimo de tiempo posible.
• Virtud y facultad para obtener un efecto deseado.
  
• Acción para lograr este efecto.
• Competencia en el cargo que se ocupa.
• Aptitud para realizar un trabajo o una labor.

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Introducción

• Transparencia
• La palabra transparente, según el diccionario de
  la RAE, tiene varias acepciones
• Dicho de un cuerpo translúcido.
• Que se deja adivinar o vislumbrar sin declararse
  o manifestarse.
• Claro, evidente, que se comprende sin duda ni
  ambigüedad.

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Introducción

• Que es entonces un proceso Eficiente y
  transparente?
• Un proceso será a la vez, eficiente y
  transparente, si cumple con su objetivo, es decir
  se compra o contrata lo deseado, a un precio
  razonable, en el tiempo adecuado, en el que hubo
  reglas de participación claras y se dio a conocer
  oportunamente toda la información relativa al
  proceso.
• Es decir
• Fue adjudicado
• Tuvo 3 o más ofertas
• Se publicó en los tiempos adecuados
• Se informó del resultado e cada etapa del proceso
  en los tiempos adecuados.

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Cómo nos ven los proveedores?
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El éxito de la licitación depende de su estado y
del número de ofertas que recibe

• En consideración a los parámetros que la Ley
  establece y los diversos análisis estadísticos
  realizados, consideraremos que las licitaciones
  son exitosas cuando cumplen con
• Encontrarse adjudicadas habiendo recibido al
  menos 3 ofertas
• Cumplir con plazos publicación-cierre óptimos
• Monto menor a 100 UTM al menos 5 días
• Monto entre 100 y 1000 UTM al menos 10 días
• Monto mayor a 1000 UTM al menos 20 días
• Cumplir con plazos cierre adjudicación óptimos
• Monto menor a 100 UTM máximo 5 días
• Monto entre 100 y 1000 UTM máximo 15 días
• Monto mayor a 1000 UTM máximo 30 días

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La cantidad de ofertas recibidas es una variable
que afecta el éxito de los procesos de compra.
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Agenda

• Introducción
• Definiendo la estrategia
• La comunicación, un espacio para la acción
• La claridad como norma básica
• La evaluación rigurosa y apegada a las bases
• Conclusiones finales

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Antes de iniciar el proceso de compra es
necesario tener claridad respecto de la necesidad
del usuario requirente

• La necesidad que se requiere satisfacer debe
  estar explicitada a cabalidad
• Necesidad del usuario requirente La necesidad
  debe estar perfectamente definida. Requiero
  Camionetas o Transporte de funcionarios?
• Metodología de evaluación Que variables son las
  relevantes a medir para evaluar el producto o
  servicio a contratar Experiencia en proyectos
  similares, nivel de formación de los
  profesionales, densidad, resistencia al calor,
  etc.
• Tiempo de entrega. Es necesario tener absoluta
  claridad de los tiempos asociados al proyecto o
  compra.
• Los requerimientos deben estar suficientemente
  claros
• Nivel de detalle El producto o servicio debe ser
  muy bien especificado, tamaño, presentación,
  número de usuarios, etc.
• Calidad requerida. Es necesario especificar
  también de manera precisa que entenderemos por
  calidad. Número de telas, hebras por pulgada
  cuadrada, carrera de más de 8 semestres, etc.
• Debe estar clara la forma de constatar la
  satisfacción de los clientes internos

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Con el requerimiento claro, se debe definir la
metodología y procedimiento de compra a utilizar

• Identifique proceso de compra que sea de mayor
  pertinencia
• Dependiendo del Monto de la compra o contratación
  y del nivel de criticidad del mismo.
• Convenio Marco. Compras de
• Contratos de Suministro
• Licitación Pública
• Licitación Privada
• Tratos Directos
• Determine actores relevantes en el proceso
• Genere el flujo del proceso a ejecutar,
  considerando responsables por cada tarea

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Identifique factores de éxito para el logro de
los objetivos del proceso de compra a ejecutar

• Verifique qué partes del proceso de compra no
  pueden fallar
• Defina acciones concretas para cubrir la
  posibilidad de que se produzcan fallas en el
  proceso
• Establezca acciones de seguimiento para esta
  variables

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Conclusión

• Implemente su proceso de compra de acuerdo a lo
  planificado y minimice las posibilidades de
  improvisación.
• Objetivo Proceso exitoso

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Agenda

• Introducción
• Definiendo la estrategia
• La comunicación, un espacio para la acción
• La claridad como norma básica
• La evaluación rigurosa y apegada a las bases
• Conclusiones finales

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• No sabemos como las cosas son, sólo sabemos como
  las observamos o cómo las interpretamos. "

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Comuníquese con el proveedor, esto facilita
alcanzar el éxito en el proceso

• No tema comunicarse con el proveedor. Haga RFI
  estratégicos, en los que además de recibir
  información, dé información de su proceso.
• Conteste claramente las preguntas que los
  proveedores realicen a su proceso.
• Realice plan de marketing para los procesos de
  compra relevantes.

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Trabaje con los equipos internos para definir un
proceso más idóneo y establecer responsabilidades
claras

• Genere conciencia en los equipos internos
  respecto de la importancia de su participación y
  responsabilidad en los procesos
• Asegure el cumplimiento de hitos manteniendo
  informados a los responsables respecto de las
  etapas en las que se encuentra el proceso.
• Busque apoyo en áreas legales y técnicas cuando
  corresponda.

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A través de ChileCompra conozca buenas prácticas
de otras instituciones para aplicar en su
organización

• Infórmese a través de www.chilecompra.cl respecto
  de diversos tipos de contrataciones.
• A través de la información disponible en
  ChileCompra genere redes de contactos con otros
  organismos públicos
• Busque apoyo en la Dirección de Compras,
  particularmente en su Ejecutivo de Cuenta.

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Conclusión

• Generando comunicación clara y fluida aumenta
  notablemente la posibilidad de tener éxito en el
  proceso de compra.
• Una comunicación efectiva genera mayor
  transparencia y disminuye los reclamos de los
  proveedores.

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Agenda

• Introducción
• Definiendo la estrategia
• La comunicación, un espacio para la acción
• La claridad como norma básica
• La evaluación rigurosa y apegada a las bases
• Conclusiones finales

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Creación de Bases o TDR

• Selección de productos
• Antecedentes datos de contacto del demandante
• Antecedentes administrativos
• Etapas y plazos
• Requisitos de Participación
• Antecedentes Legales
• Criterios de Evaluación
• Montos y duración del contrato
• Garantías
• Requerimientos Técnicos y Otras Cláusulas
• Ingreso de Anexos

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Ejercicio

• En el marco de un acuerdo para el mejoramiento
  del entorno laboral, el Departamento de Recursos
  Humanos solicitó la contratación de un curso de
  capacitación en prevención de riesgos laborales.
• Unidad de Abastecimiento realiza llamado a
  licitación
• indica el requerimiento
• señala que, a igualdad de condiciones, el
  criterio de evaluación será el precio.
• indica el monto presupuestado

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Ejercicio
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Conclusión
La calidad de la información afecta la calidad
del proceso y en consecuencia su éxito. El
formulario de bases facilita la participación de
proveedores. Utilizar el formulario de bases
permite optimizar procesos y flujos de
aprobación, por tanto debemos tender a que sea
utilizado por toda la organización
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Agenda

• Introducción
• Definiendo la estrategia
• La comunicación, un espacio para la acción
• La claridad como norma básica
• La evaluación rigurosa y apegada a las bases
• Conclusiones finales

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Incluya en las bases toda la información
necesaria para la adjudicación y el seguimiento
de los contratos

• Diseñe las bases pensando en los puntos críticos.
• Sea explicativo pero no reiterativo
• Planee la oferta del proveedor generando tablas
  predefinidas que faciliten la comparación.
• Prevea riesgos e identifique acciones correctivas.

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Evalúe las ofertas exclusivamente en conformidad
a los parámetros establecidos en las bases

• Las bases deben dar cuenta de las variables a
  considerar para adjudicar
• Debe establecerse una fórmula para evaluar de
  cada una de las variables
• La evaluación debe ser en concordancia a las
  variables y fórmulas establecidas

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La evaluación es un proceso

• Objetivos
• Qué se quiere obtener
• Indicadores
• Variables observables para medir cumplimiento de
  objetivos
• Meta o estándar
• Valor deseado o ideal para cada indicador,
  incluyendo su tolerancia
• Rangos de evaluación
• Valoración de las diferencias en relación a la
  meta
• Método de medición
• Instrumentos o metodologías
• Evidencia aceptada

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Proceso de evaluación

• Entrega información para orientar la adjudicación
• Busca identificar tempranamente ofertas que no
  satisfacen los requerimientos
• Ayuda a comparar ofertas con fortalezas en
  distintos ámbitos

Administrativa
Oferentes
Técnica
Económica
Acta de evaluación
Adjudicación
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Acta de evaluación

• Entrega información clara y precisa a la persona
  o comisión responsable por la adjudicación
• Mantiene un registro formal y ordenado de todos
  los antecedentes considerados en el proceso de
  observación
• Asegura el fiel cumplimiento del proceso de
  evaluación establecido en las bases
• Entrega los fundamentos para defender a la
  institución en caso de cuestionamientos al
  proceso de adjudicación
• Transparenta el procedimiento de evaluación

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Conclusión

• Las bases de licitación deben establecer toda la
  información relevante para la toma de decisión de
  adjudicación.
• Incluir la información del proceso de evaluación
  y de adjudicación permite mayor transparencia en
  el proceso y posibilita a proveedores mejorar en
  futuras ofertas.

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Agenda

• Introducción
• Definiendo la estrategia
• La comunicación, un espacio para la acción
• La claridad como norma básica
• La evaluación rigurosa y apegada a las bases
• Conclusiones finales

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Conclusiones finales

• Una comunicación efectiva nos permite detectar
  bien las necesidades y transmitir claramente
  nuestros requerimientos.
• Las bases de licitación son una potente
  herramienta para asegurar el éxito de los
  procesos de compra.

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Cómo hacer Procesos de compra Eficientes y
Transparentes?Claudio Loyola CastroJefe Área
Gobierno
Junio - 2007