Presentacin de PowerPoint

1
Archivos de semiactivos
Archivística, 2º
2

• Concepto, alcance y finalidad
• Políticas sobre archivo de semiactivos en España
• Funciones
• Instrumentos de control, información y
  normalización
• Servicio
• Referencias

3
Concepto
En función del objeto
Archivo de depósito cuyos fondos están
constituidos por documentos correspondientes a la
etapa de semiactividad.

• Documentos con Valor administrativo
• Documentos con un valor de uso descendente

4
Oficinas
organismo productor
Eje esencial de control de todo el Sistema y
responsable de la aplicación de las normas de
funcionamiento
Archivo Semiactivos
5
Finalidad

• Coordinar y controlar el funcionamiento de los
  distintos archivos de oficina y
• Reunir los documentos transferidos por los mismos
  una vez finalizado el trámite administrativo y
  cuando su consulta no es constante (ejecutando
  las disposiciones del calendario de conservación)
• Remitir la documentación a los Archivos
  definitivos cuando ésta tenga valor secundario
  respetando las disposiciones del Calendario de
  Conservación
• Informar y servir a los organismos productores y
  partes interesadas

6
Flujo documental entre Depósitos o niveles
OFICINAS

• Normativa
• Calendarios de Conservación

SERIES
HISTÓRICO
ARCHIVOS DE SEMIACTIVOS
SERIES
7
OFICINAS
Calendario
SERVICIO
Manual de Gestión
ARCHIVOS DE SEMIACTIVOS
8
Políticas de Archivo de semiactivos en España
Decreto 914/1969, de 8 de mayo, de creación del
Archivo General de la Administración Civil. Art.
1 creación del AGAc con la misión de recoger,
seleccionar, conservar y disponer, para
información e investigación científica, los
fondos documentales de la Administración Pública
que carezcan de vigencia administrativa. Art. 2
Forma de transferir documentación a los archivos
centrales Art. 3 Periodo de transferencia de
centrales a intermedios (15 años o menos sujetos
a valor de uso) Transferencia a históricos (25
años) Art. 5 Carácter de intermedio AHProvincial
9
15 años
Oficina1
25 años
5 años
Central
Histórico
Intermedio
Oficina 2
Oficina3
Ministerios
AGAc
AHN
Oficinas periféricas 1-n
AHProv.
Delegaciones Provinciales
En función del uso y una vez concluido el
trámite administrativo
10
Políticas de Archivo de semiactivos en España
LPHE (1985).Ley 16/1985, de 25 de junio, del
Patrimonio Histórico Español. Art. 57 Consulta.
Libre consulta de documentos cuyo trámite haya
concluido según normativa que le afecte una vez
depositados en Archivos Centrales Art. 58
Comisión Superior Calificadora de Documentos Art.
65.2 la documentación de los Organismos
dependientes de la Administración del Estado será
regularmente transferida, según el procedimiento
que por vía reglamentaria se establezca a los
Archivos del Estado
11
Políticas de Archivo de semiactivos en Castilla y
León
Ley 6/1991, de 19 de Abril de Archivos y del
Patrimonio documental de Castilla y León Art. 30
Archivos Centrales de la Presidencia y de las
distintas Consejerías. Archivos
Territoriales Art. 33, 34, 35 y 36 Decreto
115/1996, de 2 de mayo, por el que se aprueba el
Reglamento del sistema de Archivos de Castilla y
León (BOCYL nº 87 de 8 de mayo de 1996)
12
Políticas de Archivo de semiactivos en Castilla y
León
Ley 6/1991, de 19 de Abril de Archivos y del
Patrimonio documental de Castilla y León Art. 30
Archivos Centrales de la Presidencia y de las
distintas Consejerías. Archivos
Territoriales Art. 33 1. Y 2 Sobre Archivos
Centrales Presidencia y Consejerías Art. 34
Archivos Territoriales Art. 35
AHProvinciales Art. 36 Responsabilidad
13
Administración Del Estado
Administración Autonómica Central
AHP
Gestión
Presidencia
Archivo
Administración Autonómica Periférica

Consejerías
A. Territoriales
14
Políticas de Archivo de semiactivos en Castilla y
León (Decreto 115/96)
Art. 2 Concepto de transferencia documental Art.
16 Archivos Centrales Art. 18 d) recibir los
depósitos de documentación procedente de los
archivos de la Red. Art. 19 Archivos
territoriales Art. 25 concepto de documento
semiactivo Art. 26 Conservación de la
documentación semiactiva Art. 29 y 30
Transferencias documentales Art. 38 funciones de
los archivos territoriales y centrales Art. 44
acceso a la información en los Archivos centrales
y territoriales
15
Cuáles son las Políticas de Archivo de
semiactivos en Madrid y Castilla La Mancha?
Políticas Archivo Semiactivos
?

• TKW dispone de
• un Archivo Central en Avda. de América
• un depósito en Azuqueca (Guadalajara)

16
OFICINAS
Calendario
1. Control del tratamiento documental en oficinas
Manual de Gestión
ARCHIVOS DE SEMIACTIVOS
17
Funciones
1. CONTROL Y TRATAMIENTO de los documentos en
Oficinas
Relaciones con Oficinas
Planificación Estratégica
Planificación operativa
OTROS
Auditoría
Estrategias
Manual de Gestión
Análisis
Diseño
18
Asesoría o control en los procesos de
incorporación, registro, almacenamiento,
clasificación, accesibilidad y restricción,
conservación, valoración y selección y
trazabilidad
Manual de Gestión (políticas e instrucciones) Regi
stros derivados cuadro de clasificación,
Listado de autoridades, esquemas de metadatos,
Inventario de necesidades, disposiciones de
conser- Vación, resgistros de entrada, salida y
préstamos Ejemplares de formularios, expedientes,
etc.
19

• VER
• Gestión de la correspondencia
• Gestión de expedientes
• Manual de gestión (instrucciones)
• Proceso de auditoría

20
OFICINAS
Calendario
2. Impulso y participación en la valoración y
selección de documentos
Expediente de valoración
OTROS
ARCHIVOS DE SEMIACTIVOS
21
VER El proceso de Valoración y Selección el
calendario de conservación y la ejecución del
mismo.
PENDIENTE
Expedientes de valoración Reglas de
Conservación Calendarios de Conservación Relacione
s de Entrega Registros de Eliminación Muestreos
22
OFICINAS
Calendario
3. CONTROL Y TRATAMIENTO de los documentos
transferidos
Manual de Gestión
ARCHIVOS DE SEMIACTIVOS
23
Funciones
3. CONTROL Y TRATAMIENTO de los documentos
transferidos
Análisis Funcional y secuencial
Reclamación de la documentación
Organización lógica
Recogida y recepción
Descripción
Instalación en Depósito
Difusión
Ejecución calendario
Molina Nortes, J. Y Leyva, V.
24
Funciones
3. CONTROL Y TRATAMIENTO de los documentos
transferidos
Análisis Funcional y secuencial
Reclamación de la documentación
Organización lógica
Recogida y recepción
Descripción
Instalación en Depósito
Difusión
Ejecución calendario
Molina Nortes, J. Y Leyva, V.
25
ARCHIVOS
A. destinatario
A. procedencia
RE18
Solicita Información unidades
Informa transferencia
RE19
Establece calendario
RE20

Prepara transferencia
Se incluye, también, modelo de previsión de
transferencia de la Subd. Arch. Estatales
26
Funciones
3. CONTROL Y TRATAMIENTO de los documentos
transferidos
Análisis Funcional y secuencial
Reclamación de la documentación
Organización lógica
Recogida y recepción
Descripción
Instalación en Depósito
Difusión
Ejecución calendario
Molina Nortes, J. Y Leyva, V.
27
Recogida y Recepción Control de ingresos e
instalación provisional
Registro General de Entrada primer instrumento
de control
Instalación provisional
Relación de Entrega

• Nº de orden de caja (normalizada)
• Depósito junto última transferencia
• Testigo impreso (gestión de depósito)

Información
Cotejo del nº de cajas con Relación de Entrega o
índice de transferencias Asiento en LIBRO de
REGISTRO GENERAL DE ENTRADA
28
PARA CADA CAJA
PARA CADA TRANSFERENCIA
Etiqueta caja normalizada para transferencia
Testigo impreso transferencia
Fecha de ingreso 28/04/2005
Nº de Caja 1/35
Registro Entrada 10/2005
Código de oficina B024 Localización D1-B4/310
Organismo productor Delegación Barcelona.
Estudios y Montajes (B024)
Serie Data Exptes nº....... a nº...... Nº de
Regla
Nº de cajas 35
Ubicación 1ª caja de transferencia
29
Recogida y Recepción Control de ingresos e
instalación provisional
Acondicio-namiento físico
Cotejo
Ordenación
Relación de Entrega
Respeto del orden establecido por Organismo
productor Modificación en caso de errores

• Comprobación de contenidos
• Corrección de errores (diligencias)
• Agrupación serie en cajas no correlativas (si es
  caso)

Limpieza Carpetillas
30
Funciones
3. CONTROL Y TRATAMIENTO de los documentos
transferidos
Análisis Funcional y secuencial
Reclamación de la documentación
Organización lógica
Recogida y recepción
Descripción
Instalación en Depósito
Difusión
Ejecución calendario
Molina Nortes, J. Y Leyva, V.
31
Instalación en depósito
Signaturación
Instalación
Signatura correlativa para cada Caja o unidad de
instalación Codificación mobiliario con signatura
1ª y última Diferenciación de signatura según
mobiliario-soporte

• En función del soporte cajas, fotografías,
  planos, libros, microfichas, DVD, disquetes, etc.
• Signaturación Instalaciones del Depósito baldas,
  filas, armarios, planeros, etc.

Registros
3
1
2
32
1
REGISTRO (Gráfico) de Depósitos

• Instrumento de control cuya principal función
  consiste en indicar la ubicación física de las
  unidades de instalación en los depósitos.
• Se identifican
• Nºs de Depósito
• Cuerpos de estantería u otro mobiliario
• Intervalos de signaturas por cada cuerpo
• Finalidad
• Localizar la documentación
• Controlar espacios disponibles

33
D1
2
6
5
6
D4
5
4
7
4
3
8
3
p2
p3
2
9
2
1
10
1
p4
p1
administración
D3
D2
montacargas
11
11
16
6
12
15
7
10
D0
13
14
8
9
34
Depósito nº 4
Depósito 1
A
Compacto 2
4
3
3
2
1
2
1
D4-A2-5
35
2
Registro topográfico (numérico) de fondos
documentales
Pueden existir varios según soporte o disponer de
una columna donde se indica éste
36
3
Registro topográfico (numérico) de instrumentos
de descripción (enviados por los archivos de
oficina)
37
Funciones
3. CONTROL Y TRATAMIENTO de los documentos
transferidos
Análisis Funcional y secuencial
Reclamación de la documentación
Organización lógica
Recogida y recepción
Descripción
Instalación en Depósito
Difusión
Ejecución calendario
Molina Nortes, J. Y Leyva, V.
38
Madrid-Azuqueca
Delegación-Barna
F10
F1
F6
F2
F3
Semiactivos
F1-F2-F3-F4-Fn
Clasificación Indización
Recogida de datos y Análisis de Procesos y
comparado
39
Funciones
3. CONTROL Y TRATAMIENTO de los documentos
transferidos
Análisis Funcional y secuencial
Reclamación de la documentación
Organización lógica
Recogida y recepción
Descripción
Instalación en Depósito
Difusión
Ejecución calendario
Molina Nortes, J. Y Leyva, V.
40
La descripción de los fondos permite informar al
usuario sobre los fondos documentales custodiados
en el archivo. Se trata de una tarea esencial
dado que posibilita que la información quede a
disposición y al servicio de la sociedad.
Elaboración de instrumentos de consulta
Tareas previas
Consulta de calendario de conservación o de regla
Consulta de cuadro de accesibilidad y seguridad
Documento sobre cualquier soporte, publicado o
no, que relaciona o describe individual o
colectivamente un conjunto de unidades
documentales con el fin de establecer un control
físico, administrativo y/o intelectual de las
mismas
41
Instrumentos de trabajo en el archivo de
semiactivos
otros
I. De Información
I. De Control
finalidad
finalidad
Poner a disposición de los usuarios la
información contenida en los documentos
ofreciendo datos sobre su localización
Reunir de forma organizada la información
obtenida para la valoración de las series
(expediente de inventario) Obtener máxima
información sobre series
Control de entrada y salida de documentos
movimiento de fondos
Ver uso normalizado ISAD-G e ISAAR-CPF
Guías Inventarios Catálogos
42
CONTROL DEL MOVIMIENTO DE FONDOS
Entradas
Salidas
Definitivas
Temporales

• Libro Registro General de Entrada
• Libro General de Entrada de Fondos
• Registro de Procedencias
• Registro topográfico del fondo documental
• Registro topográfico de IDD remitidos de oficinas
• Repertorio de series documentales
• Registro (gráfico) de Depósitos

• Libro de Registro de Préstamos al Organismo
  productor
• Libro Registro de Consultas de Investigadores
• (Si hay Archivo intermedio Libro de Registro de
  Préstamos al Archivo Intermedio)

• Libro Registro General de salida de fondos
• Libro Registro de transferencias

43
OBTENER Y REUNIR LA MÁXIMA INFORMACIÓN SOBRE EL
FONDO Y SOBRE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN
Cuadro de legislación, normas y códigos de buenas
prácticas
Cuadro de clasificación
Expediente de valoración
Tesauro o lista de autoridades
RT3

• Fichero de organismos
• Expedientes sobre organismos

Fotocopia
Cuadro de acceso y seguridad
44
Instrumentos de trabajo en el Archivo
OTROS
Manual de calidad
Carta de servicios
Memoria anual
Normas, Políticas y objetivos de gestión y de
servicio
Manual de gestión
Compromisos de servicio
Rendición de cuentas
Procedimientos, instrucciones y modelos de
registros
45
Funciones
3. CONTROL Y TRATAMIENTO de los documentos
transferidos
Análisis Funcional y secuencial
Reclamación de la documentación
Organización lógica
Recogida y recepción
Descripción
Instalación en Depósito
Difusión
Ejecución calendario
Molina Nortes, J. Y Leyva, V.
46
DIFUSIÓN
Organismo productor
Administrado
ciudadano
Investigador
"Archivo intermedio"
47
REQUISITOS INFORMATIVOS
Archivo
Teléfono o escrito
Formalización de un procedimiento de préstamo
Necesito información con fines estadísticos
Necesito información antecedente a alguna gestión
administrativa
Necesito expediente para un nuevo trámite
administrativo
Organismo productor
48
Control devolución
Envío
Organismo productor
Libro registro préstamos
Consulta
Relación Entrega
Registro de transferencias
Ficha Testigo original
Fotocopia simple o compulsada
Signatura unidad Nº RGE Archivo
A
Solicita expediente
Realiza búsqueda
Registro de Procedencias Repertorio de Series
Registro topográfico
Original Copia
Consulta cuadro de acceso
c
A
Recibe petición
Impreso normalizado de préstamo
Archivo
49
DIFUSIÓN
Archivo
Sala
A
Recibe petición
escrito
Autorización Responsable
Control de acceso
b
Fotocopia compulsada
Compulsa
Organismo competente para certificación
ciudadano
Administrado
remisión
Compulsada Certificada
Solicita información
Escrito En sala
A
Asesoría del archivo para el perfil de búsqueda
50
DIFUSIÓN
Archivo
Instrumentos de referencia
Servicio de Referencia
Consulta en sala
ciudadano
Investigador
Reproducción de fondos
Otros visitas, formación, biblioteca auxiliar,
exposiciones
Libro Registro de investigadores Expedientes
individualizados Autorizaciones, Libro registro
de reproducciones, etc.
51

• Lecturas básicas
• Concepto, funciones, instrumentos y servicios
• CONDE VILLAVERDE M.L. Manual de tratamiento de
  archivos administrativos. MadridD.A.E. 1992
• MOLINA NORTES, J. Y LEYVA PALMA, V. Técnicas de
  Archivo y tratamiento de la Documentación
  Administrativa. Guadalajara ANABAD-Castilla-La
  Mancha 1996 Los archivos intermedios de
  depósito págs. 127-204
• IRMT, CIA Managing Records in Records Centres.
  LondresIRMT 1999.
• NORMAS de entrada y salida de Documentos.
  SalamancaACAL 92

52
Lecturas de carácter obligatorio Proyecto de
semiactivos CADA TORREBLANCA LÓPEZ, A.
CADA.Centro de Almacenamiento de Documenación
Administrativa. En Nuevos modelos para el
tratamiento y gestión de los Archivos Públicos
Sistemas, Tecnologías y Administración
electrónica Toledo Junta de3 Comunidades de
Castilla-La Mancha 2005, pp. 93-137 Semiactivos
en Castilla y León Lecturas ofrecidas en
fotocopias. Boletín ACAL, Vols. 33, 43-44 y 51-52.
53
Recursos electrónicos recomendados ARCHIVO
GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO Acceso.
www.mcu.es archivos ARCHIVOS CENTRALES
www.cult.gva.es/DAIT/Archivos/mapadelweb-f_v.htm
www.cultura.gencat.net/arxius/index.htm Google
CIDE ARCHIVOS HISTÓRICO PROVINCIALES Ejemplo AHP
(ARAGÓN) http//portal.aragob.es