El archivo de oficina

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El archivo de oficina
Archivística- 2º
Concepto Funciones y responsabilidades Organizació
n Servicios
2
El archivo de oficina
Reúne la documentación en trámite o sometida a
utilización y consulta administrativa por la
oficina
Se forma en la Unidad Productora de los documentos
Su organización no consiste más que en respetar
la formación de las series documentales
La organización que recibe en este primer nivel
repercute sobre los demás
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• Constancia de su creación como unidad orgánica
  publicada
• Organización interna establecida (organigrama)
• Nivel jerárquico señalado
• Competencias concretas
• Responsable
• 2 Responsable de la organización y control del
  archivo de oficina

Requisitos de un organismo productor
4
Eje de la evidencia
INCORPORACIÓN AL SISTEMA
GESTIÓN DEL SISTEMA
D3
D2
Eje de la institución productora en un entorno
Eje de la transacción
D1
D4
MEMORIA SOCIAL
DISEÑO Y CREACIÓN
Eje de gestión de documentos
Diagrama del Records Continuum (D. Bearman,1996)
5
Memoria social
Memoria corporativa
Evidencia
Representación
Organizac. Depto Plantilla
Tarea Actividad Función
Dato e Información
Objetivos o fines
Institu ción
Doc. Activo y SA
Doc. Inactivo 2º
AHGeneral o Nacional
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PRINCIPALES FUNCIONES

• 1 Impedir la dispersión o eliminación de los
  documentos
• 2 Formación y gestión correcta de las series
  documentales
• 2.1 Gestión de la correspondencia
• Recibir, registrar y distribuir correspondencia
  externa e interna de todo tipo.
• Registro y organización de toda la
  correspondencia
• 2.2 Gestión de los expedientes y otra
  documentación
• Abrir e indizar expedientes
• Organizar todos los expedientes y otra
  documentación
• 2.3 Conocer la ubicación de todos los expedientes
  y documentos
• 2.4 Proveer su almacenamiento, servicios de
  inventario y referencia
• 2.5 Control de los documentos en función de lo
  dispuesto en el C.C.

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Serie Conjunto de documentos producidos por un
sujeto en el desarrollo de una actividad
administrativa y regulado por la misma norma
jurídica o/y de procedimiento. DTA, p.34
Asuntos, contenidos o personas diferentes
PROCEDIMIENTO
Organismo productor
CONTINUIDAD
Tipo (s) documental(es)
8
Expedientes de convalidación de estudios
universitarios
Estudios de primer curso Estudios de segundo
curso, ciclo...
Asuntos
Biblioteconomía Derecho Filología Historia
Abad Abad, Juan Bal arriba, María Carrizo Antón,
Inés
Contenidos
Personas
9
Serie Expedientes de convalidación de estudios
universitarios
Subseries?
Expediente (documento compuesto) expediente de
convalidación de estudios de Abad Abad, Juan.
Documento (simple) o tipo Solicitud de
convalidación de estudios Certificado
calificaciones de dichos estudios
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PRINCIPALES FUNCIONES
3 Mantener contacto permanente con el 2º Nivel de
Archivo o Archivo Central o de semiactivos 4
Controlar la salidas y entradas de expedientes
mediante un registro de préstamo 5 Solicitar y
devolver correctamente al A-SA los documentos que
son consultados 6 Facilitar la información a los
ciudadanos, clientes y Administraciones, siempre
que sea posible
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PRINCIPALES FUNCIONES
7 Elaborar los instrumentos de control,
recuperación e información -Elaboración de
registros -Registros de transferencias
documentales -Elaboración de manual de
gestión -Elaboración de índices, etc. 8 Cumplir
y hacer cumplir las normas establecidas 9
Conservar la documentación de acuerdo a
procedimientos y C.C.
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Archivo Central
OFICINA
Plantilla
PROCEDIMIENTOS
Responsable
Archivo
GESTIÓN DE RESPONSABILIDADES
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Tratar y consultar la documentación con
corrección y devolverla cuando no se necesite
Conservar los documentos libres de material
efímero
OFICINA
Colaborar en la elaboración de índices
Plantilla
Responsabilidades
Responsable
Archivo
Cooperar con todos los controles necesarios
Cumplir con el Calendario de Conservación
GESTIÓN DE RESPONSABILIDADES
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Necesidades informativas
Auditoría
Rapidez de consultas para la toma de decisiones
Necesidades de gestión
Para desarrollo de un PGD- Estructura y servicio.
Manual de procedimientos de oficina
Necesidades formativas
Plan de formación, Instrucciones y automatización
de funciones
Necesidades de espacio y equipamiento
Estimación de espacios y de equipamiento dada la
previsión de crecimiento documental
Análisis y gestión de riesgos
Control
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Necesito la previsión de crecimiento documental
para los próximos 5 años en TKW-Barcelona
Mi equipo remitirá dicha previsión el presente
viernes, 25. Gestionamos su espacio
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Documentación de apoyo informativo
Boletines, catálogos, copias, borradores,
informes, dosieres, legislación, circulares,
publicaciones, etc.
Molina Nortes, J. Pág. 99/ ISO 15489-2
Incorporación
Documentación de archivo
Expedientes, correspondencia, informes técnicos,
libros registro, libros de contabilidad,
facturación, libros de actas...
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Proceso de integración de documentos (ISO 15489-2)
Definir qué documentos forman parte del sistema
(en función de actividades y de responsabilidades
del organismo)

• Calendario de conservación
• Guía de documentos no sujetos a valoración

No asignan tarea o misión al organismo o
individuo No documentan ninguna obligación o
responsabilidad No contienen información ligada a
las responsabilidades del organismo
Sistema convencio-nal o electrónico
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E-
Correspondencia
Gestión de BÁSICOS
Expedientes
19
E-
Correspondencia
Es un documento de comunicación y de relación
Evidencia las Relaciones internas y externas de
una organización
20
CORRESPONDENCIA
-Apertura y manejo de correspondencia exógena
Registro de correspondencia
Telegramas, faxes
Reglas de manejo de correspondencia endógena
Correo electrónico
Verificación sobre el control de correspondencia
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EXÓGENA

• Apertura de sobres con cuidado de no dañar
  contenidos
• Conservación de texto en carpetilla
• o expediente correspondiente
• Cuidado de anexos (informes, etc.)

APERTURA
REGISTRO
Registro de Entrada de Correspondencia
Número de orden de llegada Fecha de la
correspondencia Remitente /productor Asunto Genera
l destinatario
Control general de Institución Control de la
Sección Ley 30/92 PARJC
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EXÓGENA

• Tratamiento idéntico de apertura
• Registro de Entrada
• Registro específico datos básicos mas
  información contable

Con valores CONTABLES
--Tratamiento como correspondencia. --Registro
para telegramas urgentes --Fotocopia del fax
hasta recepción de original (problemas de
conservación)
TELEGRAMAS Y FAXES
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Endógena
Nº de Referencia, asunto y sello de salida
(además de la forma documental copia)
caracterizan la correspondencia
endógena REGISTRO DE SALIDA Nº de secuencia de
salida Fecha de salida Asunto Nº de Referencia de
la correspondencia Receptor Modo de envío
mensajero, postal, etc.
Referencia y Registro
Si es habitual. Existe libro de despacho
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GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO
Concepto
Comunicación, transmitida o recibida de forma
interna o externa con la ayuda de un sistema de
mensajería electrónico, comprendiendo todo
elemento adjunto transmitido con el mensaje,
además de los datos de conexión transmitidos y
recibidos

Un correo electrónico, comprendidos todos los
documentos anexos de forma electrónica, contiene
información creada, recibida, recogida o
transmitida en el curso de actividades
administrativas
_at_
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
25
GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO
_at_
Clases
El correo electrónico puede ser administrado de
diferentes maneras en función de su
contenido Como una carta electrónica (cuando el
contenido es oficial y puede ser archivado) Como
discusión informal (considerado del tipo de una
llamada telefónica sin utilidad posterior)

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GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO
e-mail
Docu- mento de Archivo
Docu- mento efímero

Qué no es de archivo?
Qué es de archivo?
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GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO
Documentos de archivo en política de Canadá
1 Mensajes que definen la actividad de la
organización 2 Mensajes que sirven para autorizar
o iniciar una operación comercial 3 Mensajes
recibidos de fuentes externas que forman parte
integrante de un documento oficial 4 Las copias
que contengan más información que un documento
original 5 Mensajes originales relativos a
políticas y directivas 6 Documentos cuya
información no está consignada en otro lugar 7
Calendarios de trabajo, ordenes del día y notas
de resúmenes 8 Informes finales y recomendaciones.

Fuente Canadá
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GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO
Documentos efímeros en política de Canadá
1Los mensajes que son copias de información
utilizada únicamente a título de referencia y no
a título oficial 2 Los mensajes comunicados de
manera informal 3 Los mensajes informales o las
versiones preliminares que no son requeridos a
título justificativo en la elaboración del
documento 4 Mensajes que duplican información 5
Avisos de convocatorias de reuniones, de permisos
vacacionales, etc. 6 Mensajes recibidos como
producto de pertenecer a foro o lista de
discusión y distribución a título de referencia

Fuente Canadá
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GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO
Ejemplos de no documentos tomados de políticas
australianas
1 Notas y cálculos utilizados únicamente para
preparar otros documentos, como correspondencia,
informes, documentos presupuestarios, programas y
listas. 2 Documentación preliminar no destinada a
ser conservada (borradores y primeras
redacciones, siempre que no sean de grupos de
trabajo que hayan experimentado cambios
importantes es decir, no de contenido.) 3 Copias
de documentos comunes o documentos conservados
también en otro lugar dentro del organismo

Fuente UE
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GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO
Qué versiones conservamos?
Versiones sucesivas que testimonian la evolución
de un trámite (expediente) a través de las
diferentes etapas de aprobación
_at_
versiones

Cuáles no conservamos?
Copias utilizadas a título de referencia o
informativo Información actualizada en versiones
subsecuentes Versiones preliminares que no son
útiles para documentar etapas de trámite
FuenteAustralia
31
GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO
Quién conserva el e-correo?
RECIBIDO
ENVIADO
_at_
Con información que no existe en la
organización Conserva el receptor
El emisor guarda, por regla general, copia del
mensaje
Fuente Canadá
32
GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO

• Determinamos cuál es el documento original
• Eliminamos las copias
• Optamos por un formato cuando concurren varios

Cómo organizamos?
_at_

• Determinamos plan de clasificación según
  estructura de ficheros adoptada (esto nos permite
  mantener el enlace entre e-mail y resto de la
  documentación del expediente
• Conservamos documentos según calendario de
  conservación. Estimamos periodos variables.
• Destruimos mensajes efímeros

FuenteCanadá
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GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO
CRITERIOS PARA LA CLASIFICACIÓN DE MENSAJES
ELECTRÓNICOS (UE)

• Tipo de documentos 2. Fechas (producción y
  caducidad)
• 3. Autor(es) (personas, servicios) 4. Firmante
• 5. Destino (personas, servicios) 6. Copias
  (personas, servicios)
• 7. Número de información electrónica, versión 8,
  Adscripción (fecha, expediente, servicio)
• 9. Asunto 10. Proyecto o actividad 11
  Palabras claves.
• 12. Lenguaje 13 Número de páginas 14. Estatuto
  (oficial, no oficial, confidencialidad)
• 15. Documentos relacionados, enlaces hacia otros
  documentos
• 16. Otras categorías definidas por el usuario

34
GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO
Espacios compartidos
Administrador del S.
_at_

Acceso
Según acuerdo Envío automático desde nuestro
correo a otras personas Conceder pleno acceso
Con permiso previo -Supervisor -Propio
FuenteCanadá
35
GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO
No deben enviarse mensajes cuando el contenido
únicamente deba ser conocido por el receptor
previsto No debe usarse el correo para
información clasificada Debe existir un
password Se debe estimar la normativa vigente
facultativa y obligatoria
_at_

Seguridad
FuenteCanadá
36
GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO
contenido
Estructura
Cabecera Cuerpo Fichero adjunto Réplica e-mail
Cuerpo del mensaje Fichero adjunto
_at_
e-mail completo

contexto
Información sobre las circunstancias de creación,
transmisión, mantenimiento y uso del e-mail
FuenteAustralia
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GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO
FORMULARIO CORPORATIVO PARA ASEGURAR QUE EL
CONTENIDO DEL MENSAJE ESTÉ LIGADO A UNA SERIE DE
DATOS CORRESPONDIENTES CON ESTRUCTURA Y CONTEXTO
_at_
e-mail completo

• Información sobre el receptor
• Información sobre el autor
• Información sobre la persona que remite (si es
  diferente al autor
• Hora y fecha de envío por autor/remitente y de
  recepción
• Subjet o título
• Actividad o transacción
• Información sobre transmisión y sobre el formato
  de datos

FuenteAustralia
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Elaboro procedimientos, instrucciones y registros
para normalizar el trabajo respetando los
requisitos de gestión documental
MANUAL DE GESTIÓN , LISTA DE COMPETENCIAS,
Programa de Formación documental
Registro de habilidades y necesidades formativas
Registros de E/S documentos Registros o
inventarios de Correspondencia, expedientes,
etc. Registros de Transferencias, acceso,
consultas, préstamos Índices, pantallas de salida
Control de la gestión documental
Rendimiento
Conformidad
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_at_
Registro General de documentos Registros de
correspondencia de Entrada y de Salida
auxiliares en oficinas
CONTROL
Modelos en fotocopias
Asiento en el Registro según orden temporal de
recepción o de salida Sellado (Salida /Entrada)
Data archivísticamente Distribución a su
lugar de destino o reparto interno Ordenación
cronológica (fecha de salida) con respuesta
40
endógeno
Sellos de registro
Razón social
Registro Salida
copia
TEXTO
Nº
Firma
RS
Fecha
Organismo
DIRECCIÓN
Razón social
RE
Registro de Entrada
TEXTO
Nº
Firma
RS
Fecha
Organismo
Dirección
exógeno
41
Tiempo de recepción de la correspondencia Tiempos
o retrasos en envío o despacho de
correspondencia Tasa de correspondencia no
incorporada al expediente Tasa de e-mail no
clasificados Tasa de e-mail sin control de
acceso Tasa de correspondencia recibida
/semana Tasa de e-mail copias de seguridad
Control de conformidad Control de rendimiento