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Empoderamiento y Delegación Efectiva

• Camilo Andrés Daza
• Administrador de Marketing y Publicidad
• Especialista en Pensamiento Estratégico y
  Prospectiva
• Universidad Externado de Colombia

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• Consecuencias Negativas de los Síntomas de las
  Empresas Tradicionales
• Trabajo repetitivo y sin importancia.
• Confusión en la gente.
• Falta de confianza.
• Falta de contribución en las decisiones.
• No se sabe si se trabaja bien.
• Nadie sabe lo que esta sucediendo.
• Poco tiempo para resolver los problemas.
• Otros resuelven los problemas de uno.
• No se da crédito a la gente por sus ideas o
  esfuerzos.
• Falta de recursos, conocimientos, entrenamiento.

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El Empowerment
El Empowerment quiere decir potenciación o
empoderamiento que es el hecho de delegar poder y
autoridad a los subordinados y de conferirles el
sentimiento de que son dueños de su propio
trabajo.
Empowerment es una herramienta de la calidad
total que en los modelos de mejora continua y
reingeniería, así como en las empresas ampliadas
provee de elementos para fortalecer los procesos
que llevan a las empresas a su desarrollo.
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To empower dar o conceder poder facultar,
habilitar, capacitar, autorizar, dar poder de,
potenciar, permitir, empoderar, otorgar el
derecho (o la facultad) de, etc. Conferir
poderes (en el sentido comercial o legal)
apoderar, comisionar. Empowerment potenciación,
empoderamiento, apoderamiento. Empowered
facultado, potenciado, fortalecido. Powered
potenciado.
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• Premisas del EmpowermentEstas premisas deben ser
  promovidas por la dirección, en cascada y en
  todos los niveles, estas son
• Responsabilidad por áreas o rendimientos
  designados.
• Control sobre los recursos, sistemas, métodos,
  equipos.
• Control sobre las condiciones del trabajo.
• Autoridad (dentro de los limites definidos) para
  actuar en nombre de la empresa.
• Nuevo esquema de evolución por logros.

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• Características de las Empresas que han
  Experimentado el Empowerment.
• El puesto le pertenece a cada persona.
• La persona tiene la responsabilidad, no el jefe o
  el supervisor, u otro departamento.
• Los puestos generan valor, debido a la persona
  que esta en ellos.
• La gente sabe donde esta parada en cada momento.
• La gente tiene el poder sobre la forma en que se
  hacen las cosas.
• El puesto es parte de lo que la persona es.
• La persona tiene el control sobre su trabajo.

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• Resultados Positivos del Empowerment en las
  Personas
• Su trabajo es significativo
• Ellos pueden desarrollar una diversidad de
  asignaciones.
• Su rendimiento puede medirse.
• Su trabajo significa un reto y no una carga.
• Tiene autoridad de actuar en nombre de la
  empresa.
• Participación en la toma de decisiones.
• Se escucha lo que dice.
• Saben participar en equipo.
• Se reconocen sus contribuciones.
• Desarrollan sus conocimientos y habilidades.
• Tienen verdadero apoyo.

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Cómo integrar a la gente hacia el
empowerment? Existe una premisa que dice " La
gente hace lo que usted espera que hagan". Lo
cual es una arma de dos filos. Si usted no espera
nada de ellos, evidentemente, la gente no hará
nada. pero si usted espera todo, entonces hará
muchas cosas para que la gente de los resultados
esperados.
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Dirección y delegación quién es quién en la
empresa?????

• Para poder dirigir al personal debo tener en
  cuenta algunos estereotipos de personas que
  existen en nuestras compañías, éstos son los más
  comunes, identifíquelos y sépalos manejar

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• Los nuevos
• Los viejos
• Los obstruccionistas
• Los narcisistas
• Los negativos
• Los trepas
• Los actores
• Los holgazanes
• Los parásitos
• Los desleales
• Los pleasers
• Los individualistas
• Los maquiavélicos
• Los políticamente correctos
• Los creativos
• Los líderes
• Los críticos
• Los miméticos
• Los Pepito Grillo

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• Los tres elementos para integrar a la gente son
• Las Relaciones. Las cuales deben ser efectivas y
  sólidas (rieles)
• La Disciplina. Debe existir un orden y se deben
  definir los roles. (Vagones)
• El Compromiso. Congruente y decidido en todos los
  niveles, pero promovido por los lideres y agentes
  de cambio. (Locomotora)

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Herramientas de integración
disciplina
disciplina
Las relaciones
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Los puntos cardinales del empowerment
El complemento funcional

• La convivencia

El compromiso
El sentido de pertenencia
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Cómo crear una empresa con empowerment? Puestos
ideados para que el empleado tenga sentido de
posesión y de responsabilidad. Los atributos que
deben de tener son los siguientes -
Responsabilidad y autoridad.- Diversidad.-
Reto.- Rendimiento Significativo.- Poder para
la toma de decisiones.- Cambios en las
asignaciones de trabajo.- Atención a un proyecto
hasta que se concluya.
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Equipos de trabajo. Estos deben ser organizados y
deben asignárseles sus responsabilidades -
Mejorar calidad.- Auditoria de calidad.-
Selección del líder.- Rotación de puestos.-
Organización interna.- Planificación.
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Pensamientos opuestos al empowerment

• -"si soy el jefe se supone que tengo todas las
  respuestas"
• -"si soy el jefe se supone que no cometo errores"
• -"si estoy a cargo nadie debe cuestionar mi
  autoridad"
• -"si quiero el trabajo bien hecho tengo que
  hacerlo yo"
• -"si creamos nuevas cosas aquí, deben ser con mis
  ideas"

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Empowerment, calidad y conocimiento

• Edward Deming, relacionaba el conocimiento
  profundo con la calidad. Lograrla dependía del
  uso que le dábamos a tal conocimiento, el cual se
  define como una mezcla de cuatro factores
  principales
• - El entendimiento de la psicología del ser
  humano.- La manera en que la gente aprende.- El
  sistema bajo el cual trabaja.- El sistema de
  medición usado para identificar consistentemente
  la variabilidad en la producción o prestación de
  servicios.

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Capacitación y empoderamiento
Diseñar un plan de capacitación integral, además
del entrenamiento en habilidades de equipo, deben
desarrollar habilidades técnicas y de acuerdo a
cada puesto de trabajo.
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Entrenamiento en habilidades interpersonales para
resolver problemas, que consisten en - Controlar
conflictos.- Resolver Problemas.- Evaluar
Diferencias.- Apoyar a sus compañeros.- Ayuda
en toma de decisiones.- Participar en
reuniones.- Comunicar ideas.- Organizarse.
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Desarrollar el liderazgo. - Mantenga e
incremente el autoestima.- Escuche y responda
con empatia.- Pida ayuda y aliente la
participación. Implantación. - Desarrollar
visión compartida y promover valores claros y
entendibles.- Diseñar adecuadamente puestos.-
Crear sistemas que apoyen.- Establecer esquemas
de comunicación adecuadas.- Selección cuidadosa
del personal.- Dar entrenamiento.
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Cambio y Empowerment La mayoría de la gente sólo
puede implantar unos cuantos cambios a la vez. Si
se les pide que cambien muchas cosas en una sola
vez, entonces sufren el efecto conocido como
"Parálisis por análisis". Dado que la gente, para
cambiar debe poseer el cambio.
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qué quieren las empresas?

• o Estar orientadas al cliente. Los clientes son
  los que "escriben los cheques."
• o Ser efectivas en costos. Los consumidores
  quieren calidad al menor costo.
• o Ser rápidos y flexibles. Los negocios que son
  rápidos en adaptarse tendrán éxito.
• o Mejorar continuamente. Si la empresa no mejora
  continuamente, esta muriendo.

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La gente tiene cuatro preocupaciones 1. La
gente quiere mas información.2. Se pregunta como
el cambio los afectara personalmente.3. Se
pregunta que necesitara para implantar el
cambio.4. Se pregunta acerca del impacto o
beneficios del cambio.
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Implementación Práctica del Empowerment

• 1. Conseguir el total apoyo de los superiores al
  proyecto.
• 2. Definir la visión del proyecto y
  compartirla con todos los que participan en él.
• 3. Desarrollar el enfoque de la organización, las
  estrategias y los valores, lo cuales deberán ser
  compartidos por los integrantes de la
  organización.
• 4. Crear equipos de trabajo de una forma
  continua.

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• 5. Formar a la mano de obra de la organización en
  los conceptos vinculados con el liderazgo, la
  delegación, equipos autodirigidos, entre otros.
• 6. Diseñar adecuadamente los puestos Tareas,
  objetivos y responsabilidades incorporados a cada
  uno de ellos y comunicar a todos los interesados
  al respecto.

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• 7. Definir correctamente los objetivos a
  escala corporativa y los que se esperan de cada
  individuo y que deben estar alineados con la
  estrategia de la organización.
• 8. Formar sistemas de comunicación apropiados
  para tener feedback sobre el sistema.

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• 9. Definir sistemas de gestión del desempeño
  para evaluar y desarrollar el rendimiento de cada
  uno de los integrantes de la empresa señalando
  los puntos fuertes y débiles y planes de acción
  consecuente así como planes de carrera asociados.
• 10. Implementar equipos multiplicadores (EAR)
  de capacitación, operación, y evaluación.

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(EAR) Equipos de Alto Rendimiento

• Se requiere trabajar en equipo para lograr un
  cambio en la cultura del trabajo. De esta manera,
  el empowerment se puede establecer con seguridad.
• Además, si se canalizan las energías para un
  objetivo común, se logra una sinergia, es decir
  que las cosas se realizan en conjunto, pues
  indica que, cuando todas las áreas del negocio se
  orientan hacia el mismo objetivo, las acciones
  paralelas de entidades separadas tienen en su
  totalidad un efecto mayor que la suma de sus
  efectos individuales.

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Cuando se crea un equipo de alta eficiencia, se
deduce un proceso de desarrollo y en su camino se
atraviesa por tres etapas para poder alcanzarla,
los cuales son los siguientes

• 1. Fase 1 Reclutamiento de los individuos.
  Cuando los equipos tienden a centrarse en la
  persona, a tener objetivos individuales, a no
  compartir responsabilidades, a evitar cambios y a
  no enfrentar el conflicto.
• 2. Fase 2 Grupos. Cuando los integrantes
  desarrollan una identidad grupal, definen sus
  roles, esclarecen su propósito y establecen
  normas para trabajar juntos.
• 3. Fase 3 Equipo. Cuando los equipos se
  concentran en el propósito, los integrantes no
  sólo lo entienden sino que están comprometidos
  con él y lo utilizan para orientar las acciones y
  decisiones.

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Es necesario aprender a mirar hacia delante
juntos, antes que nos estrellemos con la realidad
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Por qué es importante contar con equipos de
trabajo de alto rendimiento?

• Porque permiten mejorar tanto la
  productividad como la calidad de vida de los
  trabajadores. Además los equipos desarrollan más
  y mejores soluciones y aprenden más rápido.

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Cuándo es apropiado formar equipos de alto
rendimiento?

• Cuando el clima laboral y/o la productividad del
  grupo no es óptima
• Cuando las personas que lideran un grupo no saben
  como desarrollar las conductas apropiadas

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Cuándo es apropiado formar equipos de alto
rendimiento?

• Cuando el funcionamiento de un equipo de trabajo
  no permite lograr las metas esperadas.
• Cuando se necesita formar nuevos equipos para
  tareas específicas

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Cuándo es apropiado formar equipos de alto
rendimiento?

• Cuando dos o más equipos deben interrelacionarse
  para producir un resultado eficaz.
• Cuando no existe una identificación del empleado
  con la empresa

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Factores influyentes en un rol de trabajo
Factores externos
Calidad personal
Personalidad y cualidades
Conocimientos
Habilidades innatas
Inteligencia emocional
Inteligencia lógica
Experiencia
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Teoría de roles en EAR (Meredith Belbin)
Roles de Acción
Roles Sociales
Roles de Reflexión
Cerebro
Investigador de recursos
Impulsor
Monitor e valuador
Coordinador
Implementador
Finalizador
Especialista
Cohesionador
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CARACTERISTICAS DE UN EQUIPO DE ALTO RENDIMIENTO

• Mentalidad abierta y flexible al cambio
• Métodos de trabajo
• Misión y visión
• Resultados con calidad
• Alto nivel de compromiso
• Integralidad
• Facilitadores de procesos

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CARACTERISTICAS DE UN EQUIPO DE ALTO RENDIMIENTO

• Comunicación efectiva
• Lideres
• Alto nivel de responsabilidad
• Creatividad
• Iniciativa
• Prioridades calaras
• Aprendizaje permanente
• Manejo de procesos

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Etapas de progreso de un EAR
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Etapas de implementación de un EAR
Comisión EAR
Equipamiento
Elección
Envisionamiento
Preselección
Observación e investigación
Detección de necesidades
Monitoreo
Evaluación
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Qué es la toma de decisiones?
La toma de decisiones es un proceso en el que uno
escoge entre dos o más alternativas. Todos y cada
uno de nosotros nos pasamos todos los días y las
horas de nuestra vida teniendo que tomar
decisiones. Algunas decisiones tienen una
importancia relativa en el desarrollo de nuestra
vida, mientras otras son gravitantes en ella.
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La decisión, factor predominante de la vida diaria
Espíritu
La toma de decisiones, es inherente al ser humano
desde sus comienzos. Según algunos pensadores, la
decisión tiene su origen en la psiquis, (el alma)
Pneuma
Cuerpo
Alma
Soma
Psiquis
Sentimientos
Intelecto
Voluntad
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Características de una decisión
Efectos futuros
Reversibilidad
Impacto
Calidad
Periodicidad
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Efectos futuros
Tiene que ver con la medida en que los
compromisos relacionados con la decisión afectará
el futuro. Una decisión que tiene una influencia
a largo plazo, puede ser considerada una decisión
de alto nivel, mientras que una decisión con
efectos a corto plazo puede ser tomada a un nivel
muy inferior.
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Reversibilidad
Se refiere a la velocidad con que una decisión
puede revertirse y la dificultad que implica
hacer este cambio. Si revertir es difícil, se
recomienda tomar la decisión a un nivel alto
pero si revertir es fácil, se requiere tomar la
decisión a un nivel bajo.
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Impacto
Esta característica se refiere a la medida en que
otras áreas o actividades se ven afectadas. Si el
impacto es extensivo, es indicado tomar la
decisión a un nivel alto un impacto único se
asocia con una decisión tomada a un nivel bajo.
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Calidad
Este factor se refiere a las relaciones
laborales, valores éticos, consideraciones
legales, principios básicos de conducta, imagen
de la compañía, etc. Si muchos de estos factores
están involucrados, se requiere tomar la decisión
a un nivel alto si solo algunos factores son
relevantes, se recomienda tomar la decisión a un
nivel bajo.
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Periodicidad
Este elemento responde a la pregunta de si una
decisión se toma frecuente o excepcionalmente.
Una decisión excepcional es una decisión de alto
nivel, mientras que una decisión que se toma
frecuentemente es una decisión de nivel bajo.
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Tipos de problemas y decisiones
Problemas mal estructurados
Diversos problemas se presentan a la hora de
tener que tomar decisiones
Problemas bien estructurados
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Tipos de problemas
Problemas mal estructurados
Muchos problemas enfrentados por los mandos
suelen ser problemas mal estructurados. Son
totalmente nuevos. La información sobre ellos es
ambigua e incompleta.
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Tipos de problemas
Problemas bien estructurados
El objetivo del tomador de decisiones es claro
el problema es familiar y la información acerca
del problema es fácil de definir y completar.
Estos problemas se llaman "bien estructurados".
El modelo de toma racional de decisiones está en
esencia diseñado para responder a estos problemas.
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Tipos de decisiones
Decisión no programada
Las decisiones, al igual que los problemas pueden
estar divididos en dos categorías.
Decisión programada
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Tipos de decisiones
Decisión no programada
La reestructuración de una organización o cerrar
una división no rentable, son ejemplos de
decisiones no programadas. Sus características
que son únicas y no concurrentes. Cuando un mando
confronta un problema mal estructurado o uno que
es nuevo, no tiene solución instantánea. Requiere
de un tratamiento específico y a su medida. La
creación de una estrategia de mercado para un
nuevo producto representa un ejemplo de decisión
no programada.
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Tipos de decisiones
Decisión programada
Las decisiones son programadas en la medida en
que son repetitivas y rutinarias, así mismo en la
medida en que se ha desarrollado un método
definitivo para poder manejarlas. Al estar el
problema bien estructurado, el mando no tiene
necesidad de pasar por el trabajo y gasto de
realizar un proceso completo de decisión.
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Tipos de decisiones
Decisión programada
Las decisiones programadas tienen tres guías que
aseguran una toma de decisiones eficaz frente a
un problema
Procedimientos
Reglas
Políticas
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Guías para decisiones programadas
Procedimientos
El procedimiento son los pasos secuenciales que
un mando puede usar para responder a un problema
estructurado. La única dificultad real está en
identificar el problema, una vez el problema
identificado el proceso es de acción inmediata.
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Guías para decisiones programadas
Reglas
Una regla es un enunciado explícito que dice al
mando lo que uno tiene que hacer. Las reglas las
aplican con frecuencia los mando cuando
confrontan un problema bien estructurado, porque
son simples de seguir y garantizan consistencia.
Así mismo las reglas acerca de la impuntualidad y
ausentismo permiten a los mandos tomar decisiones
de disciplina y con un alto nivel de justicia.
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Guías para decisiones programadas
Políticas
Una tercera guía para las decisiones programadas
es la política. Dar directrices para canalizar el
pensamiento del mando en una dirección concreta.
Aquí se incluye el contexto del clima
organizacional.
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EL PROCESO RACIONAL DE TOMA DE DECISIONES

• Determinar la necesidad de una decisión.
• Identificar los criterios de decisión.
• Asignar peso a los criterios.
• Desarrollar todas las alternativas.
• Evaluar las alternativas.
• Seleccionar la mejor alternativa.
• Seguimiento y control de la decisión

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Requisitos para el sostenimiento del empowerment

• Satisfacción personal Es importante que el
  trabajo resulte satisfactorio y relevante, debe
  ser una vía adecuada para reflejar valores,
  desarrollar conocimientos y habilidades, y asumir
  responsabilidades.
• Responsabilidad Los subordinados deben
  sentirse responsables de las funciones que
  realizan. Deben acostumbrarse a asumir
  responsabilidades, a tomar decisiones y tener en
  cuenta al gerente como punto de apoyo.
• Coaching Los dirigentes orientan, apoyan y
  enseñan con el fin de una mejora continua de la
  actuación y desarrollo profesional.

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• Autoestima El trabajador podrá probar
  cosas nuevas acentuando su deseo de aprender. El
  superior fomentará esta autoestima escuchando y
  entendiendo a sus empleados.
• Participación Se implantará una continua
  comunicación y despliegue de información entre
  jefes y empleados.
• Control Se graduará y adaptará el control
  de acuerdo con la personalidad de la persona
  controlada.

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• Medición Cada individuo tendrá la
  capacidad de conocer su rendimiento y las
  probables vías de mejora.
• Alcance del control Una gran cantidad de
  trabajadores por gerente y la pirámide jerárquica
  se hará más pequeña al desarrollando el auto
  liderazgo de cada subordinado.
• Trabajo en equipo Se crearán equipos
  autogestionados donde lo que más importa son cada
  uno de los integrantes y las decisiones que toma
  en grupo de forma unánime.

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• Interdependencia Se deben conservar de las
  relaciones interpersonales y el manejo de
  situaciones de conflicto, lo cual tiene que ser
  labor cotidiana de todos, sin recurrir
  necesariamente a los gerentes.
• Formación técnica Formación técnica y
  humana para los subordinados, así como técnicas
  de dirección y supervisión para los puestos de
  mando.
• Sentido comercial en toda la organización
  La percepción de los clientes de una empresa
  empieza a aumentar debido al trato que reciben de
  toda persona vinculada con la misma.
• Tecnología de la información Los medios de
  comunicación posibilitan la toma de decisiones,
  haciendo posible contar con empresas más
  dinámicas y modernas, dispuestas a asumir con
  premura cambios y nuevas tendencias.

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7 Recomendaciones finales para el empowerment

• Aclare las reglas del juego.
• Identifique el potencial de su gente.
• Aclare sus objetivos más allá de cualquier duda.
• Asigne el proyecto y los recursos para
  desarrollarlo.
• Acuerde un cronograma de seguimiento
• Retroalimente al colaborador sobre su avance
• Reconozca públicamente el éxito del proyecto