Fundamentos de Erate Erate for Beginners

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Fundamentos de E-rate (E-rate for Beginners)

• John Noran
• Schools and Libraries Division
• Universal Service Administrative Company
• Noviembre de 2004

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Generalidades

• Mecanismo de Asistencia a Escuelas y Bibliotecas
• Proporciona descuentos a escuelas y bibliotecas
  elegibles para Servicios de telecomunicaciones,
  Acceso a Internet, Conexiones internas y
  Mantenimiento básico.
• Los solicitantes pueden ser escuelas, bibliotecas
  o consorcios, pero solamente los receptores
  elegibles de servicios pueden solicitar
  descuentos.
• Deben solicitar los descuentos cada año.
• Límite de financiación 2.250 millones por año.
• Del 1 de enero de 1998 al 7 de septiembre de
  2004, se otorgaron más de 13.700 millones en
  financiación a escuelas y bibliotecas elegibles.

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Historial

• El Mecanismo de Asistencia a Escuelas y
  Bibliotecas comenzó a conceder descuentos a
  partir del 1 de enero de 1998
• Ley de telecomunicaciones de 1996
• El Congreso ordenó a la FCC establecer reglas
  competitivamente neutras para mejorar, en la
  medida técnicamente factible y razonable, el
  acceso a telecomunicaciones y servicios de la
  información avanzados para todas las aulas de
  escuelas primarias y secundarias públicas y sin
  fines de lucro y bibliotecas.
• Primer Reporte y Orden (FCC 97-157)

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Elegibilidad
Solicitantes

• Entidades Elegibles
• Escuelas
• Deben cumplir con la definición legal de escuela
  primaria o secundaria encontrada en la Ley Ningún
  Niño es Dejado Atrás de 2001.
• Debe ser una escuela diurna o residencial sin
  fines de lucro, incluidas las escuelas
  contratadas públicas, que proporciona educación
  primaria o secundaria, según lo estipulado por la
  legislación estatal.
• No debe operar como negocio con fines lucrativos.
• No debe tener una dotación superior a 50
  millones.

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Elegibilidad
Solicitantes

• Entidades Elegibles
• Bibliotecas
• Deben cumplir con la definición de biblioteca o
  consorcio bibliotecario encontrada en la Ley de
  Servicios y Tecnología de Bibliotecas (LSTA) de
  1996.
• Deben ser elegibles para asistencia de una
  agencia administrativa estatal de bibliotecas en
  virtud de LSTA.
• El presupuesto debe ser totalmente separado de
  cualquier escuela.
• No deben operar como negocio con fines lucrativos.

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Elegibilidad
Proveedores de Servicios

• Proveedores de Servicios
• Deben presentar el Formulario 498 de la FCC,
  Formulario de Información sobre el Proveedor de
  Servicio
• Solicitar un número de identificación de
  proveedor de servicio (SPIN)
• Proporcionar/actualizar la información de
  contacto.
• Deben presentar el Formulario 473 de la FCC,
  Formulario de Certificación Anual de Proveedor de
  Servicio con carácter anual
• Requerido para pagar las facturas.

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Empresa de Telecomunicaciones
Proveedores de Servicios

• Proveedores de servicios de telecomunic.
• Deben contribuir al Fondo de Servicio Universal,
  si es aplicable.
• Deben proporcionar servicios de
  telecomunicaciones comúnmente para ser
  considerados como empresa de telecomunicaciones.
• Para ello, deben
• (1) permitir al cliente transmitir información de
  su propio diseño y elección, sin cambiar la forma
  o el contenido de la misma, y
• (2) proporcionar esa capacidad por una tarifa
  directamente al público o a clases de usuarios
  tales que esté disponible para el público (ej.
  que se comprometa a servir igualmente a todos los
  potenciales usuarios).

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Empresa de Telecomunicaciones
Proveedores de Servicios

• Empresas de Telecomunicaciones
• Deben presentar el Formulario 499A de la FCC con
  carácter anual y marcar al menos una casilla en
  la linea 227, y presentar los Formularios 499Q de
  la FCC si es aplicable.
• Deben revisar el Formulario 498 de la FCC Para
  reflejar la Identificación del presentador del
  Formulario 499 de la FCC.
• El Proveedor debe ser designado como elegible en
  la base de datos de SLD.
• El Proveedor no puede proporcionar servicios de
  telecom. si no ha sido designado como empresa de
  telecom.

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Elegibilidad

• Servicios Elegibles
• Prioridad 1
• Servicios de telecomunicaciones (local y larga
  distancia, línea tradicional e inalámbrica,
  voz/datos/vídeo)
• Acceso a Internet
• Prioridad 2
• Conexiones internas (conmutadores, hubs,
  enrutadores, cables)
• Mantenimiento básico de conexiones internas
• Prioridad 1 financiada primero, luego la 2
  financiada comenzando con los solicitantes que
  más lo necesitan (90, 89, 88, etc.)
• Lista de servicios elegibles en el sitio Web

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Cálculo de Descuentos
Solicitantes

• Cálculo de Descuentos
• Programa Nacional de Almuerzos Escolares (NSLP)
• Escuelas individuales comienzan con el
  porcentaje de estudiantes elegibles para NSLP
  para su escuela
• Distritos escolares comienzan con los
  porcentajes de NSLP de escuelas individuales en
  el distrito, calculan el promedio ponderado de
  todas las escuelas
• Bibliotecas comienzan con el porcentaje de
  etudiantes elegibles para NSLP para el distrito
  escolar en el que se encuentra la biblioteca
• Consorcios calculan el promedio simple de
  descuentos de los miembros
• Estado urbano o rural del condado en el que está
  la escuela o biblioteca (del sitio Web)

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Proceso de Solicitud
Solicitantes

• Plan Tecnológico Qué es mi plan?
• Formulario 470 de la FCC Qué servicios deseo?
• Formulario 471 de la FCC Qué servicios pedí?
• Formulario 486 de la FCC Cuándo comenzaron los
  servicios?
• Formulario 472 o 474 de la FCC Cómo recibo
  reembolsos o descuentos?
• Presentación/certificación en línea disponible
  para la mayoría de los formularios

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Proceso de Solicitud
Proveedores de Servicios

• Formulario 498 de la FCC Qué es mi SPIN?
• Formulario 499A de la FCC para empresas de
  telecom. Qué responsabilidades tengo para con
  el Fondo de Servicio Universal?
• Formulario 473 de la FCC Qué debo hacer para
  recibir pago de una factura?
• Formulario 472 o 474 de la FCC Cómo envío
  facturas a USAC?
• Presentación en línea disponible para la mayoría
  de los formularios
• Certificación en línea del proveedor actualmente
  en consideración

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Planificación Tecnológica
Solicitantes

• Planes Tecnológicos
• No requeridos para servicios telefónicos locales
  básicos, celular y/o larga distancia, y/o buzón
  de voz
• Debe estar escrito antes de presentar el
  Formulario 470 de la FCC
• Debe estar aprobado por un aprobador certificado
  por SLD antes de presentar el Formulario 486 de
  la FCC o comenzar los servicios, lo que suceda
  primero
• Debe cubrir cinco áreas
• Objetivos / Estrategias para usar tecnología
• Desarrollo profesional
• Evaluación de necesidades
• Suficiente presupuesto
• Proceso de evaluación

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Planificación Tecnológica
Proveedores de Servicios

• Los proveedores de servicios pueden ofrecer
  asistencia técnica NEUTRA.
• Los proveedores de servicios no pueden hacer de
  aprobadores del plan tecnológico.

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Formulario 470 de la FCC
Solicitantes

• Formulario 470 de la FCC
• Abre un proceso de licitación competitiva
• El solicitante es responsable de garantizar un
  proceso abierto y justo y de seleccionar el
  proveedor más asequible de los servicios deseados
• Debe esperar 28 días después de PUBLICAR el
  Formulario 470 de la FCC para seleccionar el
  proveedor, firmar el contrato y firmar y
  presentar el Formulario 471 de la FCC
• Puede presentarse una vez para contratos de
  varios años, pero el Formulario 470 de la FCC y
  la RFP deben indicar la intención de firmar el
  contrato de varios años con extensiones
• Hacer la RFP disponible o enumerar los
  servicios/funciones específicos y la
  cantidad/capacidad

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Proceso de Licitación Competitiva
Proveedores de Servicios

• Formulario 470 de la FCC
• Los proveedores de servicios pueden ofrecer
  información básica, como la cronología y fechas
  límites.
• El proveedor o su consultor no pueden completar
  el Formulario 470 de la FCC.
• El proveedor o su consultor no pueden firmar el
  Formulario 470 de la FCC.
• El proveedor o su consultor no pueden presentar
  el Formulario 470 de la FCC.
• Los proveedores de servicios no pueden preparar
  la RFP.
• Los proveedores de servicios pueden aportar
  información sobre asuntos técnicos.

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Proceso de Licitación Competitiva
Ambos

• Obligación de Pagar la Parte Sin Descuento
• Los solicitantes deben pagar su parte del costo
  (la parte sin descuento) no se puede donar,
  perdonar ni ignorar.
• Los proveedores de servicios no pueden cancelar
  ni acreditar la parte del solicitante.
• Las ofertas de reducción de precios deben
  incorporarse en la cantidad total predescuento.
• El proveedor de servicio debe facturar al
  solicitante por la parte sin descuento de los
  servicios.

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Formulario 470 de la FCC
Solicitantes

• Carta de Notificación de Recibo del Formulario
  470 (RNL)
• Página introductoria con recordatorios y fechas
  importantes
• Notifica al solicitante que se ha publicado el
  Formulario 470 en el sitio Web de SLD
• El sistema generará la RNL para Formularios 470
  presentados en línea una vez que se hayan
  presentado pero antes de que hayan sido
  certificados.
• El formulario DEBE ser certificado antes de la
  fecha límite del plazo de solicitud del
  Formulario 471.
• Contiene una Fecha Permitida de Selección del
  Vendedor/Concesión de Contrato

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Formulario 471 de la FCC
Solicitantes

• El Formulario 471 de la FCC
• Proporciona información específica sobre
  servicios, proveedores seleccionados y contratos
• Proporciona información sobre el cálculo del
  descuento
• Debe presentarse para cada año de financiación
• Debe estar sellada el o antes del último día del
  plazo de solicitud del Formulario 471 de la FCC
• El solicitante certifica conformidad con las
  reglas, que incluyen garantizar el acceso a
  recursos para utilizar con eficacia los
  descuentos.

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Formulario 471 de la FCC
Proveedores de Servicios

• Deberían proporcionar siempre SPIN e información
  de contacto correctos.
• Se recomienda que
• proporcionen asesoramiento al solicitante sobre
  sus servicios y la funcionalidad durante el
  proceso de solicitud
• ayuden proporcionando información para el adjunto
  del Item 21 para sus servicios
• ayuden a proporcionar al solicitante números de
  cuentas para facturación y números de contratos.

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Formulario 471 de la FCC
Solicitantes

• Carta de Acuse de Recibo del Formulario 471 de la
  FCC (RAL)
• Página introductoria de recordatorios y fechas
  importantes
• Proporciona confirmación de cierta información
  del Formulario 471 de la FCC
• Los errores pueden corregirse enviando una copia
  de la RAL con los errores marcados y la
  información correcta al lado plazo tres
  semanas.
• Las reducciones de solicitud de financiación
  también pueden enviarse antes de que se asignen
  los fondos.

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Revisión de la Solicitud
Solicitantes

• Revisión de Solicitudes
• Revisión por PIA, que puede incluir
• Proceso de licitación competitiva
• Contratos
• Cálculo de descuentos
• Suficiente presupuesto
• Establecer el Formulario 470 de la FCC
• Plan Tecnológico
• Proporcione información con prontitud, pero puede
  pedir más tiempo si lo necesita
• Guarde la documentación

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Asignación de Fondos
Ambos

• Carta de Decisión de Asignación de Fondos
• Página introductoria de recordatorios y fechas
  importantes
• FCDL reporta el estado de las solicitudes
  individuales de financiación
• Financiada
• No financiada
• Todavía no financiada (Conexiones internas)
• El proveedor de servicio no recibe este estado
• Cancelada
• Puede recibir más de una FCDL

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Formulario 486 de la FCC
Solicitantes

• Formulario 486 de la FCC
• Notificación que los servicios han comenzado y
  que el SLD puede pagar las facturas
• Certifica que el Plan Tec. (si es requerido) ha
  sido aprobado.
• Si el Plan Tec. no ha sido aprobado por un
  aprobador certificado por SLD, la solicitud puede
  ser denegada y no se pagarán las facturas.
• Certifica el estado en virtud de la Ley de
  Protección Infantil en Internet (CIPA).
• Los líderes del consorcio pueden tener que reunir
  las certificaciones CIPA de los miembros del
  consorcio en un formulario aparte (Formulario 479
  de la FCC).

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Formulario 486 de la FCC
Ambos

• Fecha Límite de Presentación del 486
• El Formulario 486 debe estar sellado a más
  tardar
• 120 días después de la Fecha de Inicio del
  Servicio del Formulario 486 O
• 120 días después de la fecha de la Carta de
  Decisión de Asignación de Fondos
• lo que suceda más tarde.
• Si el Formulario 486 está sellado con una fecha
  posterior a la mencionada arriba, la fecha de 120
  días a partir de la fecha de sello del 486 será
  la fecha de comienzo para los servicios con
  descuento y puede reducirse la financiación.

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Formulario 486 de la FCC
Ambos

• Carta de Notificación del Formulario 486 de la
  FCC
• Página introductoria de recordatorios y fechas
  importantes.
• Confirma que se ha presentado satisfactoriamente
  el Formulario 486.
• SLD aceptará facturas de los solicitantes y
  proveedores de servicios cuando se haya procesado
  satisfactoriamente el Formulario 486.

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Fechas Límite de Realización del Servicio
Ambos

• Servicios Recurrentes
• 30 de junio del año de financiación
• Servicios no recurrentes
• 30 de septiembre tras el cierre del año de
  financiación
• Fecha límite extendida automáticamente al 30 de
  septiembre del año siguiente para FCDL,
  aprobaciones de sustitución de servicio y
  aprobaciones de cambio SPIN con fecha no
  posterior al 1 de marzo del año de financiación.
• Los solicitantes pueden solicitar una extensión
  por razones específicas que conlleven
  dificultades en la realización de los servicios
  por parte del proveedor.
• Para más información, consulte el sitio Web.

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Formulario 473 de FCC
Proveedores de Servicios

• Formulario 473 de FCC Formulario de
  Certificación Anual de Proveedor de Servicio
  (SPAC)
• Los proveedores de servicios deben presentarlo
  cada año.
• SLD sólo pagará facturas para un año de
  financiación si se ha presentado un SPAC para ese
  año.
• Los SPAC son necesarios para BEAR y SPI.
• La herramienta de búsqueda SPIN en el sitio Web
  de SLD contiene los años de financiación para los
  que existe un SPAC.

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Facturas
Ambos

• Facturas Formulario 472 o 474 de la FCC
• BEAR (Reembolso de Solicitante de Entidad
  Facturada). El solicitante presenta el Formulario
  472 de FCC y el proveedor de servicio lo
  certifica después de que el solicitante reciba
  los servicios y los pague en su totalidad.
• O
• SPI (Factura del Proveedor de Servicio). El
  proveedor de servicio presenta el Formulario 474
  de FCC después de proporcionar servicios y
  facturar al solicitante por su porción sin
  descuento.

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Facturas
Ambos

• Fechas Límites para las Facturas
• Las facturas no deben estar selladas más tarde
  de
• 120 días después de la última fecha de recepción
  de servicio O
• 120 días después de la fecha de la Carta de
  Notificación del Formulario 486
• lo que suceda más tarde.
• Si una factura tiene sello de una fecha posterior
  a la mencionada arriba, se denegará el pago.
• Las extensiones de los límites de entrega de
  facturas pueden solicitarse en ciertos casos.
• Vea el sitio Web para más detalles.

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Facturas
Ambos

• Carta de Notificación BEAR
• Página introductoria de recordatorios y fechas
  importantes
• Confirma que se ha presentado satisfactoriamente
  un Formulario 472 (BEAR) de la FCC.
• Indica qué cantidades se están pagando y el
  motivo para las reducciones/denegaciones.
• Notificación Electrónica SPI Reporte de Estado
  de Factura
• El proveedor de servicio puede recibir una
  notificación electrónica.

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Retención de Documentos
Ambos

• Recuerde retener todos los documentos por 5 años.
• Guardar los documentos es ESENCIAL.
• Guarde copias de TODO.
• Guarde estos documentos con archivos E-rate o
  copias, si el departamento de contabilidad tiene
  sus propios archivos.

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Apelaciones
Ambos

• Las decisiones de SLD pueden apelarse a SLD o a
  la FCC.
• En general, se apela primero a SLD.
• Puede apelar a la FCC si SLD no concede la
  apelación.
• Pueden presentarse electrónicamente o en papel.
• Deben recibirse o estar selladas en un máximo de
  60 días a partir de la decisión de SLD.
• Vea el Procedimiento de Apelación en el Área de
  Referencia para consejos específicos.
• Las solicitudes de cancelaciones de reglas deben
  ser presentadas a la FCC.

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Auditorías
Ambos

• Por qué realizamos las auditorías?
• Para proporcionar datos referentes al
  cumplimiento de las reglas del programa.
• Para identificar áreas que necesitan alcance y
  educación.
• Para clarificar reglas del programa que deben
  reforzarse a fin de evitar derroche, fraude y
  abuso.
• Para exigir asignación de responsabilidades para
  el cumplimiento de las reglas del programa.
• Para desalentar el incumplimiento.

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Auditorías
Ambos

• Qué documentos necesitan los auditores?
• Estados de cuentas presupuestarias/financieras
• Plan Tecnológico y carta de aprobación
• Documentación del proceso de licitación
  competitiva
• Documentación del nivel de descuento solicitado
• Copias de los contratos y las extensiones de los
  mismos
• Copias de facturas del proveedor de servicio,
  cheques cancelados, Formularios BEAR, cheques
  BEAR y otra documentación de apoyo
• Inventarios o registros de activos

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Asistencia
Ambos

• Página principal de SLD en el sitio Web de USAC
• www.sl.universalservice.org
• Presentaciones en directo y grabadas con WebEx
• universalservice.webex.com
• Oficina de Servicio al Cliente
• Use el vínculo Submit a Question en el sitio
  Web
• Fax gratuito, 1-888-276-8736
• Teléfono gratuito, 1-888-203-8100
• Lea las instrucciones de los formularios

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