Introducci

1
Introducción a la Gestión de Proyectos con
Microsoft Project

• Justo N. Hidalgo
• (Presentación creada totalmente a partir de
  documentación de Microsoft)

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Índice

• Qué es la administración de proyectos
• Triángulo del proyecto
• Estrategia del proyecto
• Planificación del proyecto
• Seguimiento del proyecto
• Comunicación del plan
• Colaboración

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Qué es la administración de proyectos?

• Se denomina administración de proyectos al
  proceso de planeación, organización y
  administración de tareas y recursos para cumplir
  un objetivo definido, normalmente con unas
  limitaciones de tiempo, recursos o costo.
• Un plan de proyecto puede ser
• Sencillo una lista de tareas y sus fechas de
  comienzo y de fin escritas en un bloc de notas.
• Complejo miles de tareas y de recursos
  interdependientes con un presupuesto de un millón
  de dólares.
• Tres fases principales
• Crear el plan
• Administrar y realizar un seguimiento del
  proyecto
• Cerrar el proyecto

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Triángulo del proyecto (I)

• Tiempo
• El tiempo para completar el proyecto tal y como
  aparece reflejado en la programación del
  proyecto.
• Dinero
• El presupuesto del proyecto, basado en el costo
  de los recursos,es decir, el personal, el
  equipamiento y los materiales necesarios para
  realizar las tareas.
• Ámbito
• los objetivos y las tareas del proyecto, así como
  el trabajo necesario para realizarlos.

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Triángulo del proyecto (y II)

• Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el
  triángulo del proyecto. Al ajustar uno de estos
  elementos se ven afectados los otros dos. Aunque
  los tres elementos son importantes, normalmente
  uno de ellos tendrá más influencia en el
  proyecto.
• La relación entre estos elementos difiere de un
  proyecto a otro y determina la clase de problemas
  que encontrará y las soluciones que puede poner
  en práctica. Si sabe dónde se encuentran las
  limitaciones y dónde la flexibilidad le resultará
  más fácil planear y administrar el proyecto.

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La estrategia del proyecto (I)

• Antes de considerar las tareas del proyecto o los
  recursos que va a necesitar, debe preparar la
  estrategia.
• La estrategia del proyecto le ayuda a crear el
  panorama general del proyecto, de manera que
  tanto usted como otros participantes sepan
  claramente la dirección que va a tomar.

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La estrategia del proyecto (y II)

• Se necesitan los siguientes datos
• Objetivos. Los objetivos y resultados del
  proyecto deben entenderse claramente.
• Suposiciones. Si realiza alguna suposición que
  apoye los objetivos y el resultado con éxito del
  proyecto, necesita especificar estas suposiciones
  por adelantado.
• Limitaciones. Los factores restrictivos o
  limitaciones del proyecto deben estar muy claros.
  La identificación de las limitaciones y
  restricciones puede ayudarle a planear las
  contingencias para posibles problemas.
• Ámbito. El ámbito define las tareas y los
  resultados del proyecto.
• Sirven para
• entender el proyecto
• responder a los cambios que podrían ocurrir una
  vez comenzado el proyecto.

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En qué ayuda Microsoft Project?

• El jefe del proyecto ha de estar al corriente de
  numerosos detalles a la vez que no pierde de
  vista el objetivo final del proyecto.
• Microsoft Project
• almacena los detalles del proyecto en la base de
  datos.
• utiliza esta información para calcular y mantener
  la programación y los costos, creando así el plan
  de proyecto.
• coloca la información que se define y la que
  calcula en campos que contienen tipos de
  información específicos, como nombres o
  duraciones de tareas.
• como si se tratara de una hoja de cálculo,
  Project muestra los resultados de los cálculos
  inmediatamente. Cuando haya especificado toda la
  información de las tareas, podrá averiguar las
  fechas tope de comienzo y de fin de las tareas,
  los requisitos de recursos y la fecha de
  finalización del proyecto.

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Planear el proyecto (I)

• A medida que va creando el plan del proyecto,
  Microsoft Project calcula y crea una programación
  de trabajo basada en la información que se
  proporciona sobre las tareas se han de realizar,
  las personas que trabajan en ellas, el
  equipamiento y suministros utilizados para
  llevarlos a cabo y los costos ocasionados.

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Planear el proyecto (y II)

• Cuando se crea un plan del proyecto, se definen
  los siguientes tipos de información
• Tareas
• Duración
• Dependencias entre tareas
• Recursos
• Costos
• Con esta información, Microsoft Project puede
  calcular la programación, los costos y la carga
  de trabajo de los recursos.

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Tareas

• Actividad con un comienzo y un fin. Los proyectos
  se componen de tareas.

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Duración

• Período total de tiempo de trabajo activo que es
  necesario para completar una tarea. Normalmente
  es la cantidad de tiempo de trabajo desde el
  comienzo hasta el fin de una tarea, definido en
  el calendario del proyecto y del recurso. La
  Duración transcurrida es la cantidad de tiempo
  que necesita una tarea para finalizar, contando
  24 horas diarias, 7 días por semana, incluídos
  los días no laborables y festivos. En la duración
  transcurrida se pueden especificar minutos,
  horas, días y semanas.

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Dependencias entre tareas (I)

• Naturaleza de la relación entre dos tareas
  vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una
  dependencia entre sus fechas de comienzo y de
  fin. Por ejemplo, la tarea Contactar servicios de
  restauración debe finalizar antes de que comience
  la tarea Determinar menús.

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Dependencias entre tareas (y II)

• Tipos de Dependencia entre tareas
• Fin a comienzo (FC)
• La tarea B no puede comenzar hasta que la tarea A
  finalice.
• Comienzo a comienzo (CC)
• La tarea B no puede comenzar hasta que la tarea A
  comience.
• Fin a fin (FF)
• La tarea B no puede finalizar hasta que la tarea
  A finalice.
• Comienzo a fin (CF)
• La tarea B no puede finalizar hasta que la tarea
  A comience.

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Recursos

• Personas, equipamiento y material que se utilizan
  para completar las tareas de un proyecto.

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Costos

• Costo total programado de una tarea, recurso o
  asignación, o de todo el proyecto.
• En ocasiones se denomina costo actual.
• En Microsoft Project, los costos previstos se
  denominan normalmente "presupuesto".

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Realizar el seguimiento del proyecto (I)

• Después de crear un plan del proyecto, hay que
  administrar y realizar el seguimiento del mismo.
• Mediante la revisión periódica del progreso del
  proyecto, puede realizar los cambios necesarios
  para mantener el proyecto dentro de la
  programación y del presupuesto.

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Realizar el seguimiento del proyecto (y II)

• Cuando administra un proyecto, puede utilizar
  funciones como
• Campos personalizados para identificar
  información específica.
• Vistas y tablas para mostrar la información
  exacta que desee revisar.
• Filtros y grupos para centrarse en la información
  que requiere su atención.
• Puede escribir el progreso real de las tareas,
  comparar la información real con el plan original
  y ver cómo está distribuida la carga de trabajo
  de los recursos. Así podrá evitar posibles
  problemas de manera eficiente.

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Comunicar el plan

• Después de crear el plan del proyecto y durante
  la fase de administración, es posible que
  necesite comunicar información del proyecto a
  otras personas, por ejemplo, a los participantes
  o a las personas a las que haya asignado que
  realicen el trabajo. Para comunicarse, puede
  utilizar funciones como
• Impresión y generación de informes para presentar
  información del proyecto en papel a otras
  personas.
• Publicar en HTML o guardar un plan de proyecto en
  un servidor Web para que otros puedan tener
  acceso a la información del proyecto en un sitio
  Web.
• Microsoft Project Server o un sistema de correo
  electrónico para comunicar información del
  proyecto a otras personas.

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Colaborar con el equipo (I)

• Puede coordinar y automatizar los esfuerzos de
  seguimiento y de comunicación con los recursos
  del proyecto mediante la colaboración del equipo
  en línea que puede utilizar para conectarse y
  comunicarse electrónicamente con los recursos.
  También puede incorporar la información
  actualizada al proyecto, lo que facilita mantener
  el plan al día. Hay dos métodos de colaboración
  en línea para Microsoft Project.

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Colaborar con el equipo (II)

• Microsoft Project Server Microsoft Project
  Server y el componente Web, Microsoft Project Web
  Access, son productos complementarios de
  Microsoft Project que puede utilizar para una
  colaboración en línea más completa entre los
  integrantes del equipo, los jefes de proyecto y
  otros participantes.
• Con Microsoft Project Server y Microsoft Project
  Web Access, los integrantes del equipo pueden ver
  su propia lista de tareas e el proyecto en su
  totalidad. Pueden crear tareas nuevas para el
  plan del proyecto y delegar tareas en otras
  personas. Como jefe del proyecto, podrá recibir
  actualizaciones de las tareas e informes de
  estado en formato de texto. Los participantes
  pueden obtener acceso a la información del
  proyecto y revisar el panorama general.

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Colaborar con el equipo (y III)

• Correo electrónico Si los requisitos para la
  colaboración de equipo son sencillos, puede
  utilizar el sistema existente de correo
  electrónico de 32 bits compatible con MAPI para
  intercambiar información básica sobre las tareas
  y el estado con los integrantes del equipo. Una
  vez conectados electrónicamente, usted y su
  equipo pueden utilizar mensajes de correo
  electrónico especiales que genera Microsoft
  Project para asignar tareas, enviar
  actualizaciones de tareas y enviar informes de
  estado en formato de texto.

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Ver la información necesaria

• Vistas, que presentan un subconjunto de
  información del proyecto en un formato fácil de
  interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt
  muestra información básica de tareas en columnas
  y un gráfico de barras.
• Tablas, que definen las columnas mostradas.
• Filtros, que permiten centrarse en tareas o
  recursos específicos.
• También puede agrupar y ordenar la información
  para ver la información del proyecto clasificada
  u ordenada de una manera determinada.

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Crear un plan de proyecto

• Tras definir los objetivos del proyecto y sus
  fases principales, puede comenzar a crear el
  plan.
• empiece un plan de proyecto nuevo y luego escriba
  y organice la lista de tareas que deben
  completarse, junto con la duración de cada tarea
  y cualquier dependencia entre tareas.
• A continuación, agregue las personas, el
  equipamiento y, los materiales y sus costos al
  plan y, a continuación, asigne estos recursos a
  las tareas. Con esta información de recursos y de
  tareas, Microsoft Project crea una programación.
  Puede verificar y ajustar la programación según
  sea necesario.

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Diagramas de secuenciamiento de actividades

• Diagramas de precedencia (Precedence Diagramming
  Method ó Activity-on-node)
• Se representan las actividades como cajas
  conectadas entre sí, representando las
  dependencias.
• Tipos de precedencias
• Final a comienzo
• Final a final
• Comienzo a comienzo
• Comienzo a final

A
C
Start
End
D
B
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Diagramas de Desarrollo de Planificación

• Diagramas de Gantt
• Muestran las fechas de comienzo y final de
  actividad, al igual que las duraciones esperadas,
  y dependencias.
• Muy fáciles de utilizar, muy utilizados.

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Anexo

• Pantallazos de diferentes vistas

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Calendar View
29
Gantt Chart
30
Network Diagram View
31
Task Usage View
32
Gantt View Tracking
33
Resource Graph View
34
Resource Sheet View
35
Resource Usage View