T

1
Tárgyalástechnika
2
Tárgyalás fogalma

• A tárgyalás olyan kölcsönös tevékenység,
  kommunikáció, amelynek célja egy (vitatott) ügy
  szabad beleegyezésen alapuló elintézése.
• Tárgyalás célja
• Tárgyaló partnerünk szabad elhatározásából és
  akaratából mondjon igent, adja beleegyezését.
• Tárgyalás jellemzoje
• A feleknek létezik valamilyen közös érdekük ?
  érdekegyeztetés és érdekérvényesítés komplex
  folyamata

3
Tárgyalás típusa

• Célja szerint
• Kapcsolatépíto (cél az új partner bemutatása,
  megismerése)
• Elokészíto tárgyalás (cél piaci viszonyok
  felderítése, tárgyalás elokészítése)
• Üzletköto tárgyalás (cél áru, tárgy,
  szolgáltatás értékesítése, keret-megállapodások,
  részmegállapodások, teljes megállapodások)
• Zavarelhárító tárgyalás (cél vitás kérdések
  megoldása, akadály elhárítása)

4
Tárgyalás típusa

• Témája szerint
• Adás-vételi témájú (tárgya az áru és
  szolgáltatás adásvétele részei ajánlat, alku,
  megállapodás)
• Együttmuködési témájú (tárgya kooperáció, közös
  fellépés)

5
Tárgyalás típusa

• Alkalmazott stratégia szerint
• Kölcsönös megegyezésre törekvo stratégia
  (együttmuködo magatartás, cél kölcsönösen,
  elonyös szerzodés megkötése, kompromisszumkeresés,
  egyenlo felek)
• Elonyszerzésre törekvo stratégia (eltéro
  értékrendi partnerek, cél minden lehetséges
  elony kihasználása)
• Gyozelmi (harci) stratégia (nincs kölcsönösség,
  nyílt konfrontáció, nagy erokülönbség a felek
  között, egyszeri üzletkötés, pókerarc taktika)

6
Az idotényezo szerepe a tárgyalások során

• Jelentosége
• egyszeri üzletkötésnél van
• új kapcsolat létrehozásánál
• a korábbi együttmuködésben történo alapveto
  változtatások esetén
• Mikor legyen?
• Meddig tartson?
• Milyen napirendi pontokat tárgyaljon?

7
Az idotényezo szerepe a tárgyalások során

• Mikor legyen? a tárgyalás idopontjának kituzése
• Az idopont akkor jó, ha nem nekünk van igazán
  szükségünk az üzlet megkötésére, hanem a másik
  fél szorgalmazza.
• Az együttmuködo partnerek igyekeznek nem
  túlzottan kihasználni a helyzetbol adódó elonyöket

8
Az idotényezo szerepe a tárgyalások során

• Meddig tartson? a tárgyalás idotartamának
  meghatározása
• Meghatározó tényezo
• a megtárgyalásra kerülo témák jellege,
  komplexitása
• a feladatmegoldásba bevont szervezetek száma
• A tárgyalás elején egyeztetni kell a
  rendelkezésre álló idot!

9
Az idotényezo szerepe a tárgyalások során

• Milyen napirendi pontokat tárgyaljon?
• Rendelkezésre álló idotol és megtárgyalandó
  témáktól függ a napirendi pontok száma
• Napirendi pontok rögzítése a meghívón
• Témához kapcsolódó dokumentumok elokészítése
• Tárgyaló partnerek személye, szakértok
• Napirendi pontok száma 3-4 témánál ne többet!
• Fontos a témák kapcsolódása, egymásutánisága
• Napszak megválasztása ? reggeli, délelotti órák
  az emberek ekkor a legfrissebbek
• Hosszabb tárgyalási ido esetén szünet(ek)
  beiktatása!!

10
Környezeti feltételek

• Helyszín kiválasztása
• Kinek a felségterületén? Partnernél, saját
  telephelyünkön, semleges területen
• Többfordulós tárgyalások esetén helyszínek
  kölcsönös cseréje
• Tárgyalóterem kiválasztása
• Megfelelo alapszolgáltatások legyenek megfelelo
  világítás, futés/hutés, szelloztetés,
  hangszigetelés
• Fontos a bútorzat, belso elrendezés (kényelem,
  megfelelo munkafelület), színek (pasztellszínek)
  kiválasztása
• Zavartalan környezet kiválasztása
• Megfelelo világítás (villogó, búgó fénycso
  kicserélése)
• Árnyékolás
• Megfelelo homérséklet
• Zajszigetelés a külso zajok kiszurésére
• Telefonhívások kirekesztése

11
A tárgyalópartnerek jellemzoi és a stratégiai
típusok

• 1. Ösztönös stratégiát követo
• korábbi tapasztalataira, ismertségére,
  kapcsolataira épít
• az elokészületre kevés gondot fordít
• fo módszere a rögtönzés
• tapasztalt emberismero
• jobbára csak a rutintárgyalások, rendelések
  megújítása során állja meg a helyét
• rutinja sablonná alakulhat ? új lehetoségeket
  elsiet
• Elonye
• könnyed kapcsolatteremtés
• magabiztosság
• Hátránya
• kevéssé alkalmazkodó
• igényes, új ajánlatokat nem tud hatékonyan
  képviselni

12
A tárgyalópartnerek jellemzoi és a stratégiai
típusok

• 2. Merev stratégiát alkalmazó
• hosszasan és alaposan felkészül
• rengeteg információt gyujt
• részletesen kidolgozza az ajánlattétel tartalmát
  és módját
• precízen felépíti a leendo tárgyalás egyes
  pontjainak sorrendiségét
• ha partnere eltér a hagyományos logikától, vagy
  váratlan helyzet kérdés merül fel ? megzavarodik,
  kieshet szerepébol

13
A tárgyalópartnerek jellemzoi és a stratégiai
típusok

• 3. Rugalmas stratégiát alkalmazó
• tapasztalatra épít
• egy-egy tárgyalásra tudatosan készül elozetes
  információi kiegészítésével
• improvizálásra képes
• gondolkodásmódja gyors
• a kérdések nem zavarják
• tárgyalásmódja könnyed
• kapcsolatteremtése fejlett
• egyensúlyhelyzetre törekszik

14
Kommunikáció jelentosége tárgyalás közben

• Benyomáskeltés, benyomásszerzés, a tárgyalás
  légkörének megteremtése
• Feszültség oldása bevezeto csevegés
• Tárgyalás ritmusa
• Kezdeményezo szerep
• Nyitási periódus
• Tárgyalás célja
• Tárgyalandó témák sorrendje
• Mindkét fél koncentrál, nyitott az eseményekre
• Tárgyalás

15
Tárgyalás

• Szakaszai
• Felderítés, információgyujtés
• Ajánlattétel
• Alku
• Megállapodás
• Rögzítés, jóváhagyás, aláírás

16
Felderítés, információgyujtés

• Egymás igényeinek megértése
• Álláspontok, kiindulópontok ismertetése, nem
  megvitatása!
• Felfogásunk az egész témáról
• Mit akarunk elérni
• Mely kérdések a legfontosabbak számunkra
• Mivel járulunk hozzá az eredményes alkuhoz
• Reményeink és/vagy aggodalmaink a partnerrel
  kapcsolatban
• Azok a témák, amelyekrol beszélnünk kell

17
Ajánlattétel - alku

• A feleknek együtt kell felderíteniük, hogy
  elérendo céljaik és ajánlataik mennyire fedik
  egymást
• Elvi megegyezés
• Nagy vonalakban való megegyezés
• Részletekben való megegyezés

18
A meggyozés

• A meggyozés mint szándék azt jelenti, hogy el
  akarom érni a partneremnél, hogy megértse, jónak
  tartsa, elfogadja az elgondolásom olyannyira,
  hogy ennek eredményeként mellé álljon, sot, ha
  szükséges, ezután képviselje is

19
Meggyozés vagy legyozés?

• Meggyozés ? legyozés!!
• Meggyozés az együttmuködés stratégiai eszköze
• Legyozés a versengo stratégia eszköze

20
Meggyozés - legyozés
együttmuködés versengés
Célok Közös cél, vagy célokban közös rész Nincs közös cél
Érdekek Közös érdekeltség Ellenérdek
Bizalom Van Csekély, vagy nincs
Befolyás (hatalom) Kétirányú Törekvés az egyirányúra
Kommunikáció Kétirányú, folyamatos Törekvés az egyirányúra (kevés információt kiadni)
21
A meggyozés folyamata

• Elso lépés meghallgatni és megérteni a partnert
• Tisztában lenni információs bázisával,
  fogalomrendszerével, gondolatmenetével
• Megismerni és megérteni érveit, logikáját,
  következtetéseit
• Második lépés a saját elgondolás kifejtése
• A megértést folyamatosan kontrollálva
  elorehaladni
• A szükséges szemlélet kialakítása a befogadóban
• Nem a partner hibája, ha nem érti, amit közlünk!

22
Csoportos tárgyalás

• Delegáció hatékony muködésének feltételei
• Létszám
• Összetétel
• Vezeto személye
• Felkészülés
• Hátország

23
Létszám

• max. a 7-8 fo
• a 8 fos tárgyalási csoport két négy tagú
  delegáció!
• a delegáció irányítása szempontjából is ez a
  létszám a megfelelo
• Gyakori szélesebb köru vitára, megállapodásokra
  van szükség, mint amilyet a delegációvezeto és
  3-4 delegátus átfogni képes ?

24
Létszám

• delegációs tárgyalások három megoldási változata,
  illetve ezek kombinációja
• 1. típus
• az ügylet bonyolultságától függoen maximum 2-3
  fos központi delegáció mellé a tárgyalás
  különbözo szakaszaiban más-más szakember
  kapcsolódik

25
Létszám

• 2. típus
• ha egy idoben több szakértore van szüksége a
  központi delegációnak ? nem teljes értéku
  tárgyaló, hanem tanácsadók részvétele
• a tanácsadónak nincs közvetlen beleszólási joga a
  tárgyalásba
• a delegátusnak adhat, illetve a delegátus kérhet
  tole információkat bizonyos szabályok szerint

26
Létszám

• 3. típus
• a résztémák elkülönülnek, nagy jelentoséguek,
  ezért alapos szakmai ismeretükre van szükség
• párhuzamosan több kiscsoport tárgyalását
  kezdeményezni a központi tárgyalás mellett

27
A delegáció összetétele

• áttekinto és a szükséges mélységig részletezo
  információk a tagok birtokában
• kiválasztás szempontjai
• szakmai kompetencia
• jó kifejezokészség
• jó kommunikációs kompetencia
• döntési jogkör ? hatalom, pozíció megléte a
  tárgyalt téma jelentoségének megfelelo mértékben
• Gyakori a delegáció vezetoje a legmagasabb rangú
  személy, o jogosult az ügy egészében dönteni

28
A vezeto személye

• meghatározó a személyiség ? nincs általánosítható
  tapasztalat, hogy az eloképzettsége szerint
  milyen szakmai háttérrel rendelkezzen
• az ideális delegációvezeto a szituációnak
  megfeleloen tud
• eroskezu irányító, összefogó viselkedést
  tanúsítani
• háttérbe vonulni
• csoporttagokat aktivizálni, elotérbe engedni
• a folyamatot mindvégig átlátni, tudatosan
  szabályozni, kézben tartani
• a delegáció hatékony irányítása személyfüggo
  folyamat

29
A vezeto személye

• az ideális csoportvezeto
• figyelemmel tud lenni a tagok egyéni stílusára
• mérsékelni tudja az aránytalanul nagy
  dominanciával fellépoket
• képes alkalmazkodni a csoporttagok megszokott
  munkastílusához

30
A felkészülés

• néhány ember ? bizonyos közös munka elvégzésére
  alkalmas csoport (delegáció) ? megfelelo
  felkészítés szükséges ? a tagoknak néhány
  alapveto dologban a tárgyalás elott konszenzusra
  kell jutniuk
• a kituzött cél vagy célrendszer értelmezése,
  realitása
• a cél elérését biztosító stratégia
• bizonyos taktikai lépések
• szereposztás
• az egyetértésre jutás kemény viták eredménye
• a konszenzusra jutás folyamatában egymás és a
  vezeto stílusának, felfogásának, hozzáállásának
  megismerése
• kommunikációjuk összehangolódik
• kiderülnek az értelmezésbeli, terminus használati
  eltérések
• információik nagy részét rendezve tisztázódnak
  lehetoségeik és korlátjaik
• egymás szakmai, emberi jellemzoit megismerve ? a
  stratégia és a szereposztás kialakítása

31
A felkészülés

• a felkészületlen delegációk jellemzoi
• megosztottság
• értelmezésbeli különbségek
• bizonytalanságok
• egymás támogatásának hiánya, rivalizálás
• egy jó delegációvezeto mindezeket a
  törvényszeruségeket jól ismeri, és nem engedi el
  a konszenzusra jutással való felkészülést

32
A hátország

• a tárgyaló delegáció ereje, egysége függ az
  otthoni kollégák támogatásától
• támogatás ha az otthon maradt és az ügyben
  dolgozó kollégák ismerik a kituzött célokat,
  egyetértenek azokban, fontosnak tartják azokat
• Bizalom
• a hátországbeliek szükség esetén mindent
  megtegyenek a tárgyalók támogatására
• a tárgyalót hátországa akkor erosíti, ha o is
  bízik az otthon maradottakban
• bizalom kialakulása ? elozetes munkakapcsolat
  szükséges
• kapcsolat alapja a kétirányú kommunikáció
  ?mindkét fél korrekt módon és folyamatosan
  tájékoztatja a másikat, ügyelve a megértésre
• a kölcsönös tájékoztatásnak a tárgyalások
  folyamán is fenn kell maradnia