F

1
FÖRBEREDA OCH PRESENTERA PROJEKTFÖRSLAG
2
3 FASER

• Förberedelse presentation

Förhandlingar
Projektarbete
3
STRATEGISKA BESLUT

• Roll Koordinator (samordnare) eller partner

Skriv egna förslag eller tillsammans
med dina partners.
4
STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN
RISKER MED ATT DELTA SOM PARTNER

• Är budgeten tillräcklig för att genomföra alla
  mina uppgifter?
• Är resekostnaderna tillräckliga?
• Förekommer översättningar och finns det budget
  för det?
• Får jag fortgående information om projektets
  utveckling?
• Har jag rösträtt i beslut som tas inom
  projektet?
• Har jag rättigheter till resultat och nyttjande
  av produkter?
• Koordinatorn skickar pengar väldigt sent till
  partnerna.
• Dålig kommunikation mellan koordinator och
  partners.
• Oerfaren koordinator

• Koordination oder Partner

Proposal selbst oder
gemeinsam Schreiben
5
MÖJLIGHETER I BÖRJAN

• Projektbeskrivningen passar mycket väl med min
  egen projektidé.

• Samfinansiering är redan ordnad.

• Erfarna partners / koordinator i konsortium

• Resurser finns (kunskap i engelska, Excel,
  Layout, Communication etc.)

• Förbered förslagen så snart som möjligt.

6
SÄTT SAMMAN ETT KONSORTIUM

• Geografiska aspekter
• Balans mellan geografiska områden (detta
  utesluter inte två partner från samma land!)
• Innehåll / Kunskap
• Vilka kunskaper behöver jag? (Styrning,
  Kommunikation, Layout )
• Vilket innehåll behöver jag? (beror på
  förslagstexten)
• En mix med erfarna partners och oerfarna
• Politisk aspekt
• Partners från nya medlemsländer bör vara med
• De fem stora Europeiska länderna bör vara
  partners (IT, UK, DE, ES, FR)
• Målgrupper och nyckelaktörer bara vara med

7
HÄNSYNSTAGANDE BETRÄFFANDE BUDGET
Fråga EU om ungefärlig total budget i projektet.
Arbete med projektledning bör inte överstiga 7
9 av den totala budgeten.

• Dyra delar i projektet
• Översättningar
• Resor, möten

8
STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN
RISKER

• Partners lyckas inte få medfinansiering.
• Väletablerade personer deltar i konsortium, men
  en oerfaren person kommer att jobba med
  projektet.
• Ingen gemensam uppfattning gällande innehållet
  mellan koordinator och partners.
• Politiska skiften under projekttiden minskar
  stödet.
• Långa dröjsmål.
• Partners lyckas inte genomföra sina uppgifter.
• Oflexibla organisationer.
• Konsortium räknar med bidrag från utomstående
  källor .

• Koordination oder Partner

Proposal selbst oder
gemeinsam Schreiben
9
KRITERIUM FÖR FRAMGÅNG STEER - CHECKLISTA

• Uppfyller vi de formella och administrativa
  behörighetskraven?
• Uppfyller vi kraven för förslagsinbjudan?
• Kvalitet på beskrivna aktiviteter
• Kostnads- förmånsanalys
• Omfattning av innehåll, metoder, angreppssätt,
  budskap
• Europeisk dimension
• Är målgrupper och nyckelaktörer involverade?
• Är partners från nya medlemsländer involverade?
• Tar vi hänsyn till Europeisk politik?
• Partnerskap
• Kommer budgetens maxtak att hållas?
• Praktisk genomföring ja, forskning nej
• Storlek på konsortium, cirka 6 9 partners
• Ett välbalanserat konsortium avseende partners

10
INNEHÅLL I FÖRSLAGSINBJUDAN OCH ARBETSPROGRAM

• Text till förslagsinbjudan
• Viktiga instruktioner och behörighetskrav
• Arbetsprogram
• Riktlinjer för varje område och nyckelaktiviteter
• Implementeringsåtgärder
• Utvärderingskriterier
• Indikativt tidschema for implementering av
  arbetsprogrammet (WP)

KÄLLA. Waltraud Schmid (IEEA) Call 2005 -
Essential steps and key issues modified
11
FÖRSTA FRÅGOR ATT BESVARA

• Undersök state-of-the-art, vad har gjorts så
  här långt?
• Vad är det exakt du föreslår att genomföra?
• Vad kommer att vara förändrat när projektet har
  slutat? (Hur vet vi att du har lyckats när
  du är färdig?)
• FÖRKLARA DESSA ÅTGÄRDER TYDLIGT I DITT FÖRSLAG!

KÄLLA. Waltraud Schmid (IEEA) Call 2005 -
Essential steps and key issues
12
DEFINIERA ARBETSPAKET (WP)

• Varje arbetspaket ska åstadkomma tydligt
  definierade utdelningar (var ambitiös men
  överdriv inte!)
• Anförtro ansvar till partners koordinatorer
  ska inte leda alla arbetspaket.
• Mervärde för EU när partners jobbar tillsammans
  på gemensamma aktiviteter. Inte ett arbetspaket
  per land.
• Texten i arbetspaketen ska beskriva mycket
  tydligt vad alla partners verkligen kommer att
  göra!
• Särskilj arbetspaket med projektledning,
  innehållande regelbundna möten för konsortium och
  rapportering.
• Schemalägg utdelningar med framsteg, del- och
  slutrapportering. Typisk projektlängd 24 - 36
  månader.

KÄLLA. Waltraud Schmid (IEEA) Call 2005 -
Essential steps and key issues
13
NÅGRA TIPS OCH ERFARENHETER

• Det tar längre tid att skriva projektförslag än
  du tror!
• Gör det lätt att läsa utredare måste ta det
  till sig på lite mer än två timmar.
• Följ riktlinjerna på ansökningsformuläret.
• Visa tydligt varje partners roll i projektet.
• Visa hur du kommer att mäta dina framgångar
  under projektet (framgångsindikatorer)
• Schemalägg arbetet passande lägg inte alla
  arbetspaket samtidigt

KÄLLA. Waltraud Schmid (IEEA) Call 2005 -
Essential steps and key issues
14
SPRIDNING AV INFORMATION KOMMUNIKATION

• Definiera nyckelåhörare och upprätta en dialog
  med dem från början, inte i slutet!
• Hemsida (särskiljd, tydligt identifierad,
  lättillgänglig) för informationsspridning, och
  genomför åtgärder för att säkra att sidan besöks
  2 år efter projektslutet.
• Ta fram enkla budskap och kommunicera direkt
  till varje enskild nyckelåhörargrupp
• Nå ut till nya marknader och aktörer i deras
  egna forum, evenemang på lokal, regional eller
  EU-nivå.
• Att tänka på Arbetspaket med gemensam
  informationsspridning med en budget om 7 000
  15 000 för önskemål från kommissionen.

KÄLLA. Waltraud Schmid (IEEA) Call 2005 -
Essential steps and key issues
15
TIDSCHEMA VID FÖRBERDELSE AV FÖRSLAG (1)
Fas Steg

• - Läs och förstå inbjudningstexten
• Titta på förslagsdokument
• Samla information

- Kort beskrivning av idén (1sida)
- Interna diskussioner och beslut

• - Begrunda sammansättningen av konsortium
• - Första kontakt
• Presentera kort beskrivning (1 sida)
• Inlämning av Försäkrande av förtroende och
  opartisk

16
TIDSCHEMA VID FÖRBERDELSE AV FÖRSLAG (2)
Fas Steg
- Utdelning av administreringsblanketter till
alla partners som skrev på deklarationen
- Leta upp och kontakta saknade partners se
fas 4
- Detaljer avseende innehållet (mål, målgrupp,
arbetsprogram, förväntade resultat,
framgångsindikatorer etc.)
- Extern eller via partners
1. Budgetkonsideration
- Överslagsräkning håller vi budget?
9.
17
TIDSCHEMA VID FÖRBERDELSE AV FÖRSLAG (3)
Fas Steg
- Mervärde, bidrag till beslut, styrning,
konsortium, sammanfattning etc.
- Extern eller via partners
- Ladda ned verktyget - Använda verktyget
- Slutliga beräkningar
- Layout och innehåll, finansieringskontroll
- Elektronisk insändning av förslaget eller
kopiera och sänd in via post