M

1
Módulo 3 Sustentando a su Asociación
Bibliotecaria
2
Que queremos decir con sustentabilidad?
3.1.2 Qué queremos decir con sustentabilidad?

• Sustentabilidad se refiere a la habilidad de una
  asociación para desarrollar estrategias de
  crecimiento y desarrollo que le ayuden a
  funcionar de forma eficiente y eficaz en un
  futuro.

3
Cuáles son las capacidades clave requeridas para
sustentar una asociación bibliotecaria?
3.1.4 Cuáles son las capacidades claves para
sustentar una asociación bibliotecaria?

• Un gobierno y estructura organizacional sólidos.
• Liderazgo fuerte.
• Personas adecuadas, apoyadas y motivadas en su
  trabajo.
• Relaciones efectivas.
• Mejora continua y logros en todas las áreas de
  trabajo de la asociación.
• Una base financiera y administrativa sólida.
• Una gestión de operaciones e infraestructura
  firme.
• Rendición de cuentas a los aliados y
  participantes.
• Participación/compromiso de los participantes,
  especialmente de los miembros.
• Reflexión y evaluación - de resultados y
  procedimientos.
• Sensibilidad a los cambios en el entorno de la
  asociación.
• Apego de funciones y actividades con la misión.

4
Introducción a los Recursos
3.2.2 Introducción a los Recursos

• El proceso de planeación establece planes a largo
  plazo (estratégicos) y a corto plazo
  (operativos)
• Las metas y objetivos establecidos en estos
  planes únicamente pueden ser alcanzados a través
  de una implementación hábil de recursos
  humanos, financieros, físicos y técnicos.

5
Las Personas como Recurso
3.2.3 Las Personas como Recurso

• Las personas incluyen miembros del
  consejo/comité, funcionarios, personal remunerado
  y voluntarios un recursos clave de una
  asociación.
• Los aspectos clave para la sustentabilidad, más
  allá del reclutamiento, inducción y supervisión,
  son
• Desarrollo y capacitación profesional.
• Administración/Revisión de un desempeño abierto y
  transparente.
• Un plan de sucesión.

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Reconociendo a las Personas como Valores
3.2.4 Reconociendo a las Personas como Activos

• Las personas son los activos claves de una
  asociación, y si son bien organizadas, ayudarán a
  motivar a funcionarios y personal, permitiendo a
  los supervisores crear un entorno sensible y
  productivo para las personas integrantes de una
  asociación.

7
Desarrollo y Capacitación
3.2.5 Desarrollo y Capacitación

• Todos los funcionarios, miembros del consejo,
  voluntarios y empleados remunerados necesitarán
  capacitación y desarrollo para fortalecer su
  capacidad de administración y desempeño.
• Fortaleciendo la capacidad de las personas
  voluntarios, personal remunerado y funcionarios
  para desempeñar sus tareas
• Inducción
• Capacitación en el trabajo
• Cursos formales
• Seminarios, conferencias

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Apoyo y Capacitación para Miembros del Consejo
3.2.6 Apoyo y Capacitación para Miembros del
Consejo

• Es importante que los miembros del consejo
  revisen anualmente las siguientes cuestiones
• Tendencias externas en el gobierno de la
  asociación.
• Comparar tendencias de las prácticas del consejo.
• Identificar problemas, retos, oportunidades y
  fortalezas (un análisis FODA)
• Recomendar ajustes conforme sea necesario.
• Revisar responsabilidades legales o de gobierno
  por parte de los miembros.

9
Gestión de Desempeño de las Personas
3.2.7 Gestión de Desempeño de las Personas

• Las asociaciones necesitan revisar periódicamente
  el desempeño de todas las personas involucradas
  en la gestión y administración de la asociación.
  Esto incluye cualquier persona remunerada,
  funcionarios electos y miembros del comité y del
  consejo.
• Un sistema de gestión del desempeño incluye las
  siguientes acciones
• Desarrollar descripciones claras de
  función/puestos.
• Seleccionar las personas apropiadas con un
  proceso adecuado.
• Negociar los requisitos y estándares de desempeño
  basado en logros, resultados e indicadores.
• Proporcionar inducción, educación y capacitación
  efectiva.
• Proporcionar asesoría y retroalimentación
  constante.
• Realizar discusiones regulares de la gestión del
  desempeño trimestralmente o semestralmente.

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Funcionarios y Empleados Voluntarios
3.2.7 Gestión de Desempeño de las Personas

• Qué tan bien desempeña el funcionario/empleado
  las diversas tareas establecidas en la
  descripción del cargo y qué tanto se cumple cada
  tarea?
• Estándares de resultados
• El trabajo está completo, preciso y se realiza a
  tiempo?
• La forma de los estándares de desempeño (actitud
  o conducta).
• El trabajo se realiza de forma cooperativa con
  otros? La persona es un miembro del equipo? Si
  el trabajo incluye a los participantes, el modo
  de la persona es apropiado? La persona se puede
  adaptar a nuevos programas o procedimientos?

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Revisión del Desempeño de los Miembros del
Consejo y Comité
3.2.9 Revisión del Desempeño de los Miembros del
Consejo y Comité

• Los miembros están comprometidos con las
  funciones del consejo o comité?
• Tienen los antecedentes y la experiencia
  requerida?
• Tienen las habilidades apropiadas para el
  trabajo del consejo/comité?
• Los consejos y comités, así como el personal de
  apoyo, necesitan desarrollar sus habilidades,
  conocimiento y experiencia.

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Presidente y Director ejecutivo
3.2.10 Desempeño del Presidente y Director
Ejecutivo

• Revisar el desempeño para lo siguiente
• Comprensión de la diferencia de funciones.
• Éxito al trabajar como un equipo.
• Documentar claramente las funciones y
  responsabilidades de estos dos cargos.
• Un director ejecutivo necesitará comprender los
  límites de su autoridad y cuándo comprometer al
  presidente.

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Plan de sucesión
3.2.11 Plan de sucesión

• Qué haría usted si algún miembro del consejo,
  funcionario o empleado se fuera inesperadamente?
• El plan de sucesión se refiere a que usted sabrá
  que hacer si algún miembro del consejo,
  funcionario o empleado se fuera inesperadamente.
• Identificar aquellos que pueden estar en una
  posición para tomar mayores responsabilidades

14
Introducción para los Voluntarios
3.2.13 Introducción para Voluntarios

• Incentivos para los voluntarios para trabajar
  como un funcionario o en la oficina de la
  asociación incluyen lo siguiente
• Promover posibilidades de capacitación y
  desarrollo de habilidades.
• Oportunidades para trabajar en un comité y tal
  vez ascender a un cargo más alto.
• Oportunidades para contribuir a la profesión -
  influir en la dirección de la asociación y el
  campo bibliotecario.
• Recibir estatus y respeto, y ser recompensado.
• Oportunidades para crear relaciones
  profesionales.

15
Gestión de Voluntarios
3.2.14 Gestión de Voluntarios

• Los asuntos que necesitan ser incluidos en una
  estrategia de voluntarios son los siguientes
• Políticas Cómo utilizará a los voluntarios en
  su asociación?
• Descripción de funciones para cada puesto de
  voluntario.
• Proceso de selección Cómo anunciará las
  oportunidades y seleccionará a los voluntarios
  para las diferentes funciones?
• Inducción
• Capacitación

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Estrategias de Motivación
3.2.16 Estrategias de Motivación

• Qué motiva a los funcionarios y voluntarios a
  seguir participando?
• Estructura A los voluntarios les agrada ser
  parte de un grupo organizado con una estructura,
  pero que le permite cierta flexibilidad.
• Responsabilidad y supervisión.
• Recompensa ser gratificado apropiadamente por un
  trabajo bien hecho.
• Riesgo A los voluntarios les gusta el sentido
  del reto.
• Apoyo y cultura
• Conflicto Los problemas deben ser discutidos y
  resueltos, no ignorados.
• Identificar A un voluntario le agrada el sentido
  de ser un miembro valioso de un equipo de
  trabajo.
• Evaluación Los voluntarios merecen saber donde
  se encuentran.

17
Sustentabilidad Financiera
3.3.2 Introducción a la Sustentabilidad Financiera

• En resumen, los dos principios clave de un
  sistema de administración financiera son
• Transparencia
• Debe estar claro para todos los participantes
  como se están utilizando los fondos. La
  estructura de gobierno debe proporcionar el
  esquema para esto.
• Rendición de cuentas
• Debe ser claro para todos los participantes quien
  es responsable de la administración de los
  fondos, cómo y cuándo son gastados.

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Componentes de un Sistema Financiero
3.3.4 Componentes de un Sistema Financiero

• Generalmente, las asociaciones necesitarán
  administrar los siguientes aspectos
• Una política fiscal y un marco de procedimientos
  para la planeación y gestión de fondos.
• Contratos y compras.
• Un plan financiero el presupuesto es un plan y
  debe ajustarse a otros planes.
• Un sistema y procedimientos para administrar
  recursos y gastos.
• Reportes sobre los gastos.
• Una auditoria independiente.
• Fondo de contingencia.

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La Administración del Presupuesto
3.3.6 La Asignación de Presupuesto

• Un presupuesto es un plan para
• Asegurar que se tiene el dinero para las
  actividades futuras.
• Control de las finanzas.
• Tomar decisiones financieras confidenciales
  basadas en hechos y en cifras sólidas.
• Varios tipos de presupuesto operativo, de
  salarios y de gastos adicionales.
• El objetivo principal del presupuesto es lograr
  en un periodo determinado que el ingreso total
  sea mayor o igual a sus pérdidas.

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Presupuesto para la Sustentabilidad
3.3.7 Presupuesto para la Sustentabilidad

• Los presupuestos
• Le ayudan a administrar su dinero.
• Le ayudan a planear para el futuro.    
• Ayudan a cumplir los objetivos.
• Le proporcionan la confianza que su asociación
  pueda cubrir los gastos.
• Identifican problemas antes de que ocurran (tales
  como la necesidad de recursos adicionales, etc.)
• Mejoran la toma de decisiones.
• Incrementan la motivación de personal, ya que
  tienen que cumplir objetivos.
• Incrementan la confianza de los participantes en
  la asociación.

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Fuentes de ingresos
3.3.8 Fuentes de Ingresos

• Cuotas de membresías
• Cargos por publicación de materiales o servicio
  (servicios bibliográficos, traducciones), cuotas
  de cursos y seminarios
• Registro de cursos profesionales
• Becas
• Recaudación de fondos
• Venta de productos tales como separadores,
  camisetas, incluso mobiliario para bibliotecas,
  etc.
• Programas afines

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Administración de Cuentas
3.3.11 Administración de Cuentas

• Las asociaciones necesitan implementar un sistema
  para rastrear y registrar la recepción y el gasto
  de los fondos y para analizar cómo se relaciona
  con el presupuesto o plan. Esto incluye
• Contabilidad
• Contribuciones en especie
• Administración de otras transacciones
  financieras, incluyendo dinero en efectivo para
  gastos imprevistos.
• El sistema puede ser manual o automatizado,
  dependiendo del tamaño y de los recursos.

23
Reportes y Controles
3.3.12 Reportes y Controles

• Generalmente, los requisitos de los reportes
  incluirán
• Un in forme anual para el órgano directivo y
  cualquier fuente externa de financiamiento, así
  como un informe para los miembros.
• Los informes deben detallar el ingreso y los
  gastos durante el periodo y resumir los activos
  y pasivos.
• Una auditoria de las cuentas de la asociación.

24
Contribuciones en especie
3.3.14 Contribuciones en Especie

• Estas incluyen el suministro de espacio y equipo
  de oficina a menudo por bibliotecas o
  instituciones grandes.
• En varios países ésto es esencial para la
  viabilidad de una asociación.

25
Administración de Recursos Técnicos e
Infraestructura
3.3.15 Administración de Recursos Técnicos y de
Infraestructura

• La infraestructura incluye
• Edificios
• Equipo tales como computadoras
• Mobiliario
• El inventario debe ser sobre los activos que son
  propiedad de la asociación.
• La administración de los activos debe ser
  planeada y presupuestada materiales requeridos,
  el tipo de trabajo requerido y cómo es hecho.

26
Por qué medir el desempeño?
3.4.3 Por qué medir el desempeño?

• Las razones para medir el desempeño incluyen
• Evaluar
• Controlar
• Presupuestar
• Motivar
• Promover
• Celebrar
• Aprender
• Mejorar

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Principios para los Informes
3.4.4 Principios para los Informes

• Los siguientes principios deben considerarse en
  la medición de la efectividad de los informes
• Indicadores de alcance y desempeño que se ajustan
  a las prioridades clave para la asociación junto
  con sus objetivos y metas estratégicas.
• La medición del desempeño es administrada
  éticamente.
• Es conducido de forma interactiva con los
  participantes y aliados.
• El enfoque es flexible y adaptable a cualquier
  cambio global.
• El enfoque puede ser reproducido.
• Es conducido en tiempos apropiados y de forma
  regular.
• La diseminación de los resultados de evaluación
  está a tiempo y es utilizado como insumo para la
  planeación futura.

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Indicadores de Desempeño
3.4.5 Indicadores de Desempeño

• Para ser efectivas, las medidas deben
• Enfocarse en las necesidades de los clientes y
  participantes.
• Conducir hacia la mejora de procesos y servicios,
  particularmente en el apoyo para reducir
  variaciones en los procesos.
• Implicar la recopilación de la información que es
  efectiva en costo y sustentable
• Ser precisas.
• Ser comparables a través del tiempo.
• Ser de fácil comprensión y fácilmente
  interpretadas y comunicadas.
• Proporcionar perspectivas y dirección de acción
  futuras y no únicamente un desempeño pasado.

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Recopilación de Evidencias
3.4.6 Recopilación de Evidencia

• Las fuentes de datos y evidencias incluyen lo
  siguiente
• Encuestas, entrevistas, grupos focales,
  formularios de evaluación.
• Planes y reportes propósitos, descripción de
  procesos, progreso contra metas y áreas
  prioritarias para la asociación.
• Estadísticas de uso, datos de retroalimentación,
  etc. para la aplicación de servicios.
• Exámenes de conocimiento o de habilidades.
• Visitas in-situ.

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Relaciones claves
3.6.2 Relaciones claves

• Cultura de la Asociación
• Miembros
• Participantes
• Aliados
• Amigos

31
Cultura de la Asociación
3.6.3 Cultura de la Asociación

• Confianza entre personal/funcionarios
• Comunicación abierta
• Compartir el conocimiento
• Celebración de los éxitos
• Las decisiones se toman de forma abierta y
  transparente, siguiendo las políticas y
  procedimientos
• Cuando las cosas van mal, no hay culpa, pero se
  debe hacer una revisión enfocada a la mejora

32
Estrategias para atender aspectos de
reclutamiento y retención
3.6.6 Estrategias para atender aspectos de
contratación y retención

• Hable con miembros potenciales.
• Enfoque la promoción hacia qué beneficios existen
  para los miembros.
• Se pueden requerir subsidios adicionales para los
  miembros regionales en lugares remotos.
• Asegúrese que las actividades son relevantes y
  están disponibles en los tiempos apropiados.
• Promueva entre los miembros el comprometerse con
  usted y con otros.
• Facilite la reincorporación.
• Ofrezca beneficios especiales a estudiantes y
  jubilados.
• Para miembros corporativos ofrezca espacios de
  publicidad en conferencias y promueva los
  beneficios de ingresar a este sector.
• Visite el municipio, hable con bibliotecarios
  locales, directores, personal.
• Visite las escuelas de bibliotecología.
• Incorpore a los miembros en el trabajo de la
  asociación a través del voluntariado,
  desempeñando responsabilidades en seminarios y
  conferencias, etc.

33
Estrategias para atender aspectos de
reclutamiento y retención
3.6.6 Estrategias para atender aspectos de
contratación y retención

• Una estrategia importante utilizada por las
  asociaciones para apoyar y comprometer a los
  miembros es ofrecer un programa de actividades de
  desarrollo profesional.
• Proporcione una variedad de oportunidades de
  aprendizaje
• Cursos
• Conferencias
• Capacitación en línea/flexible
• Oportunidades de establecer contactos
• Tutorías
• Capacitación formal por la asociación o
  aprobadas por ésta
• Un lugar de aprendizaje
• Oportunidades de investigación y publicación

34
Alianzas
3.6.8 Convenios

• Los beneficios de alianzas con otros interesados
  son
• Unir recursos para atender un aspecto personas
  y financiamiento
• Facilitar acciones que no se pueden lograr por sí
  sola
• Mas ideas y experiencia conllevan a mejores
  estrategias
• Incrementar la credibilidad si se cuenta con
  otros aliados
• El aprendizaje es mejor cuando se realiza en
  colaboración
• Abrir nuevas oportunidades que únicamente son
  posibles con los aliados

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Alianzas de Éxito
3.6.9 Convenios de Éxito

• Para que las alianzas sean exitosas, necesitarán
  garantizar lo siguiente
• El propósito de la alianza sea claro y acordado
• El valor y beneficios para los participantes sea
  claro
• El propósito sea fundamental para la misión y
  objetivos de la asociación y sus pares
• La comunicación entre los aliados sea gestionada
  y monitoreada cuidadosamente
• Se cuente con mecanismos para hacer frente a los
  cambios en diversas circunstancias

36
Introducción a la Gestión de Cambio
3.7.2 Introducción a la Gestión de Cambio

• Antes de iniciar el cambio en la asociación,
  pregúntese
• Qué queremos lograr con este cambio?
• Cómo sabremos si el cambio ha sido logrado?
• Quién es afectado por el cambio y cómo
  reaccionará?
• Cuánto podemos lograr nosotros y cuándo
  necesitaremos ayuda?

37
Un Modelo para el Cambio
3.7.4 Un modelo para el Cambio

• Consulte a los participantes
• Tenga claro que quiere lograr con un cambio
• Cómo sabremos si el cambio ha sido alcanzado?
• Quién es afectado por el cambio y cómo
  reaccionará?
• Identificar cuánto puede ser logrado por la
  asociación y si se requiere ayuda para algunos
  aspectos

38
Un Modelo para el Cambio
3.7.4 Un modelo para el Cambio

• El modelo de cambio de ocho pasos de Kotter puede
  resumirse de la siguiente manera
• Crear una urgencia inspirar a las personas,
  establecer objetivos reales y relevantes
• Formar un equipo conseguir personas adecuadas
  con las habilidades correctas
• Crear una visión para el cambio
• Dar a conocer la visión
• Eliminar los obstáculos
• Establecer metas pequeñas que sean fáciles de
  alcanzar
• Hacer cambios Evaluar después de que se logre
  cada meta
• Hacer mejoras continuas
• Kotter, J. (2007). Leading change. Boston Mass.
  Harvard Business School Press.  

39
3.1.4 Cuáles son las capacidades claves para
sustentar una asociación bibliotecaria?
Cuáles son los aspectos clave requeridos para
sustentar una asociación bibliotecaria?

• Cuáles cree usted que son las opciones clave
  para sustentar SU asociación bibliotecaria a
  largo plazo?