De interne audit bij het FAVV Raadgevend Comit

1
De interne audit bij het FAVVRaadgevend Comité -
oktober 2007
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de
Voedselketen

• Bert Matthijs

2
Inhoud

• Waarom een interne audit
• Aanpak binnen het FAVV
• Definitie van interne audit
• Scope van de interne audit
• Actoren van de interne audit
• Basisdocumenten
• Opmaak van het auditprogramma
• Audits op aanvraag
• Uitvoeren van een interne audit
• Pilootaudits
• Auditprogramma 2007

3
Waarom een interne audit ?

• General Food Law (882/2004), artikel 4, paragraaf
  6
• Beschikking (2006/677/EG) van 29 sept 2006
• Verplichting onder ISO 9001, 17020 en 17025
• Businessplan 2004 2008 kwaliteitszorg als
  strategische doelstelling
• Interne audit is een essentieel onderdeel van een
  moderne (overheids)organisatie

4
Aanpak binnen het FAVV

• Uitbouwen van de interne audit
• Opgenomen en uitgewerkt in fase 3 (analyse) van
  food_at_work
• Uitstel na crisis rond Aviaire influenza
• Herstart in september 2006

5
Definitie van interne audit (FAVV)

• Instrument dat het management van het FAVV moet
  helpen om de werking van het FAVV te verbeteren
• Onafhankelijke en objectieve activiteit
• Stafdienst van de Gedelegeerd Bestuurder
• Rapporteert aan Directiecomité en Auditcomité
• Systematische aanpak
• Charter van de interne audit (missie,
  werkterrein, actoren, verantwoordelijkheden en
  bevoegdheden en rapportering)
• Deontologische code van de auditor
• Vaste werkprocedures

6
Definitie van interne audit (3) FAVV

• Een audit kijkt naar het systeem
• Geen evaluatie van personen
• Niet repressief maar constructief
• Aandacht voor de identificatie van goede
  praktijken
• Voorbeeld
• Vaststelling controleur weet niet wat te doen
  in bepaalde situatie
• Mogelijke oorzaak geen of onduidelijke
  richtlijnen, gebrek aan doorstroming van
  informatie, gebrek aan opleiding,
• Evalueren en verbeteren
• Auditverslag vermeldt positieve punten,
  pijnpunten en aanbevelingen
• Opmaak van een verbeterplan

7
Scope van de interne audit (1)

• Scope Audituniversum Alle diensten en
  activiteiten van het FAVV(Hoofdbestuur, PCEs,
  laboratoria, eventueel andere indien voorzien in
  wetgeving, protocollen)
• Het Directiecomité van het FAVV delegeert alle
  verantwoordelijkheden inzake auditactiviteiten
  aan de Dienst Interne Audit, die hierover zal
  rapporteren aan het Auditcomité en het
  Directiecomité.

Alle interne audits vallen onder de coördinatie
van de Dienst Interne audit
8
Scope van de interne audit (2)

• Binnen de scope bestaan er 3 activiteiten-pijlers
  

• 3 auditcategorieën
• Geprogrammeerde nieuwe audits
• Geprogrammeerde opvolgingsaudits (naar
  aanleiding van vaststellingen vorige audits)
• Niet geprogrammeerde audits op aanvraag

Onderdeel van het Auditprogramma
Specifieke procedure
9
Actoren van de interne audit

• Auditcomité
• Dienst interne audit, kwaliteitszorg en preventie
  (IAQP), cel interne audit
• Pool van auditoren

10
Actoren van de interne audit Het auditcomité
(1)

• Auditcomité ? onafhankelijkheid !
• Kader
• wettelijke basis KB van 16 mei 2001
• samengesteld uit 5 personen
• charter huishoudelijk reglement
• Opdracht
• de gedelegeerd bestuurder en het directiecomité
  van het agentschap bijstaan door toezicht te
  houden over de werking van het FAVV
• Taken
• het jaarlijks auditprogramma, de tussentijdse
  auditaanvragen en de trimestriële revisies van
  het jaarlijks auditprogramma te beoordelen
• een globaal zicht te hebben op alle audits, zowel
  door internen als door externen uitgevoerd
• de uitgevoerde audits te evalueren
• alle gegevens in een jaarverslag te verwerken

11
Actoren van de interne audit het auditcomité
(2)

• Samengesteld uit
• Eén persoon aangeduid door de GB die ook
  voorzitter is Herman Diricks
• Twee leden aangeduid door de GB op voordracht van
  het Raadgevend Comité Robert Rémy (Testaankoop)
  en Yvan Dejaegher (Bemefa)
• Eén persoon aangeduid door de Minister
• Eén externe expert inzake kwaliteit en / of
  audit, aangeduid door de GB op voorstel van de 4
  voornoemde leden Peter Maes (directeur Quality
  Coaching)

12
Actoren van de interne audit de dienst IAQP (1)

• Bestaat uit interne audit, ombudsdienst,
  kwaliteitszorg en preventie en bescherming op het
  werk
• Ondergebracht bij de stafdiensten van de
  gedelegeerd bestuurder
• 2 voltijdse auditeurs (NL FR)
• Diensthoofd kan ook audits uitvoeren

13
Actoren van de interne audit de dienst IAQP (2)

• De Dienst IAQP vervult rol van bewaker van
  integrale kwaliteit en uniformiteit door
• Te beschikken over één geïntegreerd accuraat
  overzicht van alle audit activiteiten binnen het
  FAVV (opmaak geïntegreerd auditprogramma
  Trimestriële revisie)
• Het coördineren en eventueel bijsturen van de
  audit activiteiten (handhaven gebalanceerde
  spreiding uitvoering van auditprogramma)
• Standaardisatie van te volgen auditprocedures en
  methodieken
• Bewaking van de kwaliteit van de auditorspool
• Opleidingstraject, terreinervaring, begeleiding,
  
• Kennisbeheer
• Archivering van auditverslagen en bijlagen

14
Actoren van de interne audit de auditorspool

• Auditorspool
• Veel auditervaring binnen FAVV ? bodyshopping
• Verzekert juiste technische expertise
• Verhoogt acceptatie vermindert repressief imago
• Samenstelling
• Medewerkers NICE die evaluaties uitvoeren
• Q-team van DG Labo
• Op langere termijn ook anderen
• Externe auditoren enkel voor gespecialiseerde
  taken (ICT, financieel)

15
Basisdocumenten

• Charter van de interne audit
• Deontologische code voor de auditor
• Huishoudelijk reglement auditcomité
• 3 procedures van de interne audit
• Opmaken van het Auditprogramma
• Aanvragen van een audit buiten het Auditprogramma
• Uitvoeren van een audit
• Deze basisdocumenten werden gevalideerd door het
  Directiecomité en het Auditcomité.

16
Opmaak van het auditprogramma (1)

• Verschillende stappen en timing

Deadline W4 november
Standaard model voor Jaarprogramma
Interne Audit Jaar Programma
Vraag 1 september Deadline 30 september
Standaard model (kritische domeinen, argumentatie
en ranking)
Bottom up identificatie van de potentiële
audits vanuit de DGs op 3 activiteiten-pijlers
Deadline 30 oktober
Draft Geïntegreerd Auditprogramma
Deadline W2 november
Afstemming met Auditcomité
Deadline W4 november
Validatie Directiecomité
17
Opmaak van het auditprogramma (3)

• Keuze van de uit te voeren audits

5 5 10 15 20 25
4 4 8 12 16 20
3 3 6 9 12 15
2 2 4 6 8 10
1 1 2 3 4 5
Kans Impact 1 2 3 4 5
18
Aanvragen van een audit

• Audits die niet in het programma zijn opgenomen
• Kunnen aangevraagd worden door
• De Minister of zijn / haar kabinet
• De Gedelegeerd bestuurder van het FAVV
• Een Directeur-generaal van het FAVV
• Een lid van het Auditcomité
• Het hoofd van de Dienst IAQP
• Gemotiveerde aanvragen via standaardformulier
• Goedkeuring door directiecomité

19
Uitvoeren van een audit
20
Uitgevoerde pilootaudits

• Eén per pijler
• ISO (Pijler 1) Documentenbeheer analyse
  nitrofuranen (Gentbrugge), samen met Q-team DG
  Labo
• FVO-scope (Pijler 2) Controles in bakkerijen
  (Waals-Brabant), samen met NICE
• Andere activiteiten (Pijler 3) aankoopprocedure

21
Auditprogramma 2007 (1)

• Voor ½ jaar 1 juli ? 31 december 2007
• Eerste pijler
• ISO 9001 in functie van certificatie
• Sectorgidsen
• Ombudsdienst
• BIRB, incl. DMOs
• Opleidingen
• Wetgeving
• IT-beveiliging
• Directie
• ISO 17025 13 managementaudits 12 technische
  audits

22
Auditprogramma 2007 (2)

• Tweede pijler (FVO 882/2004) 6 audits
• Vacht slachtdieren Beltrace 2 audits
• (PCE West-Vlaanderen UPC Hainaut)
• Rauwe melk 2 audits
• (PCE Limburg UPC Luxembourg)
• Vervoer varkensvlees 2 audits
• (PCE Oost-Vlaanderen UPC Namur)
• Derde pijler 1 audit (administratieve boetes)

23
Audit A profession that serves the whole
organization

YVAN LE TERRIBLE
Vous êtes de lAgence Alimentaire ? Vite, les
souris sont dans la cuisine!!!