Pr

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Projet Profusion
Les coulisses de la journée EGIDE
DESS SID 2002/2003
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INTRODUCTION

• Le client Association Promidée
• Ses buts
• Son développement
• Le projet 2003
• La commande

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INTRODUCTION

• Retour sur la journée
• 4 mars 2003
• Le knowledge management
• 116 inscrits, 88 participants
• Une manifestation réussie

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INTRODUCTION

• Une journée mais quelle organisation !
• Nombreuses contraintes
• Création de 3 fonctions

• Mais une participation de chacun

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PLAN

• La planification
• Les auteurs - le thème
• La communication
• Le budget
• La capitalisation
• Retour sur le projet

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FONCTION PLANNING

• Deux personnes
• mais une participation de toute léquipe
• Pourquoi un planning ?

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Un outil utile

• Vérification des délais
• Mise en avant des alertes
• Une évaluation relativement cohérente
• Quelques écarts
• Les ressources mobilisées

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Quatre étapes principales

• La définition du projet
• La préparation de lévénement
• La réalisation de lévénement
• La capitalisation

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La définition du projet

• Souhait et commande du client
• La définition de lévénement, une étape décisive
• Létude de faisabilité

• La préparation de lévénement

• Choix des auteurs et des intervenants
• Organisation logistique

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La réalisation de lévénement
- No comment

• La capitalisation

• Pérenniser la journée EGIDE
• Transmettre une expérience forte

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A retenir...
Gestion et maîtrise
dune importante contrainte
le temps
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AUTEURS

• Deux étapes
• Le choix du thème et des auteurs
• La communication avec les auteurs

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Le temps des choix

• De début novembre à début décembre
• Deux recherches en parallèle un thème et des
  auteurs
• Nos pistes de recherche - Listes de diffusion
• - Conférences
• - Sites déditeurs
• - Sites de librairies

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AUTEURS
Les choix

• Plusieurs thèmes apparaissent portails
  dentreprise, gestion de contenu
• Laccord de notre client
• Choix définitif du Knowledge Management
• et dune liste dauteurs à contacter

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Appels à contribution auprès des spécialistes du
KM

• 28 auteurs identifiés
• Envoi du 1er mail le 27 novembre 2002
• 16 réponses
• Fin de la sélection le 03 janvier 2003

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La Dream Team de la journée EGIDE

• Les conférenciers
• Jean-Yves Prax
• Gilles Balmisse
• Patrick Bouvard et Patrick Storhaye
• Eunika Mercier-Laurent
• Et le modérateur
• Dominique Cotte

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1ère phase de communication

• Sujet de leur intervention
• Définition du périmètre
• Degré de spécialisation du discours
• Modalités pratiques
• Avantages offerts en cas de participation
• Un gage de qualité laccueil du CETE

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Problèmes rencontrés

• Risques budgétaires
• Aucune confirmation écrite de la venue des
  auteurs
• Risques liés à la communication par mail

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2ème phase de communication

• Règlement des détails pratiques
• Définition plus précise du sujet dintervention
• Communication enrichissante
• Dialogue autour de notre vision du KM
• Echange dopinions sur les ouvrages des auteurs
• Conseils organisationnels

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Apports de cette communication

• Communication toujours effective
• Contacts précieux
• Aide à la recherche de stage !

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COMMUNICATION
A notre époque où on parle tant de
communication, la vraie communication est
poétique Robert SABATIER
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Les niveaux de communication
-
Invitations Entreprises
Presse média
Presse média
Diffusion
Invitations Institutions
Communication anciens / nouveaux élèves
Diffusion / réception des retours
Présentation du projet
Communication Interne
Avant
Après
Communication entreprises / témoins
de Lévènement
Communication auteurs
Communication Intervenants
Communication entreprises / outils

implication
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Moyens de communication

• Site Internet
• Plaquette
• Dossier de presse
• Mails
• Listes de diffusion
• Média traditionnels

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Différents pôles de communication

• Les auteurs
• Les invités
• Le  grand public 
• Les entreprises intervenantes
• Les anciens étudiants
• La communication interne

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Les entreprises intervenantes

• Entreprises de démos
•  Entreprises-témoins 
• Deux intérêts différents,
• une communication différente.

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Les invités

• Les institutions, les entreprises régionales
• Le  grand public 
• Les anciens élèves du dess sid

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Communication après lévénement

• Retours sur la journée
• Mise à disposition des supports dintervention

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FINANCEMENT DU PROJET
Au commencement du projet, nous avions des
idées Mais pas dargent.
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La recherche de partenaires

• Une recherche méthodique...
• Recherche des organismes à contacter
• Recherche dinformations et de contacts
• Préparation des argumentaires
• Le travail de toute une équipe
• Un outil de suivi utile le tableau
  récapitulatif

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Organismes contactés

• Peu dorganismes contactés pour un financement...
• Fonds de professionnalisation (15.12.02)
• FAVE-FSDEI (15.01.03)
• Conseil régional
• Beaucoup pour la salle...
• Mairie de Lille
• Maison de la recherche
• Cité des sciences, etc.

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Au final
ENFIN DES SUBVENTIONS...
MAIS POUR UNE PART INEXPLOITABLES
Fonds de professionnalisation de Lille 3
3000,00
1917,00
FSDIE Lille 3
4 917,00
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BUDGET final
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Bilan dune expérience

• Manque de temps
• Des démarches à faire longtemps à lavance
• Peu darguments à développer
• Manque dexpérience
• Une méconnaissance des organismes à contacter
• Une méconnaissance des démarches à accomplir
• Intérêt de la capitalisation

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CAPITALISATION
Un volet capital du projet
Une démarche cohérente avec la démarche de
pérennisation des journées EGIDE / Promidée
Un outil indispensable pour capitaliser et
transmettre une partie de lexpérience acquise
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RETOUR SUR LE PROJET

• Pourquoi ce retour ?
• Objectif pédagogique
• Apports du projet

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RETOUR SUR LE PROJET

• Léquipe 8 personnes
• Des avantages
• Une équipe très soudée
• Du travail pour tous
• Et des inconvénients
• Profusion / Promidée 2 équipes
• Du travail plus quil nen faut
• Une communication dans lurgence

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RETOUR SUR LE PROJET

• Le management de projet, cest
• Prendre le temps de se poser
• Savoir se remettre en question
• Sadapter aux contraintes et opportunités

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RETOUR SUR LE PROJET
Et si cétait à refaire ?
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Mon projet préféré, c est le prochain
Frank Lloyd Wright, Architecte américain