Title: A2-1
1CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO
DUFFICIO Argomento 2.3
Caratteristiche del lavoro dufficio Modellizzazio
ne delle attività dufficio Tassonomia di
Panko Lautomazione dufficio ed il lavoro
manageriale Modellizzazione di Mintzberg Fattori
che condizionano la progettazione
2Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
- Modellizzazione introdotta da R.R.Panko, due
fatti importanti in ordine all'automazione degli
uffici - vari studi sull'utilizzo del tempo dimostrano
che l'80 del tempo del manager è impiegato in
colloqui, telefonate e comunicazioni scritte - molte aziende iniziano il processo di automazione
con strumenti isolati, come personal computer,
per soddisfare specifiche necessità, le quali
vengono selezionate come base per la
computerizzazione
3Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
- Una metodologia per identificare le necessità
cruciali denominata Needs Assessment Methodology
(NAM)è stata proposta R.R.Panko - Si basa su due considerazioni iniziali
- come molto lavoro si sia concentrato sul disegno
di procedure e sullo sviluppo di metodologie,
trascurando la valutazione delle necessità - come la valutazione delle necessità si sia
concentrata su strumenti procedurali
4Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
- Gli strumenti procedurali riguardano un flusso
di lavoro predeterminato coinvolgente più passi
(step), dove il flusso consiste ogni
voltaesattamente negli stessi passi - Gli strumenti non procedurali sono identificati
da un insieme di funzioni supportate, senza che
sia specificata quale funzione,o in che ordine
utilizzare le stesse
5Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
- Panko identifica una tipologia del lavoro
d'ufficio basata su due archetipi l'ufficio Tipo
I e l'ufficio Tipo II - Tipo Iè un ufficio che tratta le informazioni
aziendali di routine - Esempi di questo tipo possono essere gli uffici
contabilità, fatturazione, il centro di
videoscrittura o di riproduzione - Le procedure abbondano in questi uffici e
l'automazione è di tipo centrale
6Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
- Tipo IIè un ufficio che tratta le
informazioni aziendali di nonroutine - Esempi di questo tipo di ufficio sono il
dipartimento legale, l'ufficio piani, il
marketing - Le procedure sono poche e l'automazione è di
tipo individuale - Le attività possono essere supportate con
strumenti non procedurali come la posta
elettronica, i sistemi di supporto decisionale,
l'accesso alle basi di dati dipartimentali e
centrali
7Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
- Sono diversi i tipi di approccio strategico per
l'automazione di questi tipi di uffici -
- La metodologia di Panko prevede tre passi
fondamentali - l'identificazione delle funzioni
- la ricerca delle strategie
- lo sviluppo degli strumenti
- Questi passi presentano caratteristiche
differenziate in funzione dell'appartenenza
dell'ufficio alle due tipologie descritte
8Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
- Identificazione delle funzioniabbastanza
semplice per l'ufficio Tipo I, risulta più
complesso per l'ufficio Tipo II vengono proposte
due metodologie - Critical Success Factors (CSF) sviluppata da
Daniel e raffinata da Rockart, consigliata nel
caso di obiettivi a lungo termine e per
identificare i relativi passi da effettuare nel
breve termine - La filosofia della "contribuzione esterna"
sviluppata da Drucker, non una metodologia
formale, ma una serie di principi per valutare
quale lavoro risulta importante per un
manager,mira ad identificare le poche cose che
possono far lavorare più efficientemente l'intera
organizzazione
9Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
- Ricerca delle strategieper raggiungere gli
obiettivi ed i risultati dei Critical Success
Factor identificati nel primo passo - Il pericolo delle tradizionali Office Definition
Methodologies è il loro orientamento al supporto
delle procedure - Il supporto procedurale viene visto più critico
di quanto non sia - Sviluppo degli strumentiper supportare la
strategia selezionata - Se la strategia è procedurale devono essere messi
a punto strumenti per la generazione di
procedure - Se la strategia è non procedurale gli strumenti
richiesti possono essere generalizzati (come ad
es. la posta elettronica), o molto
personalizzati (come ad es. un sistema di
supporto decisionale o un sistema dipartimentale
di gestione della base dati)
10Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
- Il punto chiave è che le necessità proprie
dell'ufficio non rispettano i confini
tradizionali previsti dai venditori - Queste necessità ricadono spesso al di fuori
dell'automazione d'ufficio così come
tradizionalmente intesaSpesso sono richiesti
strumenti ibridi, ad esempio una combinazione
di posta elettronica e di sistema di supporto
decisionale -
11Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
- Se l'analista si limita ai tradizionalistrumenti
di automazione d'ufficio non può soddisfare
completamente le esigenze di specifici uffici - Nella realtà ovviamente non esistono uffici
Tipo I o Tipo II, ma sono presenti, nello
stesso ufficio, procedure consolidate e
trattamenti individuali tipici delle attività non
procedurali -
12Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
Tassonomia di Panko
13Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
- Tipo I L'ufficio di tipo Custom è procedurale,
riguarda lavori individualiLa differenziazione
tra Flow e Batch è mutuata dall'industria
manifatturiera - Per produzione Flow si intende una linea di
assemblaggio di un singolo prodotto (ad es.
un'automobile) - Nella produzione Batch, il lavoro passa di
compito (task) in compito
14Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
- Tipo I L'ufficio di tipo Custom è procedurale,
riguarda lavori individualiLa differenziazione
tra Flow e Batch è mutuata dall'industria
manifatturiera - Per produzione Flow si intende una linea di
assemblaggio di un singolo prodotto (ad es.
un'automobile) - Nella produzione Batch, il lavoro passa di
compito (task) in compito - L'ufficio che processa gli assegni in di una
banca può quindi essere di tipo Flow - Nell'ufficio contabilità il lavoro è di tipo
Batch
15Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
- Tipo IIL'ufficio Staff si identifica con gli
uffici di tipo professionale senza
responsabilità di linea (ad es. pianificazione,
legale ecc.)Viene introdotta inoltre una
differenziazione tra Executive ("top") e LineSi
identificano due livelli nell'utilizzo delle
informazioni - il manager al massimo livello (Executive)
- necessita di informazioni diverse dal manager di
linea (Line)
16Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
- Da quest'ultima considerazione riemerge la
differenziazione in merito alle informazioni, e
conseguentemente alle modalità di fornitura delle
stesse, che vengono richieste dai due livelli
decisionali - Nellargomento relativo a Un modello di sistema
informatico generalizzato per l'automazione del
lavoro d'ufficio si fornirà una modellizzazione
ed un supporto per le informazioni dirette ai
diversi livelli di manager presenti nell'ufficio
17Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
- Concludendo l'analisi della modellizzazione di
Panko si può osservare come molte metodologie
sviluppano un solo tipo di supporto la
generazione di strumenti per automatizzare le
procedure trovate nell'ufficio - Queste metodologie di tipo procedurale si
adattano bene agli uffici di Tipo I - Le procedure da supportare sono però
generalmente meno strutturate di quelle
supportate dal classico data processing la
focalizzazione va quindi sulle procedure, e
sulle caratteristiche di variabilità delle stesse
18Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
- La flessibilità nel supporto delle procedure
d'ufficio rappresenta un altro punto determinante
nella progettazione di un sistema informativo
automatizzato per il lavoro d'ufficioAnche
questo aspetto verrà ripreso nellargomento
relativo a Un modello di sistema informatico
generalizzato per l'automazione del lavoro
d'ufficio - Dalla modellizzazione proposta risulta evidente
la criticità rappresentata dagli uffici con una
prevalenza delle caratteristiche proprie del Tipo
II, vanno quindi approfonditi gli aspetti
propri del lavoro di tipo manageriale