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Règlements de procédure pour les Rapporteurs
Forum régional de normalisation pour l'Afrique
(Kampala, Ouganda, 23-25 ??Juin 2014)

• Hiroshi Ota and Vijay Mauree
• ITU/TSB

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Les règlements régissant l'UIT-T

• AMNT Res 1 - Règlements de procédure pour
  l'UIT-T.
• Recommandation UIT-T A.1 - Règlement du Secteur
  de l'UIT-T. -S'applique au niveau du groupe
  d'études et au niveau inférieur.
• Autres résolutions et Recs Séries A .
• En général, les règlements généraux de l'UIT
  sont utilisés / adaptés pour toutes les réunions
  du secteur, y compris les réunions du Groupe de
  Rapporteur .Les similarités et les différences
  sont indiquées ci-dessous.

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Usage des règlements géneraux-avec attention !

• Les extraits suivants des règlements généraux
  peuvent être appliqués lors de vos réunions.
  -Pour plus de simplicité, il y a quelques
  paraphrases.
• Comprenez ces règlements, mais soyez prudent
  lors de leur application. -Sachez les règlements
  mais utilisez aussi votre jugement. -Utilisez
  les règlements pour faciliter le travail, et non
  pour le bloquer.
• La véritable  autorité   n'est pas dans
  l'exercice de la puissance, mais vise à créer un
  environnement facilitant les accords.

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Similitudes des règlements de procédure du
Rapporteur et des Groupes régionaux-1

• En tant que Président préside aux délibérations
  directes, assure lapplication des règlements,
  donne la parole aux intervenants ,soumet les
  questions au vote et proclame les décisions
  adoptées (GR59). -Toutes les interventions
  passent par le président -Les interventions
  commencent et finissent par "Merci, Monsieur /
  Madame le ou la président(e)" .-Assurez-vous
  que les participants à la réunion sont tous bien
  informés de la décision prise.

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Similitudes des règlements de procédure du
Rapporteur et des Groupes régionaux-2

• Assure le maintien de l'ordre , statue sur les
  motions, propose le report ou la clôture des
  discussions, la suspension ou lajournement des
  réunions (GR60). -Exemple propose une
  "pause-café" pour permettre aux parties opposées
  de discuter.-Prolonge les débats ,et établit des
  groupes ad hoc.
• Protège le droit de chaque délégation de
  s'exprimer librement et pleinement sur le point
  en question (GR61).

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Similitudes des règlements de procédure du
Rapporteur et des Groupes régionaux-3

• Assure le maintien de la discussion sur le point
  en question , peut interrompre un intervenant qui
  sen écarte demande aux intervenants de limiter
  les remarques au sujet de la discussion (GR62).
• Le Président peut à tout moment présenter des
  propositions susceptibles d'accélérer les débats
  (GR84). -Quand vous suivez cette procédure ,
  cela est tout aussi important que ce que vous
  proposez. -Soyez patient écoutez et choisissez
  le bon timing.

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Gestion de la réunion

• Aucune proposition ne peut être discutée à moins
  dêtre soutenue par au moins une autre
  délégation (GR90).
• Lintervenant doit d'abord obtenir le
  consentement du Président alors il commence par
  décliner la capacité qui len autorise (GR94).
• La réunion peut décider combien de fois une
  délégation peut prendre la parole sur un point et
  pendant combien de temps (GR108).
• Le Président peut demander aux longs
  intervenants de conclure leurs remarques (GR110).

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Gestion de la reunion- Cloture de
la liste

• Quand -Les discussions deviennent répétitives.
  -Aucune nouvelle information nest offerte.
  -Trop de demandes potentielles pour la parole.
• Annoncez que vous allez  clore la liste  des
  intervenants en attente (GR111). -Ajouter des
  intervenants sur la liste en cas de requête en
  ce moment .-Après le dernier intervenant, clore
  le débat, et proposer une voie à suivre.

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Règles de procédure du Rapporteur - ajouts /
différences avec celles du GR - 1

• La différence en partie est due au fait que les
  rapporteurs et les éditeurs travaillent aussi
  entre les réunions. -Le travail avance d'une
  manière continue.-Peut tenir des réunions plus
  fréquentes du GR. -Avec l'approbation du
  président de la commission détudes , le
  Président de WP concerné (s) et le BNT, peuvent
  annoncer des réunions supplémentaires au moins 2
  mois auparavant lapprobation finale au moins 4
  semaines auparavant et linvitation au moins 3
  semaines avant la réunion.

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Règles de procédure du Rapporteur - ajouts /
différences avec celles du GR - 2

• Les Rapporteurs et éditeurs peuvent utiliser des
  équipements électroniques et des salles de
  réunion ainsi équipées. -Reportez-vous au guide
  E-Meeting Procédures pour les réunions
  électroniques. TANDIS QUE-Le BNT nappuie point
  les réunions du groupe de Rapporteurs, ni y
  assiste, le BNT peut fournir une expertise
  précieuse dans votre planification et mise en
  place.

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Règles de procédure du Rapporteur - ajouts /
différences avec celles du GR - 3

• Le BNT n'annonce pas de réunions GR mais postera
  des informations sur la page des commissions
  détudes.
• Le Rapporteur peut inviter des experts
  non-membres aux réunions GR .
• Le Rapporteur doit demander  la question IPR "
  et consigner les réponses.
• Le Rapporteur doit rester dans les limites des
  termes de référence et de lordre du jour des
  réunions GR.

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Règles de procédure du Rapporteur Meilleures
Pratiques

• Les Rapporteurs peuvent encourager / stimuler
  leurs collaborateurs à présenter des avis.
• Les rapporteurs devraient avoir de bonnes
  aptitudes à la négociation. -Conduire leurs
  collaborateurs à parvenir à un consensus sans
  imposer leurs propres vues.-Viser des solutions
  gagnant-gagnant. -Rappelez le jeu des intérêts
  communs du TAP et du AAP avant dexhorter pour
  une solution sans une base consensuelle
  suffisante.

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Règles de procédure du Rapporteur pour les
relations extérieures

• Si le GR (ou la commission détudes SG) initie
  une demande ou reçoit une demande de coopération
  ou d'échange d'informations avec un organisme
  externe, suivez les procédures dans la
  Recommandation UIT-T A.4 (forums et consortiums)
  ou la Recommandation UIT-T A.6 (SDO). -Critères
  d'évaluation dans A.4/A.6, annexe A. -Processus
  de mise en place dans A.4/A.6, Annexe I.

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Règles de procédure du Rapporteur pour le
référencement externe

• Si votre projet de recommandation intègre, en
  tout ou en partie, une référence normative à une
  norme approuvée par un autre organisme (autre que
  ISO ou CEI), vous devez fournir les informations
  spécifiées dans la Recommandation UIT-T A.5,
  2.2 pour l'évaluation par la commission détudes
  SG ou WP.
• Ceci est obligatoire avant que la commission
  détudes SG ou WP puisse CONSENTIR ou se DECIDER.

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Les processus du commentaire de résolution Au
cours de AAP ou TAP

• Les rapporteurs sont normalement appelés à
  conduire le processus de commentaire des
  résolutions . -Voir le manuel Rapporteur /
  Editor (http//www.itu.int/oth/T0A0F000006/en), à
  l'annexe 1 du modèle pour le AAP tableau de
  résolution de commentaire. -Peut travailler par
  correspondance, par e-meeting ou rencontre
  physique pour le AAP. -Peut présider aux
  questions de la réunion pendant les rencontres de
  la commission détudes SG / WP pour le TAP.
  -Suit les règlements appropriés pour la
  convocation et la tenue de ces réunions.

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E-procedures pour les Rapporteurs/Editeurs

• Faire usage des listes de courrier électronique
  et les domaines FTP informels.
• Modérer les discussions par e-mail pour aider à
  progresser entre deux réunions.
• Utiliser ces recettes comme une autre source
  dalternative ( des propositions et des
  discussions) , et non comme substitut à la prise
  de décisions normalement réservée pour les
  réunions.

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Rédaction des Rapports des Rapporteurs / Éditeurs

• Etant donné que le BNT n'est pas présent aux
  réunions GR ou des éditeurs, le Rapporteur /
  éditeur est responsable de la préparation d'un
  rapport sur chaque réunion. -A soumettre à
  lorgane de tutelle.
• Le Rapporteur est également responsable de la
  production dun rapport de progrès sur chaque
  réunion de l'organe de tutelle. -Le format
  suggéré est présenté dans la Recommandation UIT-T
  A.1, annexe II.
• voir la session sur la rédaction de rapports

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La responsabilité du projet de recommandation
finale

• Le Rapporteur est responsable de la qualité du
  projet de recommandation soumis à la commission
  détudes SG, même si le texte est préparé par un
  éditeur.
• La liste de vérification du Rapporteur pour
  améliorer la qualité des recommandations est dans
  le Guide de l'auteur pour la rédaction des
  recommandations de l'UIT-T, l'annexe D.

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Les Rapporteurs / éditeurs partagent le meilleur
des deux positions

• LOrientation et la structure des procédures
  générales de l'UIT-T avec le soutien d'un
  excellent Secrétariat et
• Les Méthodes de travail continu et une plus
  grande flexibilité pour l'organisation de
  réunions et de travail en dehors des réunions.

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Informations complémentaires
Doc. Link
Basic Texts (ITU Constitution, Convention and General Rules of Conferences, Assemblies and Meetings of the Union Resolutions and Decisions of 2010 Plenipot http//www.itu.int/S-CONF-PLEN-2011-ZIP-E.zip
General Rules of Conferences, Assemblies and Meetings of the Union http//www.itu.int/net/about/basic-texts/rules.aspx
WTSA Resolution 1 http//www.itu.int/pub/T-RES-T.1-2012/en
Recommendation ITU-T A.1 http//www.itu.int/ITU-T/recommendations/rec.aspx?rec11920
Rapporteurs and Editors Manual (12 February 2010) http//www.itu.int/oth/T0A0F000006/en
E-Meeting Guide Procedures for Electronic Meetings http//www.itu.int/oth/T0A0F000007/en
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Informations complémentaires
Doc. Link
Author's Guide for drafting ITU-T Recommendations (March, 2011) http//www.itu.int/oth/T0A0F000004/en
Recommendation ITU-T A.4 http//www.itu.int/ITU-T/recommendations/rec.aspx?rec11953
Recommendation ITU-T A.5 http//www.itu.int/ITU-T/recommendations/rec.aspx?rec11954
Recommendation ITU-T A.5 justification TD e-tool Bottom of page for each Recommendation found in work programme database at http//www.itu.int/ITU-T/workprog/wp_search.aspx
Recommendation ITU-T A.6 http//www.itu.int/ITU-T/recommendations/rec.aspx?rec11955
Recommendation ITU-T A.8
Structure of SG XX Informal FTP Area and mailing lists http//www.itu.int/en/ITU-T/studygroups/2013-2016/xx/Pages/ifa-structure.aspx