Business Value of Collaboration

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Business Value of Collaboration

• IM / Email / Telephony
• Audio/Video Web Conferencing

Andreas Kopp
Strategieberater
Microsoft Deutschland GmbH akopp_at_microsoft.com
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Business Value of CollaborationWorum geht es?

• Business Value
• Wert einer Lösung aus Unternehmenssicht
• z.B. ausgedrückt in harten Zahlen (ROI)
• Collaboration
• Die Zusammenarbeit von Anwendern wird durch
  geeignete Tools unterstützt
• Zielsetzung des Vortrags
• Mehrwert von Collaboration greifbar machen
• Praxisansätze zur Messung des Mehrwerts
• Aktuelle Markttrends und Prognosen
• Microsoft Collaboration Roadmap

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Business Value of CollaborationAgenda

• Collaboration Einsatz und Trends
• Return on Collaboration
• Microsoft Collaboration Futures
• Ressourcen und QA

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Business Value of CollaborationAusgangssituation

• Informationsdefizit in der Informationsflut
• 80 der Informationen liegen in unstrukturierten
  Dateninseln
• Mitarbeiter verbringen etwa 30 ihrer Zeit mit
  dem Suchen nach Informationen 1)
• Jedes Dokument existiert durchschnittlich 7 mal
  im Unternehmen 1)

• Neue Formen der Zusammenarbeit
• Weltweit verteilte virtuelle Projektteams
• Lokaler Bezug zum Arbeitsplatz spielt
  untergeordnete Rolle
• E-Mail ist zum primären Kommunikationsmedium
  geworden

• Beschleunigung der Taktfrequenz im Business
• Innovationsdruck durch Globalisierung
• Time-to-Market wird zum kritischen Erfolgsfaktor
• Entscheidungen müssen in kürzeren Zeiträumen
  getroffen werden

• IDC Studie

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Collaboration Einsatz und TrendsBegriff
Die Zusammenarbeit von Anwendern mit gemeinsamer
Zielsetzung (z.B. Projektteam) wird durch
geeignete IT-Tools (Collaborationlösungen)
unterstützt
Wesentliche Elemente Gemeinsame Zielsetzung 1. Kommunikation, 2. Team-Arbeitsumgebung,3. Koordination Asynchron und Real-Time Auch abteilungs-, standort- und organisationsübergreifend
Technologien Web Conferencing, E-Mail, Chat, IM, Voice Integration Dokumentenablage, Dokumentenmanagement, Wikis, Blogs Gruppenkalender, Ad hoc Workflows, Aufgabenmanagement Suche und Präsenz
Aktuelles Microsoft Portfolio SharePoint (WSS und SPS) Office 2003, Live Meeting 2005 Live Communications Server 2005 Exchange Server 2003
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Collaboration Einsatz und Trends Marktüberblick
und Trends

• Deutliches Wachstum
• Etwa 1 Mrd. Umsatz für Collaborationsoftware
  2004 in EMEA1)
• Steigerung gegenüber dem Vorjahr um 14
• Microsoft und IBM mit höchstem Umsatzanteil
• Zusätzlich etliche Anbieter für Speziallösungen

• Aktuelle Trends und Prognosen
• Starke Adaption von Next Generation Tools
• Erhöhte Bedeutung von Präsenzinformationen
• Vereinheitlichung von asynchronen und real-time
  Collaborationstechnologien
• Stärkere Integration in Geschäftsprozesse(Contex
  tual Collaboration)
• Tendenz zu integrierten Collaborationslösungen

• Gartner Dataquest Report 2005
• Marktabgrenzung ECM, E-Mail / Calendaring, Web
  Conferencing und Team Collaboration

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Collaboration Einsatz und TrendsNutzenkategorien
Kategorie Details
Anwenderproduktivität Schnelleres Auffinden von relevanten Informationen 1) Verbesserter Wissensaustausch 2) Kommunikation in verteilten Teams 2)
Kostenreduktion Reduktion von Präsenzmeetings durch e-Conferencing 1) Automatisierte Bereitstellungen von Sites (Self-Service) 1)
Risikoreduktion Reduktion des Umfangs lokaler Datenhaltung 1) Schutz sensibler Dokumente
Höhere Effizienz von Geschäftsprozessen Beschleunigung von Arbeitsabläufen 2) Erhöhung der Qualität 2)
Verbesserung von Entscheidungs-prozessen Fällen von Entscheidungen in verteilten Teams 2) Verbesserte Informationsbasis
Qualitätsaspekte Prozessinnovation 3) Produkt- und Serviceverbesserungen 3)

• Eigene Studien
• IWPI-Studie IT Support for Global Collaboration
  (www.iwproductivity.org)
• Qualitätsaspekte laut Gartner

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Business Value of CollaborationAgenda

• Collaboration Einsatz und Trends
• Return on Collaboration
• Microsoft Collaboration Futures
• Ressourcen und QA

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Return on CollaborationMicrosoft Business Value
Framework
Der IT- Lifecycle vom Business Need bis zur
fertigen Implementierung
Define Vision
Design solution
Business Need
Customer pain
Define scope
Build Solution
Stabilize and test
Support
Deploy
Operate
REJ
OptA
Value Analysis
ServiceDelivered
Business Need
Build
Deploy
ROI
TCO
Analyse Entscheidung
Implementierung
Betrieb Wartung
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Return on CollaborationOptA Framework

• Studie zur Weiterentwicklung des IT
  Arbeitsplatzes
• Anwenderperspektive steht im Vordergrund
• Definition einer Fokusgruppe (z.B. Projektteams)
• Wie effizient nutzen die Anwender ihren IT
  Arbeitsplatz?
• Anforderungen und Verbesserungspotenzial

• Vorgehensweise
• Interviews innerhalb der Fokusgruppe
• Entwicklung eines Lösungsdesigns
• Proof of Concept bzw. Pilot
• Definition von Metriken und Wirtschaftlichkeitsber
  echnung

• Ergebnisse
• Ist-Betrachtung bezüglich der Nutzung von IT
• Auf Anwenderanforderungen abgestimmtes
  Lösungsdesign
• Business Case (Verkürzung von Projektlaufzeiten,
  ROI, Payback etc.)
• Qualitative Nutzenbetrachtung

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Return on CollaborationQuantifizierung des
Mehrwertes
Sonst. finanz. Auswirkung
Zeitersparnis Anwender
Sonst. Kostenreduktion
Qualitativer Nutzen
Zeitersparnis IT
Risikoreduktion
1. Klassifizierung der Auswirkung
Nutzenstatements
Schnelleres Auffinden von relevanten Dokumenten X
Verbesserte Abstimmung bezüglich aktueller Dokumente X
Automatische toolbasierte Bereitstellung von Sites X X
Reduktion des Umfangs lokaler Datenhaltung X X X
Verbesserter Schutz vertraulicher Dokumente X
Reduktion von Präsenzmeetings durch Remote-Collaboration X X
Aktueller Projektstand immer für alle Teammitglieder verfügbar X X
Schneller Zugriff auf Experten führt zu besseren Entscheidungen X X
Verbesserte Informationsbasis fördert neue Ideen und Produkte X
2. Quantifizierung (Beispiel Zeitersparnis
Anwender)

1. Anzahl betrachteter Vorgänge aktuell und
   zukünftig h
2. Dauer pro Vorgang aktuell und zukünftig h
3. Finanzielle Bewertung (Vollkostensatz,
   Wertschöpfung) / h
4. Produktivitätswirksamkeit

Hilfestellung Referenzstatistiken, Studien,
Expertenschätzung, Pilot
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Return on CollaborationQuantifizierung des
Mehrwertes
Größenordnungen nur zur Illustration

• Nach Abschätzung von Projekt- und Betriebskosten
  ergeben sich
• Jährliche Einsparungen in Personentagen und
• Zahlungsreihe (3 bis 5 Jahre)
• Kennzahlen der Investitionsrechnung (ROI, NPV,
  IRR, Payback)

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Return on Collaboration Qualitativer Nutzen

• Nicht alle Aspekte können angemessen durch
  monetäre Kennzahlen ausgedrückt werden
• Weiche Faktoren sind wesentlicher Bestandteil
  des Nutzens von Collaboration
• Ein vollständiger Business Case sollte auch diese
  Punkte berücksichtigen

Echtzeitkommunikation in der Rechnungseingangsbearbeitung beschleunigt den Prozess Echtzeitkommunikation in der Rechnungseingangsbearbeitung beschleunigt den Prozess Echtzeitkommunikation in der Rechnungseingangsbearbeitung beschleunigt den Prozess Echtzeitkommunikation in der Rechnungseingangsbearbeitung beschleunigt den Prozess Echtzeitkommunikation in der Rechnungseingangsbearbeitung beschleunigt den Prozess Echtzeitkommunikation in der Rechnungseingangsbearbeitung beschleunigt den Prozess Echtzeitkommunikation in der Rechnungseingangsbearbeitung beschleunigt den Prozess Echtzeitkommunikation in der Rechnungseingangsbearbeitung beschleunigt den Prozess Echtzeitkommunikation in der Rechnungseingangsbearbeitung beschleunigt den Prozess Echtzeitkommunikation in der Rechnungseingangsbearbeitung beschleunigt den Prozess
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Schneller Zugriff auf Experten führt zu besseren Entscheidungen Schneller Zugriff auf Experten führt zu besseren Entscheidungen Schneller Zugriff auf Experten führt zu besseren Entscheidungen Schneller Zugriff auf Experten führt zu besseren Entscheidungen Schneller Zugriff auf Experten führt zu besseren Entscheidungen Schneller Zugriff auf Experten führt zu besseren Entscheidungen Schneller Zugriff auf Experten führt zu besseren Entscheidungen Schneller Zugriff auf Experten führt zu besseren Entscheidungen Schneller Zugriff auf Experten führt zu besseren Entscheidungen Schneller Zugriff auf Experten führt zu besseren Entscheidungen
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Verbesserte Informationsbasis fördert neue Ideen und Produkte Verbesserte Informationsbasis fördert neue Ideen und Produkte Verbesserte Informationsbasis fördert neue Ideen und Produkte Verbesserte Informationsbasis fördert neue Ideen und Produkte Verbesserte Informationsbasis fördert neue Ideen und Produkte Verbesserte Informationsbasis fördert neue Ideen und Produkte Verbesserte Informationsbasis fördert neue Ideen und Produkte Verbesserte Informationsbasis fördert neue Ideen und Produkte Verbesserte Informationsbasis fördert neue Ideen und Produkte Verbesserte Informationsbasis fördert neue Ideen und Produkte
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Höhere Effizienz da aktueller Projektstand immer für alle Teammitglieder verfügbar ist Höhere Effizienz da aktueller Projektstand immer für alle Teammitglieder verfügbar ist Höhere Effizienz da aktueller Projektstand immer für alle Teammitglieder verfügbar ist Höhere Effizienz da aktueller Projektstand immer für alle Teammitglieder verfügbar ist Höhere Effizienz da aktueller Projektstand immer für alle Teammitglieder verfügbar ist Höhere Effizienz da aktueller Projektstand immer für alle Teammitglieder verfügbar ist Höhere Effizienz da aktueller Projektstand immer für alle Teammitglieder verfügbar ist Höhere Effizienz da aktueller Projektstand immer für alle Teammitglieder verfügbar ist Höhere Effizienz da aktueller Projektstand immer für alle Teammitglieder verfügbar ist Höhere Effizienz da aktueller Projektstand immer für alle Teammitglieder verfügbar ist
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Trifft nicht zu Trifft nicht zu Trifft voll und ganz zu Trifft voll und ganz zu
Although the value of collaboration may not be
immediately apparent, that doesnt mean its not
paying off in big dividends. (Gartner 2005)
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Return on CollaborationGegenüberstellung
mehrerer Alternativen
Gering
Alternative 3 Web-Conferencing für Projektteam

• Der Umfang der Kreise gibt qualitative Kriterien
  wieder
• Strategische Aspekte
• Dringlichkeitsaspekte

• Kurze Projektlaufzeiten
• Wenige Systeme betroffen
• Geringes Risiko

Alternative 2 Team-Sites für Bereich XY
(relative) Komplexität

• Viele Abhängigkeiten
• Hohe Unsicherheit
• Hoher Integrationsaufwand

Alternative 1 Unternehmensweite
Collaborationservices
Hoch
0
200
400
Quantitativer Nutzen (ROI, Kapitalwert)
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Business Value of CollaborationAgenda

• Collaboration Einsatz und Trends
• Return on Collaboration
• Microsoft Collaboration Futures
• Ressourcen und QA

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Microsoft Collaboration FuturesOffice System
Investitionsbereiche
www.microsoft.com/office/preview
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Microsoft Collaboration Futures Office 12

• Produktivität
• Individuelle Anwenderproduktivität
• Oberfläche und Usability
• Unterstützung mobiler Anwender
• Management von Zeit, Aufgaben und Informationen

• Neuerungen (Beispiele)
• Ergebnisorientierte Benutzeroberfläche
• Professionelle Visualisierung
• XML basiertes Dokumentenformat
• Sharepoint Offline Funktionalität
• Einfachere Sharepoint Extranet Nutzung

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Microsoft Collaboration FuturesOffice12
Ergebnisorientierte Oberfläche
Prototype only
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Microsoft Collaboration Futures Office 12

• Enterprise Content Management
• Technologien zur Erfassung, Verwaltung,
  Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von
  Content und Dokumenten zur Unterstützung von
  organisatorischen Prozessen.
• Management des Lebenszyklus von Content auf einer
  einheitlichen Plattform, die einfach zu verwalten
  und zu nutzen ist

Enterprise Content Management Make it simple to
author managecontent and documents

• Neuerungen (Beispiele)
• Verbessertes Handling von Metadaten
• Navigation in Sharepoint
• Dokumentenfreigabe und Workflow
• Berechtigungen, Auditing und Dokumentenhistorie
• Zentrale Steuerung von IRM Policies und
  Gültigkeit nach Contenttyp

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Microsoft Collaboration Futures Office 12

• Collaboration
• Verbesserte Zusammenarbeit im Team, in der
  Organisation sowie mit Kunden und Partnern
• Stärkere Integration von Collaboration-Tools

Team-Collaboration Keep co-workers, partners and
customers in sync

• Neuerungen (Beispiele)
• Integration von Telephonie, Web Conferencing,
  Präsenz und IM
• Ad hoc und strukturierte Workflows (WSS,
  Frontpage, Workflow SDK)
• Verbesserte Suche, Benachrichtigung, RSS Support
• Project Workspaces in Sharepoint
• Nutzung von Meeting Informationen
  (Aufzeichnungen, Post-Meeting Search, gemeinsame
  Notizen)

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Business Value of CollaborationRessourcen

• Microsoft Collaboration Website
• www.microsoft.com/collaboration
• Microsoft Business Value Website
• www.microsoft.com/value
• Information Work Productivity Institue (IWPI)
• www.iwproductivity.org
• Office 12 Preview
• www.microsoft.com/office/preview