5S

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Multiplicadores

Haroldo
Ribeiro
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SIGNIFICADO DO 5S

• Utilização, Seleção, Classificação
• Ordenação, Arrumação, Organização
• Limpeza, Inspeção
• Saúde, Higiene, Padronização, Asseio
• Autodisciplina, Autocontrole, Respeito

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Comparação entre Housekeeping e 5S
Housekeeping
5S

• Aplicável em ambientes onde as pessoas vivem ou
  trabalham
• Foco na transformação das pessoas
• Metodologia construtivista com caráter educativo
• Transformação baseada em críticas e sugestões
• Transformação em médio prazo, mas com facilidade
  para a manutenção

• Aplicável em ambientes onde as pessoas transitam
• Foco na transformação do ambiente
• Metodologia indutiva com caráter de adestramento
• Transformação baseada em investimentos
• Transformações em curto prazo mas com dificuldade
  para a manutenção

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Metodologia de Implantação do 5S
Consolidação dos 3 primeiros S?
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Auditorias de 5S
Planejamento das auditorias
Feed-back para o auditado
Capacitação de Auditores
Auditoria
Elaboração do relatório
Melhorias
Elaboração do Plano de ação pelas áreas
Divulgação de resultados
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O Papel dos Multiplicadores

• Realizar treinamentos em 5S, quando necessário
• Apoiar a equipe e as lideranças na prática do 5S
• Acompanhar as auditorias de sua área
• Discutir os resultados da auditoria com a equipe
• Divulgar permanentemente as informações relativas
  ao 5S
• Discutir os problemas comportamentais mais
  freqüentes

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Dicas para a Multiplicação

• Zele pela Comunicação
• Procure dominar o conteúdo do 5S
• Utilize a linguagem adequada para cada público
  alvo
• Procure ser o exemplo para transmitir
  credibilidade
• Apresente os benefícios do 5S para cada público
  alvo
• Dê tempo ao tempo. Lembre-se que 5S é um processo
  educacional.

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SEIRIÉ saber utilizar sem desperdiçar.

• Vamos combater o desperdício de recurso!
• Analise cada recurso que você mantém no ambiente.
  Retire todas as coisas e documentos das gavetas,
  armários e outros compartimentos. Coloque de
  volta apenas o que você usa. Mantenha próximo de
  você apenas o que você usa com muita freqüência e
  na quantidade adequada. O que você usa de vez em
  quando, deixe em um local mais afastado e que
  possa ser usado por outras pessoas. Aquilo que
  você não usa mais, descarte-o do ambiente,
  enviando-o para possíveis interessados ou
  colocando-o no lixo. Verificar se o histórico de
  consumo justifica a manutenção da quantidade
  observada no local.
• Evite excessos. Tenha somente o necessário e na
  quantidade necessária.
• Evite descartar aquilo que ainda pode ser usado.
• Evite manter no local de trabalho objetos ou
  documentos pessoais que você não usa com
  freqüência.
• Mantenha as instalações e os recursos em boas
  condições de uso, de forma que não gerem riscos
  ou perdas.

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Itens de Avaliação (SEIRI)
1.1. Utilização dos recursos existentes nos locais abertos Todos os recursos existentes nos pisos, mesas e outros locais abertos são compartilhados e usados adequadamente (não há excesso, improvisações, recursos desnecessários, recursos inadequados ou usados inadequadamente, falta ou desperdício). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.
1.2. Utilização dos recursos existentes nos compartimentos fechados Todos os recursos existentes nos armários, arquivos, gavetas e outros compartimentos fechados são compartilhados e usados adequadamente (não há excesso, improvisações, recursos desnecessários, recursos inadequados ou usados inadequadamente ou falta). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.
1.3. Estado de conservação de instalações e recursos Todas as instalações e recursos estão em bom estado de conservação. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.
1.4. Controle dos problemas de conservação Há justificativa formal para todos os problemas de conservação, levando-se em consideração as características do ambiente. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.
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SEITONÉ saber organizar para facilitar o acesso
e a reposição.

• Vamos combater a bagunça e o desperdício de
  tempo!
• Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu
  lugar. Defina o local de guarda de cada recurso
  móvel, visando a facilidade de acesso, a
  reposição, a segurança, o conforto e a
  preservação. Isto inclui objetos pessoais como
  bolsa, pasta, casaco, paletó, sobretudo,
  guarda-chuva, sapatos, etc.
• Guarde os recursos de forma que seja fácil a sua
  localização visual. Recursos colocados por trás,
  muito acima ou muito abaixo da linha de visão do
  usuário na posição de pé, obrigando-o a
  inclinar-se ou subir em um suporte (banco ou
  escada), dificultam a localização visual.
• Evite misturar recursos de características muito
  diferentes ou largar os recursos úteis
  diretamente no piso ou sobre armários.
• Identifique e sinalize recursos, locais e postos
  de trabalho para evitar perda de tempo e riscos
  para você e para outras pessoas que freqüentam o
  ambiente ou utilizam os recursos.

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Itens de Avaliação (SEITON)
2.1. Identificações e Sinalizações Em todos os locais há identificações e sinalizações que facilitam a localização e evitam perda de tempo e riscos. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.
2.2. Definição e adequação de locais para a guarda de recursos (não inclui Layout) Há locais definidos e adequados para todos os recursos utilizados (formato, dimensões, tipo de material, etc.). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.
2.3. Ordem dos recursos Todos os recursos estão classificados e organizados (não há recursos úteis fora dos locais de guarda, mistura, dificuldade de localização visual e física ou risco). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.
2.4. Layout A disposição de todos os recursos produtivos e de apoio está adequada, facilita a circulação e o acesso, evitando riscos, desgaste e desperdício de tempo. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.
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SEISOÉ saber usar sem sujar.

• Vamos combater a sujeira!
• A melhor pessoa para manter o ambiente limpo é
  você. A limpeza feita pelo próprio usuário do
  ambiente contribui para a redução da sujeira, o
  combate à fonte de sujeira, a identificação e
  eliminação de locais de difícil acesso, a
  identificação de problemas de conservação, a
  identificação de malefícios provocados pela
  sujeira e a melhoria do ambiente de trabalho.
• Mesmo quando a limpeza do ambiente é feita por
  pessoal especializado, cabe a você evitar a
  geração de sujeira e indicar os pontos onde a
  sujeira se esconde.
• Use adequadamente os locais de uso coletivo.
  Sempre que sair destes locais, deixe-os limpos e
  organizados, adequados para serem usados por
  outros.
• Analise se as lixeiras e outros coletores de
  recursos inúteis ao ambiente facilitam a
  manutenção da limpeza e a remoção do material
  descartado (quantidade, localização,
  conservação, higiene, tipo, tamanho, sinalização,
  identificação, freqüência de retirada do lixo e
  prática da coleta seletiva. Dê sugestões de
  melhorias.

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Itens de Avaliação (SEISO)
3.1. Nível de limpeza (sujeira provocada por falha das pessoas) Não há sujeira provocada pelas pessoas nem por falta de cumprimento da sistemática de limpeza. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.
3.2. Controle das Fontes de Sujeira (caso existam) A fonte de sujeira (máquinas, equipamentos, manuseio de produtos) não gera riscos de acidentes e a extinção de sua(s) fonte(s) foi considerada inviável técnica e financeiramente pelos órgãos competentes da empresa. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.
3.3. Sistemática de Limpeza Há uma frequência definida e adequada para a limpeza de todo o tipo e local de sujeira (gerada por processos, manuseio de produtos, intempéries, animais, árvores, transportes, etc.). A sistemática inclui todos os locais de difícil acesso.
3.4. Coletores de resíduos sólidos Todos os coletores de resíduos sólidos são adequados e usados adequadamente (quantidade, localização, conservação, higiene, tipo e tamanho, freqüência de retirada, identificação, sinalização, prática da coleta seletiva, etc.). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.
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SEIKETSUÉ saber cuidar da saúde física e mental.

• Vamos criar um ambiente de trabalho saudável!
• Identifique os recursos de acordo com um padrão.
  Caso ainda não existam alguns deles, dê
  sugestões.
• Discuta com a equipe as Regras de Convivência
  para os comportamentos que incomodam algumas
  pessoas, até chegar a um consenso.
• Tenha uma preocupação efetiva e pró-ativa com
  relação à saúde e higiene do trabalho. Verifique
  se existem problemas de ergonomia. Se há
  desconfiança, solicite um estudo de um
  especialista.
• Invista na sua saúde física e mental. Exemplos
  Cuide da higiene pessoal (limpeza das roupas e
  calçados, barba, cabelo, higiene bucal, etc.)
  Pratique exercícios de relaxamento Previna e/ou
  elimine doenças contraídas fora do trabalho
  (obesidade, dependência química, câncer, stress,
  sedentarismo, etc.) Crie o hábito de se integrar
  com outros colegas de trabalho (confraternizações,
  torneio de jogos, etc.) Discuta com a equipe
  uma decoração adequada para o seu ambiente
  (quadros, plantas, fotos e outros elementos
  ornamentais), etc.

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Itens de Avaliação (SEIKETSU)
4.1. Padronizações Todas as identificações e sinalizações obedecem aos padrões da empresa ou estão uniformes. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.
4.2. Higiene e Saúde Não há nenhum problema que afeta a saúde ou de higiene pessoal no local de trabalho. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para a saúde das pessoas.
4.3. Rotinas e Sistemática para Manutenção do 5S Há uma sistemática eficiente para a melhoria contínua do 5S (auto-avaliações mensais registradas, planos de ação, divisão de responsabilidade, estabelecimento e divulgação de regras, reuniões mensais, padrões de ordem e limpeza, divulgação de resultados e planos, registro de sugestões, etc.). Todas as atividades têm mais de 3 meses sucessivos.
4.4. Estruturação dos documentos eletrônicos (quando houver) Há uma estruturação definida para a utilização e guarda de todos os documentos eletrônicos. Há uma freqüência definida e adequada para a limpeza de todos os arquivos obsoletos. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.
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SHITSUKEÉ cumprir rigorosamente o estabelecido.

• Vamos ter atitudes de qualidade!
• Honre a sua palavra. Ela é sagrada. Cumpra
  rigorosamente todos os compromissos assumidos na
  data e horário definidos. Na impossibilidade,
  faça contato o mais rapidamente possível com as
  pessoas afetadas, tentando contornar o atraso e
  até estabelecendo um novo acordo, quando for o
  caso. Evite repetir impontualidades.
• Cumpra rigorosamente os acordos, normas e regras
  independente de cobranças. Aquilo que você não
  concorda, apresente sugestões aos responsáveis,
  mas respeite o que foi consensado e/ou definido.
• Analise se as suas atitudes estão prejudicando
  outras pessoas, direta ou indiretamente. Seja
  humilde e tente mudar a forma de agir quando a
  sua consciência reconhece isto. Peça o apoio das
  pessoas mais próximas, pois não é fácil mudar uma
  hábito adquirido e praticado ao longo de toda a
  sua vida.

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Itens de Avaliação (SHITSUKE)
5.1. Autodisciplina na prática do 5S Acima de 90 das pessoas praticam o 5S no dia-a-dia, independente de monitoramento e cobrança. Não há problema comportamental de 5S na auditoria ou auto-avaliações e o 5S de nenhuma outra área é prejudicada pelo comportamento das pessoas auditadas
5.2. Autodisciplina no cumprimento de regras, normas e procedimentos de trabalho Acima de 95 das pessoas cumprem regras, normas e procedimentos de trabalho, sem necessidade de monitoramento ou cobrança. Nenhuma área é prejudicada pelo comportamento das pessoas auditadas
5.3. Pró-atividade para melhorias do 5S Acima de 80 das pessoas apresentam sugestões de melhorias relacionadas ao 5S
5.4. Autodisciplina na manutenção da estrutura de arquivos eletrônicos (só aplicável 6 meses após a implementação do item 4.4) Todos os documentos eletrônicos são utilizados e estão guardados de acordo com a estruturação definida. São feitas limpezas de arquivos obsoletos de acordo com a freqüência definida.
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CONCLUSÃO

• 5S é um processo educacional
• 5S é um processo participativo (não é voluntário)
• 5S é um termômetro do gerenciamento
• 5S é o melhor vendedor
• 5S é a Base para a excelência de gestão.