Folie 1

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Projektauswahl
Vorprojekt
!
Archetypen
Projektauftrag
Planung
Projektfreigabe
Change
Controlling
Realisierung
Meilensteine

Abschluß
Auflösung
Projektzeitpunkt
2
Startsitzung
Log-Buch
Dokumentation
R E A L I S I E R U N G
Umsetzung - Prozeß
Status-Bericht
Lenkungsauschuß
Meilenstein
3
Struktur
A B S C H L U S S P H A S E
Auflösung
Unterzeichnung
4
PROJEKTMANAGEMENT DEFINITION

• Laut DIN 69901
• Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation,
• -techniken und mitteln für die Abwicklung eines
  Projektes
• Ein Projekt
• ist zeitlich begrenzt
• hat eine eigene Projektorganisation
• ist interdisziplinär und abteilungsübergreifend
• ist komplex und dynamisch
• ist neuartig und risikobehaftet
• hat ein Ziel

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PROJEKTAUSWAHL
Die Projekte richtig machen ist das EINE! Die
richtigen Projekte machen das ANDERE!
Umsatz Kosten Qualität Innovation Motivation
Strategie Organisation Produktentw. Softwareentw. Forschung Marketing Human Res. Bau Projekte Aeonospace Automotive uam
Bewertung
Projekt Typen
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PRODUKT-PROJEKT PHASEN
Forschung Entwicklung
Einführung
Reife
Rückgang
Auslauf
Produkt
Umsatz
Ertrag
CAPEX
Investition
Konzept
Planung
Umsetzung - Einführung
Abschluss
Projekt
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ERFOLGSFAKTOREN DER PROJEKTARBEIT

• Projektwürdige Aufgabenstellung
• Projektauftrag mit messbaren Zielen
• Machtpromotoren
• Kompetente Projektleiter Teammitglieder
• Projektmanagement mit Augenmaß
• Zeitliche Ressourcen
• Klare Rollenverteilung
• Gezielte Projekt Kommunikation
• Elektronische Hilfsmittel
• Projekt Management Kultur

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RISIKOFAKTOREN DER PROJEKTARBEIT

1. Personalmangel
2. Unrealistische Zeitpläne
3. Unzureichendes Budget
4. Mangelnde Qualifikation
5. Fehlendes Controlling
6. Externe Lieferanten (Qualität, Termine)
7. Unvollständiges Lastenheft
8. Schnelle Anfangserfolge
9. Änderungen durch Auftraggeber
10. Konflikte im Projektteam

9
PROJEKTMANAGEMENT REGELKREIS
SOLL
Projekt Controlling
Projekt Planung
Ab-weichung
Änderung
Messdaten
SOLL
Projekt Steuerung
IST
Mengengerüst
Maßnahmen
10
PROJEKT CONTROLLING
KONTROLLE EINLEITEN VON STEUERNDEN MAßNAHMEN

• Vorgehensmodell
• Feststellen des IST-Zustandes
• Feststellen einer etwaigen Abweichung zum Plan
• Abweichungsanalyse
• Ursachenforschung
• Trendanalysen
• Festlegen von Projektsteuerungsmaßnahmen
• nicht erwünschte Entwicklungen auszugleichen
• anbahnende Abweichungen vermeiden

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PROJEKTMANAGEMENT-TEILDISZIPLINEN
(Nach PMBOK Projekt Management Body of
Knowledge)
Integrations- management
Umfangs- management
Zeit- management
Kosten- management
Qualitäts- management
Personal- management
Beschaffungs- management
Risiko- management
Kommunikations- management
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NUTZEN DES PROJEKTMANAGEMENTS

• Effektivität durch interdisziplinäre Teamarbeit
• Effizienz durch konzentriertes planvolles
  Vorgehen
• Kontrolle durch gezielte Projektsteuerung
• Termintreue durch professionelle Planung
• Transparenz durch Projektdokumentation
• Personalentwicklung durch Führung im Projektteam
• Wissensmanagement durch Teamarbeit

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SITUATIONSANALYSE MINDMAPPING

• Ziel der Situationsanalyse ist es eine tieferes
  und umfassendes Verständnis für die
  Ausgangssituation zu bekommen
• Zeigt Mängel im aktuellen Zustand auf und setzt
  sie in Beziehung zu dem angestrebten SOLL Zustand
• Methoden der Situationsanalyse
• Beobachten.
• Dokumentenanalyse..
• Befragung
• Systemanalyse..
• Mapping Tools

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MINDMAP ZUR SITUATUIONS-ANALYSE
Mode
andere
eigene
Hype
Trends
MAFO
Kompetenzen
intern
Medien
Anspruchsträger
Technology
extern
Demograf
Mangel
Globalis.
Bedürfnisse
15
Wünsche
gt15
Projekt X
muss sein

Erfolgsfaktoren
speed
darf nicht
Wirkung
fern wirk
Motivation
Personal
neben wirk
Hygiene
Recht
EU
Frustration
Förderung
intern
Regulator
15
URSACHE-WIRKUNGSANALYSE
(Ishikawa - Diagramm)

• Ishikawa-Diagramm Visualisierung eines
  Problemlöseprozesses
• bei dem nach den primären Ursachen eines
  Problems gesucht wird.
• Technik der 5 Warums Bis zu fünf Warum Fragen
  erforderlich bis man an die eigentliche Wurzel
  des Problems gelangt.
• Erstellen des Diagramms In einer moderierten
  Arbeitsgruppe mit je einem Vertreter der
  Problem-Kategorie.
• Kategorien im Diagramm Fünf M Mensch
• Material
• Methode
• Maschine
• Milieu
• Umfeld, Management, Messung, Prozesse
  

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ISHIKAWA (FISBONE) DIAGRAMM
Mensch
Material
Methode
Problem
Maschine
Milieu
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PROJEKT ZIEL

• eindeutig und allgemein verständlich
• realistisch und erreichbar sein
• den Lösungsweg nicht vorschreiben
• in Subziele gegliedert sein
• in 3 Sätzen kommunizierbar sein
• Teilziele müssen messbar sein

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ZIELE-HIERARCHIE
Hauptziel
Ziel
Leistung
Termin
Kosten
Teilziele
Messkriterien
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PROJEKTABGRENZUNG
(NICHT-Ziele)

• Projekt-Ketten sind als mehrere Projekte zu
  behandeln
• Projekt-Netzwerke bedürfen einer Multiprojekt
  Organisation
• Workflows sind Teile des Operationsmanagement
• Abgrenzung von der Umgebung zeitliche
• inhaltliche
• soziale
• Nicht-Ziel Die wichtigsten NICHT-Ziele sind im
  Lastenheft angeführt.

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PROJEKT ABGRENZUNG


NICHT-Projekt
Projekt
Projektidee
21
UMFELDANALYSE PORTERS 5 FORCES

• (Kräfte aus dem externen Umfeld)

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UMFELDANALYSE SWOT
Innerbetriebliche Stärken und Schwächen Externe
Chancen und Gefahren
Stärken Schwächen Chancen Gefahren
Strengths Weaknesses Opportunities Threats

• Vorgehensmodell
• Auflistung aller internen Stärken und Schwächen
• Auflistung aller externen Chancen und Risken
• Stärken Chancen Maximieren
• Schwächen Gefahren Minimieren

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SWOT ANALYSE MATRIX DARSTELLUNG
SWOT SWOT Interne Analyse Interne Analyse
SWOT SWOT S Stärken W Schwächen
SO Strategie Chancen, die zu den Stärken des Unternehmers passen WO Strategie Schwächen eliminieren um neue Möglichkeiten zu nutzen
ST Strategie Stärken Nutzen um Bedrohungen abzuwenden WT Strategie Verteidigen!
0 Chancen
Externe Analyse
T Gefahren
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AUFWANDS- UND KOSTENSCHÄTZUNG
(TOP-DOWN)

• Vorgehensweise
• Aus den Teilzielen werden Hauptaufgaben definiert
• Ermittlung der direkten Projektkosten
• Personal
• Consulter
• Material
• Reisen
• Werkzeug
• Messgeräte, IT
• Ermittlung der indirekten Projektkosten
• Gemeinkosten
• Raummiete
• Energie, Strom
• IKT

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AUFWANDSCHÄTZUNG
(Excel Sheet)
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PROJEKTORGANISATION
Projekt Auftraggeber
Lenkungsausschuss
Projektleiter
Controller Assistenz
MA
Temporär
MA
MA
Temporär
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PROJEKTORGANISATION
Funktion Name Ziele Aufgaben Kompetenzen
Auftraggeber Erreichen der Projektergebnisse Abstimmung mit U-Strategie Auftragserteilung Entscheidungen - Abweichung Nominierung Projektleiter Budgetfreigabe
Projektleiter Erreichen der Projektdefinition Erreichen aller Projektziele Vorprojekt bis Lastenheft Projektplanung Steuerung Kommunikation, Dokumentation, Bericht Zusammenstellen Projekt-Team Führung des Projektteams Verfügung über Projektbudget
Lenkungs- Ausschuss Einhaltung U-Strategie Synergie zu anderen Projekten Abstimmung bei Meilensteinen Lobbing
Projekt- Controller Projektcontrolling Planung, IST-Erfassung Abweichungsanalyse Einfordern von IST
Team- Mitglieder Eigenverantwortliche Erreichung der Teilziele Termingerechte Erfüllung Berichtsplicht Projektsitzungen Auswahl Hilfsmittel Anspruch auf Information
Vorgesetzte von Teammitgliedern Gesamtübersicht über Projekte des MA Know How - Transfer Kooperative Zusammenarbeit Disziplinäre Verantwortung Einhaltung Zeitressource
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UNTERNEHMENSORGANISATION
Reine Projektorganisation
Stabs Projektorganisation
Matrix Projektorganisation
Board
Board
Board
Projektleiter
Produktion
Service
Vertrieb
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 1
Produktion
Service
Vertrieb
Projekt 2
Projekt 3
Projekt Org. Einheit Management by
Projekt Netzwerk Gleichberechtigter
wenige Projekte Projektleiter Stabstelle
keine dauerhaften Mitarbeiter Matrix zwischen
Linien und Projektleitung führt häufig zu
Konflikten zwischen Projektleitung und
Linienführung
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MATRIX - PROJEKTORGANISATION
Weak Matrix
Balanced Matrix
CEO
f2
f3
f1
Projektleiter
Projektkoordination
CEO
CEO
f2
f3
f1
f2
f3
f1
Projekt A
Projekt B
Strong Matrix
Composite Matrix
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PROJEKTLEITER - EFFIZIENZ
?
Zeit
Leistung Entscheidung Führung
Sachebene
Beziehung
L K x M
Können mal Mitarbeiter
E Q x A
Qualität mal Akzeptanz
F A x M
Aufgaben mal Mitarbeiter
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PROJEKTLEITER - AUFGABEN
Fähigkeiten Was ist zu tun?
Teambildung Auswahl nach fachlicher UND sozialer Kompetenz
Teamführung Konfliktfähigkeit Fachkompetenz Planerisches Denken Organisieren Unternehmerisch Denken Administrative Fähigkeiten Ressourcen Zuordnung Beziehungsfähigkeit Ziele definieren und kommunizieren Konflikte sofort ansprechen Selber Hand anlegen Methoden einsetzen Service für Teammitglieder Einfaches GuV - Modell einsetzen Möglichst automatisieren Nach Verlässlichkeit der Teammitglieder Nähe schafft Beziehung
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PROJEKT TEAM - TEAMBILDUNG
(Bruce Tuchman)

Forming (Orientierung) Abhängigkeiten klären Führung akzeptieren
Storming (Konflikt) Meinungsverschiedenheiten, Spannungen Widerstand gegen Führung
Norming (Struktur) etablieren von Normen und Beziehungen erhöhtes Vertrauen zur Führung
Performing (Arbeit) Aufgabenorientierung, Zielerreichung Kooperation
Adjourning (Auflösung) Abschluss der Aufgaben verringern der Abhängigkeit
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PROJEKT TEAM ZUSAMMENSETZUNG
Nach Belbin arbeiten Teams dann effektiv, wenn
sie aus einer Vielzahl heterogener Rollentypen
zusammen gesetzt sind.

Teamrolle Rollenbeitrag fachlicher Beitrag Namen
Innovator bringt neue Ideen
Wegbereiter entwickelt Kontakte
Integrator fördert Zusammenarbeit
Macher überwindet Hindernisse
Beobachter untersucht Vorschläge
Mitarbeiter arbeitet am Objekt
Umsetzer setzt Pläne um
Perfektionist vermeidet Fehler
Spezialist liefert Fachwissen
HANDELN
INTER-AKTION
DENKEN
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DAS LASTENHEFT

• Das Lastenheft ist die Gesamtheit der
  Anforderungen des Auftraggebers an die
  Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers
• sollte vom Auftraggeber formuliert sein
• Grundlage zur Einholung von Angeboten
• In der Bauwirtschaft auch als LV
  Leistungsverzeichnis benannt
• Auftragnehmer schreiben häufig das Lastenheft
  selbst
• Auftraggeber kann es nicht

WAS WOFÜR zu erarbeiten ist
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Gliederung des Lastenheftes

• Spezifikation des zu erstellenden Produktes (die
  Last)
• Anforderungen an das Produkt bei einer späteren
  Verwendung
• zB. Temperatur, Speicher, Geschwindigkeit
• Rahmenbedingungen für Produkt und
  Leistungserbringung
• zB. Material, Normen, Richtlinie,
• Vertragliche Konditionen
• zB. Gewährleistung, Risiko,
• Anforderungen an den Auftragnehmer
• zB. Zertifizierung,
• Anforderungen an das Projektmanagement
• zB. Dokumentation, Messverfahren

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PROJEKT - AUFTRAG

• Vertrag zwischen Projektleiter und Auftraggeber
• Inhalte eines Projektauftrages
• Projekttitel
• Ausgangssituation
• Projektziele
• Budget Kostenschätzung
• Wirtschaftlichkeit
• Projektorganisation
• Verweis auf Lastenheft
• Mit der Unterzeichnung endet die Vorprojektphase

kein Projekt ohne Projektauftrag