Z

1

• Základy efektivního
• rízení knihoven
• PhDr. Zdenka Brázdová
• ADVERS Consulting, s.r.o. Brno
• Kveten 2014

2
Obsah kurzu

• Strategický prístup k rízení knihovny
• Kompetence nutné pro úspešný výkon rolí
• v managementu knihovny, analýza vlastních
  silných a slabých stránek pro management
• Klícové faktory "výkonu", efektivního fungování
  knihovny jak je pozitivne v praxi ovlivnovat
• Praktické inspirace pro efektivní management

3
Strategický prístup k managementu

• Poslání mise, co bychom chteli delat a proc
  KDO JSME
• Trh PRO KOHO
• Vize KAM smerujeme ?
• Strategické cíle konkrétní úkoly v oblasti
  finance, marketing, služba podpurné procesy,
  personální rízení.
• Kaskáda strategických cílu na strednedobé,
  krátkodobé - /taktické/ cíle jednotlivých oblastí
  útvaru
• Akcní plán kdo, co, kdy a jak udelá k naplnení
  cílu?

4
SWOT analýza
5
Strom cílu
Cíle ekonomické vazba na rozpocet
Cíle knihovny v jednotlivých oblastech
cíle úseku
cíle projektu
cíle, úkoly zamestnancu
6
Aktuální strategické cíle
Jaké jsou nejduležitejší strategické cíle ve
vazbe na vnejší a vnitrní prostredí ? Jak jsou
komunikovány se zamestnanci?
7
K zamyšlení k diskusi

• V jakém prostredí se nacházíte (externí i interní
  prostredí), jak mužete aplikovat strategický
  management v podmínkách knihovny

8
Management, manažerské cinnosti a role

• Management - dosahování cílu prostrednictvím
  druhých lidí
• Manažerské role
• interpersonální
• koordinacní, plánovací
• informativní
• kontrolní
• rozhodovací
• ..

9
AUTORITA formální x prirozená
FORMÁLNÍ Pravomoci dané organizacní
strukturou Faktická moc Pozice ve vztahu
k nadrízeným manažera NEFORMÁLNÍ
Autorita daná charakteristikami manažera
(odborné kompetence, osobnostní nastavení,
sociální kompetence, další faktory, napr. morální
kredit)
10
Zdroje autority lidé kolem manažera
PODRÍZENÍ
NADRÍZENÍ
KOLEGOVÉ NA STEJNÉ ÚROVNI RÍZENÍ
SPECIFICKÁ SITUACE MANAŽERA VZEŠLÉHO ZESPODU
DALŠÍ INTERVENUJÍCÍ OSOBY
ZÁKAZNÍCI
11
Zdroje autority - další zdroje autority
FORMÁLNÍ PRAVOMOCI
MATERIÁLNÍ ZDROJE
CHARAKTERISTIKY MANAŽERA
SITUACNÍ FAKTORY
STYL RÍZENÍ
OSOBNOST
ODBORNOST
12
Faktory ohrožující autoritu manažera
Jak nejlépe ztratit
autoritu?
13
Sebepoznání jako predpoklad úspechu manažera,
lídra
Co druzí vidí Co druzí nevidí
Co o sobe vím ARÉNA FASÁDA
Co o sobe nevím SLEPÁ SKVRNA BARIÉRY POTENCIÁL
14
Sebepoznání jako predpoklad úspechu ve vedení lidí
Vlastní silné stránky odborné - osobnostní Vlastní slabé stránky odborné - osobnostní

15
Klícové faktory efektivního fungování knihovny
Požadavky na práci
Zpusobilost pracovníku
Systém rízení
Styl rízení
Klima, organizacní kultura
16
Požadavky na práci

• Jaké cinnosti se mají na pracovních místech
  vykonávat, cíle spojené s výkonem cinností
• Jaké požadavky na zpusobilost (odbornou,
  osobnostní) je treba splnovat, aby mohly být
  cinnosti úspešne vykonávány
• Jak bude meren, hodnocen výkon
• Jaké pracovní chování se ocekává
• Jaký formalizovaný systém hodnocení funguje

17
Jak stanovit požadavky na zpusobilost
proces Cinnost Zpusobilost odborná Osobnostní predpoklady Poznámky

18
Evidence úkolu
Úkol Odpovídá Termín Vyhodnocení Opatrení

Cíl úkol musí splnovat S - specifický,
konkrétní M - meritelný ( podle ceho
hodnotím) A - akceptoivatelný R - reálný T
- termínovaný
19
Systém rízení

• Procesy, vazby mezi procesy procesní mapa,
  organizacní struktura, pravidla fungování
  procesu,
• Komunikace problému v systému
• P - problém
• P - prícina (y)
• D - dusledky, následky
• R - rešení

20
Styly vedení situacní vedení
Participace, Samostatnost, zamestnanci spolurozhodují o zpusobu rešení problému v útvaru, jsou na ne delegovány úkoly i cást pravomocí, manažer s nimi pouze reší na základe jejich potreby krizové situace (30 ) Koucování Podnecování, vysvetlování, dávání otázek, spolecná hledání rešení, poskytování intenzivní zpetné vazby (,-) (20 )
Delegování Samostatnost, delegování rutinních a jednodušších úkolu manažera vcetne pravomocí z úkolu vyplývajících. Nikdy není možno delegovat personální rozhodnutí,odmenování celkovou odpovednost, úkoly, jejichž zadání je nejasné. (30 ) Autoritativní Príkazy - instrukce, nevysvetluje, kontrola, zpetná vazba spíše, když je problém - sankce Možné využití v krizi, pri nízké zpusobilosti zamestnance (20 )
21
Kriteria volby stylu vedení

• Situace ( standardní, krize casová jiná)
• Míra zpusobilosti cím vyšší zpusobilost, tím
  více participace a delegování
• Osobnost cloveka introvert x extrovert,
  emotivní x méne emotivní, submisivita x
  dominance, .
• ( napr. s autoritativním stylem pozor u
  melancholika )

22
Organizacní kultura v podmínkách knihoven

• Organizacní kultura soubor prvku, které
  charakterizují organizaci.
• Vychází z hodnot, které by mely být sdíleny
• Vybrané prvky ovlivnující výkon
• komunikacní systém- prenos informací
• pozitivní image
• chování zamestnancu uvnitr týmu knihovny, k
  zákazníkum
• podmínky vcetne estetické úrovne
• .

23
Rízení pracovního výkonu

• Dohoda o pracovním výkonu
• Plánování, motivace
• Zpetná vazba
• Hodnocení ve formalizovaném systému

24
Dohoda o pracovním výkonu co musí vedet každý
pracovník

• Jaké cinnosti má vykonávat
• V jakých procesech organizace jsou tyto cinnosti
  zarazeny
• Jaká pravidla, postupy k výkonu cinností jsou
  dána
• Jaké požadavky na zpusobilost (odbornou i
  osobnostní) má splnovat
• Jaké pracovní chování se od nej ocekává (interní,
  externí vztahy)
• Jak bude hodnocen výkon (cíle, kriteria )
• Jaký formalizovaný systém hodnocení funguje

25
Jak motivovat spolupracovníky

• Poznat motivacní strukturu druhého cloveka
• Dobre vybrat, adaptovat, integrovat
• Jasne oznámit, co má delat, standardy
• Efektivne zadávat úkoly
• Poskytovat zpetnou vazbu
• Komunikovat poskytovat informace
• Vytváret pozitivní pracovní klima
• Rozvíjet podrízené
• Být vzorem (Kdo chce zapalovat, musí horet)
• ..

26
Plánování pracovního výkonu, rozvoje
Umí Umí
Nechce pracovat Neumí Chce pracovat Neumí
27
Zpetná vazba

• Chvála
• - Adresná, verejná
• - Vcas
• - Uprímná, bez prehánení
• - Konkrétní, jen k práci a pracovnímu chování

• Kritika
• Vcas, ale bez emocí
• Mezi ctyrma ocima
• Konkrétní jen k pracovnímu chování a výkonu
• Dodržení PKP (pochvala, kritika,povzbuzení)

28
Co je cílem motivace
Co Vás nejvíce na Vaší práci motivuje, co naopak ?
29
Motivace
S T I M U L Y
S T I M U L Y
MOTIVY
30
Maslow, Herzberg hierarchie potreb jako
základ motivace
31
Jak motivovat spolupracovníky

• Poznat motivacní strukturu druhého cloveka
• Dobre vybrat, adaptovat, integrovat
• Jasne oznámit, co má delat, standardy
• Efektivne zadávat úkoly
• Poskytovat zpetnou vazbu
• Komunikovat poskytovat informace
• Vytváret pozitivní pracovní klima
• Rozvíjet podrízené
• Být vzorem (Kdo chce zapalovat, musí horet)
• ..

32
Závery k motivaci

• Jedním z duvodu úspechu je pravdepodobne
  skutecnost, že pocet možnosti lidí získat osobní
  uspokojení je na rozdíl od omezených financních
  zdroju neomezený!!
• Základem motivace je EFEKTIVNÍ KOMUNIKACE !!!

33

• Vím, co jsem rekl, teprve, když vím, co jsi
  pochopil

34
Murphyho zákon

• Každý návrh chápou lidé jinak než ten, kdo ho
  predkládá.
• Dusledky1.    I když je tvé vysvetlení tak
  jasné, že vylucuje jakýkoliv nesprávný výklad,
  presto se najde nekdo, kdo to pochopí
  špatne.2.    Když máš jistotu, že se tvuj krok
  setká se všeobecným souhlasem, nekomu se urcite
  líbit nebude.

35
Inspirace

• Duležité pravidlo úspechu
• Myslete na papíre !!!

36
Inspirace

• Rozhodujte, pokud je to možné, na základe faktu
  !!!
• Vedte záznamy o procesech, o lidech (jejich
  výkonu, pracovním chování) !!!

37
Inspirace

• Reknete lidem jakého chování si
• u nich budete vážit a jaké následky pro
  organizaci bude mít, když se takto chovat
  nebudou

38
Inspirace

• Manažer, lídr musí neustále cistit prostredí
• Poskytovat spolupracovníkum otevrenou, jasnou a
  srozumitelnou zpetnou vazbu k výkonu a
• k pracovnímu chování

39
Inspirace

• Duležitou kompetencí manažera, lídra je
  TOLERANCE. Pokud spolupracovník udelá chybu,
  urcete podmínky a cas nápravy. Pokud opakuje
  stejnou chybu ponekolikáté, prijmete opatrení.
  Pokud to neudeláte, nejde již o toleranci, ale
• MANAŽERSKOU HLOUPOST !!!

40
ZÁVER

• Nejde o to, co víme. Jde o to, jak
• s tím, co víme, naložíme ?
• Akcní plán
• - co mne inspirovalo,
• - co s tím udelám v praxi, co mi v tom muže
  zabránit ?
• Dekuji za spolupráci a preji hodne úspechu v
  práci s lidmi
• 
  Zdena
  Brázdová