R

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• Réunion de lancement du projet Refonte SIV1.0

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Objectifs de la réunion

• Rendre simple et concret vis à vis de tous les
  acteurs du projet
• Les objectifs
• Les rôles et responsabilités de chacun
• Lorganisation du travail

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Agenda de la réunion

• Introduction
• Les points clés du projet
• Objectif
• Macro planning
• Le périmètre du projet
• Structures équipes
• Zoom sur la phase de conceptions générales

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La finalité du projet

• Le gain attendu est celui dune plus forte
  agilité interne pour générer principalement de
  lefficacité, de lanalyse de performance, des
  processus adaptés, des résultats, de la
  satisfaction client 
• Mieux associer les services centraux à la force
  de vente,
• Aider à la décision, améliorer la réactivité et
  la restitution des données liées au pilotage,
• Analyser plus finement la clientèle, ses
  comportements,
• Augmenter le service rendu au client ( SAV, ),
• Pouvoir prendre des risques (calculés)  flux
  tendu, gamme de produits, meilleure efficacité
  logistique,
• Intégrer fonctions et processus,
• Améliorer la productivité (minimiser les tâches
  sans valeur ajoutée),
• Construire le référentiel de lentreprise,
• Fiabiliser les données,

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Les points clés du projet
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Les objectifs du projet

• Globalement
• Un projet transversal au service de la vision et
  de la stratégie dEQ
• La mise en place d un système unique, fiable,
  performant, ergonomique et évolutif
• Permettre une vision globale de lactivité
  (tableaux de bord) et faciliter le pilotage
• Faire évoluer les pratiques et les procédures
  actuelles pour améliorer le service rendu aux
  magasins et aux clients
• Donner les moyens (les outils) à chacun de mieux
  faire son travail

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Les objectifs du projet

• Achats / Logistique
• Une gestion des stocks plus précise et réactive
  avec la volonté de se démarquer de la concurrence
• Renforcer le contrôle interne et le contrôle des
  coûts (prix de revient, marge )
• Finance
• Remplacer avantageusement un logiciel devenu
  obsolète 
• Automatiser les travaux à faible valeur ajoutée
• Accélérer les clôtures, lélaboration des états
  fiscaux, les reporting groupe

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Méthodologie Générale
CONCEPTION
CONSTRUCTION
ACCEPTATION
DEMARRAGE
AtelierSpéc. détailléesParamétrage
Testsunitaires
Lancement
Pilotes
Cadrage
IngénierieAménagementsInterfacesReprise Données
Recette dintégration
Déploiement
Plan Projet
CONDUITE DU CHANGEMENT
CHANTIER TECHNIQUE
CONDUITE DE PROJET BILANS -QUALITE
LANCEMENT
MISE EN PRODUCTION
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Le planning
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Les dates clés du projet

• Lancement du projet Septembre 2006
• Conceptions générales Septembre / Octobre
  2006
• Conception détaillées Mi Oct / Nov 2006
• Réalisation des aménagements De Septembre à
  Février 2007
• Paramétrage De Octobre à Mars 2007
• Recette Décembre à fin Mars 2007
• Formations Février / Mars 2007
• Démarrage Pilote A partir dAvril 2007

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Le périmètre du projet

• Modules concernés
• Cegid Business Back Office
• et Front Office
• Cegid Business Comptabilité
• ETAFI
• SERVANTISSIMO

Tous les domaines de lentreprise
Siège
Magasins
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Le périmètre du projet

• Pour lensemble des modules cités, accompagnement
  Cegid sur
• Les phases de conceptions générales
• Les phases de conceptions détaillées
• Les phases de paramétrages
• Le démarrage du projet

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Le périmètre du projet

• Cegid procèdera à une délégation de compétences
  sur
• Les interfaces et reprises de données
• La conception détats et danalyse
• La préparation et lexécution de la recette
• Ladministration du Système dInformation
• Les modalités de déploiement seront étudiées avec
  Cegid à lautomne.

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La structure du projet Europa Quartz et Cegid
Nicolas HOUZE  PDG
Vincent Coelho / Cymbeline Chaplain
Yvan PIRIO  DG
D O M I N I Q U E A U B O I S
Y DEFOUR DSI /DP
Stéphanie Carton DP
JLB CP
Alexandre
Patrick
Magali
Nathalie
JMG
Laurent Terron CP BO et FO
Carole
Sophie
Jean Luc
Delphine
Supply Chain
Richard Roux CP Compta
PWB
Myriam
Christine
Brigitte
Compta/Finance
CP Etafi / Servantissimo
AVI
Ctrl Gestion
JC Fourcade Resp Développement
NA
Marketing
Céline
Christophe
Jean Marc
PC
Julian Provost CP Systemes Réseaux
Dir Co
NH
RH
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Les instances du projet

• Le comité davancement
• Fréquence Hebdomadaire
• Qui ? Selon Ordre du jour Key users / Pilote /
  CP / consultant
• Avancement des sujets en cours
• Le comité de pilotage
• Fréquence Mensuelle
• Qui ? DG / DSI / CP / AMOA / / DP Cegid / CM /
  DA / CP selon ordre du jour
• Suivi et pilotage du projet (planning / alertes /
  contrat / gestion de risques )

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Fonctionnement de la phase deConceptions
Générales

• Phase 1
• Septembre / Octobre 2006 BO/FO
• Octobre 2006 Compta

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Les enjeux de cette phase

• L analyse des processus et des procédures à
  mettre en œuvre permet de valider définitivement
  
• notre compréhension de vos besoins
• l adéquation de Cegid Business et les
  aménagements à réaliser
• et de définir les grandes options de
  paramétrage.
• La réussite du projet est conditionnée par cette
  phase.
• Elle nécessite une étroite collaboration entre
• l Equipe projet EuropaQuartz qui connaît
  lentreprise, son métier et ses orientations
  stratégiques ,
• et les Consultants Cegid qui maîtrisent Cegid
  Business, la méthodologie d implémentation du
  progiciel et les processus métier.

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2 chantiers

• Conception générale définir la solution globale
• Choix structurants codifications, circuits
• Périmètre adéquation, périmètre cible
• Description du fonctionnement de 80 de
  lactivité
• Spécification des aménagements de Cegid Business

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Qui fait quoi ?

• Avant chaque réunion
• Le consultant Cegid initialise le dossier
• Le CP EuropaQuartz vérifie les participants,
  anticipe sur les points à traiter
• Pendant la réunion
• Réflexions, décisions
• Modifications et compléments au dossier
• Après la réunion
• CP EQ réponses aux points en attente,
  validation du dossier
• Consultant tests, recherches complémentaires
  pour finaliser le dossier

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Fonctionnement

• Documents entrants
• Etude Adéquation V 4 (Version qui sera annexée au
  contrat Valider ce n)
• Cahiers fonctionnels EQ
• Documents de Conceptions Générales initialisés
  par Cegid
• En fin de phase
• Documents de Conceptions Générales complétés en
  séance dateliers et validés ensuite
• Documents de spécification des aménagements de
  Cegid Business

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Exemple de schéma dun flux complexe
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Détail du document de CG avec les règles de
gestion
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Comment contourner les difficultés

• Disponibilité
• Gérer son agenda en intégrant les jalons du
  projet
• Respecter les dates planifiées
• Communication
• Des modèles de documents communs compréhensibles
  de tous
• Une gestion documentaire unique sur un lecteur
  réseau
• Reporter régulier au Comité de Pilotage
• Anticiper et alerter
• Travailler en toute transparence
• Validation
• Prévoir des validations intermédiaires au fil de
  leau
• Mieux vaut quelques retours arrière que pas de
  décision du tout
• Validation finale en comité de pilotage
• Dans lintérêt de tous danticiper et respecter
  les délais de validation

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Méthodologie Générale
CONCEPTION
CONSTRUCTION
ACCEPTATION
DEMARRAGE
AtelierSpéc. détailléesParamétrage
Testsunitaires
Lancement
Pilotes
Cadrage
IngénierieAménagementsInterfacesReprise Données
Recette dintégration
Déploiement
Plan Projet
CONDUITE DU CHANGEMENT
CHANTIER TECHNIQUE
CONDUITE DE PROJET BILANS -QUALITE
LANCEMENT
MISE EN PRODUCTION
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• Questions / Réponses

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Fin de la réunion

• Bon courage à tous