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Sección 13 Programación de Obra
Curso Básico de C.I.O. Light
Sección 13 - Programación de Obra
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Introducción
C.I.O. no maneja programación de obra
directamente, pero tiene la capacidad de
interfazarse automáticamente con Microsoft
Project.
Para poder utilizar las funciones descritas en
esta sección, se debe tener Project instalado en
el mismo equipo donde se esta utilizando el C.I.O.
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Todas las opciones de la interface se encuentran
en el menú de Programación en el listado
principal del presupuesto.
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Conceptos
La programación con C.I.O. funciona de la
siguiente manera 1. El presupuesto se crea en
C.I.O. Normalmente. 2. Se exportan las
actividades presupuestadas, con sus duraciones,
hacia Project. 3. Se utilizan las funciones de
Project para crear las relaciones lógicas entre
actividades, estableciendo de esta manera las
fechas de ejecución programadas de cada
actividad. 4. C.I.O. toma estas fechas
programadas para alimentar su base de datos del
presupuesto.
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Una vez que C.I.O. tiene las fechas de cada
actividad, puede generar reportes de flujo de
caja, flujos de uso de recursos, pedidos, etc.,
distribuyendo el presupuesto en tiempo de acuerdo
con estas fechas.
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Configuración - 1
C.I.O. como tal no requiere de una configuración
especial para trabajar con la interface con
Project. Pero si hay que configurar los datos de
la programación para cada presupuesto. Esta se
hace en el menú Datos - Ficha Presupuesto.
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Nombre del archivo a crear en Project (debe
incluir la extensión .mpp).
Directorio donde debe crear el archivo.
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Configuración - 2
Capítulos/Subcaps/Items envía la misma estructura
del presupuesto hacía Project
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Capítulos/Items ignora los subcapítulos en el
momento de exportar datos hacía Project.
Etapas permite utilizar una estructura de
capítulos o cabeceras distintas a la del
presupuesto.
Hay tres opciones disponibles para el tipo de
estructura de información a manejar en Project.
Para el resto del tutorial, asumimos que se esta
utilizando la opción de Capítulos/Items. El
manejo de las Etapas esta descrito al final de la
sección.
Unicamente esta disponible la opción Manual.
Seleccionar Microsoft Project.
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Preparando la Información - 1
Para exportar la información hacia Project, lo
único que se necesita hacer es tener las
actividades del presupuesto creadas.
Adicionalmente se pueden definir las duraciones
de las actividades en C.I.O. Esto se puede hacer
en la ficha detallada de cada actividad, o en la
opción del menú Programación - Editar Datos.
Hay dos maneras de especificar las duraciones. Lo
mas sencillo es estipular una duración en días
para el total de la actividad. También se puede
especificar un rendimiento diario de la actividad
(ej xx mts/dia), y C.I.O. calcula la duración en
días con base en la cantidad presupuestada.
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La opción de rendimiento es dinámica - al cambiar
la cantidad presupuestada, C.I.O. recalcula la
duración automáticamente.
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Preparando la Información - 2
Las duraciones de las actividades se pueden
editar mas fácilmente en la opción Programación -
Editar Datos. Aquí C.I.O. presenta un listado de
actividades con columnas para editar la
información relevante a las duraciones.
Con un doble-click en la columna Tipo Duración se
puede escoger entre por rendimiento diario o una
duración dada por el usuario para toda lactividad.
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Para actividades por rendimiento diario, se debe
llenar la cantidad del rendimiento en la columna
rendimiento, y para las demás actividades se
debe llenar la duración de las actividades en
días, en la ultima columna, duración.
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Exportando Datos a Project
Ahora se puede exportar la información hacia
Project. La unidad mínima para exportar es un
capítulo, pero no se tienen que exportar todos
los capítulos en el mismo momento - se puede ir
colocando la información a cada capítulo y
exportando poco a poco.
Señale el capítulo a exportar, y oprima el botón
Crear/Actualizar Tareas.
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La Información en Project
C.I.O. abre Project automáticamente, y va creando
las actividades para el capítulo indicado. Cada
actividad es creada con la descripción y duración
dada en C.I.O., y como tarea subordinada al
capítulo al cual pertenece. Ninguna información
de recursos o costos pasa a Project.
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Capítulo (su duración es un reflejo de las
duraciones de las actividades que contiene.
Actividades
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Trabajando en Project
Ahora deben utilizar las funciones de Project
(para su uso consulte el manual del Project) para
establecer las relaciones lógicas entre las
actividades, la fecha de inicio del proyecto, etc.
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Se pueden agregar actividades adicionales, por
ejemplo hitos (milestones) para una mejor
organización de la programación - C.I.O.
sencillamente ignorará estas actividades. También
se pueden ajustar las duraciones si es necesario.
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Devolviendo los Datos a C.I.O.
Con el trabajo en Project terminado, ahora
nuevamente se debe ir a C.I.O., seleccionar la
parte del presupuesto requerido, y oprimir el
botón Actualizar Fechas.
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En este momento, C.I.O. saca de Project las
fechas de inicio y terminación de cada actividad.
Abriendo el listado de Programación - Editar
Datos, se puede ver que cada actividad ya tiene
sus fechas grabadas en C.I.O.
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Uso de los Datos en C.I.O.
Con esto, ya queda completo el proceso de
movimiento de información entre C.I.O. y Project,
y C.I.O. ahora tiene los datos de fechas
disponibles para poder sacar reportes con la
perspectiva de tiempo.
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Hay dos categorías de reportes que se pueden
sacar de C.I.O. - flujos de caja, que muestran
los valores del presupuesto desglosados en
tiempo, y flujos de recursos, que muestran los
requerimientos de recursos (materiales, equipos,
mano de obra, transporte) durante el desarrollo
del proyecto.
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Estas dos opciones están en el menú de
Programación. Para poder ver los flujos de caja,
el presupuesto debe ser calculado - de lo
contrario la opción queda apagada en el menú.
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Flujo de Caja - 1
Después de calcular el presupuesto, se puede
consultar la opción Programación - Flujo de Caja.
C.I.O. muestra datos para la parte del
presupuesto señalado en el momento.
Sale una ventana de configuración donde se pueden
definir los datos para mostrar, y por ejemplo,
agregar un factor de inflación mensual.
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Con estas opciones se puede ver un flujo de caja
resumido por capítulos o subcapítulos.
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Flujo de Caja - 2
El flujo de caja que muestra C.I.O. es mensual.
C.I.O. distribuye el costo de cada actividad
proporcionalmente en cada mes.
Si utiliza un factor de inflación mensual, C.I.O.
lo aplica a cada mes. Por ejemplo, con 1
mensual, el primer mes tendrá los mismos costos
que el presupuesto, los valores en el segundo mes
serán inflados por 1, los costos del tercer mes
serán inflados 2, y así sucesivamente.
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Flujo de Recursos - 1
El flujo de recursos muestra los requisitos de
recursos básicos en tiempo. Es el mismo reporte
de la distribución de recursos por actividad,
pero ahora con la perspectiva de tiempo.
Con esta opción se puede ver el detalle actividad
por actividad, o resumido para cada insumo.
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El reporte puede ser en términos de cantidades de
cada recurso, o sus costos.
Cuando el reporte es por costos, se puede aplicar
inflación mensual.
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Flujo de Recursos - 2
En este caso el reporte esta organizado por
insumo, con el detalle de cada actividad, y
muestra la cantidad requerida de cada insumo por
mes.
Este reporte, y el flujo de caja, se puede
exportar directamente a Excel o a un archivo
plano de texto.
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Flujo de Recursos - 3
Por defecto el flujo de recursos muestra en que
momento se va a utilizar cada recurso. Pero
también se puede ver en términos del momento de
compra.
En la ficha de cada insumo en la base de datos,
se puede indicar el tiempo requerido para la
entrega del producto.
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En la ficha de configuración del flujo de
recursos, se puede seleccionar la opción de
Pedidos. En este caso C.I.O. ajusta el reporte
restando el numero de días que demora la entrega,
de la fecha de uso indicada por la programación.
Esto indica cuando debe pedir el insumo.
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Actualizando Datos de Tareas
Después de exportar un capítulo hacia Project, se
pueden actualizar los datos cuando sea necesario.
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Por ejemplo, después de cambiar la descripción de
una actividad en C.I.O., o ajustar la cantidad
para ejecutar de una actividad por rendimiento
diario (causando así una variación en la
duración), se debe reflejar el cambio en Project.
Si el cambio afecta una sola actividad, se puede
señalar la actividad en C.I.O. y oprimir el botón
de Crear/Actualizar Tareas nuevamente. C.I.O.
identifica la actividad en Project y hace los
ajustes necesarios. Si hay varios cambios en un
capítulo, se puede señalar el capítulo, y C.I.O.
repasa todo el capítulo actualizando las
actividades que presentan cambios. Igual aplica
para un subcapítulo.
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Otras Opciones
Existen otras opciones del menú de Programación
que se necesitan de vez en cuando Traer
Duraciones desde Programación - cuando se han
cambiado duraciones en Project, esta opción
actualiza las duraciones en C.I.O.
reemplazandolas con las duraciones en Project.
Actividades definidas por rendimiento diario
quedan como actividades por duración, y con la
duración dada en Project. Exportar Avance de Obra
- exporta datos de obra ejecutada. Esta opción
esta explicada en el Curso de Control. Anular
Datos Programados - anula los datos traídos desde
la programación - las fechas de inicio y
terminación y el número de identificación en
Project. Se utiliza cuando se necesita exportar
una actividad nuevamente (por ejemplo después de
borrarla por equivocación en Project). Después de
Anular, se puede exportar de nuevo, y C.I.O.
creará una actividad nueva en Project. Borrar
Tarea - hace lo mismo que la anterior, pero
también borra completamente la tarea asociada en
Project. Refrescar Vista y Resetear
Identificación normalmente no se necesita con la
interface con Project.
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Uso de Etapas - 1
Hay otra manera de estructurar los datos para su
envío hacia Project, utilizando la opción de
Etapas.
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Al seleccionar Etapas se activa la opción de
Etapas en el menú de Programación. En esta
ventana se puede crear una serie de capítulos o
etapas adecuadas para la programación.
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Uso de Etapas - 2
Después, en la opción Programación - Editar
Datos, se debe asignar cada actividad del
presupuesto a una de las etapas. Ahora los
capítulos y subcapítulos no tienen ninguna
relevancia para la programación - su función de
organización en la programación esta tomada por
las etapas.
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Uso de Etapas - 3
Para exportar hacia Project, primero se deben
exportar las etapas, utilizando el botón de
Crear/Actualizar Etapas de la ventana de Etapas.
Después de exportar las etapas, se pueden
exportar las actividades del presupuesto - esto
se puede hacer una por una, o seleccionando un
capítulo o subcapítulo.
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Típicamente se utiliza la opción de Etapas,
cuando la programación debe tener una estructura
u organización distinta a la del presupuesto.
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Terminando
No es necesario cerrar Project directamente.
Cuando se cierre la ventana del presupuesto
asociado en C.I.O., se cerrará el Project
automáticamente, y Project solicita al usuario
Guardar o Descartar los cambios hechos - se elige
la opción Guardar o se pierde el trabajo hecho!
Si por equivocación se cierra Project mientras se
está trabajando con C.I.O., C.I.O. perderá su
vinculo con Project y puede generar errores. En
este caso, sencillamente cierre el presupuesto en
C.I.O. y abralo de nuevo. Ahora C.I.O. puede
reabrir el Project y restablecer su comunicación.
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También en cualquier momento, desde C.I.O. se
pueden seleccionar las opciones PERT y GANTT del
menú de Programación. C.I.O. abre la programación
en Project con la vista indicada.
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