Ingen diastitel

1
Indhold af guide Generelt Krav til brugers
PC 2 Systemvedligeholdelse 2 Pr
aktiske informationer 2 Opstart/Klargøring
Internet Explorer 3 Java Virtual
Machine 3-5 VeriSign 6 Logi
n 6 Outlook integration 6 Ad
ministrator Oprettelse af brugere 7-8 K
OB parametre 8-9 Systemopsætning
9-10 Kundeparametre 11-12 Kontaktpe
rson ansvar/interesse 12 Kontaktperson
aktivitetstyper 13 Standardbreve
14-16 Drejebøger 17-18 Opret
virksomheder og personer i CRM Søgning på
virksomheder i KOB 19 Overfør virksomheder
og personer fra KOB til CRM 19-20 Opret egen
kontaktperson i CRM 20-22 Opret udenlandsk
virksomhed 22 Søg virksomheder og personer
i CRM Søg 23 Check
KOB 24 Overfør person fra
KOB 24-25 Kundebillede
Detaljer 25 Opret aktivitet på
person 26-27 Opret noter på
virksomhed 28 Søg i KOB Markedsudvalg
29-30 Opret kundegruppe 30-31 Kry
dscheck/Avanceret 31-33 Import Import
fra fil 34-35 Check i
KOB 35 Kundegrupper Vis
kundegrupper 36 Opret aktivitet på
kundegruppe 37-39 Kampagner Vis
kampagne 40 Opret ny
kampagne 41 Segmentering Søgning
42-43 Output Liste 44 Arbejd
med Rapport (eksport) 45 Brevfletning Bre
vfletning i word 46-47
2
Generelt
Inden du begynder at anvende CRM-DIRECT bør du
læse nedenstående generelle informationer.

• Krav til brugers PC
• Windows 95/98/2000/ME/XP/NT4 SP3.
• Processor Minimum Pentium 90 Mhz, men 300
  anbefales.
• Skærmopløsning 1024768 mindst 256 farver. Flere
  farver anbefales.
• Minimum 64 Mb ram til Windows 95/98/2000/ME/XP -
  mere til Windows NT.
• Minimum 20 Mb ledig Harddisk.
• MS Internet Explorer 4.01 eller nyere.
• MS Java Virtual Machine 5.0.3186.0 eller nyere.
• Forbindelse til Internettet som svarer til en
  single ISDN linie (64 Kilo baud).

Hastigheden i CRM-DIRECT afhænger af hardwaren.
En hurtig PC med masser af RAM og en hurtig
internet-forbindelse giver det bedste resultat.

• Systemvedligeholdelse
• KOB forbeholder sig ret til at lukke forbindelsen
  i følgende tidsrum for at kunne foretage teknisk
  vedligeholdelse af systemet.
• Søndag fra kl. 06.00 til 08.00.
• Søndagen før den 2. mandag i hver måned fra kl.
  15.00 til 24.00.
• Den 2. og 4. mandag i hver måned fra kl. 20.00
  til 24.00.

• Praktiske informationer
• Hvis et vindue ikke opdateres automatisk, brug
  da knappen F5 for opdatering af vinduet.
• Ved søgning på firmanavne i Søg i KOB
  indeholdende personnavne, skrives efternavn
  først.
• Hvis du ikke finder den ønskede virksomhed, kan
  nedenstående være årsagen
• . Virksomheden kan være inaktiv ( Ophørt,
  Hvilende eller Under konkurs ), sæt evt. hak i
• . Virksomheden kan være en filial, sæt evt. hak i
• Det er muligt at have flere vinduer åbne på samme
  tid. For at undgå forvirring, bør du altid lukke
  vinduerne efter brug.

3
Opstart/Klargøring
Minimum Internet Explorer 4.01
Versionsnummeret kan checkes, når du åbner din
browser ved at klikke på ltHjælpgt.
Minimum Java Virtual Machine version 1.1.4
JavaVM 1.1.4 ligger normalt installeret i
Explorer 4.01, men kan være valgt fra, så hvis
CRM-DIRECT ikke kan startes kan dette være
årsagen. Check JavaVM på følgende måde Klik på
CRM-DIRECT logoet.
Du vil nu komme ind i følgende billede. Vælg
ltCheck Browsergt
4
Scroll ned igennem linierne indtil du ser denne
linie. Står der f.eks. java.version1.1.1,, er
det nødvendigt at installere en nyere version.
Installation af Java Virtual Machine
Klik på ltHent JavaVMgt
Du får nu en dialogboks op med filoverførsel.
Vælg ltGem programmet på diskengt og klik på ltOKgt
Følgende dialogboks vil gerne vide hvor du ønsker
at gemme programmet. Vælg evt. ltSkrivebordgt, så
er det nemt at finde programmet når det skal
installeres, og klik derefter på ltGemgt.
5
Vent indtil programmet er færdigt med at
downloade og find ikonet på skrivebordet.
Luk alle programmer, dobbeltklik på ikonet og
klik på ltJAgt. Installationen vil nu starte.
Klik ltJAgt for at acceptere licensbetingelserne og
installationen vil derefter fortsætte.
Din computer skal muligvis genstartes før
ændringerne træder i kraft - ønsker du at
genstarte nu, klik på ltJAgt. Ønsker du ikke at
genstarte nu, klik på ltNEJgt.
Installationen er nu færdig. Klik ltOKgt for at
afslutte installationen.
Nu burde din computer være i stand til at køre
CRM-DIRECT. Vær opmærksom på, at det kan tage et
stykke tid at starte CRM-DIRECT første gang, da
der skal lægges nogle filer ned på din computer,
således at det kun tager et øjeblik næste gang du
logger dig ind på netop denne computer.
6
VeriSign
For at kunne arbejde så let som muligt i
CRM-DIRECT skal du bekræfte at du stoler på
programmer fra ltNordic Info Group A/Sgt
(Købmandstanden indgår i Nordic Info Group
koncernen). For ikke at få dette billede op hver
gang du logger på CRM-DIRECT, kan du sætte hak i
ltStol altid på programmer fra ltNordic Info Group
A/S gt og dernæst klikke på ltJAgt.
Login
Du vil nu få login billedet frem - her indtaster
du ltBrugernr.gt og ltKodeordgtsom du har modtaget
fra KOB. Det er muligt at ændre kodeord til et
mere genkendeligt. Dette skal gøres i login
billedet under ltEvt. nyt kodeordgt- (kodeord skal
være på Minimum 5 karakterer og indeholde både
tal og bogstaver) - husk at gentage det nye
kodeord. CRM-DIRECT startes nu og fremover
benyttes det nye kodeord.
Outlook integration
CRM-Direct kan integreres med Outlook, hvilket
vil sige at du kan lægge aftaler ind i Outlook,
dog uden at der tages hensyn til eksisterende
aftaler i Outlook. Integration med Outlook kræver
ingen installation men er standard fra Outlook 97
og frem. Klik på billede på forsiden og derefter
for at læse yderligere
om integrationen.
7
Administrator
Oprettelse af Brugere.
Vælg ltAdministratorgt og dernæst ltBrugeregt.
Her er det muligt at oprette nye brugere eller
deaktivere eksisterende brugere.
Udfyld alle felterne og klik på ltOKgt. NB E-mail
adressen skal være autentisk. Systemet checker om
adressen eksisterer.
8
Udfyld felterne med telefon og evt. IP
telefonnumre. Markér status for bruger f.eks.
administrator rettigheder. Klik herefter på ltOKgt.
Nu er en ny bruger oprettet.
Skal en bruger ikke længere have adgang til
CRM-DIRECT, fjernes fluebenet i Aktiv for den
pågældende bruger. Brugere kan ikke slettes, men
når de gøres inaktive tæller de ikke med i
licenserne.
KOB Parametre
Vælg ltAdministratorgt og dernæst ltKOB Parametregt.
Vælg hvilke KOB parametre der skal vises i CRM og
klik ltOKgt.
9
Eksempel på KOB parametre.
Systemopsætning
Gå ind i ltAdministratorgt og vælg ltSystem
opsætninggt.
Her kan indstillingerne for separatorer og
midlertidige biblioteker ændres. Der kan
ligeledes vælges hvorvidt opgaver og aktiviteter
automatisk skal oprettes i Outlook samt sidst men
ikke mindst, hvilken fil der skal bruges som
skabelon til at flette til Standardbreve.
Vælg hvilken opsætning der skal ændres og tildel
den nye værdi i felterne.
10
Systemopsætning giver følgende muligheder Gem
automatisk i Outlook kalender Hvis denne er
markeret oprettes alle aktiviteter som standard
også i Outlooks kalenderdel. Se også side 6. Gem
automatisk som Outlook opgave Markeres denne
oprettes alle aktiviteter som standard også i
Outlooks opgavedel. Brug ved eksport af
kommaseparerede filer Dette er en
ja/nej-markering, der afgør om tekstfelter i
kommaseparerede filer skal afgrænses med
anførselstegn. Om dette er hensigtsmæssigt
afhænger af situationen, men normalt er det en
fordel, da du ellers kan risikere at felterne
forskubber sig i Excel. Skilletegn ved eksport
af kommaseparerede filer Her vælger man hvilke
tegn, der skal adskille felterne i tekstfilerne.
Standard er komma, men det kan i enkelte tilfælde
være en fordel i stedet at bruge semikolon. Det
er typisk, at der skal ændres, hvis der bruges en
engelsk version af Microsoft Office. Bibliotek
til tilknyttede dokumenter Tilknyttede
dokumenter, f.eks. standardbreve gemmes i dette
bibliotek. Bibliotek til midlertidige
dokumenter Midlertidige dokumenter, der ikke
skal gemmes permanent, gemmes i dette
bibliotek. Navn på flettefil ved oprettelse af
tilknyttet dokument Denne fil benyttes som
datakilde, når man brevfletter med standardbreve.
11
Kunde parametre
Gå ind i ltAdministratorgt og vælg ltKunde Parametregt
I Kunde Parametre har man mulighed for at
oprette, ændre og slette kunde parametre. For at
oprette et nyt kunde parameter Klik på ltNygt.
Indtast navnet for kunde parametret og klik på
ltOKgt.
Indtast sortering (1-99) for at bestemme hvor i
rækkefølgen parametret skal stå. Vælg aktiv eller
inaktiv status. Vælg om parametret skal være
inkluderet i overblik over virksomheden, eller
alene skal forekomme under detaljer. Beskriv
eventuelt parametret i feltet ltBeskrivelsegt.
12
Klik i punktet ltListe af værdiergt. Indtast
værdierne til parametret. Klik herefter på ltOKgt.
PAS PÅ! Vær opmærksom på at hver linje har en
underkode, som gør at hvis du tilføjer nye
værdier til Liste af værdier, skal de tilføjes
i bunden af listen og ikke mellem de eksisterende
værdier.
Kontaktperson ansvar/interesser
Gå ind i ltAdministratorgt og vælg ltKontaktperson
ansvar/interessergt.
Her har man mulighed for at oprette, ændre og
slette egne definitioner på kontaktpersoners
områdeansvar, specifikke funktioner eller
interesseområder. For at oprette en ny
definition, klik på ltNygt.
Indtast beskrivelsen og klik på ltOKgt.
13
Kontaktperson Aktivitetstyper
Gå ind i ltAdministratorgt og vælg ltAktivitetstypergt
Her har man mulighed for at oprette
aktivitetstyper som man selv definerer. For at
oprette en ny aktivitetstype, klik på ltNygt
Indtast aktivitetstype og klik på ltOKgt.
14
Standardbreve
Gå ind i ltAdministratorgt og vælg ltStandardbrevegt.
Standardbreve som f.eks. mødebekræftelser,
invitationer m.v. kan tilknyttes aktiviteter i
systemet. Der kan brevflettes direkte med
standardbrevene. Dette kræver dog lidt forarbejde
i henholdsvis Systemopsætning og i
dokumenterne. Start med at gå i Systemopsætning
og sørg for at denne er udfyldt som nedenstående,
dog kan stien for Biblioteket til midlertidige
dokumenter godt være en anden blot den stemmer
overens med flettefilens placering.
Gå nu ind på en tilfældig virksomhed i Søg i
CRM og lav en tilfældig aktivitet, f.eks
Tilbud. Klik Opret i aktivitetsbilledet.
Systemet har nu gemt filen flettefil.txt i det
bibliotek, der er valgt i Bibliotek til
midlertidige dokumenter (se ovenfor). Luk
herefter aktiviteten uden at gemme. Nu skal du
åbne det dokument du gerne vil bruge som skabelon
for Standardbrevet og gennemføre de indledende
manøvrer for brevfletning ved at indsætte de
flettefelter, som er tilgængelige i flettefil.txt
15
Opret standardbreve
Indtast navnet på standardbrevet og klik på ltOKgt.
Markér standardbrevet på listen og klik på ltFindgt.
16
Find dokumentet, markér og klik på ltÅbngt.
Nu er dokumentet tilknyttet standardbrevet. Klik
på ltGemgt og luk vinduet. Nu kan Standardbrevet
bruges, når der oprettes aktiviteter på både
personer, kundegrupper eller kampagner.
17
Drejebøger
Gå ind i ltAdministratorgt og vælg ltDrejebøgergt
En drejebog er en række aktiviteter som
foruddefineres i forhold til kampagne datoten,
her er taler hvor mange dage før og efter
kampagne datoen skal aktiviteten oprettes.
Drejebogen kan så tilføjes en kampagne under
oprettelse af kampagnen. For at oprette en ny
drejebog, klik på ltKampagnergt og derefter
ltIndtast nygt.
Indtast navnet på den nye drejebog og klik på
ltGemgt.
18
For at indtaste de aktiviteter der skal forekomme
i drejebogen, klik på ltAktivitetergt og klik på
ltIndtast nygt.
Giv aktiviteten en overskrift. Vælg om det er en
aktivitet der skal følges op på. Indtast det
antal dage aktiviteten (/-) skal forekomme i
forhold til kampagnedatoen. Udfyld eventuelt en
beskrivelse af aktiviteten. Klik på ltGemgt for at
oprette aktiviteten i drejebogen.
Når alle aktiviteter er oprettet, klik på ltGemgt.
Luk vinduet og drejebogen er klar til brug.
19
Opret virksomheder og personer i CRM
Søgning på virksomheder i KOB
Punktet ltSøg i KOBgt giver mulighed for at søge
virksomheder direkte i KOBs database. Der kan
søges blandt næsten 970.000 virksomheder, hvoraf
ca. 570.000 er aktive. Indtast søgekriterier,
vælg om søgningen skal inkludere ikke aktive
virksomheder og klik på ltSøggt.
Hvis et firmanavn består af et personnavn, skal
efter-navnet skrives først. Peter Andersen ApS
findes ved at søge på Andersen Peter ApS
Nu vises alle de virksomheder der blev fundet.
Søgningen vil også inkludere bifirma- og
kaldenavne. Ikonet betyder at der er tale om
data fra KOB. Ikonet betyder at virksomheden
allerede er overført til CRM. Klik på for at
se KOB data.
Overfør virksomhed og personer fra KOB til CRM
Oplysninger om stamdata, personer, økonomi m.v.
vises her. Ønsker du at overføre virksomheden til
CRM, klik da på ltOpret/Opdatergt.
20
Vælg hvilke kontaktpersoner der skal
overføres. Eksisterer virksomheden i CRM i
forvejen, kan man vælge at opdatere den med de
nyeste informationer og/eller overføre yderligere
kontaktpersoner. Klik herefter på
ltOpret/Opdatergt. Virksomheden og de valgte
personer er nu oprettet i CRM. Fortrydes klik på
for at lukke vinduet uden at overføre til CRM.
Overfør kun de personer, du har brug for. Det
gør det lettere at holde sig ajour og sørge for,
at kontaktpersonerne er opdaterede.
Opret egen kontaktperson i CRM
Egne kontaktpersoner, der ikke findes i KOBs
database, kan naturligvis oprettes manuelt. Klik
på CRM ikonet for at se virksomheden i CRM.
Klik på ltKontaktpersongt og vælg ltIndtast nygt.
21
Udfyld felterne med information om
kontaktpersonen. NB CRM-DIRECT tager højde for
lovgivning om E-mail marketing. Er der ingen
markering i ltVil modtage E-mailgt, kan systemet
ikke sende E-mails til adressen. Er der en
markering i feltet, har man mulighed for at
indsætte 3 hyperlinks når man opretter en E-mail
aktivitet. Disse links giver kontaktpersonen
mulighed for at tilkendegive om vedkommende
ønsker at modtage E-mails, ikke ønsker E-mails
eller ønsker at blive kontaktet for yderligere
information om tilsendelse af E-mails.
Det er muligt at anføre en anden adresse der skal
benyttes til denne kontaktperson. Fjern
markeringen i ltSom firma?gt og indtast ny.
Drejer det sig om en adresse i udlandet, fjern da
markeringen i ltDanskgt.
Klik på dette ikon for at tilføje
områdeansvar/personbeskrivelse. Markér
områdeansvar og evt. personbeskrivelse og klik på
ltOKgt.
Vigtigt! Det er meget vigtigt at få defineret,
hvilke områder de enkelte kontaktpersonerne skal
ligge i, da udvælgelse af målgruppe ved
udsendelser til flere virksomheder er bygget op
omkring Ansvar/intr. områder.
22
Når alle data vedrørende kontaktpersonen er
udfyldt, klik på ltGemgt.
Opret udenlandsk virksomhed Hvis man har behov
for at oprette en udenlandsk virksomhed, gøres
dette fra Kundebilledet. Klik på ltKundergt og vælg
ltIndtast nygt.
I det følgende skærmbillede indtastes navnet på
den udenlandske virksomhed efterfulgt af klik på
ltOKgt.
Nu vil Detaljesiden på virksomheden fremkomme.
Her kan du ændre LAND til blank og dermed få
ekstra adresselinjer til rådighed, hvilket kan
være nyttigt ved udenlandske adresser. Udfyld de
ønskede felter og klik på ltGemgt. Virksomheden er
nu oprettet. Vær opmærksom på at udenlandske
virksomheder ikke har et KOB-nummer og det blå
ikon og derfor ikke kan opdateres automatisk.
Opdateringen kan i stedet ske manuelt.
23
Søg virksomheder og personer i CRM
Søgning af virksomheder i CRM-delen sker ved at
vælge Søg i CRM i Butleren. Følgende søgeboks
fremkommer
Fælles for søgefelterne er, at man kan søge på en
del af et firmanavn eller personnavn. F.eks. vil
en søgning på danmark i Kunde-feltet finde
Nokia Danmark A/S, ligesom en søgning på
juel-berg i Person-feltet vil finde
virksomheden som Peter Juel-Berg er registeret
på, naturligvis under forudsætning af at disse er
oprettet i CRM-DIRECT. Bemærk at søgning på
Note/Aktivitet er Case-sensitiv. Ved hjælp af
joker-tegnet kan man søge på en del af noten.
Sætningen Husk brød til kaffen kan f.eks.
findes ved at skrive Husk eller
brød Checkboksen Tilføj til eksisterende
liste giver mulighed for at foretage en søgning
ad flere om-gange, så man blot tilføjer
resultatet af den nye søgning til de firmaer, der
allerede er søgt frem. Funktionen Avanceret
beskrives i afsnittet Segmentering.
Vidste du, at alle menupunkter i CRM-delen også
kan findes blot ved at højreklikke?
I modsætning til andre Windows-programmer er det
ikke nødvendigt at bruge dobbeltklik i CRM-DIRECT
24
Check KOB Den tætte integration mellem KOB- og
CRM-delen gør det muligt at checke og opdatere
informationer direkte fra KOBs
database. Eksempel Man har registreret en gammel
adresse på NIG A/S og ønsker at opdatere
oplysningerne om dette firma.
For at opdatere informationerne om NIG A/S
klikkes på det blå KOB-ikon i kolonnen ltCheckgt.
Forskellen mellem CRM- og KOB-registreringerne
vises i nedenstående dialogboks, hvor der blot
klikkes på ltOpdater fra KOBgt.
Vær opmærksom på, om andre lige har opdateret
med oplysninger direkte fra virksomheden selv.
Resultatet af opdateringen er følgende
Overfør person fra KOB
Dette skærmbillede giver også mulighed for at
overføre kontaktpersoner fra KOB. Vælg det blå
KOB-ikon i kolonnen KOB.
I følgende skærmbillede vælges ltOpret/Opdatergt.
25
I boksen til højre vælges hvilke kontaktpersoner,
der skal overføres. Bemærk at de øverste
checkbokse giver mulighed for ved samme lejlighed
at opdatere stamdata på virksomheden. Klik
herefter på ltOpret/Opdatergt.
Kundebillede Detaljer
For at se detaljer, parametre, kundegrupper
o.s.v. på en virksomhed, vælges knappen
ltDetaljergt i Kunde-billedet.
I feltet nederst til venstre ses de enkelte
parametre, kundegrupper og kampagner der er
tilknyttet den pågældende virksomhed. Ved at
ændre værdien på f.eks. parametre eller
kundegrupper kan man løbende ændre status på
virksomheden.
26
Opret aktivitet på person
Klikker man på det blå ikon i kolonnen ltAkt.gt
kan man oprette en aktivitet for den pågældende
kontaktperson. I dette tilfælde vælger vi at
oprette en mødeaktivitet og samtidig oprette den
i Outlook-kalenderen.
Udfyld aktivitetsbilledet med al relevant
information. Tilknyt evt. Dokument/Fil - det
kan være enten et dokument fra ltStandardbrevgt
eller en fil fra dit fil bibliotek. Hvis du
vælger at bruge et ltStandardbrevgt, har du
mulighed for bl.a. at få flettet firmanavn,
adresse og kontaktnavn direkte ind i brevhovedet
(forudsat at en flettefil allerede er etableret
ved oprettelse af Standardbrev se side 13-15).
Klik på og vælg det ønskede
standardbrev, klik herefter på Det
dokument som er tilknyttet standardbrevet vil nu
blive åbnet. Her vil du i brevhovedet se nogle
flettefelter og altså ikke firmanavnet og
adresse. For at få disse oplysninger flettet ind
i dokumentet skal du klikke på knappen .
Tilret evt. den øvrige tekst, udskriv brevet og
luk herefter dokumentet (husk at sige ja til at
gemme ændringerne). Det hvide felt under
ltVedlagtgt vil nu indeholde navnet på den sti som
refererer til Dokumentet/filen. (Se mere om
oprettelse af aktivitet på næste side.)
27
En anden vigtig detalje er (Se
opsætning af disse på side 13), der definerer
hvad aktiviteten omhandler (VIGTIGT for senere at
få det korrekte output i Segmentering). Klik
herefter på ltGemgt for at oprette aktiviteten.
CRM-Direct kan integreres med Outlook, hvilket
vil sige at du kan lægge aftaler og opgaver ind i
Outlook, dog uden at der tages hensyn til andre
aftaler i Outlook. (Læs mere om Outlook
integrationen på side 6.)
Selv om du opretter en aftale med en anden
bruger som ansvarlig bliver aftalen oprettet i
den kalender, som hører til arbejdsstationen.
28
Opret noter på virksomhed
I kundebilledet opretter man også generelle noter
om en virksomhed. Klik på ltNotergt og vælg
ltIndtast nygt.
Udfyld med al relevant information. Klik på ltGemgt
for at oprette.
Når du opretter notater på en virksomhed, kan
der ikke vælges Hovedtype men kun Type
29
Søg i KOB
Markedsudvalg
Gå ind i ltSøg i KOBgt og vælg ltMarkedsudvalggt.
Vær opmærksom på, at jo større udvælgelse du
laver, jo længere tid tager det at overføre til
CRM-delen.
Her er det muligt at foretage et markedsudvalg
blandt danske virksomheder. Start med at klikke
på feltet ltStart hergt, vælg et af søgeområderne
og specificer søgekriteriet - f.eks. ltDistriktgt
og derefter ltPostnr (interval)gt.
Udfyld felterne med det postnr. du ønsker at
starte med, og det du ønsker at slutte med, klik
derefter på ltVælggt. Vær opmærksom på at begge
postnr. du taster ind kommer med i udvalget.
Du kan nu vælge at klikke på ltSøggt for at få
resultatet, men du sparer tid, hvis du venter til
du har valgt alle dine søgekriterier.
30
Fortsæt forrige procedure for at reducere
yderligere med de øvrige kriterier du har til
udvalget.
Når du mener at have ramt det rigtige resultat,
kan du se hvilke virksomheder du har fundet ved
at klikke på ltHent listegt. Der kan fremkomme
følgende ikon på listen - dette betyder at
virksomheden allerede er overført til CRM-delen
og denne kan senere fravælges.
Opret kundegruppe
For at overføre virksomhederne til CRM-delen skal
du først klikke på ltHent listegt ( husk at markere
Hent alle ), klik derefter på ltOpret
Markedsudvalggt, hvorefter følgende skærmbillede
vil dukke op. Her skal du skrive det navn, du
ønsker at tildele kundegruppen og dernæst klikke
på ltOKgt.
Hvis du overfører meget store søgninger, kan
browseren få time-out og tro, at serveren er
nede. Overførslen gennemføres alligevel, og efter
et øjeblik kan du arbejde videre. 20.000 emner er
max.
31
Nu skal du vælge hvilke ltKontaktpersonergt du
ønsker at få med over i CRM-delen, (det er også i
dette vindue du kan krydschecke (se næste
afsnit) - dette skal gøres i samme procedure).
Ønsker du ikke at krydschecke, klik da på
ltOpret/Opdatergt og systemet vil oprette en
kundegruppe under ltKundegruppergt i CRM-delen.
Overfør kun de personer, du har brug for. Jo
flere personer du overfører, jo længere tid tager
det.
Krydscheck/Avanceret
Hvis du ønsker at krydschecke, skal du klikke på
knappen ltAvanceretgt. Herefter vil følgende
vindue fremkomme (nærmere beskrivelse på næste
side).
Denne funktion kan ikke fortrydes. Derfor er det
vigtigt at du er helt sikker på, hvad resultater
bliver.
32
Krydscheck/Avanceret fortsat
Der er mange muligheder for krydscheck, men
typisk vælger man at frasortere eksisterende
kunder eller tidligere kampagner. Fravalg af
eksisterende kunder forudsætter, at virksomheden
er blevet tildelt et kundenr. i CRM-delen, eller
at der er oprettet et parameter, som man kan
fravælge på. Nedenfor vises et par eksempler på
mulighederne for at krydschecke. Eksempel
1 Eksempel 2 Følgende checkbokse skal være
udfyldt Følgende checkbokse skal være udfyldt
for at fravælge eksisterende kunder. for at
fravælge virksomheder, der har været (kræver at
der er oprettet kundenumre på med i tidligere
kampagner. Kunderne)
Klik derefter på ltOpret/Opdatergt for at overføre
virksomhederne til CRM-delen. I eksempel 1 vil
resultatet være, at virksomheder uden kundenummer
overføres til CRM-delen. Eksisterende kunder er
dermed fravalgt. Nøglen til dette er fluebenet i
feltet Opret eksisterende emner (dvs. med
ikke-udfyldt kundenr) I eksempel 2 vil
resultatet være, at virksomheder der ikke var med
i Julekampagnen overføres til CRM-delen. De emner
man måske tidligere har henvendt sig til i
forbindelse med julekampagnen er dermed fravalgt.
Nøglen til dette er kombinationen af feltet
Opret eksisterende kunder/emner, som IKKE
opfylder nedenstående og markeringen af værdien
Ja i Julekampagnen. Det er vigtigt at huske,
at når man har klikket Opret/opdater, er der
ikke umiddelbart nogen fortrydelsesret. Det er
derfor en rigtig god idé at dobbeltchecke de
markeringer, man har foretaget,inden man sætter
overførslen i gang.
33
Virksomhederne kan nu findes under
ltKundegruppergt. (Vigtigt Husk at sætte hak i
checkboksen ltVis markedsudvalggt.)
34
Import fra fil
CRM-DIRECT understøtter import fra
semikolon-separerede filer. Den første linie i
filen beskriver de felter, som skal benyttes ved
import, de efterfølgende linier indeholder
data. Følgende felter kan benyttes
I nedenstående eksempel har vi importeret en
tekstfil indeholdende oplysninger fra et
eksisterende CRM-system til Excel. Herefter er
feltoverskrifterne rettet til efter ovenstående
tabel. Det er ikke nødvendigt at medtage alle
felter, men feltoverskrifterne skal angives 100
korrekt.
Herefter gemmes filen som en .csv-fil. Denne fil
er semikolon-separeret.
Du kan selv importere op til 100 emner i
CRM-Direct. Har du større mængder, skal importen
foretages af KOB.
Desværre er der forskel på den danske og
engelske version af Excel, hvilket betyder, at
den engelske version i stedet gemmer csv-filer i
kommasepareret format.
35
Find herefter filen og vælg ltImportergt. Hvis
checkboksen ltCheck i KOBgt ikke er markeret,
importeres filen med det aktuelle indhold.
Markeres checkboksen, vil der ved samme lejlighed
blive foretaget et check for korrekte oplysninger
i KOBs database.
Virksomhederne er nu oprettet i CRM-DIRECT, selv
om de ikke umiddelbart kan ses i ltKunde-billedetgt
I billedet ltKundegruppergt (vælges i Butleren)
er nu oprettet to nye kundegrupper. Gruppen
ltImporteret datogt indeholder alle emner fra den
fil, vi importerede. Gruppen ltStorkundergt
indeholder alle de emner, der indeholdt 1 i
feltet ltkundegruppeStorkundergt
Check i KOB
Nedenfor ses to eksempler på en virksomhed, der
er blevet importeret fra en fil. I det første
tilfælde er der ikke valgt ltCheck i KOBgt.
I dette tilfælde er valgt ltCheck i KOBgt. Som det
fremgår er bl.a. adressen blevet opdateret.
36
Kundegrupper
Vis Kundegruppe
Punktet ltKundegruppergt giver mulighed for at vise
de kundegrupper, der er oprettet i CRM-DIRECT,
uanset om kundegrupperne er oprettet manuelt, via
import af en tekstfil eller på baggrund af en
markedsudvælgelse i KOB-delen. En kundegruppe er
i princippet blot et parameter, hvilket betyder
at en virksomhed sagtens kan være placeret i
flere kundegrupper.
Som udgangspunkt vises kun de kundegrupper, der
er oprettet manuelt eller stammer fra import af
tekstfiler. Ønsker man også at se kundegrupper,
der stammer fra et markedsudvalg i KOB-delen,
skal man afkrydse ltVis markedsudvalggt.
Indholdet af kundegruppen vises ved blot at
klikke på kundegruppen navn. Til højre for
navnet vises antallet af virksomheder samt den
ansvarlige for den pågældende kundegruppe. Ved
hjælp af boksen ltVis kundegrupper ejet afgt kan
man vælge at få vist de grupper en given person
har ansvar for eller alle grupper. Hvis en
kundegruppe er baseret på et markedsudvalg, kan
man via knappen ltArbejd medgt åbne markedsudvalget
i KOB-delen og f.eks. opdatere gruppen.
Knapperne ltOverblikgt og ltDetaljergt skifter mellem
det aktuelle billede og billedet til højre, hvor
man eksempelvis kan omdøbe kundegruppen eller
flytte ansvaret til en anden person.
37
Opret aktivitet på Kundegruppe
Noter og aktiviteter kan oprettes på kundegrupper
på samme måde som på den enkelte virksomhed. Vælg
ltAktivitetergt i menuen og derefter ltOpret ny
aktivitetgt. Bemærk at dette kun er en aktivitet
på selve gruppen og ikke på den enkelte
virksomhed.
Til højre vises Aktivitetsbilledet, som udfyldes
og gemmes.
Ønsker du at oprette en aktivitet til samtlige
virksomheder i kundegruppen, vælges i stedet
menuen ltKundegruppergt og ltOpret aktivitet for
målgruppegt. Vælg f.eks. aktiviteten ltUdgående
brevgt for at sende et brev til virksomhederne. På
billedet til højre vælges kontaktpersonerne med
knappen Målgruppe. Hvis enkelte virksomheder
ikke har den ønskede kontaktperson, kan der
oprettes en dummy-person, der f.eks. kan kaldes
Indkøbsansvarlig. Herefter vælges personerne
ved at markere checkboksen ud for navnene. For at
vælge alle højreklikkes og vælges Marker alle.
Der kan maksimalt oprettes 500 dummy-personer
38
Benyt kalenderfunktionen til at angive den
ønskede dato for opfølgning.
Vælg ltMålgruppegt for at angive hvilke
kontaktpersoner, der skal udgøre målgruppen. Vælg
f.eks. ltSalggt.
Hvis der ikke i forvejen findes en person i den
ønskede målgruppe, skal der først oprettes en
enkelt dummy-person.
Højreklik på en af kontaktpersonerne i højre side
af Aktivitetsbilledet og vælg ltMarkér allegt. Ikke
alle virksomhederne har en navngiven
salgsansvarlig, hvilket betyder at der ikke
automatisk oprettes en aktivitet på disse. I
stedet kan man oprette aktiviteten manuelt ved at
markere feltet ltOpret personer med følgende navn
for disse kundergt og skrive f.eks.
ltSalgsansvarliggt i feltet nedenunder. Dermed
oprettes en dummy-person med titlen
Salgsansvarlig.
39
Nederst i Aktivitetsbilledet kan der tilknyttes
et dokument til aktiviteten via ltFindgt, så man
altid kan se, hvad der er sendt til kunden.
Når alle informationer om aktiviteten er udfyldt
korrekt, vælges ltGemgt for at oprette aktiviteten.
Dette vil resultere i en tekstfil indeholdende
virksomhederne fra kundegruppen. Filen kan
umiddelbart benyttes til brevfletning.
40
Kampagner
I princippet er Kampagner og Kundegrupper det
samme. Den eneste forskel er, at Kampagner kan
benytte Drejebøger ved oprettelse.
Vis Kampagner
Punktet ltKampagnergt giver mulighed for at vise de
Kampagner, der er oprettet i CRM-DIRECT. En
kampagne er i princippet blot en avanceret
kundegruppe, og en virksomhed kan sagtens ligge i
flere kampagner.
Indholdet af allerede oprettede Kampagner vises
ved blot at klikke på kampagnens navn. Til højre
for navnet vises dato for kampagnen, aktiv
status, antallet af virksomheder samt navnet på
den person der er ansvarlig for den pågældende
kampagne. Ved hjælp af boksen ltVis kampagner ejet
afgt kan man vælge at få vist de kampagner en
given person har ansvar for eller alle kampagner.
Knapperne og
skifter mellem ovenstående og nedenstående
billede, hvor man kan ændre kampagnedatoen,
omdøbe kampagnen eller flytte ansvaret til en
anden person.
41
Opret ny Kampagne
Når du ønsker at oprette en ny kampagne klikkes
på ltKampagnergt og derefter ltIndtast nygt.
Følgende boks vil nu fremkomme. Her indtastes
navn, kampagnedato ( ltopfølgningsdagengt fra
drejebogen) samt hvilken ltDrejeboggt (for
oprettelse af Drejebog se side 17-18) man
ønsker at benytte. Herefter vælges ltOKgt.
Nu er kampagnen oprettet med de tilknyttede
aktiviteter fordelt på de datoer der er defineret
i ltDrejeboggt (for oprettelse af Drejebog se
side 16-17). Der er stadig ikke lagt virksomheder
ind i kampagnen. Dette kan gøres på flere måder
bl.a. via segmentering, kundegrupper eller fra
den enkelte virksomheds detaljebillede. (Se
beskrivelser under de enkelte punkter.) Når du
har fået lagt virksomhederne ind i kampagnen,
vælg da hvilke kontaktpersoner kampagnen skal
henvende sig til ved at klikke på
og vælge de respektive
ansvar/interesseområder. Herefter er der
formentligt enkelte af aktiviteterne, der skal
fordeles ud på de enkelte virksomheder. Højreklik
på den aktivitet du ønsker at fordele ud på alle
virksomhederne i kampagnen, vælg ltFordel
aktivitet til målgruppegt og et aktivitetsbillede
vises (se side 37-39 Opret aktivitet på
kundegruppe).
Når du fordeler en aktivitet, oprettes en ny
aktivitet med samme overskrift som den
oprindelige.
42
Segmentering
Gå ind i ltSegmenteringgt.
Søgning
I segmentering eller filter har man mulighed for
at udvælge kunder/emner i CRM-delen. Alle
aktiviteter eller betegnelser er søgbare, og
søgninger kan kombineres på kryds og tværs. Klik
på ltStart hergt.
Vælg hvad der skal søges på.
I dette eksempel vælges en ltKundegruppegt.
43
Klik på ltSøggt for at se resultatet. Det er ikke
nødvendigt at klikke på ltSøggt for søgekriterium.
Klik på ltReducergt for at vælge om det næste
søgekriterium skal være en reducering, udvidelse
eller et fravalg fra gruppen.
Vælg søgekriteriet igen.
I dette eksempel vælges et ltKunde Parametergt.
Klik på ltSøggt for at se resultatet. Klik herefter
på ltHent listegt for at se de udvalgte
virksomheder.
44
Output Liste
For at skifte output på søgningen, klik på feltet
og vælg output.
Afhængigt af det output man har valgt, kan man
selv tilpasse de felter man vil se på listen.
Klik på de felter der skal vises på listen og
afslut med et klik på ltHent listegt igen.
De udvalg og felter man nu har valgt kan gemmes i
en fil til senere brug. Klik på ltGemgt og gem et
valgfrit sted.
45
Arbejd med Rapport (eksport)
For at gemme CRM udvalget i en ny Kundegruppe,
klik på ltArbejd medgt. NB Husk at oprette en ny
Kundegruppe først.
Ønsker man at arbejde videre med sine udvalg i
Microsoft Excel, Access eller andet, klik da på
ltVis rapportgt.
Microsoft Excel bliver nu åbnet og felterne samt
værdier er blevet overført.
Hvis data ikke er delt op i kolonner, kan det
være nødvendigt at rette i punktet Skilletegn
ved eksport af komma-separerede filer i
Systemopsætning. Se side 9.
46
Brevfletning i Word
Åbn Word. Hvis De ikke allerede har skrevet et
brev som målgruppen skal modtage, skrives et nu
(eller et eksempel på et hoveddokument). Husk at
efterlade plads til brevhovedet (adressefelterne)
- samt at stille markøren (indsætningspunktet)
dér hvor adressen ønskes. Klik på Brevfletning
via menuen Funktioner
I næste dialogboks vælges følgende, klik herefter
på knappen Aktivt Vindue.
Dernæst åbnes datakilden, den fil du har gemt
fra CRM-DIRECT
47
Brevfletning i Word
I næste dialogboks gøres følgende
Find mappen hvori flettefilen blev gemt
Dobbeltklik på flettefilen
Klik i Vælg metode
Indstil filtype til Tekstfiler
I næste dialogboks bekræftes datakilden, klik her
OK til Tekstfiler(.txt) og dernæst på
knappen Redigér hoveddokument
Nu optræder en ny værktøjslinie i Word
Ved hjælp af knappen Indsæt fletfelt kan
flettefelterne indsættes i hoveddokumentet.
Dokumentet er parat til at blive flettet, når
flettefelterne er sat ind i hoveddokumentet
Herved flettes hoveddokumentet med
adresseoplysningerne fra CRM-DIRECT - til et nyt
selvstændigt dokument, som kan ses i Vis Udskrift
- og skrives ud.