Sin t

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Nómina y Planillas
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Introducción
C.I.O. tiene un módulo completo para el manejo de
mano de obra contratada directamente por la
empresa.
En el módulo de Nómina se puede crear las hojas
de vida de los trabajadores, organizarlos en
cuadrillas, planear las actividades del
presupuesto que se van a ejecutar con personal
propia, registrar el trabajo ejecutado por cada
persona afectando directamente el control
presupuestal, y generar planillas de liquidación
para los pagos.
Posteriormente se puede utilizar el módulo de
Ordenes de Pago para generar los cheques
correspondientes.
Antes de empezar a utilizar estas funciones de
C.I.O., se debe hacer una configuración de
parámetros básicos de la nómina.

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Configuración - 1
Primero, en Configuración - Textos, se puede
personalizar las descripciones y textos a
utilizar en varias partes de la nómina.

• Estos incluyen
• Tipos de Documento - por ejemplo, cédula,
  libreta militar, etc.
• Estado del empleado - para indicar vacaciones,
  maternidad, etc.
• Tipos de Horas Extras - diurnas, nocturnas,
  dominicales, etc.
• Tipos de Adicionales - estos se utilizan en las
  planillas para indicar pagos sobre el sueldo
  básico, como por ejemplo, subsidio de transporte,
  bonificaciones, aportes parafiscales de la
  empresa, etc.
• Tipos de Descuentos - como los adicionales, pero
  para manejar descuentos.

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Configuración - 2
Luego, en Configuración - Nómina, se puede
predefinir ciertas factores, como los valores de
Adicionales y Descuentos a aplicar por defecto a
cada empleado al crear su hoja de vida.
En la hoja de vida de cada empleado, se puede
predefinir hasta cinco conceptos de Adicionales y
hasta cinco Descuentos que se aplican
automáticamente en cada liquidación.
Las descripciones que aparecen aquí son las
indicadas en Configuración - Textos.
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Configuración - 3
Aquí, el primer concepto de Transporte es
manejado como un valor, de 30.000 por defecto, y
no es editable al momento de crear la planilla de
pago.
El segundo - Aportes Parafiscales Empresa - se
maneja como 35 del salario, pero no se devenga
al empleado.
El concepto de Bonificación no tiene un valor
predefinido, pero es editable en el momento de
crear la planilla, para que se puede definir su
valor en este momento, y es devengado al
empleado.
Se puede tener conceptos como los Aportes
Parafiscales arriba que no se devengan al
empleado, porque aunque no afectan el valor del
pago al empleado, si afectan el valor causado a
la empresa y en consecuencia el valor del trabajo
ejecutado por la persona.
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Configuración - 4
Finalmente en Tablas Básicas, en Cargos y Tipos
de Trabajo, se pueden definir los diferentes
cargos de las personas, y clasificar los tipos de
trabajo. Estas dos tablas son puramente
informativas, para poder indicar en cada hoja de
vida que cargo tiene la persona y que tipos de
trabajo puede ejecutar. Igualmente se puede
definir el tipo de trabajo de las cuadrillas.
Estas dos tablas se editan como cualquier en
C.I.O., creando, modificando y borrando con los
botones correspondientes.
Para facilitar el uso del módulo de Nómina de
C.I.O., estos trabajos de configuración se deben
hacer antes de empezar a utilizar la Nómina.
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Accediendo al Módulo de Nómina
Para utilizar el módulo de la nómina, se debe
escoger primero el presupuesto o proyecto en lo
cual va a trabajar. Luego aparece la ventana de
Opciones Nómina. Esta ventana da acceso a las
diferentes reportes y ventanas.
Esta dividida por las cuatro funciones
principales - las hojas de vida, actividades
planeadas, registros de trabajo ejecutado, y las
planillas. Al seleccionar una de estas opciones,
aparece un listado de opciones y reportes
disponibles.
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Hojas de Vida - 1
En Hojas de Vida, se puede agregar los detalles
de cada trabajador.
Cargo que desempeña (de la tabla de cargos)
Tipo de Trabajo que puede ejecutar (de la tabla
de tipos de trabajo)
Estado - solo trabajadores con estado Disponible
pueden ser incluidos en Registros de Trabajo
ejecutado
Fechas de ingreso a la empresa y de retiro
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Hojas de Vida - 2
Datos personales del trabajador
Estos datos son puramente informativos para el
usuario.
Los tipos de documento están definidos en
Configuración - Textos.
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Hojas de Vida - 3
La información de esta página es crítica para el
control presupuestal. C.I.O. necesita saber
cuanto cuesta la hora laboral de cada trabajador,
para calcular el valor de trabajo ejecutado y así
controlar el presupuesto. También, estos datos
sirven para definir los pagos a los trabajadores.
Sueldo Fijo - se utiliza típicamente para
trabajadores pagados por mensualidades. Debe
indicar el sueldo mensual, los días laborales en
el mes y el número de horas laborales por día,
para así establecer el valor de la hora laboral.
Sueldo Diario - debe indicar el número de horas
laborales en el día, y el sueldo diario.
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Hojas de Vida - 4
Pago por Hora - indicar el valor de la hora
básica.
Pago por Unidad de Trabajo (destajo) - utiliza
esta opción para personas quienes trabajan
únicamente por destajo (un valor por unidad de
trabajo ejecutado).
En realidad, CIO permite pagar trabajos por
destajo a cualquier trabajador. Entonces puede
registrar unos trabajos por destajo a un empleado
pago por día, por ejemplo.
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Hojas de Vida - 5
Como normalmente hay varios costos adicionales
para la empresa sobre el valor de la hora básica
(como por ejemplo aportes parafiscales), aquí
debe indicar un porcentaje estimado de estos
sobrecostos.
En el control presupuestal, C.I.O. aumentará el
valor del trabajo ejecutado por esta persona por
esta porcentaje.
Después de crear la planilla pagando el trabajo,
C.I.O. calcula el valor real de los sobrecostos
incurridos en la planilla, reemplazando este
estimativo inicial con los datos reales en el
control presupuestal.
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Hojas de Vida - 6
Con base en la información de la hoja Pagos,
C.I.O. calcula el valor de la hora básica.
Para cada tipo de hora extra hay que indicar su
valor, o por un valor fijo, o como un porcentaje
del valor de la hora básica.
Las descripciones de los diferentes tipos de hora
extra están definidas en Configuración - Textos.
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Hojas de Vida - 7
En esta hoja se pueden definir los conceptos de
pagos adicionales que hay que incluir en las
planillas de liquidación.
En cada planilla, C.I.O. aplicará estos valores y
conceptos a la liquidación de este trabajador. En
Configuración - Nómina se puede definir los
valores iniciales, y también permitir que se
editan los conceptos en el momento de hacer la
liquidación.
Las descripciones de los diferentes tipos de
adicionales están definidas en Configuración -
Textos.
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Hojas de Vida - 8
Exactamente lo mismo ocurre con los conceptos de
descuentos.
C.I.O. aplica estos descuentos a la liquidación
del trabajador cada vez que se crea una planilla.
Estos descuentos afectan el valor del pago al
empleado, pero no afectan el valor del trabajo
ejecutado - C.I.O. los considera como causados en
el presupuesto. Por ejemplo los Aportes
Parafiscales del Empleado no se pagan al
empleado, pero tampoco son un ahorro para la
empresa en el valor del trabajo, porque hay que
consignar el mismo valor en el plan de seguros,
etc. del empleado.
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Editando Hojas de Vida
Edición de las Hojas de Vida funciona como
cualquier otra parte de C.I.O.
Crear
Borrar
Modificar
Confirmar
Descartar
Al crear una nueva hoja de vida, las páginas de
Adicionales y Descuentos automáticamente asumen
los valores o porcentajes indicados en
Configuración - Nómina.
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Cuadrillas
La opción Cuadrillas permite organizar los
trabajadores y asignarlos a trabajos como un
conjunto, en lugar de uno por uno.
Indica si la cuadrilla es activa - solamente
cuadrillas activas están disponibles para
ejecutar actividades.
Trabajadores que conforman la cuadrilla.
Indicar si la cuadrilla se paga por unidad de
trabajo ejecutado - si es el caso, solo permite
agregar trabajadores pagados por unidad de
trabajo a la cuadrilla. No se pueden mezclar
trabajadores pagos por hora, día o mes, con
trabajadores pagos por destajo en una cuadrilla.
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Creando Cuadrillas - 1
Para crear una nueva cuadrilla, primero se debe
llenar los datos básicos - descripción , código,
tipo de trabajo, si es activa o no, y si es una
cuadrilla pagada por unidad de trabajo. Luego
debe confirmar estos datos.
Confirmar
Ahora se puede agregar los integrantes de la
cuadrilla. Esto se puede lograr de dos maneras.
La forma mas sencilla para agregar trabajadores a
la cuadrilla, es arrastralos desde la ventana
Hoja de Vida. Si esta ventana no esta abierta, se
puede abrirla desde la ventana Opciones Nómina.
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Creando Cuadrillas - 2
La otra manera de agregar un trabajador a una
cuadrilla es con el botón Crear. Después de
seleccionar Crear, aparece una ventana dando la
opción de crear una cuadrilla nueva, o agregar un
integrante a la cuadrilla actual. Seleccione la
opción Integrante.
Ahora se puede seleccionar el trabajador a
agregar a la cuadrilla del listado. Personas ya
incluidas en la cuadrilla no aparecen en el
listado.
Finalmente confirma, y la persona queda adentro
de la cuadrilla.
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Actividades Planeadas
Las Actividades Planeadas son las actividades del
presupuesto que se van a ejecutar con personal
propio por medio del módulo de Nómina. Incluyen
actividades traídas directamente desde el
presupuesto, y actividades agregadas manualmente,
típicamente trabajos adicionales o que no se
incluyeron en el presupuesto original por
cualquier razón.
Los procesos de creación y edición de las
actividades son muy parecidos al manejo de Gastos
Generales.
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Creando Actividades
Como en cualquier parte de CIO, existen las dos
formas de agregar información de la ejecución,
trayendo trabajos desde el presupuesto con la
opción de Escoger del Presupuesto, o creando
información manualmente que genera sobrecostos
frente al presupuesto inicial. La diferencia
entre las dos opciones ya ha sido explicada
varias veces en el tutorial.
En este caso, obviamente solamente podemos traer
trabajos de tipo Mano de Obra desde el
presupuesto.
Escoger del Presupuesto - permite traer trabajos
directamente desde el presupuesto. La ejecución
de estas actividades será comparado con el
presupuesto en el módulo de Control.
Crear una actividad manualmente. CIO tratara
cualquier actividad creada así como un sobrecosto
frente al presupuesto.
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Estructura de Información
Código único
Descripción de la actividad
Tipo de trabajo (opcional)
Estado de ejecución
Actividad del presupuesto para cargar los costos
Cantidad y valor unitario de la actividad
Esta casilla marca las actividades que deben ser
utilizadas para calcular la cantidad ejecutada de
cada actividad del presupuesto.
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Editando Asignaciones del Presupuesto
El corazón del sistema de control de CIO es la
manera de asignar actividades y trabajos desde el
presupuesto hacia los módulos de control -
almacén, subcontratos, nómina y gastos generales.
Se pueden editar totalmente las asignaciones
desde el presupuesto en el módulo de nómina.
La asignaciones del presupuesto funcionan de la
siguiente manera. Como ejemplo, hay una actividad
en el presupuesto, digamos Mamposteria, con una
cantidad de 100m2. Asignamos la mano de obra de
este trabajo al módulo de nómina con la opción de
Escoger del Presupuesto - CIO genera una
actividad en el listado de Actividades Planeadas
para ejecutar estos 100m2. Luego decidimos dar la
mitad del trabajo a un subcontratista, pero si
vamos al presupuesto, encontramos que todo ya
esta asignado. Entonces primero toca ir a la
actividad en la nómina y devolver 50m2 al
presupuesto. Luego se puede reasignar estos 50m2
al nuevo subcontrato.
Este proceso es muy diferente a sencillamente
editar la cantidad planeada. Si editamos la
cantidad planeada, colocando 50 en lugar de 100,
CIO asume que no vamos a ejecutar los otros 50m2.
El proceso de editar la asignación es para
reorganizar trabajo presupuestado, no para
eliminar o adicionar trabajos por fuera del
presupuesto.
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Editando Asignaciones - Nómina
Para editar asignaciones, debe identificar la
actividad y oprimir el botón de Editar
Asignación. CIO muestra la ventana de edición,
indicando la cantidad asignada desde el
presupuesto a esta actividad, cuanto queda
disponible en el presupuesto, y cuanto se puede
devolver hacia el presupuesto, si es el caso.
Obviamente trabajos ya ejecutados no se pueden
devolver. Debe indicar si quiere aumentar o
disminuir la cantidad asignada a la nómina, y la
cantidad del ajuste.
En el caso ilustrado, se puede devolver hasta
20.24m2 al presupuesto (como no hay ejecución), o
traer hasta 10m2 adicionales desde el presupuesto.
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Registrando la Ejecución 1
Con las hojas de vida y cuadrillas organizadas en
el sistema, y el listado de actividades para
ejecutar, se puede empezar a registrar la
ejecución de trabajos. Esto se hace por medio de
Registros de Trabajo. En estos documentos se
puede registrar la actividad, la cantidad
ejecutada, y cuales personas hicieron el trabajo
y cuantas horas gastaron.
CIO utiliza la información en los Registros de
Trabajo para el control del presupuesto, junto
con los datos de actas de obra, consumos del
almacén y los registros de gastos generales.
Otro mecanismo para registrar la ejecución es por
medio de Hojas de Trabajo. Estas son hojas
donde se pueden registrar todos los trabajos
hechos por una persona o cuadrilla entre
determinadas fechas.
Posteriormente se puede crear planillas de pago,
donde CIO consolida la información de trabajo
ejecutado por cada persona.
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Registrando la Ejecución 2
Para registrar ejecución en el módulo de Nómina,
debe seleccionar el botón Registros de Trabajo
en la ventana principal de la Nómina. Hay dos
opciones para registrar el trabajo ejecutado
Registro de Trabajo - permite registrar el
trabajo hecho en una sola actividad.
Hoja de Trabajo - permite registrar todos los
trabajos hechos por una o mas personas.
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Registros de Trabajo
Fecha del trabajo
Código único del registro
Actividad ejecutada (del listado de Actividades
Planeadas)
Cantidad ejecutada
Valor unitario teórico
Listado de trabajadores quienes ejecutaron el
trabajo, con horas invertidas
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Creando Registros de Trabajo 1
Después de seleccionar la opción para crear un
Registro de Trabajo, debe ingresar un código y la
fecha.
En cada caso se puede pedir ayuda con el botón de
ayuda o con un doble-clic con el mouse en el
campo.
Debe seleccionar una actividad del listado de
Actividades Planeadas - otra vez se puede
solicitar ayuda si no conoce el código.
El campo de Hoja de Trabajo es utilizado por
CIO internamente cuando el usuario registra
trabajos por medio de Hojas de Trabajo.
Ingrese la cantidad, y cualquier nota adicional
requerida.
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Creando Registros de Trabajo 2
Hay dos maneras de registrar el costo del trabajo

1. Marcando la casilla Utilizar un valor
unitario fijo.., se puede ingresar un valor
unitario. En este caso es opcional llenar el
listado de personas.
2. Agregando los trabajadores y las horas
laboradas al listado de personal (esto se hace
después de grabar los datos iniciales del
Registro). CIO calculará el valor del tiempo de
cada persona para calcular el valor invertido en
la ejecución de la actividad.
Finalmente debe Confirmar o Descartar el trabajo
con los botones normales
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Agregando Personal al Registro
Una vez grabado el registro, se puede agregar los
trabajadores al listado de personal.
En esta ventana se puede seleccionar un
trabajador en particular, o una cuadrilla.
Ingrese las horas laboradas, o el valor de la
unidad en el caso de pago por destajo.
Termina con el botón de Confirmar.
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Hojas de Trabajo 1
La otra manera de registrar la ejecución de
trabajo es por medio de Hojas de Trabajo.
En una hoja de trabajo, se puede seleccionar una
o varias personas, y luego ingresar información
de todas las actividades en las cuales han
trabajado. Entonces son muy útiles para grabar en
un solo proceso, información de todos los
trabajos hechos por una cuadrilla entre
determinadas fechas, por ejemplo.
Al terminar la creación de una Hoja de Trabajo,
CIO internamente crea Registros de Trabajo para
cada actividad incluida en la hoja, entonces la
Hoja de Trabajo es realmente un mecanismo para
simplificar el ingreso de la información.
Típicamente, si quiere registrar los datos de un
trabajo particular, lo mas conveniente es el
Registro de Trabajo. Pero si quiere registrar
múltiples trabajos hecho por una o mas personas,
por ejemplo durante una semana, será mas fácil
con la Hoja de Trabajo.
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Hojas de Trabajo 2
Descripción de la hoja
Código y fecha
Listado de personal incluido en la hoja
Opcionalmente se pueden ingresar detalladamente
las horas o costo de cada persona en cada
actividad
Trabajos ejecutados
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Creando un a Hoja de Trabajo 1
Primero debe ingresar la información básica de la
hoja - la descripción, un código único y la fecha
- hay ayuda para el código y la fecha.
Ahora debe seleccionar las personas y actividades
para incluir en la hoja, con los botones
Agregar disponibles para cada listado.
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Creando un a Hoja de Trabajo 2
Se puede seleccionar personas individuales o
cuadrillas completas de la ventana para agregar
personal.
Para agregar actividades, arrastrelas desde la
ventana de ayuda, y sueltelas sobre la hoja.
Debe soltarlas sobre el fondo de la hoja, no
sobre la tabla.
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Tekhne
Creando un a Hoja de Trabajo 3
Ahora tenemos un listado de personas y las
actividades en las cuales han trabajado.
El listado inicial de actividades es resumido,
con una línea por actividad.
Hay varias maneras de llenar los datos en la hoja
de trabajo, y cada opción tiene sus propios
efectos sobre la manera de registrar la
información.
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Tekhne
Creando un a Hoja de Trabajo 4
Si ingresamos una cantidad ejecutada y un valor
unitario para una actividad, CIO graba la
actividad sin horas laboradas por cada persona.
El valor de la ejecución será calculada basada en
el valor unitario dado.
Si ingresamos una cantidad de horas (puede
ingresar datos en varias columnas), CIO deja el
valor unitario en cero, y registra la cantidad de
horas para cada persona en el listado.
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Tekhne
Creando un a Hoja de Trabajo 5
Si marcamos Lista detallada, el listado de
actividades cambia para mostrar líneas para cada
persona en cada actividad.
Ahora se puede ingresar la cantidad de horas y/o
el pago por unidad (destajo) para cada persona en
cada actividad.
Termina el proceso con el botón Confirmar. CIO
solo graba datos para actividades con alguna
cantidad ejecutada.
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Tekhne
Consultando Hojas de Trabajo
Al confirmar la hoja de trabajo, CIO crea un
registro de trabajo para cada actividad en la
hoja. La hoja en si no se graba, y no se puede
volver a modificar la hoja.
Al consultar las hojas de trabajo, CIO presenta
un listado mostrando los registros que conforman
cada hoja - se puede modificar o borrar cualquier
de estos registros en la forma usual.
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Tekhne
Planillas
El ultimo paso para el manejo de la nomina es la
planilla de pago. CIO permite hacer planillas
detalladas liquidando el trabajo hecho por cada
persona, y manejando conceptos como descuentos
para aportes, bonificaciones, pago de
dominicales, etc. Luego se pueden crear ordenes
de pago para girar los valores liquidados y/o
exportar los datos a Excel.
El control del presupuesto no depende de las
planillas (la ejecución es registrado en los
registros de trabajo), pero en algunas
circunstancias las cifras serán mas precisas
después de hacer la planilla correspondiente.
La creación y edición de planillas es parte del
módulo de Nómina. La orden de pago es manejado en
el módulo de pagos.
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Tekhne
Creando una Planilla 1
La creación de una planilla tiene varios pasos.
Primero debe ingresar los datos básicos de la
planilla y las fechas cubiertas. Luego hay que
indicar a CIO cuales trabajadores debe incluir en
la planilla. Finalmente se puede editar los datos
de la liquidación de cada persona.
Ingrese el código, descripción y fechas cubiertas
por la planilla
Las fechas son importantes - CIO buscará en los
registros de trabajo entre este rango de fechas
para calcular horas laboradas, etc.
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Tekhne
Creando una Planilla 2
Después de confirmar los datos básicos, oprima el
botón Crear Planilla para agregar trabajadores
a la nueva planilla.
Ahora CIO ofrece varias opciones para definir a
cuales trabajadores debe incluir en la planilla.
Normalmente CIO solo incluye las personas
quienes figuran en Registros de Trabajo en una
planilla, pero marcando esta casilla permite
incluir todos los empleados del tipo seleccionado.
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Tekhne
Creando una Planilla 3
Ahora CIO presenta la planilla para editar. Cada
renglón representa una persona, y hay varios
datos que hay que editar.
Para los trabajadores con sueldo fijo, debe
indicar que proporción de su sueldo hay que pagar
- completo o medio (típicamente para una
mensualidad o una quincena). Para los demás
empleados, hay que indicar cuantas días laborales
han trabajado. CIO calcula cuantos dominicales
(séptimos) debe pagar con base en la
configuración existente. También se puede editar
el número de dominicales manualmente. CIO calcula
automáticamente el número de horas o horas extras
laboradas por cada persona, con base en los
Registros de Trabajo, e igualmente el valor de
trabajos por destajo hechos por cualquier de las
personas.
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Tekhne
Creando una Planilla 4
CIO calcula automáticamente el valor de los
dominicales a pagar, utilizando el valor diario
en el caso de trabajadores pagos por día, o
calculando el valor diario promedio pagado a
otros trabajadores. Esta columna permite incluir
o no el valor de horas extras en este calculo.
La tabla muestra todas las diferentes cifras
calculadas para cada empleado. El Valor Total
Devengado es el valor que hay que girar a cada
persona. El Valor Total Causado es el valor
causado a la empresa, incluyendo los aportes y
otros costos que no son entregados al empleado en
su pago.
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Tekhne
Creando una Planilla 5
También se puede consultar (y en algunos casos
editar) una cantidad de datos adicionales - el
detalle de las horas extras, y los varios
conceptos de adicionales (subsidios, aportes,
etc.) y descuentos definidos en la hoja de vida
de cada empleado.
Estos botones dan acceso a las otras columnas de
datos. Se puede mostrar o esconder las columnas
de cada opción.
Aquí vemos algunos de las columnas de conceptos
adicionales.
En este caso, el concepto Adicional 4 es una
bonificación cuya valor es editable - con un
doble-clic se puede ingresar el valor deseado.
Estos adicionales y los descuentos son definidos
en la configuración y en la hoja de vida de cada
empleado.
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Tekhne
Creando una Planilla 6
Finalmente debe confirmar o descartar el trabajo
en la planilla con los botones normales.
Se puede consultar cualquier planilla. Ahora la
ventana inicial muestra un resumen de la
planilla, y el botón de Crear Planilla ahora
permite ver el detalle, y si es el caso editar la
planilla.
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Tekhne
Control y la Nómina 1
La nómina afecta el control del presupuesto desde
el momento de crear las Actividades Planeadas, y
afecta los valores ejecutados por medio de los
Registros de Trabajo (o Hojas de Trabajo).
Al crear Actividades Planeadas, CIO carga su
costo a las columnas de valores por ejecutar en
el módulo de control (con la excepción de los
reportes con proyección de la ejecución). Si
las actividades son creadas manualmente, su costo
aumentará directamente el costo de la obra como
sobrecostos. Si las actividades son traídas desde
el presupuesto, CIO compara su costo con el
presupuesto inicial.
El costo de la ejecución (columnas Ejecutado en
los reportes de control) es determinado por los
Registros de Trabajo o Hojas de Trabajo. Al crear
un Registro de Trabajo, CIO carga el costo del
trabajo a la actividad correspondiente en el
presupuesto. Si utiliza la opción de definir un
valor unitario fijo, CIO utiliza este valor. De
lo contrario CIO calcula el costo de las
diferentes personas incluidas en el Registro.
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Tekhne
Control y la Nómina 2
Antes de hacer una planilla para liquidar y pagar
este trabajo a los empleados, CIO calcula el
costo utilizando el costo por hora de la persona
(o el valor por unidad si es por destajo), pero
aumentado por el porcentaje de prestaciones
indicado en la hoja de vida de cada persona.
Esto es para reflejar el hecho de que el costo de
cada persona para la empresa es mayor que el
valor por hora desembolsado, debido a los aportes
y otros beneficios que la empresa debe pagar.
Antes de hacer la planilla correspondiente, CIO
solamente puede estimar este costo adicional, y
por esto el usuario puede indicar en la hoja de
vida el porcentaje estimado deseado.
Al completar la planilla, CIO ya tiene las cifras
reales, y reemplaza el valor dado por el
porcentaje estimado con el valor real calculado
en la planilla. El resultado es que el costo de
la ejecución puede cambiar un poco después de
hacer una planilla. Este proceso no afecta los
Registros de Trabajo donde el usuario ha
seleccionado dar un valor unitario fijo para la
ejecución de la actividad.
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Tekhne
Ordenes de Pago para la Nómina
Para completar el proceso de pagar una planilla,
es necesario crear la orden de pago
correspondiente en el módulo de ordenes de pago.
No es necesario hacer un Registro de Documento, y
el proceso de hacer la orden de pago es bastante
automatizado.
Para ordenar el pago de una planilla, hay dos
opciones - una sola orden de pago (y entonces un
solo cheque) para pagar toda la planilla, o una
orden para cada persona en la planilla. La
primera opción es típico para los casos donde
cambian un cheque y reparten efectivo entre los
obreros.
Miramos primero el proceso con una sola orden de
pago.
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Tekhne
Orden de Pago Consolidada
Después de seleccionar la opción de la ventana
principal de la nómina, CIO presenta esta
pantalla, para llenar los datos de la orden.
Para autorizar de inmediato el pago y colocar
datos de un cheque, debe marcar la casilla
Autorizado.
Al seleccionar el botón de Confirmar, CIO crea
la orden de pago.
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Tekhne
Ordenes de Pago por Persona
La otra opción es crear una orden de pago para
cada persona en la planilla. En este caso, CIO
primero muestra esta pantalla para colocar los
datos comunes para los documentos que se van a
crear.
Estos campos son para datos del usuario, y los
textos se pueden configurar en Configuración/
Textos.
Termina el proceso con el botón OK, para avanzar
al siguiente paso.
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Tekhne
Ordenes de Pago para la Nómina
Ahora CIO presenta esta pantalla para cada
persona en la planilla. La mayoría de los datos
ya están definidos.
Otra vez para autorizar de inmediato el pago y
colocar datos de un cheque, debe marcar la
casilla Autorizado.
Después de confirmar cada orden de pago, CIO
presenta la pantalla para la siguiente persona en
la planilla, hasta terminar el proceso.
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Tekhne
Impresión de Planillas en Excel
Se puede diseñar en Excel formatos para imprimir
las planillas, y CIO llena el formato
directamente con los datos de la planilla. En la
ventana mostrando el detalle de la planilla, en
el menú principal hay dos opciones disponibles -
Imprimir Formato en Excel e Integrar con
Formatos en Excel. La primera es para imprimir,
y la segunda es para informar a CIO como debe
imprimir cada formato.
El sistema funciona de manera muy sencilla.
Después de crear su formato en Excel, debe
indicar a CIO donde imprimir cada tipo de datos
en el formato. Esto básicamente consiste en
indicar, por ejemplo, en que columna va los
nombres de las personas, y desde a hasta cuales
filas. El sistema es muy flexible, porque tiene
acceso a todos los datos normales de CIO para las
planillas, como detalles de persona, horas o dias
trabajados, horas extras, adicionales y
descuentos, etc., y datos de encabezamiento como
la descripción y fechas de la planilla. Solo hace
falta informar a CIO donde ubicar cada elemento
de información en el formato. En el momento de
imprimir, tiene opciones de verificación (por
ejemplo para asegurar que todos los componentes
caben en el espacio disponible), para tener una
vista preliminar del formato, y otros opciones
para facilitar el proceso.
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Tekhne
Preparando el Formato - 1
Para iniciar el proceso, primero debe crear el
formato en Excel. No hay ningún requisito de
parte de CIO en la creación del formato, pero
obviamente hay que tener en cuenta la cantidad de
información que hay que imprimir y el espacio
disponible. Obviamente CIO hace sus propios
cálculos internamente de la planilla, pero es
perfectamente posible crear sus propios cálculos
o sumas en el formato también. El formato se
puede guardar como un archivo normal de Excel
(XLS), o como una plantilla (XLT).
Con el formato creado, ahora debe indicar a CIO
donde insertar los diferentes tipos de
información. Esto se hace en la opción de
Integrar con Formatos en Excel. Con el
listado de formatos al frente, oprima el botón
Crear e ingrese un código, el tipo (Planilla),
la descripción del formato, y la ruta hacia el
archivo Excel (se puede utilizar el botón ...
para ubicar el archivo. También se puede dar un
rango de impresión para limitar la impresión a
una parte de la hoja. Termine con Confirmar
como normal en CIO.
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Tekhne
Preparando el Formato - 2
Ahora se puede pasar a la segunda hoja, Campos,
para ingresar datos de cada campo o columna de
información que CIO debe insertar al
formato. Este proceso consiste en identificar la
información deseada en CIO, y dar una columna y
fila como punto de inserción en la hoja Excel. En
el caso de datos múltiples, por ejemplo los
nombres de los empleados, que se repite en una
columna hasta terminar con todos las personas,
deben dar una fila de inicio, y una fila final
para identificar un espacio que CIO puede
utilizar para esta información.
Debe tener Excel abierto con el formato, para
poder consultar el formato e identificar las
celdas. En CIO, con la hoja de Campos a la
vista, oprima Crear nuevamente, y CIO muestra
la ventana para ingresar datos de un campo. No es
muy importante la orden en la cual crean los
campos - CIO los organiza automáticamente desde
arriba hacia abajo en el formato Excel.
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Tekhne
Preparando el Formato - 3

• Debe llenar una hoja así para cada campo de
  información que hay que insertar en el formato en
  Excel. Hay varios Tipos de Datos disponible
• Encabezamiento Planilla - corresponde a
  información general de la planilla - su
  descripción, código y fechas.
• Datos Proyecto - algunas opciones básicas como
  el nombre y código del proyecto y presupuesto, y
  datos de la hoja Licitaciones de la ficha del
  presupuesto.
• Detalles Planilla - el detalle de la liquidación
  de cada empleado, con todas las columnas
  disponibles de la planilla. Incluyen las columnas
  con detalles de horas extras y conceptos de
  adicionales y descuentos.

Al seleccionar el Tipo de Datos, CIO llena el
listado Campo con los datos disponibles para el
tipo seleccionado. Debe seleccionar el campo
requerido de este listado, y abajo CIO muestra
una descripción mas completa del campo.
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Tekhne
Preparando el Formato - 4
Dependiendo del tipo de datos seleccionado, CIO
activa o desactiva los diferentes espacios para
información en la hoja. Por ejemplo, en el caso
de Datos Encabezamiento de la Planilla o Datos
del Proyecto, son campos únicos que solo
requieren de la identificación de una celda
correspondiente en Excel. Entonces CIO pide la
columna y fila para el campo. Para detalles de
la planilla, con la información que se repite
para cada empleado, debe indicar la fila final
disponible para colocar la información. También
CIO puede insertar la información cada segunda
fila por ejemplo, utilizando la opción de
Insertar cada cuantas filas.
La opción de filtros no esta disponible para la
impresión de planillas.
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Tekhne
Imprimiendo con el Formato - 1
Ahora podemos imprimir la planilla con el formato
en Excel con la opción correspondiente en el
menú. CIO imprimirá la planilla abierta en el
momento. CIO presenta un listado de formatos
disponibles. Solo los formatos que han sido
incluidos en la ventana de integrar con formatos
en Excel aparecen acá.
Ahora se puede escoger entre tres opciones
principales. La primera es para llenar el formato
en Excel sin imprimirlo. La segunda, Verificar
datos y formato... repasa todo el proceso de
imprimir sin físicamente completarlo. Con esto
CIO puede comprobar que hay suficiente espacio en
el formato para todos los datos de la planilla.
Por ejemplo, si tiene 10 renglones en su formato
para los empleados y la planilla APU tiene 11
personas, CO detecta la inconsistencia y saca un
aviso.
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Tekhne
Imprimiendo con el Formato - 2

• La tercera opción, Imprimir, es obviamente para
  sacar la impresión final. Hay dos opciones
  adicionales disponibles en este caso
• Visto preliminar - determina si Excel debe sacar
  una vista preliminar de la planilla antes de
  imprimirla.
• Confirmar impresión - en este caso CIO saca un
  aviso de confirmación antes de imprimir.

El proceso de impresión es 1. CIO abre el
formato en Excel. 2. CIO llena el formato con los
datos de la planilla. 3. Si ha seleccionado
Vista preliminar..., Excel muestra la vista
preliminar del formato. Debe cerrar la vista
preliminar con el botón Cerrar en Excel. 4. Si
ha seleccionado Confirmar impresión..., CIO
saca una ventana pidiendo su confirmación para
imprimir. Si es el caso, CIO manda imprimir el
formato. La impresora será la impresora definida
en Excel. 5. CIO cierre la hoja del formato (sin
guardarla).