DIGIT DMS

1
DIGIT DMS

Brace Mažar 19a, 78000 Banja LukaRepublika
Srpska, Bosna i HercegovinaTel. 387 51 /
215.825 , 218.722FAX. 387 51 /
218.077 www.digit-rs.com digit_at_digit-rs.com  
2
DIGIT OPŠTI PODACI

• Registrovan od 1998 godine
• Zapošljava 15 radnika
• Djelatnost
• Razvoj softverskih proizvoda
• Isporuka kvalitetnih racunarskih proizvoda
• Servis i održavanje
• Pouzdani inopartneri
• HP / COMPAQ
• Microsoft
• Oracle
• 3COM

3
DIGIT POSLOVNA POLITIKA

• Sistem integracija
• Informacioni sistemi kljuc u ruke
• Partnerski odnos sa korisnicima
• Edukacija kadrova u školskom centru
• Predaja kompletnih rješenja, uz mogucnost
  dobijanja izvornih kodova

4
DIGIT VAŽNIJE REFERENCE

• AGENCIJA ZA BANKARSTVO
• PETROL
• VB BANKA
• KRAJINALIJEK
• RUP ZA GEODETSKE POSLOVE
• MINISTARSTVO PROSVJETE

• MOBIS
• TELEKOM
• USAID
• MUP RS
• ELEKTROKRAJINA
• RAZVOJNA BANKA
• FOND PIO RS

5
DIGIT DMS REFERENCE

• MOBIS Mobilna Srpske
• Agencija za bankarstvo RS
• Fond PIO RS

6
ŠTA JE DMS ?

• Dokument menadžment sistem
• Sistem koji omogucava prikupljanje, cuvanje i
  prezentiranje dokumenata korisnicima u lokalnim
  racunarskim mrežama kao i širom interneta
• Omogucava logicnu organizaciju dokumenata u
  foldere, ali i pracanje toka dokumenata kroz niti
• Omogucava pracenje razvoja dokumenta od ulaza do
  izlaza uz kontrolu izvršavanja zadataka

7
DOKUMENTACIONE CINJENICE

• 90 informacija je na papiru
• DMS radi sa egzaktnom replikom originala
• 7.5 svih papirnih dokumenata se trajno izgubi
• 3 svih papirnih dokumenata se zagubi
• Prosjecan dokument se kopira 19 puta
• Mnoge kopije se takode arhiviraju

8
DMS POREÐENJA

• A4 dokument 20 Kb
• 1 CD 32.000 dokumenata
• 1 HDD 2.000.000 dokumenata
• 1 HDD 148 arhivska ormara
• Pravljenje cvrste kopije je
• 51.000 KM za ormarice
• 39.900 KM za papir i toner
• Ili 300 KM za HDD unutar DMS sistema

9
INFRASTRUKTURNI ZAHTJEVI DMS

• Server
• Dokument server
• Stalni 64 kb/s Internet pristup sa vlastitim
  Internet domenom (za potrebe WEBLINK-a)
• Email server
• SQL baza podataka (ORACLE)
• Klijenti
• DMS klijent software
• Skener za ulaz dokumentacije (klase Epson 1660)
  za one klijente koji rade ulaz

10
SITUACIJE KADA JE DMS POTREBAN ?

• Kompanija ima problema sa cuvanjem i
  pronalaženjem dokumenata
• Kompanija ima potrebe za dokumentima van maticnog
  preduzeca
• Kompanija ima velike troškove faksiranja, DHL,
  TNT itd. - 0 KM za pristup dokumentima preko
  Weblinka
• Kompanija nema uvid gdje su neki radni dokumenti
  zapeli
• Kompanija želi da povezuje dokumente u grupe i
  pregleda ih odjednom, prateci njihov tok
• Kompanija želi da prati ucinak radnika u radu sa
  dokumentacijom
• Kompanija želi da zaštiti svoje dokumente od
  uljeza

11
DIGIT DMS DONOSI POBOLJŠANJA

• Organizaciona dobit
• Uvodi red u vašu dokumentaciju
• Prati rad zaposlenih
• Sigurnosna dobit
• Obezbjeduje zaštitu dokumenata
• Omogucava posjedovanja kopija arhiva na odvojenim
  lokacijama lako, brzo i jeftino
• Dobit dostupnosti
• Omogucava pristup dokumentima sa svih lokacija
• Snižava troškove upotrebe dokumentacije

12
TOK POSLOVNE DOKUMENTACIJE

DOKUMENTACIJA
Radni dokumenti
Poslovnica
Lokalni dokumenti
Poslovnica
Glavna centrala
Poslovnica
13
TOK DMS DOKUMENTACIJE

30 UŠTEDE NOVCA !
40 POVECANA PRODUKTIVNOST !
14
IMATE IZBOR

DMS iskustvo
Dosadašnje iskustvo

• Elektronsko cuvanje podataka
• Lako dostupni
• Brzo snalaženje
• Brze pretrage

• Zauzima puno prostora
• Nisu lako dostupni
• Nema brzog snalaženja
• Nema brze pretrage

PROBLEMI
PROBLEMI
15
DIGIT DMS KORISNICI

RUKOVODSTVO
KADROVSKA
RAZ VOJ
DMS
PRAVNA
INVESTICIJE
ARHIVA
ODRŽAVANJE
PROTOKOL
16
PROCES UVOÐENJA DMS

• Organizacione pripreme kompanije odredivanje
  korisnika i folderske strukture
• Instalacija i podešavanje DMS
• Kampanjsko skeniranje postojece dokumentacije u
  definisane folder
• Obuka korisnika tokom implementacije
• Simultano dopunjavanje DMS
• Mogucnost uvoza podataka sa CD skeniranog na
  drugim lokacijama

17
DIGIT DMS APLIKACIJE

• PROTOKOL
• ARHIVA
• DMS EXPLORER
• DIGIT MAIL SISTEM
• DMS VIEWER
• WEBLINK
• NIT MANAGER

18

PROTOKOL
DIREKTOR

RADNA JEDINICA

PROTOKOL
RADNA JEDINICA
RADNA JEDINICA
40 UZALUD POTROŠENOG VREMENA ZBOG DISTRIBUCIJE
DOKUMENATA !!!
19
DIGIT DMS ARHIVA

• Efikasan sistem pregleda i klasifikacije arhive
  prema kljucevima pregleda.
• Sistem evidencije uzimanja tvrdih kopija
  orginala.
• Mogucnost štampanja svih elektronskih dokumenata
  svih formata.
• Pretraživanje po nazivu dokumenta.

20
DIGIT DMS EXPLORER

• Jedinstven pregled baze podataka.
• Organizacija podataka po sistemu foldera
• Povezanost sa nitima
• Administracija foldera i korisnika te prava
  pristupa.
• Direktan unos dokumenata u bazu kao i skeniranje,
  te upis u arhivu ili protokol.
• Modul za skeniranje podržava ADF, barcode
  ozacavanje i imenovanje, multipage skeniranje,
  reskeniranje itd.
• Direktno pretraživanje i ocitavanje dokumenta iz
  baze

21
VRSTE DOKUMENATA U DMS

• MultiPage TIFF po CCITT G4 standardu
• Sve ostale graficke datoteke
• Microsoft Office dokumenti
• Adobe PDF dokumenti
• Svi ostali formati fajlova

22
INTEGRACIJA DMS

• Podržane tehnike DRAGDROP u i iz DMS
• Podržano slanje dokumenata direktno iz WORD-a,
  EXCELL-a u DMS
• Podržano korištenje SEND TO DMS iz explorera
• Podržano kreiranje dokumenata direktno u DMS
• Neaktivan DMS se spušta u sistem trej
• Aplikacije DMS-a dijele jedan login

23
DIGIT WEBLINK

• Pretraživac vaše dokumentacije
• Pristup preko interneta i intraneta
• Autorizacija korisnika
• Kretanje po folderima i pregled dokumenata
• Pretraživanje po kljucnim rijecima
• Puna funkcionalnost za elektronsku poštu
• Omogucava kreiranje novih foldera unutar DMS,
  upload dokumenata, editovanje meta rijeci
  dokumenta itd.

24
DMS NIT MANAGER

• Omogucava povezivanje dokumenata iz više foldera
  u logicke cjeline
• Omogucava povezivanje dokumenata principom
  zahtjev - odgovor sa rokovima
• Daje pregled dokumenata u niti sa statusom
  izvršavanja
• Daje pregled angažovanosti
• Omogucava da neke niti budu dio drugih niti
• Prikazuje hijerarhijsku strukturu niti
• Nema ogranicenja u broju niti, ili u broju
  dokumenata u nekoj niti
• Dokument može istovremeno biti u više niti
• Niti nasljeduju sigurnosne postavke DMS explorera

25
DIGIT DMS VIEWER

• Omogucava brz pristup dokumentima iz DMS bez DMS
  explorera
• Omogucava snimanje i štampanje dokumenta na
  lokalnom racunaru
• Traži DMS autorizaciju za pristup dokumentima
• Zgodan kada se korisnicima šalju samo linkovi na
  dokumente

26
DIGIT DMS MAIL SISTEM

• Pristup preko interneta / intraneta
• Pristup specijalizovanim klijentom ili weblinkom
• EML format jednostavan export i import
• Privatni pretinci te poslovni pretinci
• Neogranicen broj pretinaca
• Webmail funkcionalnost pristup sa svih lokacija
• Dijeljenje mail naloga u radnim grupama

27
DIGIT DMS ZAŠTITA

• Hardverska zaštita
• Zaštita firewala
• Na nivou OS
• Zaštita user access
• Na nivou RDBMS
• Rdbms password zaštita
• DMS password zaštita
• Korisnice šifre nisu vidljive
• DIGIT Kripto Sistem
• DMS može kriptovati dokumente

28
KRAJ

Brace Mažar 19a, 78000 Banja LukaRepublika
Srpska, Bosna i HercegovinaTel. 387 51 /
215.825 , 218.722FAX. 387 51 /
218.077 www.digit-rs.com digit_at_digit-rs.com