auditing

1
auditing
2
ISO 190112002

1. Scope
2. Normative References
3. Terms and Definitions
4. Principles of Auditing
5. Managing an Audit Programme
6. Audit Activities
7. Competences and evaluation of auditors

3
Figure 4 Concept of competence
COMPETENCE
Quality
EH S
Quality-specific knowledge skills ( 7.3.3 )
Generic knowledge skills ( 7.3.1 and 7.3.2 )
EH S-specific knowledge and skills ( 7.3.4 )
Pendidikan Pengalaman
Pelatihan Pengalaman
Kerja
Auditor Audit
Personal attributes ( 7.2 )
4
Auditor Competence
EH S
5
Quality Knowledge Skill

• Terminologi mutu
• Prinsip Manajemen Mutu
• SPC, FMEA dll
• Karakteristik produk dan jasa yang diaudit

6
Generic Knowledge Skill

• Prinsip Audit, Prosedur Teknik untuk
  memastikan konsistensi dan sistematik pelaksanaan
  audit
• Manajemen System dan dokumen referensi untuk
  memastikan ruang lingkup dan kriteria yang
  diaudit
• Pemahaman organisasi yang diaudit (Struktur,
  fungsi, proses bisnis, budaya) untuk memastikan
  nilai tambah bagi perusahaan yang diaudit
• Pemahaman mengenai peraturan dan persyaratan

7
7.2 Personal attributes
Seorang Auditor harus Beretika misalnya
jujur, sopan and mempunyai jati diri Berpikiran
terbuka, bersedia untuk mempertimbangkan ide atau
pandangan orang lain (alternatif) Diplomatis,
peka dan santun dalam berhadapan dengan
orang Pengamat, sadar secara aktif terhadap
aktifitas dan kondisi fisik disekitarnya. Peka
misalnya memiliki insting dan memahami situasi
yang ada, termasuk intuisi Versatile, i. e.
adjust readily to different situations Tegas/Gigih
/Ulet, misalnya pendiriannya tidak goyah, fokus
mencapai sasaran Decisive, i.e. mampu mengambil
kesimpulan disaat yag tepat berdasarkan analisa
dan alasan yang logis. Mandiri, bertindak dan
berfungsi secara mandiri pada waktu berinteraksi
secara efektif dengan orang lain.
Auditor harus memiliki atribut pribadi agar dapat
bekerja sesuai dengan prinsip audit (4)
8
Kualifikasi Auditor

• Kualifikasi auditor dapat bervariasi menurut
  keadaan audit program audit dan ukuran, sifat
  kompleksitas dan budaya organisasi.
• Kualifikasi auditor memberikan dampak pada
  kehandalan temuan audit dan kesimpulan yang
  dibuat.

9
Otoritas untuk melakukan audit programme (5.1)
Mengelola Audit Programme
Sasaran perluasan tanggungjawab sumberdaya prose
dur
Jadwal audit Evaluasi auditor Memilih audit
team pengarahan aktifitas audit memelihara
catatan
Tetapkan audit programme (5.2.3)
Kompetensi dan evaluasi auditor ( 7)
Implementasi audit programme (5.4.5)
Aktifitas Audit ( 6 )

• Memonitor meninjau
• Identifikasi kebutuhan tindakan perbaikan
  pencegahan
• Identifikasi peluang improvement

Act
Memperbaiki audit programme (5.6)
Memonitor dan Meninjau audit programme (5.6)
10
Organisasi Audit

• Auditor adalah orang yang memiliki kualifikasi
  dan kompetensi untuk melakukan audit. Satu orang
  auditor atau lebih yang melaksanakan satu audit
  disebut Tim Audit yang terdiri dari Lead Auditor
  dan Auditor serta Technical Experts.
• Auditee adalah organisasi yang sedang diaudit.
  Dalam hal ini organisasi dikaitkan dengan
  sekelompok orang dan fasilitas. Karena itu semua
  orang yang berinteraksi dengan auditor disebut
  sebagai auditees.

11
Organisasi Audit Internal
12
Organisasi Audit Internal
Tanggungjawab Menetapkan Yearly Audit
Plan Menunjuk Audit Tim Verifikasi laporan
Audit Menindaklanjuti hasil Audit
Internal Analisa laporan audit dan identifikasi
peluang untuk peningkatan Laporan ke Manajemen
MR dapat berperan sebagai IA Coordinator Dapat
dipisahkan dari fungsi Berpengetahuan ISO 9 K
14 K
13
Organisasi Audit Internal
Ditunjuk oleh IA Coordinator Bukan dari
area/bagian yang diaudit Berpengetahuan yg cukup
mengenai ISO 9k 14 , teknik dan metode audit

• Menyiapkan dokumentasi pelaksanaan audit
• Melaksanakan Audit
• Pelaporan
• Menutup Temuan Audit

14
Organisasi Audit Internal
Fungsi / departemen yang akan diaudit

• Tanggungjawab
• Memastikan semua sistem telah dilakukan secara
  efektif
• Memastikan semua record dan dokumen yang
  diperlukan tersedia selama Audit
• Menyiapkan bukti objektif dan bekerjasama dengan
  auditor
• Menindaklanjuti temuan audit

15
Program Internal Audit

• Aktivitas dan Area
• Frekuensi Audit
• Tanggungjawab
• Komunikasi Hasil Audit
• Kompetensi Auditor
• Pelaksanaan Audit

16
appointing the audit team leader defining audit
objectives, scope and criteria determining the
feasibility of the audit selecting the audit
team establishing initial contact with the auditee
- reviewing relevant management system documents,
including records, and determining their adequacy
with respect to audit criteria

• Initiating the audit
• ( 6.2 )

Conducting document review ( 6.3 )
Preparing for the on-site audit activities ( 6.4 )
preparing the audit plan assigning work to the
audit team preparing work documents
Conducting on-site audit activities ( 6.5 )
conducting opening meeting communication during
the audit roles and responsibilities of guides
and observes collecting and verifying
information generating audit findings preparing
audit conclusions conducting closing meeting
Preparing, approving and distributing the audit
report (6.6 )
Completing the audit ( 6.7 )
preparing the audit report approving and
distributing the audit report
Conducting audit follow-up ( 6.8 )
Figure 2 Overview of typical audit activities
17
Figure 3 Overview of the process from
collecting information to reaching audit
conclusions
Catatan, pernyatan atau fakta atau informasi lain
yang berhubungan dengan Audit Criteria (3.2) dan
dapat dilakukan verifikasi Note Dapat berupa
data Kualitatif maupun kuantitatif (3.3)
Sumber Informasi
Mengumpulkan dengan cara sampling dan verifikasi
The audit evidence berdasarkan contoh dari
informasi yang tersedia. Oleh sebab itu ada
elemen ketidakpastian pada waktu audit.Hal ini
perlu dipertimbangkan pada saat audit conclusions.
Audit evidence
Mengevaluasi berdasarkan audit criteria
Hasil Evaluasi dari audit evidence (3.3) yang
berhasil dikumpulkan yang dapat dibandingkan
terhadap Audit Criteria (3.2) Note Audit
findings dapat menunjukkan kesesuaian atau
ketidaksesuaian dengan audit kriteria atau pelu
ang untuk melakukan penyempurnaan. (3.4)
Audit findings
Meninjau
Hasil dari sebuah audit (3.1) yang dibuat oleh
audit team (3.9) setelah mempertimbangkan tujuan
audit dan semua audit findings.
Audit conclusions
18
Fig. 5 Relationship between the stages of
evaluation
Pengembangan Kompetensi
Kriteria Tidak terpenuhi
Evaluasi awal ( 7.6 )
Evaluasi kinerja yg terus menerus ( 7.6 )
Kriteria dipenuhi
Tidak Terpilih
Kriteria Tidak terpenuhi
Auditor
Memelihara dan memperbaiki kompetensi ( 7.5 )
Seleksi tim audit ( 6.2.4 )
Auditing ( clause 6 )
19
Pemilihan Audit Internal
SCOPE/LINGKUP HIRARKI ORGANISASI KETERSEDIAAN SDM
JUMLAH
DIPILIH DARI PERWAKILAN
FUNGSI
TINGKATAN YANG BERBEDA DARI SENIOR SAMPAI
PELAKSANA
POSISI
20
4 Phases of Audit
Planning
Preparation
Reporting Follow Up
Performance
21
Planning
Audit Criteria Sumber daya Auditor Informasi
Perusahaan Ruang Lingkup
Tim dengan ketrampilan yang relevan Lamanya
audit Siapa / Kapan
22
PlanningHal yang diperhatikan dalam menetapkan
jadwal audit

• Lingkup,, Tujuan, lamanya dan frekuensi audit
• Status, kepentingan, kompleksitas, lokasi dan
  kegiatan
• Standard, hukum dan persyaratan kontrak,
  kebijakan, kriteria audit
• Hasil dari audit sebelumnya
• Kepedulian pihak lain ( Customer)
• Perubahan besar terhadap fungsi area

23
PlanningMenetapkan jadwal audit secara periodik
Departemen/Auditee Prosedur ISO/ OHSAS Klausul Schedule Tahun 2008 Schedule Tahun 2008 Schedule Tahun 2008 Schedule Tahun 2008 Schedule Tahun 2008 Schedule Tahun 2008
1 2 3 12


24
Preparation
Dokumen Kerja Prosedur Organisasi / bagian yang
akan diaudit internal Prosedur Audit
Internal Dokumen Kerja (Checklist, NCP, Report
Form) Jadwal Audit Dokumentasi Sistem Manajemen
Mutu Quality Objective
Dokumen Kerja Secara Visual Pemetaan proses
Pengembangan flow-charts Menggunakan checklist
standard berdasarkan ISO 9001 Mengembangkan
personal checklist dari prosedur atau
dokumentasi lain
25
Mapping a process
Level 1
Semakin mendetil
Level 2
Level 3
26
Alat Bantu Auditor

• Resiko tanpa alat bantu
• Issue yang penting terlupakan
• Bukti obyektif tidak tercatat secara sistematik

• Alat bantu Auditor
• Checklist
• Marked Up Procedures
• Flow Chart
• Mind Map

27
Checklist Preparation
Persyaratan ISO 90012008
System Dokumentasi PT ASA
Kinerja PT ASA
28
Check List Preparation

• Daftar Obyek yang perlu dilihat/verifikasi selama
  proses audit
• Daftar yang menunjukkan awal dan akhir audit
• Berguna untuk mengaudit kesesuaian terhadap suatu
  standar spesifik, Code atu peraturan
• Bukan hanya melulu daftar pertanyaan yang
  ditanyakan kepada auditee

29
Check List Preparation

• Petunjuk terhadap aspek yang memerlukan tinjauan.
• Menindaklanjuti petunjuk kata pemicu yang ada
  seperti harus, akan, diuji

30
Check List Preparation
AUDIT CHECKLIST Departemen/Auditee Tgl. Audit No. Audit Team Audit Standard AUDIT CHECKLIST Departemen/Auditee Tgl. Audit No. Audit Team Audit Standard AUDIT CHECKLIST Departemen/Auditee Tgl. Audit No. Audit Team Audit Standard AUDIT CHECKLIST Departemen/Auditee Tgl. Audit No. Audit Team Audit Standard
Klausul/ Prosedur Persyaratan Y-N-NA Bukti Objektif

31
Check List PreparationMark Up Procedure

• Mudah dibuat
• Fotokopi prosedur dgn diperkecil, tandai dengan
  stabilo/garis bawahi
• Atau dituangkan dapal checklist

32
Check List PreparationMind Map

• Visual mudah diingat
• Bekerja seperti bekerjanya otak tidak dalam garis
  yang bagus dan rapi.
• Hubungan antara satu kata kunci dengan kata kunci
  yang lain.
• Sifatnya tidak linier sehingga dapat bersilangan.

33
Pelaksanaan Audit
Temuan berdasarkan bukti obyektif Mengidentifikasi
ketidaksesuaian atau area yang riskan Peluang
untuk perbaikan
Komunikasi yang ditetapkan antara perusahaan dan
auditor Wawancara Observasi Tinjauan terhadap
Sistem Dokumentasi Mutu Analisa Catatan Mutu
34
Pelaksanaan Audit

1. Opening Meeting
2. Pelaksanaan Audit
3. Auditor Team Meeting
4. Closing Meeting

1.
Pengenalan, tujuan audit, lingkup,
kriteria Presentasi/rekonfirm jadwal Konfirmasi
Metode Audit, termasuk sampling Menetapkan
komunikasi, kerjasama dan keterbukaan Sumber
daya dan fasilitas, kerahasiaan , keselamatan
kerja, ketersediaan panduan, laporan
ketidaksesuaian
35
Pelaksanaan Audit

1. Opening Meeting
2. Pelaksanaan Audit
3. Auditor Team Meeting
4. Closing Meeting

2.
Check Kesesuaian Sasaran mutu, metode
monitoring dan pengukuran , Peningkatan
berkesinambungan Pemahaman kebijakan mutu,
sasaran mutu Cross check harapan dan pemahaman
personel Pemantauan kemampuan proses/kinerja Kepu
asan pelanggan Gunakan parameter akurasi,
timelines, dapat dipertanggungjawabkan, reaction
time, cycle time, efektifitas dan efisiensi,
penggunaan sumber daya , pengurangan beaya
Analisa data
36
Fact or Opinion

• Warehouse area sangat tidak bersih
• pH 3 adalah diluar daerah spesifikasi yang
  diperbolehkan yaitu 4 8, namun CAR tidak
  diterbitkan.
• Catatan Data tidak tersedia di ruang laboratorium
• Kami tidak pernah menerima keluhan
• Hal itu tidak akan pernah terjadi- kami
  mengendalikannya dengan baik.

37
Preparation Checklist
38
Checklist Preparation
Persyaratan ISO 90012008
System Dokumentasi PT Asta
Kinerja PT Asta
39
Manfaat Checklist

• Checklist jika dihubungkan untuk suatu audit yang
  spesifik dan digunakan dengan benar dapat menjadi
  
• a. alat untuk mempromosikan Rencana Audit.
• b. Memastikan suatu pendekatan audit yang
  konsisten.
• c. Bertindak sebagai suatu rencana sampling dan
  Manager Waktu

40
Manfaat Checklist

• d. Alat Bantu untuk mengingat.
• e. Sarana pengumpul catatan yang didapat selama
  proses audit.
• 2. Menjadi asisten pada waktu proses audit
• 3. Sarana mengumpulkan informasi selama proses
  wawancara.
• 4. Alat untuk memastikan jalannya audit
  sistematis dan komprehensif

41
Bukti Objektif

• Bukti obyektif sebaiknya dinyatakan sebagai
  fakta yang dapat diverifikasi
• Temuan audit mewakili suatu keadaan saat itu
  (instance time) dan didasarkan pada sample
  kegiatan, catatan, dokumentasi organisasi
• Diperlukan untuk mendukung kesimpulan mengenai
  system yang diaudit. Sehingga siapapun juga akan
  sampai pada kesimpulan yang sama

42
Teknik Bertanya

• Rudyard Kipling
• 5 W 1 H

Tunjukkan / Show Me
43
Teknik Bertanya
Pertanyaan Sistematik Diajukan satu persatu dan
menunggu jawaban sebelum ke pertanyaan berikutnya.
Pertanyaan terbuka 5 W 1 H 1 S
Pertanyaan Tertutup Untuk Mendapatkan jawaban
Ya / Tidak untuk mengarah mendapatkan fakta
Pertanyaan memimpin Pertanyaan yang dijawab
sendiri dan ini harus di hindari
44
Teknik Bertanya
Akan membantu, bila hanya ada sedikit bukti
obyektif, Bagaimana kalau (jika) ... Mari kita
anggap .....
HIPOTESIS
Membantu mengidentifikasi suatu defisiensi atau
gap .
JELAS
Harus dipakai jika terjadi jawaban yang
bertentangan, dan adanya hal-hal yang tidak
konsisten dalam temuan audit , atau jika init
pertanyaan tidak terjawab
MENANTANG
45
Pengendalian audit

• Jangan
• Keluar dari jalur dan kehilangan jejak
• Dipimpin atau menyilahkan auditee mendikte
  pelaksanaan audit
• macet
• Membuat asumsi atau perkiraan

46
Pengendalian audit

• Harus
• Persiapan
• Tepat waktu
• Meminta menjawab pertanyaan untuk mereka sendiri
• Diusahakan sedikit bicara
• Menghindari kesalahpahaman
• Bertanya dengan jelas dan ringkas
• Sopan dan kalem
• Memberikan penghargaan

47
Major Non-conformity / Cat 1

• A. Ketidaksesuaian yang signifikan terhadap
  persyaratan sistem.
• Kegagalan terhadap atau penghilangan secara penuh
  persyaratan system.
• Jumlah yang signifikan dari minor non-conformity
  mengenai persyaratan yang sama.
• Jika ada output dari system yang disengaja atau
  diluar standar yang ditetapkan.
• Contoh Tidak ada bukti bahwa setiap dokumen
  dikendalikan.

48
Minor Non-conformity (Cat 2)

• Insiden yang terisolasi dari suatu kegagalan
  /ketidaksesuaian terhadap suatu prosedur atau
  persyaratan lain.
• Contoh
• Ditemukan bukti bahwa gambar desain no. D-037
  telah direvisi namun tidak dilakukan perubahan
  berdasarkn prosedur pengendalian dokumen.

49
Klasifikasi temuan

• 1. Tidak ada temuan selama assessment/audit.
• Perusahaan memenuhi persyaratan yang diminta
  standar dan direkomendasikan untuk menerima /
  memperbaharui / Transfer / melanjutkan sertifikat.

50
Klasifikasi temuan

• Diterbitkan temuan assessment /audit categori 2.
• Perusahaan direkomendasikan untuk dapat terus
  menggunakan sertifikat, setelah perusahaan
  mengirimkan dalam jangka waktu satu bulan,
  tindakan perbaikan yang dilakukan yang memuaskan
  terhadap temuan assessment/audit. Tidak
  diperlukan kunjungan untuk melaksanakan
  verifikasi dari penerapan tindakan perbaikan.
  Implementasi harus dilaksanakan selama assessment
  / audit lanjutan berikutnya.

51
Klasifikasi temuan 3.

• Diterbitkan temuan assessment / Audit Categori 1.
• perusahaan direkomendasikan untuk pembaharuan
  /lanjutan penggunaan sertifikat setelah
  perusahaan melengkapi dan mengirimkan tindakan
  perbaikan terhadap temuan assessment/audit dalam
  waktu 1 bulan. Kunjungan diperlukan untuk
  memverifikasi tindakan perbaikan.

52
Klasifikasi Temuan 4.

• Diterbitkan temuan assessment/audit categori 1.
• Perusahaan direkomendasikan untuk menerima /
  perluasan sertifikat setelah perusahaan
  melengkapi dan mengirimkan tindakan perbaikan
  terhadap temuan assessment / audit dalam jangka
  waktu 3 (tiga) bulan. Diperlukan kunjungan untuk
  memverifikasi tindakan perbaikan.

53
Hati hati !!!terhadap auditee

• Lulus internal auditor
• Agresip
• Pemalu / nervous
• missing people
• missing document
• Menyiapkan sample (memilih sendiri)
• memanipulasi emosi

54
Pelaksanaan Audit

• Ruang Lingkup
• Metodology
• Temuan
• Kesimpulan

4.
Catatan sebagai masukan untuk audit
berikutnya Penutupan CAR/PAR Rekomendasi
55
Contoh Pemborosan

• Setiap kali mesin WV-01 rusak, Bagian Maintenance
  langsung mengganti dengan part-part baru,
  sedangkan part yang diganti tersebut masih dapat
  diperbaiki.

56
Contoh Ketidakmampuan

• Kapasitas Produksi bagian Weaving sebesar 200 ton
  per bulan akan tetapi order yang diterima sebesar
  220 ton perbulan, sehingga selalu ada penundaan
  masa penyerahan yang dikonfirmasikan ke
  pelanggan.

57
Contoh ketidaklengkapan

• Bagian Maintenance dalam melakukan tugas sehari
  hari selalu membutuhkan peralatan untuk mengukur
  tegangan pada komponen elektrik dengan
  menggunakan AVO meter, namun dari hasil
  pengamatan bagian maintenance tidak memiliki alat
  tersebut dan selalu meminjam ke bagian lain.

58
Contoh ketidak efisienan

• Record F QA 02 Rev 01 Eff Date 5 Desember 007
  yaitu hasil pemeriksaan poses yang dilakukan in
  Process Quality Control (IPQC) dibuat rangkap
  dua. Keduanya disimpan di bagian Quality Control
  sehingga satu copy record tidak ada fungsinya.

59
Contoh ketidakkonsistenan

• Sejauh ini tidak ditemukan ketidaksesuaian hasil
  proses printing, namun standar pemeriksaan
  mengharuskan pemeriksaan dilakukan setiap 50
  yard, namun data yang ada menunjukkan pemeriksaan
  dilakukan kadang-kadang dalam 100 yard.

60
Contoh Ketidak amanan

• Di Daerah penyimpaan bahan kimia tidak ada tanda
  tanda yang menunjukkan adanya peringatan tentang
  karakteristik bahan-bahan yang disimpan.

61
Pelaksanaan Audit
Temuan berdasarkan bukti obyektif Mengidentifikasi
ketidaksesuaian atau area yang riskan Peluang
untuk perbaikan
Komunikasi yang ditetapkan antara perusahaan dan
auditor Wawancara Observasi Tinjauan terhadap
Sistem Dokumentasi Mutu Analisa Catatan Mutu
62
Pelaksanaan Audit

1. Opening Meeting
2. Pelaksanaan Audit
3. Auditor Team Meeting
4. Closing Meeting

1.
Pengenalan, tujuan audit, lingkup,
kriteria Presentasi/rekonfirm jadwal Konfirmasi
Metode Audit, termasuk sampling Menetapkan
komunikasi, kerjasama dan keterbukaan Sumber
daya dan fasilitas, kerahasiaan , keselamatan
kerja, ketersediaan panduan, laporan
ketidaksesuaian
63
Pelaksanaan Audit

1. Opening Meeting
2. Pelaksanaan Audit
3. Auditor Team Meeting
4. Closing Meeting

2.
Check Kesesuaian Sasaran mutu, metode
monitoring dan pengukuran , Peningkatan
berkesinambungan Pemahaman kebijakan mutu,
sasaran mutu Cross check harapan dan pemahaman
personel Pemantauan kemampuan proses/kinerja Kepu
asan pelanggan Gunakan parameter akurasi,
timelines, dapat dipertanggungjawabkan, reaction
time, cycle time, efektifitas dan efisiensi,
penggunaan sumber daya , pengurangan beaya
Analisa data
64
Fact or Opinion

• Warehouse area sangat tidak bersih
• pH 3 adalah diluar daerah spesifikasi yang
  diperbolehkan yaitu 4 8, namun CAR tidak
  diterbitkan.
• Catatan Data tidak tersedia di ruang laboratorium
• Kami tidak pernah menerima keluhan
• Hal itu tidak akan pernah terjadi- kami
  mengendalikannya dengan baik.

65
Bukti Objektif

• Bukti obyektif sebaiknya dinyatakan sebagai
  fakta yang dapat diverifikasi
• Temuan audit mewakili suatu keadaan saat itu
  (instance time) dan didasarkan pada sample
  kegiatan, catatan, dokumentasi organisasi
• Diperlukan untuk mendukung kesimpulan mengenai
  system yang diaudit. Sehingga siapapun juga akan
  sampai pada kesimpulan yang sama

66
Teknik Bertanya

• Rudyard Kipling
• 5 W 1 H

Tunjukkan / Show Me
67
Teknik Bertanya
Pertanyaan Sistematik Diajukan satu persatu dan
menunggu jawaban sebelum ke pertanyaan berikutnya.
Pertanyaan terbuka 5 W 1 H 1 S
Pertanyaan Tertutup Untuk Mendapatkan jawaban
Ya / Tidak untuk mengarah mendapatkan fakta
Pertanyaan memimpin Pertanyaan yang dijawab
sendiri dan ini harus di hindari
68
Teknik Bertanya
Akan membantu, bila hanya ada sedikit bukti
obyektif, Bagaimana kalau (jika) ... Mari kita
anggap .....
HIPOTESIS
Membantu mengidentifikasi suatu defisiensi atau
gap .
JELAS
Harus dipakai jika terjadi jawaban yang
bertentangan, dan adanya hal-hal yang tidak
konsisten dalam temuan audit , atau jika init
pertanyaan tidak terjawab
MENANTANG
69
Pengendalian audit

• Jangan
• Keluar dari jalur dan kehilangan jejak
• Dipimpin atau menyilahkan auditee mendikte
  pelaksanaan audit
• macet
• Membuat asumsi atau perkiraan

70
Pengendalian audit

• Harus
• Persiapan
• Tepat waktu
• Meminta menjawab pertanyaan untuk mereka sendiri
• Diusahakan sedikit bicara
• Menghindari kesalahpahaman
• Bertanya dengan jelas dan ringkas
• Sopan dan kalem
• Memberikan penghargaan

71
Major Non-conformity / Cat 1

• A. Ketidaksesuaian yang signifikan terhadap
  persyaratan sistem.
• Kegagalan terhadap atau penghilangan secara penuh
  persyaratan system.
• Jumlah yang signifikan dari minor non-conformity
  mengenai persyaratan yang sama.
• Jika ada output dari system yang disengaja atau
  diluar standar yang ditetapkan.
• Contoh Tidak ada bukti bahwa setiap dokumen
  dikendalikan.

72
Minor Non-conformity (Cat 2)

• Insiden yang terisolasi dari suatu kegagalan
  /ketidaksesuaian terhadap suatu prosedur atau
  persyaratan lain.
• Contoh
• Ditemukan bukti bahwa gambar desain no. D-037
  telah direvisi namun tidak dilakukan perubahan
  berdasarkn prosedur pengendalian dokumen.

73
Observation
74
Klasifikasi temuan

• 1. Tidak ada temuan selama assessment/audit.
• Perusahaan memenuhi persyaratan yang diminta
  standar dan direkomendasikan untuk menerima /
  memperbaharui / Transfer / melanjutkan sertifikat.

75
Klasifikasi temuan

• 2 Diterbitkan temuan assessment /audit categori
  2.
• Perusahaan direkomendasikan untuk dapat terus
  menggunakan sertifikat, setelah perusahaan
  mengirimkan dalam jangka waktu satu bulan,
  tindakan perbaikan yang dilakukan yang memuaskan
  terhadap temuan assessment/audit. Tidak
  diperlukan kunjungan untuk melaksanakan
  verifikasi dari penerapan tindakan perbaikan.
  Implementasi harus dilaksanakan selama assessment
  / audit lanjutan berikutnya.

76
Klasifikasi temuan 3.

• Diterbitkan temuan assessment / Audit Categori 1.
• perusahaan direkomendasikan untuk pembaharuan
  /lanjutan penggunaan sertifikat setelah
  perusahaan melengkapi dan mengirimkan tindakan
  perbaikan terhadap temuan assessment/audit dalam
  waktu 1 bulan. Kunjungan diperlukan untuk
  memverifikasi tindakan perbaikan.

77
Klasifikasi Temuan 4.

• Diterbitkan temuan assessment/audit categori 1.
• Perusahaan direkomendasikan untuk menerima /
  perluasan sertifikat setelah perusahaan
  melengkapi dan mengirimkan tindakan perbaikan
  terhadap temuan assessment / audit dalam jangka
  waktu 3 (tiga) bulan. Diperlukan kunjungan untuk
  memverifikasi tindakan perbaikan.

78
Hati hati !!!terhadap auditee

• Lulus internal auditor
• Agressip
• Pemalu / nervous
• missing people
• missing document
• Menyiapkan sample (memilih sendiri)
• memanipulasi emosi

79
Pelaksanaan Audit

• Ruang Lingkup
• Metodology
• Temuan
• Kesimpulan

4.
Catatan sebagai masukan untuk audit
berikutnya Penutupan CAR Rekomendasi
80
Contoh Pemborosan

• Setiap kali mesin WV-01 rusak, Bagian Maintenance
  langsung mengganti dengan part-part baru,
  sedangkan part yang diganti tersebut masih dapat
  diperbaiki.

81
Contoh Ketidakmampuan

• Kapasitas Produksi bagian Weaving sebesar 200 ton
  per bulan akan tetapi order yang diterima sebesar
  220 ton perbulan, sehingga selalu ada penundaan
  masa penyerahan yang dikonfirmasikan ke
  pelanggan.

82
Contoh ketidaklengkapan

• Bagian Maintenance dalam melakukan tugas sehari
  hari selalu membutuhkan peralatan untuk mengukur
  tegangan pada komponen elektrik dengan
  menggunakan AVO meter, namun dari hasil
  pengamatan bagian maintenance tidak memiliki alat
  tersebut dan selalu meminjam ke bagian lain.

83
Contoh ketidak efisienan

• Record F QA 02 Rev 01 Eff Date 5 Desember 007
  yaitu hasil pemeriksaan poses yang dilakukan in
  Process Quality Control (IPQC) dibuat rangkap
  dua. Keduanya disimpan di bagian Quality Control
  sehingga satu copy record tidak ada fungsinya.

84
Contoh ketidakkonsistenan

• Sejauh ini tidak ditemukan ketidaksesuaian hasil
  proses printing, namun standar pemeriksaan
  mengharuskan pemeriksaan dilakukan setiap 50
  yard, namun data yang ada menunjukkan pemeriksaan
  dilakukan kadang-kadang dalam 100 yard.

85

• Gracias !