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Tópicos Especiais IIIPlanejamento e
Organização de Eventos

• Professora Raquel T.D.M. Schnorr
• E-mail raquelschnorrturismo_at_terra.com.br

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Bases Históricas dos Eventos

• Jogos Olímpicos da Era Antiga-776 A.C
• Santa Ceia
• Concílio 300 D.C
• Paixão de Cristo 1634
• Os eventos são acontecimentos que têm suas
  origens na Antiguidade e atravessaram diversos
  períodos da história da civilização
• Características econômicas, sociais e políticas
  das sociedades representativas de cada época e
  que hoje poderão ser observadas, salvaguardando
  os interesses e o perfil econômico e
  sociocultural de cada ocasião.
• Encontro entre os homens desde os primórdios da
  sua existência
• Eventos da Igreja
• Na Idade Média surgiram as feiras
• Turismo de Eventos surgiu com Thomas Cook somente
  no século XIX
• Revolução Industrial- aumento no número de feiras
  e exposições

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Bases históricas dos eventos no Brasil

• 1ª Missa-primeira festa
• Jesuítas
• Casamentos, saraus,procissões,
• Públicos de caráter oficial
• Eventos festivos de caráter medieval cavaleiros
  alardes, encamisadas, cavalhadas, touradas, jogos
  de argolinhas.
• Desfiles barrocos da colônia carros alegóricos
• Concentrações urbanas procissões, entrudo,
  festas religiosas,

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Os Eventos na Economia

• Os eventos tem importância significativa na área
  de turismo e são das atividades que mais crescem
  neste segmento
• Estima-se que cerca de 60 do fluxo turístico
  mundial correspondem a viagens de lazer e 40 são
  deslocamentos de caráter comercial ou viagens de
  negócios
• Nas viagens de executivos, cerca de 45 do total
  correspondem à participação em eventos,
  principalmente em congressos e feiras
• Quem participa de congressos, convenções
  Realizam uma despesa média três vezes superior à
  de um turista comum, ou seja, para cada US100,00
  gastos pelo turista de lazer,US300,00 são gastos
  pelos participantes de congressos, convenções e
  feiras.
• Desses 46 são direcionados para o setor
  hoteleiro e os restantes 54 são aplicados em
  outros segmentos de atividade local, conforme
  Zanella(2003,p.15

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• 330.000 mil eventos realizados
• Média de 243,8 participantes por evento
• Renda total de R37 bilhões/ano, representando
  3,1 do PIB brasileiro
• Estimativa de R4,2 bilhões em recolhimento de
  impostos
• 3 milhões de empregos diretos, indiretos e
  terceirizados
• 300 feiras de grande porte
• 800 feiras de pequeno e médio porte
• 2.000 congressos
• 40.000 outros eventos.

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• O setor é uma importante fonte geradora de
  empregos em todo o país. Uma pesquisa realizada
  pelo SEBRAE, em 2001, mostrou que cada espaço
  para eventos contrata, em média, 6,8 funcionários
  fixos. Este número, multiplicado pelos 1.780
  espaços, resulta em 12.104 postos de trabalho
  diretos, aos quais deve-se acrescentar 58.240
  empregos terceirizados. Os espaços para eventos
  do país geram 70.344 empregos diretos e
  terceirizados.

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• As empresas organizadoras contratam em média 24,2
  empregados fixos e 386,6 terceirizados.
  Considerando apenas o universo de 400 empresas e
  entidades que constam desta pesquisa, o número de
  empregos chega a 164.320 diretos e 492.960
  terceirizados (um total de 657.280).Tudo somado,
  pode-se afirmar que a indústria de eventos no
  Brasil é responsável por 727.624 empregos diretos
  e terceirizados.
• Considerando os empregos indiretos conforme
  padrões da industria turística brasileira - três
  indiretos para cada direto e terceirizado -
  pode-se inferir que o setor de eventos no país é
  responsável pela geração de 2.910.496 empregos.
  Para melhorar vislumbrar tal situação,
  apresentamos o seguinte gráfico

8
(No Transcript)
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• Os eventos são, incontestavelmente, o maior e
  melhor meio de desenvolvimento nacional, do
  fomento da economia e da geração de empregos
  (Britto Fontes, 2002) e, é visto que,
  autoridades governamentais, empresas privadas e
  diversos profissionais já estão cientes dos
  benefícios causados por tal atividade, desta
  forma há inúmeros investimentos neste setor, que
  está em constante incremento no país.

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No Estado de São Paulo

• O turismo de negócios cresce de 5a 7 ao ano
• 45 do total de pernoites nos hotéis paulistas
• Só na cidade de São Paulo , os eventos são
  responsáveis por 70 da ocupação hoteleira
• São Paulo realizou 74.000 eventos em 2000,
  conforme Martin(2003,p.17-19)

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• A origem da palavra eventos vem do termo
  eventual, o mesmo que casual, um acontecimento,
  que foge à rotina e sempre é programado para
  reunir um grupo de pessoas (CAMPOS, WYSE
  ARAÚJO, 2002).

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CONCEITUAÇÃO DE EVENTO

• O evento é considerado qualquer iniciativa
  que reúne pessoas em torno de um objetivo em
  comum como uma festa, um almoço ou um concurso
  (MELO NETO, 1999).
• VINADÉ (1996) destaca que o evento é um
  acontecimento importante, sendo em sua grande
  maioria planejado e dirigido a públicos de
  interesse previamente identificados,visando
  objetivos específicos.

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Conceitos

• Para Britto e Fontes
• Eventos são todos os acontecimentos
  previamente planejados, organizados e coordenados
  de forma a contemplar o maior número de pessoas
  em um mesmo espaço físico e temporal, com
  informações, medidas e projetos sobre uma idéia,
  ação ou produto,apresentando os diagnósticos de
  resultados e os meios mais eficazes para se
  atingir determinado objetivo.

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Para Vanessa Martin

• Evento será definido como uma reunião ou
  agrupamento num mesmo espaço temporal, de duas ou
  mais pessoas,com interesses comuns, com objetivo
  específico de adquirir produtos ou serviços
  atualizar ou divulgar informações conseguir
  aperfeiçoamento, congraçamento ou motivação para
  alcançar ou superar metas a capacitação técnica
  do participante e/ou a compra de bens e
  equipamentos complementares ao desenvolvimento da
  sua atividade profissional.

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Importância do Evento(Vinadé,1996)

• Acontecimento importante em que se aproveita para
  atrair a atenção do público e da imprensa sobre
  nossa organização, seus serviços e projetos
• Na maioria das vezes é planejado e dirigido a
  públicos de interesse previamente identificados,
  visando objetivos específicos
• Envolve positivamente as pessoas, aproximando-as,
  tornando-as receptivas a novas idéias e relações
• Propicia a participação direta dos públicos nas
  realizações da empresa
• É um excelente instrumento de marketing da
  empresa
• Quando bem planejado e executado cria um conceito
  positivo para a empresa que o promove.

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Vantagens de organizar um evento

• Gerador de divisas o turista gasta em torno de 3
  vezes mais que os turistas convencionais
• Média de permanência a duração do evento, ocorre
  um aumento da permanência de visitantes na
  comunidade receptora
• Aumento do nível de emprego aumento da demanda
  de profissionais especializados - direto e
  indireto
• Diminuição da baixa estação eventos realizados
  em baixa temporada, ameniza o efeito da
  sazonalidade

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• O profissional pela possibilidade de
  autodesenvolvimento e ascensão
• A organização ou empresa pela comprovação do
  padrão de sua qualidade e elevação do grau de
  credibilidade
• O cliente pela gratificação obtida com o preço
  ou pela perspectiva de obtê-la
• A sociedade pela ação política e socioeconômica
  dos eventos junto a comunidade.

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• Para entender o poder dos eventos e sua
  importância como produto e serviço, é necessário
  apresentá-los como instrumento de diferenciação e
  apelo, com alto poder integrador e catalisador de
  demandas, Canton(2002,p.91)

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(No Transcript)
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Características

• Porte
• - Pequeno até 200 participantes
• - Médio 201 a 500 participantes
• - Grande de 500 participantes
• - Megaevento mobiliza milhares de pessoas
• Período da realização
• -Permanentes
• -Esporádicos
• -Únicos
• -De oportunidade.

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Áreas de trabalho

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Perfil do profissional

• Técnica
• Visão global
• Imã de atração
• Foco de irradiação e motivação
• Conseguir uma equipe harmoniosa,coesa,eficiente,á
  gil
• Organograma adequado-a pessoa certa no lugar
  certo e com o preparo certo

• Segurança
• Disciplina
• Flexibilidade
• Raciocínio rápido
• Preparo físico
• Criatividade
• Realista
• Paciência infinita

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• Para Britto Fontes (2002), o profissional de
  eventos, entre outras qualidades, deve ser
  seguro, gerando confiança para o cliente e para
  os funcionários disciplinado, respeitando
  prazos, verbas, reuniões ter flexibilidade,
  aceitando sugestões, adequando propostas, mudando
  etapas de trabalho ter raciocínio rápido,
  entendendo a capacidade, os anseios e as
  expectativas dos clientes e funcionários ter
  preparo físico, disposição e saúde ser realista,
  percebendo os limites, as opções e saber usá-las
  sabiamente ter paciência infinita, exercendo o
  autocontrole e a serenidade.

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Objetivo do Evento

• 1. Cultural e Lazer
• 2. Desportivo
• 3. Técnico-científico
• 4. Empresarial e Negócios
• 5. Social
• 6. Outros tipos de eventos

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Tipologia dos Eventos

• 1. Cultural ou lazer
• Concurso Poesia, Bandas,Fantasia
• Festival Folclore, Música, Dança
• Festa Junina,Natal, Dia das Crianças, Páscoa
• Carnaval

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• 2. Evento desportivo
• Jogo
• Campeonato
• Olimpíada
• Rodeios

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• 3.Técnico-científico
• Congresso Conferência
• Video-conferência Debate
• Fórum Encontro
• Jornada Mesa
• Redonda
• Oficina Painel
• Seminário Semana

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• 4. Empresarial e negócio
• Convenção
• Exposição
• Feira
• Mostra
• Rodada de negócios
• Worshop
• Reunião
• Lançamentos de produtos e serviços

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• 5. Social
• Coquetel
• Lançamento
• Velório
• Aniversário
• Bodas
• Jantar

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Outros tipos de eventos

• Eventos do terceiro setor

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Planejamento X Plano

• Planejamento
• Fase mais intelectual, de reflexão, mais demorada
  e complexa
• Levantamento dos dados/informações, estabelecidos
  objetivos, escolhidos os públicos de interesse,
  definidos os meios de divulgação
• Nesse momento deve-se envolver um número maior de
  pessoas no processo, fazendo com que se
  comprometam
• Toca de idéias, incentivo a criatividade,
  aproveitamento de RH existentes
• É o processo de elaboração do documento

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Plano ou elaboração do documento

• - É a ação de planejar, formalmente, apresentando
  em um documento
• - Objetiva disciplinar e racionalizar esforços
• Não existe uma maneira universal e correta de
  elaborar um plano
• Deve ser objetivo, claro e ordenado numa
  seqüência lógica

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Fases de um evento

• Pré-evento é a fase essencial do evento,
  definição do projeto e o planejamento de todas as
  atividades
• Evento é o evento em si, se a primeira fase foi
  bem feita o evento terá grandes possibilidades de
  ser um sucesso.
• Pós-evento Caracteriza-se pela desmontagem de
  toda a estrutura montada, dos acertos financeiros
  e dos pagamentos dos fornecedores.

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Itens para o planejamento

• Levantamento inicial de dados, instruções e
  informações (briefing)
• Definição dos objetivos a serem atingidos
• Definição dos públicos a serem atingidos
• Definição das atividades a serem desenvolvidas
• Estudo e determinação possíveis locais e datas
• Definição da comissão organizadora
• Temário
• Levantamento dos recursos necessários

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Itens do planejamento

• -Levantamento de custos
• -Contatos com entidades que podem apoiar ou
  patrocinar o evento
• -Iniciativas locais a serem valorizadas
• -Recursos locais que podem ser aproveitados
• -Confecção do cronograma
• -Confecção de um organograma
• -Levantamento de recursos disponíveis
• -Definição da estratégia de divulgação e dos
  veículos a serem empregados .

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Plano

• Aspectos a serem observados
• Conteúdo essência do documento. São objetivos,
  públicos, instrumentos, estratégia, etc. É o
  texto, a redação.
• Apresentação é a forma de expor o conteúdo e de
  apresentá-lo no papel.
• Escrever de forma objetiva, coerente
• Atentar para a apresentação visual
• Criatividade sai na frente de outros eventos

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Fatores fundamentais para um evento

• Produto definir claramente o tipo
• Local região geográfica, espaço fisico
• Data importância capital, uma data mal fixada
  pode determinar o insucesso do evento
• Temário fixação antecipada dos assuntos que
  serão objeto de estudo do evento
• Programa distribuição, por data e horário, de
  todas as atividades a serem desenvolvidas durante
  o evento.

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• Para que o evento seja um diferencial e gerador
  de dividas é preciso ter em mente que
• A tecnologia vem mudando os ambientes
• A competitividade vai além da qualidade e do
  funcionamento
• A experiência vai perdendo valor, enquanto que a
  capacidade de conviver e ou promover mudanças se
  destaca
• Capacidade de mutação, para a criatividade e a
  inovação

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Elaboração de um plano de evento

• 1.Dados de identificação informações necessárias
  sobre o evento local, data, contatos, público (a
  quem se destina o evento, determinando se
  externo, interno ou misto, e quem compõe estes
  públicos).
• 2. Justificativa quais os motivos que levaram a
  realizar o evento
• 3. Objetivos geral e específicos. Onde se
  determina o que se pretende com o evento, de
  forma ampla e específica
• 4. Estratégias/ Atividades a serem desenvolvidas
  Consiste naquilo que serve de atração para o
  público de interesse do evento
• 5. Recursos materiais,físicos e as pessoas
  utilizados no evento.

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Elaboração de um plano de evento

• 6. Levantamento de custos dos recursos
  necessários.
• 7.Viabilidade econômica/financeira estudo de
  viabilidade do evento
• 8. Divulgação estratégias e meios de divulgação
• 9. Implantação é a descrição dos procedimentos,
  desde a aprovação do projeto até seu término
• 10. Acompanhamento e controle determinação de
  quem e como será feita a coordenação de todo o
  processo de organização do evento
• 11.Avaliação Realizada após o evento, em
  relatórios

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Elaboração do plano de um evento

• 12. Prestação de contas feita para o fechamento
  contábil e financeiro do evento.
• 13. Anexos facilitam a compreensão do plano
  croqui, cronograma, lista de imprensa, modelos de
  crachás, correspondências, logomarca, quadro de
  distribuição de tarefas, recursos disponíveis,
  relações diversas( autoridades, convidados, etc),
  programação.