KENALAN dengan SURAT DINAS

1
KENALAN denganSURAT DINAS

• Eko Sumanto
• Fakultas Biologi
• www.ekosumanto.wordpress.com

2
SURAT

• bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang
  dalam bentuk tulisan untuk di informasikan kepada
  pihak lain.
• setiap tulisan yang berisi pernyataan dari
  penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian
  informasi kepada pihak lain

1. Surat keluarga
2. Surat Dinas/resmi

3
Surat Keluarga Surat Dinas
Kertas Bebas Kertas yang digunakanukuran folio atau kuarto.
Bentuk suratnya sederhana dan tanpa kepala surat dan nomor surat. Biasanya hanya ditulis tangan. Bentuk baku (bentuk semi blok) surat keputusan menteri Negara pendayagunaan aparatur Negara No. 71/1993 tanggal 2 september 1993
Bahasa tidak baku, Ex. sapaan (-Nda) Bahasa surat dinasbaku, formal, dan tegas
4
SURAT RESMI/DINAS
Merupakan surat yang bersisi hal penting
berkenaan dengan administrasi pemerintah Peraturan
Mendiknas RI Nomor 42 Th 2006
5
JENIS SURAT

• Berdasar Jangkauan
• Surat intern
• Surat Ekstern
• Berdasar Prosedur pengurusannya
• Surat masuk
• Surat Keluar
• Menurut keamaan
• Sangat rahasia, Surat Rahasia, Surat terbatas,
  Surat Biasa

6
Berdasarkan Peraturan Mendiknas RI Nomor 42 Th
2006

1. Surat dinas
2. Nota dinas
3. Memo
4. Surat Pengantar
5. Surat Edaran
6. Surat Undangan
7. Surat Tugas
8. Surat Kuasa
9. Surat Pengumuman
10. Surat Pernyataan
11. Surat Keterangan
12. Berita acara

7
BAGIAN-BAGIAN SURAT

• Kepala surat (letter head)/KOP
• Sebagai alat pengenal atau identitas instansi
• Sebagai alat pemberi informasi
• Tanggal Surat
• Kapan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat
• Sebagai referensi
• Nomor Surat
• sebagai alat petunjuk bagi petugas filing
• sebagi pengukur kegiatan suatu instansi yang
  bertalian dengan kegiatan surat-menyurat pada
  suatu periode tertentu
• menunjukan unit asal surat
• sebagai referensi

8

• Lampiran surat.
• Lampiran surat menunjukan tentang surat lain
  atau dokumen lain yang harus disertakan kepada
  surat asli, dan berapa banyak yang dilampirkan
  dengan menggunakan huruf. Misalnya
• Lampiran Satu lembar.
• Hal
• Hal surat menunjukan mengenai intisari surat
  secara keseluruhan, dan disamping itu mempunyai
  fungsi lain ialah
• a. sebagai referensi
• b. sebagai petunjuk bagi petugas filing
• Alamat dalam.
• a. sebagai petunjuk bagi petugas filing
• b. sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop
  berjendela.

9

• Isi surat
• Penutup Surat
• Pada bagian ini dicantumkan nama jabatan, nama
  pejabat, nomor induk pejabat, dan sesuai dengan
  kebiasaan di Indonesia pada bagian ini juga
  diterapkan cap jabatan
• Initial (jika perlu)
• Tembusan
• Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain
  yang dianggap perlu mengetahui pemasalahan yang
  dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal
  diharapkan pihak lain memberikan tanggapan
  seperlunya

10
BAHASA SURAT

• Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri
  mengetahui artinya dan ia mampu menggunakan
  kata-kata itu
• Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan,
  umum dan bukan kata-kata daerah/asing
• gaya bahasa dalam penulisan suatu surat
  dipengaruhi beberapa faktor yaitu
• 1. Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang
  dikirimi surat.
• 2. Faktor persoalan yang akan dikemukakan dalam
  surat, misalnya surat intruksi, surat
  pemberitahuan, surat permohonan dan lain-lain.

11
Syarat-syarat isi surat yang baik

• 1). jelas,
• 2). tepat,
• 3). tuntas,
• 4). sopan,
• 5). singkat dan sederhana,
• 6). lancar,
• 7). penuh pertimbangan

12
MENULIS SURAT DINAS

• bentuk setengah lurus (semi block)
• Kepala surat
• Pembuka surat mencakup bagian-bagian surat yaitu
  
• 1). nama, kedudukan dan alamat instansi,
• 2). tanggal,
• 3). nomor ,
• 4). sifat,
• 5) lampiran,dan
• 6). hal
• ISI
• Penutup
• Penandatangan surat
• Tembusan

13

• a. Nama, lambang, urutan instansi tertinggi,
  kedudukan dan alamat instansi harus jelas tanpa
  singkatan sesuai peraturan terkait dan ditutup
  dengan garis penutup.
• b. Tanggal surat
• Penulisan tanggal surat dinas, tidak perlu
  didahului nama kota karena sudah tercantum dalam
  alamat instansi pada kepala surat. Nama bulan
  tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka.
  Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat
  dengan tanda koma diatas.
• Ditulis di kanan sebaris dengan nomor surat
• Contoh 20 Mei 2006.

14

• Nomor surat
• Kata nomor ditulis lengkap dan diikuti tanda
  titik dua. Garis miring yang digunakan pada nomor
  dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti
  spasi. Kemudian angka tahun ditulis lengkap tidak
  diikuti tanda baca apapun.
• Contoh Nomor 269/H.23.1.FB/DT/2008

15
d. Sifat surat Kata sifat diisi dengan
kualifikasi surat, yaitu sangat rahasia, rahasia,
terbatas atau biasa. Dapat juga digabungkan
dengan klasifikasi surat berdasarkan kecepatan
penyampaiannya, yaitu sangat segera, segera atau
biasa. Contoh Sifat Rahasia/Segera. e.
Lampiran Kata lampiran ditulis lengkap dan
diikuti tanda titik dua, kemudian dicantumkan
jumlah dan nama barang yang dilampirkan, serta
tidak diikuti tanda baca apapun. Penulisan jumlah
yang dilampirkan dengan huruf, kecuali jumlah
kata bilangan lebih dari dua kata. Diketik
dibawah nomorContoh Lampiran dua puluh lembar
atau lampiran 21 lembar Apabila tidak ada yang
dilampirkan, maka kata lampiran tidak perlu
dicantumkan.
16

• f. Hal surat
• Cukup mencantumkan kata hal, karena lebih
  singkat. Pokok surat yang dicantumkan diawali
  huruf kapital pada setiap kata dan tidak perlu
  digaris bawahi.
• Diketik dibawah lampiran
• Contoh
• Hal Laporan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip

17
g. Alamat surat 1). Surat dinas ditujukan kepada
nama jabatan pada unit organisasi yang dituju
bukan instansi 2). Surat dinas yang ditujukan
kepada Pejabat Pemerintah/Pejabat Negara ditulis
dengan urutan sebagai berikut a. Nama jabatan
b. Alamat c. Kota diikuti Kode Pos. Contoh
Yth. Rektor Unsoed Jalan Dr. Soeparno Grendeng
Karagwangkal di Purwokerto 53122 Apabila
menggunakan sapaan Ibu, Bapak, Sdr, diikuti
dengan nama orang dan tidak diikuti dengan gelar
h. Isi surat Singkat, bahasa baku, menyesuaikan
perihal surat Terdiri pendahuluan, isi pokok, dan
penutup. Awal kalimat pendahuluan isi surat
dinas diketik di bawah dan sejajar dengan alamat
tujuan.
18

• i. Penandatanganan surat.
• Nama jabatan diketik dibagian kanan bawah,
  diakhiri dengan tanda baca koma (,)
• Nama jabatan penanda tangan ditulis dengan huruf
  kapital pada setiap awal kata, tanpa diberi tanda
  baca apapun lengkap dengan gelar akademik.
• Nama jabatan ini tidak perlu di tulis lengkap
  karena nama unit organisasi sudah dicantumkan
  lengkap pada kepala surat. Penulisan nama pejabat
  penanda tangan surat, ditulis dengan huruf
  kapital pada setiap awal kata. Sedangkan NIP
  ditulis dengan huruf Kapital namun tanpa diikuti
  tanda baca apapun.
• contoh
• Dekan,
• Tanda Tangan
• Nama Pejabat
• NIP .

19

• i. Tembusan
• Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua tanpa
  digarisbawahi dan tidak perlu menggunakan kata
  kepada Yth, disampaikan kepada Yth, dan tidak
  perlu menambah kata sebagai laporan atau arsip.
  Sebutan ibu, bapak dan sdr digunakan apabila
  diikuti dengan nama orang.
• Contoh
• Tembusan
• 1. Rektor Universitas Jenderal soedirman sebagai
  laporan
• 2. dst.
• atau
• Tembusan 1. Bapak Nama Pejabat

20
SURAT KEPUTUSAN

• kebijakan dan merupakan pelaksanaan peraturan
  yang lebih tinggi atau yang sederajat, yang
  bersifat mengikat secara individual dan konkrit,
  serta berlaku untuk jangka waktu tertentu.
• Contohnya keputusan di bidang kepegawaian,
  penetapan tim kerja

21
Memo dan nota dinassurat khusus yang dipakai
antarpejabat di lingkungan suatu lembaga.
Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo
pribadi. Memo pribadi dipakai oleh perseorangan
dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang
yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo
pribadi itu.
MEMO DAN NOTA DINAS
22

• Memo
• Memo merupakan singkatan dari kata memorandum
  yang berasal dari kata memory yang berarti
  ingatan.
• Nota
• Istilah nota berasal dari kata note yang berarti
  catatan.

23
Persamaan Memo dan Nota- digunakan untuk
keperluan intern lembaga - tidak perlu
dicantumkan identitas lembaga, cukup nama
lembagaLebih fleksibel dalam format dan isi
surat
24
Perbedaan Memo dan Nota
Memo vertikal ke atas atau ke bawah, horizontal Fungsi mengingatkan Nota Vertikal ke bawah, horizontal Fungsi menjabarkan secara rinci isi surat keputusan atau surat instruksi yang dianggap perlu ditindaklanjuti
25
TAMBAHANTAPI PENTING
26
Asas Surat DINAS

• Keamanan
• Dibaca orang tertentu (petugas tutup mulut)
• Kecepatan dn Ketepatan
• Cepat selesai
• Tepat isi, klasifikasi, konsep de el el
• Pertanggungjawaban
• Isi, format, prosedur, keabsahan, kewenangan
• Keterkaiatan
• Harus diarsip
• Pembakuan
• Bentuk, nomor, penandatanganan sesuai instansi

27
PENANDATANGAN SURAT

• Pada prinsipnya pimpinan tertinggi yang berhak
  menandatangani surat
• Jika berhalangan dapat diwakilkan atas dasar
  pelimpahan wewenang yang dinamakan BERTINDAK ATAS
  KUASA
• Ada beberapa bentuk
• Mis.
• Atas nama (a.n.)
• Urusan bagian (u.b.)

28

• Atas nama (a.n.)
• apabila pimpinan melimpahkan wewenangnya kepada
  bawahannya untuk menandatangani surat, pelimpahan
  wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan
• - pelimpahan wewenang harus dalam bentuk
  tertulis.
• - menteri wewenang yang dilimpahkan harus
  merupakan tugas dan tanggung jawab pejabat yang
  menerima pelimpahan wewenang.
• - tanggung jawab sebagai akibat penadatanganan
  surat tetap ada ditangan pimpinan yang
  melimpahkan wewenang.

29

• untuk beliau (u.b.)
• Sebutan untuk beliau digunakan jika pejabat yang
  diberi wewenang itu melimpahkan kembali wewenang
  tersebut kepada pejabat dibawahnya. Pelimpahan
  wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan
• - pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan
  hanya sampai dua tingkat struktur dibawah pejabat
  pemberi wewenang yang pertama.
• - Materi yang ditangani merupakan tugas dan
  tanggung jawabnya.
• - Dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk
  sebagai pemangku jabatan sementara (Pjs.) atau
  yang mewakili.
• - Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah
  diberi kuasa.

30

• Contoh penggunaan atas nama (a.n.)
• a.n. Dekan
• Pembantu Dekan I
• Nama Pejabat
• NIP. .

Contoh penggunaan untuk beliau (u.b.) a.n. Dekan
Kepala TU u.b. Sub. Bag.Pendidikan Nama
Pejabat NIP. .
31
Cap dinas

• Cap jabatan yaitu cap yang bunyi tulisannya
  menyebut nama jabatan, digunakan untuk menyertai
  tanda tangan pejabat yang bersangkutan atau yang
  bertindak sebagai pejabta pengganti (Pj.).
• b. Cap instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya
  menyebut nama unit organisasi, digunakan untuk
  menyertai tanda tangan pejabat yang mempunyai
  wewenang menggunakannya.
• Aturan tentang cap mengaku peraturan dinas
  terkait

32

• Bentuk dan ukuran cap dinas dan sap jabatan
  diatur undang-undang.
• Ex.
• Cap dinas bentuk segi lima sama sisi dibuat
  dengan garis lengkung ke luar dengan sudut 72
  derajat dalam posisi berdiri dan berukuran garis
  tengan 40 mm.
• Garis lengkung keluar dibuat garis ganda dengan
  garis luar lebih tebal.

33
YANG BIASA DIBUAT
34
1. SURAT PERMOHONANSurat permohonansurat
yang dibuat oleh seseorang atau lembaga berisi
permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak
lain.
35

• Fungsi surat permohonan1) Bagi pihak yang
  memohon, surat permohonan berfungsi sebagai
  duta
• atau utusan untuk menyampaikan
• sesuatu yang hendak dimohon atau
• dimintanya.

36
2) Bagi pihak yang menerima, surat permohonan
berfungsi sebagai bahan untuk mempertimbangkan
perlu tidaknya permohonan dikabulkan. Sekaligus
sebagai alat bukti meminta kembali sesuatu yang
dipinjamkan jika telah jatuh tempo peminjamannya.
37
Siapapun yang membuat (pribadi atau lembaga), isi
surat permohonan yang baik memuat hal-hal
berikuta. identitas pemohonb. tujuan dan
alasan memohonc. barang/ sesuatu dan jumlah yang
dimohond. batas waktu meminjame. pernyataan
kesungguhan dalam memohon.
38
2. SURAT KETERANGANSurat keterangan surat
yang isinya menerangkan seseorang atau suatu
hal.Di dalam surat keterangan, pejabat yang
menerangkan menuliskan jabatannya bila perlu data
pribadinya.
39
Isi pokok surat keterangan adalah sebagai
berikut(1) data pribadi atau jabatan pihak
yang menerangkan(2) data pribadi pihak
yang diterangkan(3) isi keterangan(4) penutup,
umumnya berisi himbauan atau harapan
40
Contoh surat keterangan PT DAMAI
SUKSES Jln. Inpres A No. 26 Jakarta
Selatan 12120SURAT KETERANGAN PENGALAMAN
BEKERJA No. 75 / KODE. C / VII /
2004 Jakarta, 5 Juni 2005
41
Yang bertanda tangan di bawah ini,Nama
Ir. Gendra PriyadiJabatan Direktur PT Damai
SuksesALAMAT Jln. Inpres A No. 26 Jakarta
Selatan 12120menerangkan dengan sesungguhnya
bahwaNama Dede SutisnaAlamat Jln.
Pakubuwono VI Jakarta Selatan 12120benar
telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin
sejak tanggal 10 Mei 2000 sampai dengan21 Mei
2005 dengan jabatan terakhir Asisten Manajer
Produksi.
42
Selama menjadi karyawan pada perusahaan kami,
Saudara Dede Sutisna telah menunjukkan dedikasi
yang tinggi terhadap perusahaan. Ia mengundurkan
diri atas kemauannya sendiri.Demikian surat
keterangan ini kami buat agar pihak yang
berkepentingan memakluminya. Ir.
Gendra Priyadi Direktur
43
3. Surat Tugas
Nomor surat tugas Harus ada dasar yang
jelas Identitas Penerima tugas harus jelas Waktu
dan tempat tugas Masa berlaku surat tugas Uraian
singkat tugas Kompensasi surat tugas Pejabat
pemberi tugas Tembusan
44
CONTOH

1. Surat Tugas
2. Surat Undangan
3. Surat Keputusan
4. Surat-surat Dep Keuangan
5. Surat Penawaran

45
Contoh Nota Dinas
PT INDOCETAK
NOTA DINAS No. 21 / INDO / VII /
2005Kepada Asisten Manajer ProduksiDari
Manajer ProduksiHal Peningkatankatan
Produksi Sehubungan dengan surat keputusan
Direktur No. 12 / Dir / C. XI / 2005, kami minta
agar Saudara menyiapkan materi rapat tentang
peningkatan produksi khususnya bidang penambahan
tenaga produksi . Demikian untuk dimaklumi dan
dilaksanakan. 31 Januari
2003 Manajer Produksi
Iqbal Kumbara
46
Contoh memo KOP INSTANSI
MEMOKepada Kabag Tata
UsahaDari Pembantu Dekan IHal
Promosi Sesuai dengan undangan seminar dari
panitia pameran buku IKAPI, kami minta agar
Saudara mempersiapkan makalah dan brosur yang
akan dibagikan.Terima kasih. 3
Februari 2005 Pembantu Dekan
I Drs. Fahri, M.Sc.

NIP. 1234567
47
ALUR PEMBUATAN SURAT DINAS
48

• Masing-masing instansi berbeda
• Sangat tergantung peraturan instansi
• Manajemen sangat berperan terhadap alur surat
• Tergantung struktur organisasi

49
MENILIK FAKULTAS BIOLOGI
Form
Petugas
Konsep
Kasubbag
Pimpinan
KTU
Nomor surat
Petugas
Cap dinas arsip
Mahasiswa
50
PENGAJUAN SURAT DI FAKULTAS BIOLOGI

• Lihat perihal surat
• Mempertimbangkan struktur organisasi
• Sesuai peraturan yang tetap dn kesepakatan yang
  mengikat

PENTING !!!!! LIHAT KOMPONEN ATAU PIHAK YANG
TERKAIT DALAM MENYUSUN DAN MENGIRIM SURAT
51
CONTOH PENGIRIMAN SURAT

• Surat peminjaman alat
• Surat permintaan dana SPP/DPP
• Surat permintaan dana POM
• Surat Peminjaman ruangan
• Surat ijin kuliah
• Surat ijin praktikum
• Contoh lain sesuai kebutuhan

52
MATUR NUWUN