INU 1030 Prservation de l'information numrique

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• INU 1030 - Préservation de l'information
  numérique
• Certificat en gestion de linformation numérique
• Inge Alberts, chargée de cours
• Linformation numérique à la Ville de Montréal
• Marc Lebel
• Analyste en gestion de documents et des archives
• Direction du greffe, Ville de Montréal
• Le 11 avril 2003

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Présentation

• Marc Lebel
• Analyste en gestion de documents et des archives
  à la Ville de Montréal
• Formation en archivistique et administration
• Conseiller les services pour la gestion de leurs
  informations
• Classification, délais de conservation, support
  de dinformation
• Spécialisé pour les documents actifs, surtout les
  documents numériques

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La préservation

• La préservation est une préoccupation nouvelle
• Peu dorganismes appliquent des politiques et
  directives
• La conservation dinformation numérique est
  récente
• Peu dinformation au stade historique
• Les organismes sont préoccupés par le
  développement des nouveaux systèmes
• La Ville de Montréal nest pas à lavant-garde

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Les documents numériques
Base de donnée
Documents bureautiques
Documents numérisés
Format tif Format jpg Etc.
Oracle SQL Acces
Ms Word Ms Excel Ms Power Point HTML Courriel
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Les documents numérisés

• Numériser
• Pour diffuser des documents historiques
• Pour partager des documents au stade actif
• Pour introduire les documents dans un Work
  flow.

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Les limites de la numérisation
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Le traitement des documents

• Le repérage par classification
• Pas de métadonnées à proprement dit.
• Loriginal numérique
• Format TIF
• 200 dpi
• La copie de diffusion
• Format GIF ( JPEG )
• Conservation sur CDROM de qualité

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Les bases de données

• La majorité des informations numériques est
  conservée dans des systèmes de base de données
• Inscription à lUniversité, transactions
  bancaire, réservation de spectacle, utilisation
  du transport en commun, achat dans un commerce,
  réception de compte (Hydro-Québec, Vidéotron,
  etc.), déclaration fiscale, location de film,
  etc.
• Vous utilisez quotidiennement les bases de
  données.

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La tendance

• Lutilisation des bases de données seront en
  croissance
• Efficacité dans le traitement de linformation
• Potentiel dutilisation
• Les systèmes intégrés de gestion
• SAP, People Soft, Oracle
• Gires, VSOP plusieurs millions de dollars

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La méthode des sorties

• Une application imprime lensemble des
  enregistrements ou les enregistrements
  sélectionnés
• Limpression se fait sur papier, fiche SOM, ou
  disque COLD
• La méthode, la plus utilisée présentement, pour
  lapplication des délais de conservation sur les
  bases de donnés.

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Faiblesses de la méthode

• Les données sont retirées de la base.
• Perte du potentiel de recherche
• Il devient impossible de faire des traitements ou
  des sélections denregistrements
• Par exemple le rôle dévaluation, il faudra faire
  la lecture dun million denregistrements pour
  repérer les comptes de taxes supérieurs à un
  certain montant.
• Des méthodes dispendieuses peuvent remédier à la
  situation.
• Numériser si nécessaire les informations et les
  déposer dans une base de données.
• Programmer la sélection des enregistrements.

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Modèle de lentrepôt de données
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Lobjectif des entrepôts

• Regrouper les données afin de produire des
  statistiques, des analyses, etc.
• Recoupement de données (exemple fabricants
  dautos)
• Données non-modifiables
• Une recherche dans les données actives
  affecterait la performance des données actives
  (extracteurs de données)
• Stockage intermédiaire
• Avant de nettoyer les bases de données

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Lorganisation des données

• Orienté sujet
• Regrouper ou classifier par sujet pour éviter la
  duplication
• Nettoyer les données
• Faire des analyses sur des sujets transversaux
  aux structures organisationnelles de lentreprise
• Possibilité de faire des analyses par itération.

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Caractéristiques des données

• Données intégrées
• Les données doivent être mises en forme Demande
  une forte normalisation
• Données historisées
• Les données doivent être datées
• Les nouvelles entrées neffacent pas les
  précédentes
• Données non-volatiles
• Ne peut être effacées ou modifiées
• Répéter les recherches

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La description des données

• Décrire les éléments de donnée
• Une date ou un nom nest pas significatif
• LISO 11179
• Les métadonnées sur les métadonnées !
• Nom, Identifiant, Version, Autorité, Langue,
  Définition, Obligation, Type, Occurrence,
  Commentaire

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Les documents bureautiques

• Limportance croissante
• Le document manuscrit en voie de disparition
• La Loi sur le cadre technologique des
  technologies de linformation
• Limplantation des systèmes de GED
• En cours dans la plupart des ministères

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Les systèmes de GED
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Les métadonnées

• La véritable Tour de Babel
• ISO 15489
• Recordkeeping Metadata Standarts (Australie)
• Dublin Core
• MoReq (Model Requirements for the Management of
  Electronic Records)
• OAIS
• Métadonnées spécialisées

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Les métadonnées - tendance

• Consensus pour des métadonnées minimales
• Impératif pour les échanges internationales de
  données
• Conséquence de la mondialisation
• Les bibliothèques ont atteint ce degré
  duniformité.

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Les métadonnées - réflexion
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La question matérielle

• La question du support
• Les CDROM seront au musée dans 30 ans
• La longévité des supports devient secondaire.
• Il faut prévoir le transfert périodique des
  informations

23
La question logicielle

• Plus préoccupante que la question matérielle
• Le traitement de texte Le Rédacteur
• Le chiffrier Visicalc
• Les trois solutions
• La conservation matérielle et logicielle (musée)
• Lémulation ( retarder le musée)
• Le transfert logiciel

24
Voilà

• ?
• Des questions ?