La Supervision

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La Supervision
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Bilan initial/Evaluation initiale
Choix des priorités
Planification
Supervision
Mise en uvre
Formation
Evaluation finale
Atteinte des Objectifs
OUI
NON
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Supervision des Tâches

• Une tâche est constituée par un acte, son contenu
  et une condition de réalisation. Une activité est
  un ensemble de tâches.
• Définition dune tâche un exemple concret
• un acte (verbe daction) reconstituer
• son contenu (un nom)  le vaccin
• une condition de réalisation en suivant les
  instructions données dans le document fourni
• ? Il est fondamental de bien définir la condition
  de réalisation (fiche technique), car cest sur
  elle que porte la supervision.

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La supervision est continue
Supervision des Tâches
Tâche 1
S
Tâche 2
S
Tâche 3
S
Tâche 4
S
Tâche 5
S
5
Quest-ce que la Supervision ?

• Tout programme de santé a des objectifs, par
  exemple en termes de réduction de morbidité ou de
  mortalité ou de couverture/prévalence à échéance
  donnée.
• La planification d'un programme consiste à
  prévoir et décrire la séquence logique des tâches
  à accomplir , des moyens à mettre en uvre pour
  réaliser les objectifs préalablement identifiés.
• Pour que les objectifs soient atteints, il est
  nécessaire de bien décrire les activités à
  réaliser (ensemble de tâches), et de vérifier en
  permanence que ces activités soient bien
  réalisées.
• Chaque travailleurs (prestataire de service,
  animateurs, ASBC, ASV, etc) doivent avoir une
  description de tâche

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Quest-ce que la Supervision ?

• La supervision est l'action qui vérifie que le
  programme est réalisé conformément à la
  planification et selon des standards de qualité
  préalablement établis. Son rôle est d'identifier
  les causes de réalisation non conforme et de
  proposer des solutions.
• Elle permet de mettre en évidence les problèmes
  qui peuvent affecter la bonne marche d'un
  programme et de proposer des solutions. C'est une
  action qui doit s'effectuer à tous les niveaux,
  du niveau central jusqu'au niveau le plus
  périphérique.

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Quest-ce que la Supervision ?

• On supervise une tâche, une activité et non un
  individu.
• Si la tâche est mal réalisée, il faut expliquer
  pourquoi.

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Quest-ce que la Supervision?

• La supervision est une activité régulière afin de
  
• Mieux connaître les conditions de travail du
  personnel
• Encadrer le personnel dans leurs activités
• Travailler ensembles pour les encourager et pour
  assurer les bonnes pratiques surtout pour les
  nouveaux travailleurs
• En employant les outils (fiches), vérifier la
  qualité des activités mener par le staff/les
  prestataires et les partenaires communautaires

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Outils de Supervision

• Fiche de supervision
• Fiche pour les observations des consultations
  PF,qualité de counseling (BERCER), autres
  activités pour mobiliser la communauté
• Fiche pour vérifier les stocks des ASVC
• Fiche dentretien avec les bénéficiaires, les
  leaders communautaires, les prestataires du
  services, les comités de développement, les ASVC,
  etc. pour connaître la situation sur le terrain
• Les rapports (mensuel, trimestriel, annuel, etc.)

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Techniques de Supervision

• Encadrement du personnel
• Interne
• Externe
• Revue des rapports statistiques de services

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Mettre en place un Système de Supervision

• Construire léquipe de superviseurs Ministère
  de la Santé au niveau régional, SSD ou CSB
  partenaire ONG, autres partenaires
• Former les superviseurs
• Etablir le calendrier de la supervision

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En résumé

• La Supervision se différencie de l'Evaluation,
  qui vérifie, elle, si les objectifs initiaux
  définis lors de la planification ont été
  atteints.
• SUPERVISION CONTRÔLE DE QUALITE
• SUPERVISER VERIFIER QUE CE QUI EST FAIT EST
  BIEN FAIT
• Evaluation degré d'atteinte des objectifs
  initialement fixés

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Etapes de la Supervision

• Identification des activités réussies
• Identification des succès et mise en valeur des
  activités bien faites (félicitation,
  encouragement)
• Identification éventuelle du problème
• Description du problème
• Recherche des causes de chaque problème
• Ensemble avec les personnels, identification et
  application de solution
• Rétroinformation

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Etapes de la Supervision

• Vérifier les activités menées sur place
• Est-ce quon est en train de réaliser toutes les
  activités planifiées dans le temps prévu?
• Est-ce quon fait même plus quon a planifié?
• Est-ce quil y a les activités en dehors de ce
  quon a planifié (impacts secondaires)?

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Etapes de la Supervision

• 2) Identifier les succès et les activités bien
  faites et féliciter le personnel
• Etablir un système pour reconnaître les
  personnels, les comités, les partenaires
  communautaires qui ont très bien travaillé
• Les exemples de motivations
• La promotion des personnels plus performants
• Lettre de félicitation, diplôme, certificat, etc.
• Les bicyclettes pour les volontaires
• Les célébrations ou fête ou festival communautaire

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Etapes de la Supervision

• 3) Identification éventuelle du problème
• Nécessite la mise au point d'indicateurs de
  supervision établis en fonction des différentes
  activités qui constituent le programme
• Le problème sera identifié lorsque les tâches
  réellement exécutées ne seront pas conformes à
  ces indicateurs

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Etapes de la Supervision

• 3) Identification éventuelle du problème
• Elaboration des Indicateurs de supervision
• Recenser et définir l'ensemble des tâches qui
  doivent être normalement exécutées pour la bonne
  réalisation de l'activité
• Déterminer, à partir des tâches identifiées, les
  types de contrôle permettant de vérifier chaque
  tâche
• Pour chaque type de contrôle un indicateur de
  supervision sera défini et un seuil sera attribué
  au-delà duquel il faudra considérer qu'il y a
  problème cest le seuil de problème
• Cet indicateur de supervision doit donc être
  sensible, spécifique, simple et pertinent (utile
  et utilisable)

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Etapes de la Supervision

• 3) Identification éventuelle du problème
• Planification de supervision
• Où ?
• Quand ? Selon un calendrier préétabli, la
  périodicité est fonction de la nature de
  l'activité à superviser. Les facteurs limitant
  sont liés aux moyens et au temps dont dispose le
  superviseur.
• Comment ? A l'aide des indicateurs de supervision
  et de leurs seuils de problème. Les indicateurs
  de supervision ne doivent pas pouvoir être
  manipulés par le personnel chargé de l'exécution
  des activités objets de la supervision.

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Exemple de cadre de Supervision
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Etapes de la Supervision

• 4) Description du problème
• C'est la détermination de la nature du problème
• Temps Quand le problème se pose-t-il ou ne se
  pose-t-il pas ? Est-il ponctuel dans le temps,
  répétitif selon une certaine périodicité ou
  constant ? Quand a-t-il commencé à se manifester
  ?
• Lieu Où le problème se pose-t-il, ou ne se
  pose-t-il pas ? Le problème est-il général,
  n'affecte-t-il qu'un centre de santé donné ou une
  zone donnée ?
• Population Pour quels personnels et/ou quelles
  populations se pose-t-il ou ne se pose-t-il pas ?
  Avec qui le problème se présente-t-il tous les
  personnels responsables ou seulement avec
  certains, qui est affecté par ce problème
  l'ensemble de la population concernée ou
  seulement certaines catégories de cette
  population ?

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Etapes de la Supervision

• 5) Recherche des causes de chaque problème
• Ces problèmes ont le plus souvent pour origine
• un manque de compétence du personnel
• un manque de motivation du personnel
• l'existence d'obstacles dans la réalisation des
  activités
• Trois questions doivent être posées
• Les tâches sont-elles correctement exécutées ?
• Quelles sont les tâches qui ne sont pas
  correctement exécutées ?
• Pourquoi sont-elles mal exécutées ?

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Etapes de la Supervision

• 5) Recherche des causes de chaque problème
• Si les tâches ont été mal exécutées
• Ont-elles été mal définies ? Le personnel est-il
  incompétent , insuffisamment formé, non motivé et
  pourquoi ? Le personnel est-il compétent mais
  certains obstacles et lesquels l'empêchent de
  travailler correctement ?
• Quels peuvent être ces obstacles
• Logistiques (problèmes d'approvisionnement, de
  locaux .), techniques (manque de moyens
  matériels techniques, de microscopes .), manque
  de motivation (qu'il s'agisse de la motivation
  des autorités traditionnelles ou administratives,
  de celle de la population et pourquoi)

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Etapes de la Supervision

• 6) Identification et application dune solution
  pour chaque problème
• ?Solutions qui doivent obéir à des critères de
  choix
• supprimer les causes spécifiques du problème ou
  en déduire les effets au minimum
• être réalistes
• être économiquement possibles
• ne pas créer de nouveaux problèmes

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Etapes de la Supervision

• 6) Identification et application dune solution
  pour chaque problème
• Une fois les solutions identifiées, un contrôle
  de leur application sera effectué et en fonction
  des résultats obtenus, les solutions pourront
  être améliorées ou modifiées

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Etapes de la Supervision

• 6) Identification et application dune solution
  pour chaque problème
• Quelle en est l'urgence ? Que se passera-t-il si
  le problème n'est pas résolu immédiatement ?
  Quelle en est la gravité ? Quel est l'effet
  réellement produit par le problème sur le
  programme ? Le problème va-t-il en s'aggravant ou
  en s'améliorant ? Plusieurs problèmes sont-ils en
  relation les uns avec les autres ? Est-ce qu'en
  apportant une solution à l'un d'eux, on aide à
  résoudre les autres

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Etapes de la Supervision

• 7) La retro-information
• C'est l'étape ultime et OBLIGATOIRE d'une bonne
  supervision. Elle doit tenir informé le personnel
  ayant été supervisé des conclusions et des
  enseignements tirés de cette supervision.
• Les destinataires
• L'ensemble du personnel concerné par la
  supervision L'information se fera par exemple
  sous forme de compte-rendu global diffusé.
• Le personnel mis en cause L'information se fera
  à titre individuel, par lettre personnalisée

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Etapes de la Supervision

• 7) La retro-information
• Le contenu
• Quelle que soit la formule retenue, ce document
  devra rappeler au personnel
• a/ les tâches ayant été supervisées
• b/ les points reconnus conformes aux prévisions
  de la planification et aux standards de
  réalisation. Il faut encourager cet état de
  faits.
• c/ les points non conformes
• d/ les raisons identifiées de cette non
  conformité
• e/ les solutions proposées au personnel et
  l'attitude que doit avoir le personnel vis-à-vis
  de ces solutions
• f/ le document se terminera par les
  recommandations à suivre.

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Bonne supervision à tous !!!