Prsentation du portail SIFA

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Présentation du portail SIFA

• Le 7 décembre 2009

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Présentation du Portail SIFA

• Le portail SIFA héberge les applications
  nationales PREPARAe (niveau établissement) et
  PREPARAa (niveau académie) qui sont alimentées
  par lenquête 51
• Enquête 51 ou enquête nominative 3
  fichiers 1-recensement des apprenti(e)s au 31
  décembre 2009 2-résultats aux examens de juin
  2009 3-personnel enseignant (ne va plus vous
  être demandé)

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Alimentation de PREPARAe

• 3 possibilités
• A- à partir dun logiciel de type YPAREO, WINCFA,
  YMAG,
• B- à partir dun tableur de type EXCEL ou OPEN
  OFFICE
• C- saisie directe sur le portail.

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Consignes préalables avant de commencer (1)

• ADRESSE adresse où le formulaire Insertion
  Professionnelle des Apprentis envoyé en fèvrier
  2010 peut lui parvenir (pas celle de son foyer
  ni celle de linternat)
• Pas de caractère spécial   ?décalage dans les
  colonnes

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Consignes préalables avant de commencer (2)

• Apprentis habitant à létranger
• Mettre ladresse complète dans la rubrique
  ADRESSE(ex 48 chaussée de fromelles B7700
  TOURNAI)
• CODE POSTAL / CODE RESID Mettre 99 puis le code
  du pays(ex 99109 pour lAllemagne, 99131 pour
  la Belgique) http//www.insee.fr/fr/methodes/nomen
  clatures/cog/pays.asp
• TELEPHONE saisir son n de portable pas celui
  du domicile avec lindicatif du pays (longueur
  incorrecte)

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Consignes préalables avant de commencer (3)

•  CFA hors les murs RNE du site de formation
  doit être le vôtre
• CFA associés accueillant les apprenti(e)s des
   CFA hors les murs  ne doivent pas saisir ces
  apprenti(e)s chez eux(doublons niveau académie)

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Consignes préalables avant de commencer (4)

• CFA ouvert en septembre 2009 Il faudra créer
  un enregistrement à zéro présentés et zéro reçus
  pour le fichier des résultats aux examens.

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Connexion au portail SIFAhttp//dep.adc.education
.fr/sifa/
Code utilisateur RNE du CFA
Mot de passe RNE du CFA
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Lancement de PREPARAe (1)
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Lancement de PREPARAe (2)
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Traitements à effectuer

• Pour les 2 fichiers (APP, EXAM)Pour chacun deux
  
• 1- Importation (dépôt)
• 2- Contrôles
• 3- Exportation (envoi)
• Quand les 3 sont envoyés DERNIERE PHASE (vous
  nous donnez la main)

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(1)
1-Importation de votre fichier apprentis extrait
de votre logiciel en format texte
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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(2)

• 2- Chargement dans la base(vérifier que le
  nombre de lignes corresponde bien à vos
  effectifs1)ex 261apprenti(e)s 1 262 lignes

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(3)

• 3- visualisation de vos apprenti(e)s

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(4)

• Traitements et contrôles à effectuer
• 1. Recherche des doublons permet de vérifier si
  lapprenti nest pas plusieurs fois dans le
  fichier
• 2. Vérification_OG lorganisme gestionnaire
  doit être identique pour un même établissement
• 3. Contrôle de cohérence cette action permet de
  vérifier les données entre elles, doù
  limportance du respect des consignes.
• Code diplôme existant, longueur
  nom-prénom-adresse, date de naissance probable et
  de longueur 8, numéro de téléphone de
  longueur10, cohérence durée-année dans
  formation, code INSEE correspondant au code
  postal, .
• 4. Double contrôle celle-ci permet de vérifier
  que la Situation avant la 1ère entrée en
  apprentissage et la Situation ou classe
  fréquentée lannée passée soit cohérente.

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(5)

• 1-Recherche de doublons

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(6)

• Message dattente commun à tous les traitements,
  à quelle étape se trouve-t-on?

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(Conseil 1)

• En cas derreurs
• - Faire les corrections dans votre logiciel
• - Relancer lextraction en format texte
• - puis repartir dans SIFA à partir de
  lIMPORTATION

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(Conseil 1)

• AVANTAGES
• -Base Apprentis toujours à jour
• -Corrections multi-apprenti(e)s facilitées
• -Caractères accentués des prénoms et des rues
  conservés

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(7)

• Erreurs à traiter Florentin et Julien ont le
  même INE !!!

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(8)

• Corrections faites, étape suivante

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(9)

• 2- Vérif. Organisme GestionnaireLa valeur doit
  être identique dans tous les enregistrements
  apprentis

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(10)

• 3- Contrôle de cohérence

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(11)

• 3bis- Table des erreurs

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(12)

• 3ter- Impression de la Table des erreurs ? voir
  Conseil 1

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(13)

• 4- Double contrôle de cohérencesouvent peu
  derreurs

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(14)

• Plus aucune erreur?EXPORT des apprentis validés

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(15)

• Personnel Enseignant ( ce fichier nest plus
  demandé cette année malheureusement nayant pas
  de capture décran pour EXAM, je vous explique
  avec le fichier PERS sachant que la démarche et
  les écrans sont les mêmes).

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(16)

• Personnel Enseignant
• 1-Importation
• 2- intégration dans la base
• 3- bilan
• 4-export

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(17)

• Personnel Enseignant
• 1-Importation

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(18)

• Personnel Enseignant
• 2-Intégration dans la base Enseignant

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(19)

• Personnel Enseignant
• 3- Bilan

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(20)

• Personnel Enseignant
• 4- Export

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(21)

• Résultats aux examens
• Même traitements que pour les enseignants

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(22)

• DERNIERE PHASE

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A-à partir dun logiciel WINCFA, YPAREO, YMAG,
(23)

• ENVOI de vos fichiers au plus vite par mail
• P.sadone_at_nordpasdecalais.fr
• Fichier APPRENTIS celui issu de votre logiciel
  en format EXCEL (évite les pertes de caractères
  accentués)
• Fichier RESULTAT EXAMENS celui de SIFA nous
  convient tout à fait (pas de caractère accentué)

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B-à partir dun tableur (1)où trouver le masque
de saisie?

• Site de la REGION http//www.nordpasdecalais.fr

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B-à partir dun tableur (2)

• Onglet Apprentis

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B-à partir dun tableur (3)

• Onglet Examens

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B-à partir dun tableur (4)PARTICULARITES

• Problèmes des valeurs commençant par un zéro
  (numéro de téléphone, code postaux ou code
  résidence, date naissance début de mois, code
  diplôme des MC, code département, )
• Saisie dune côte    avant le premier zéro
  sinon longueur incorrecte
• ex 0320622999 ?320622999il faut saisir
  0320622999

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B-à partir dun tableur (5)PARTICULARITES

• Transformations à faire sur le tableau qui na
  pas le format .csv attendu par SIFA
• Une fois le tableau saisi - noter le nombre de
  lignes de votre fichier -1 nombre
  dapprenti(e)s - séparations des onglets -
  enregistrement en format .xls (sauvegarde -
  suppression de la ligne dentête -
  enregistrement en format .csv (SIFA

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B-à partir dun tableur (6)PARTICULARITES

• Un onglet à la fois enregistrer-le en format
  .XLS(sauvegarde) puis supprimer la ligne
  dentête avant de /

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B-à partir dun tableur (7)PARTICULARITES
/ lenregistrer une deuxième fois en format
.csv (SIFA)
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B-à partir dun tableur (8)Traitements PREPARAe

sont rigoureusement identiques au cas  à
partir dun logiciel Rem si vous avez oublié
de supprimer la ligne dentête cocher OUI et
bon courage
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C-Saisie directe des apprenti(e)s sur le portail
(1)

• Différentes étapes APPRENTIS
• 1- Profilage diplômes et codes NAF
• 2- Saisie des apprenti(e)s 1 par 1
• 3- Export du fichier
• Conseil rassembler toutes les informations
  nécessaires avant de commencer la saisie
  (bloquant)

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C-Saisie directe des apprenti(e)s sur le portail
(2)

• Profilagediplômes

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C-Saisie directe des apprenti(e)s sur le portail
(3)
Idem pour les codes NAF
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C-Saisie directe des apprenti(e)s (4)

• Saisie apprenti(e)

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C-Saisie directe des apprenti(e)s (5)

• Les zones jaunes (code Résid et Etab) seront
  remplies automatiquement après avoir sélectionné
  le n du département et choisi la commune.
• Tous les contrôles sont fait au fur et à mesure
  de la saisie doù limportance davoir rassemblé
  toutes les infos de cet(te) apprenti(e)
• La saisie de lapprenti(e) suivant(e) ne peut se
  faire quune fois la validation faite

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C-Saisie directe des apprenti(e)s (6)

• Lors de la visualisation dun enregistrement
   apprenti noubliez pas de sauvegarder pour
  sortir

51
C-Saisie directe des apprenti(e)s (7)

• Si vous avez fait une erreur de saisie vous avez
  la possibilité de corriger en cochant le n
  identifiant SIFA
• Vous avez aussi la possibilité de supprimer en
  enregistrement

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C-Saisie directe des apprenti(e)s (8)

• Les opérations suivantes sont identiques export
  du fichier  apprentis 
• Le même principe (transformation en .csv) est à
  appliquer aux 2 autres fichiers (exam, pers)
• Quand les 3 transferts sont terminés(on passe à
  la DERNIERE PHASE)

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DERNIERE PHASE
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NE PAS OUBLIER DE

• Nous faire parvenir par courrier
• les 2 fichiers papier (en version exploitable,
  pas de feuilles volantes non numérotées) (APP,
  EXAM)signés par votre Directeur.

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Niveau ACADEMIE PREPARAa(1)
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Niveau ACADEMIE PREPARAa (2)

• Nous ne traitons que la partie Apprenti(e)s
• Nous ne pouvons commencer nos contrôles (doublons
  intra-académie, ) quune fois que vous êtes TOUS
  passés en TERMINE
• Nous traitons plus de 20500 enregistrements
• Échéance du 31 mars 2010

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CONCLUSION (1)

• Nous sommes à votre disposition en cas de
  blocages, incompréhensions, ou problèmes
• Le fait de connaître votre mot de passe nous
  permet de nous connecter comme vous pour pouvoir
  voir et comprendre votre problème et nous
  permettre de vous assister. Pas de voyeurisme
  chez nous

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CONCLUSION (2)

• Questions/Réponses
• Merci pour votre participationbon retour et bon
  courage.