Services Communs Introduction

1
Services CommunsIntroduction
C1
2
QUE SONT LES SERVICES COMMUNS
Définition par le groupe (flipchart) Avantages
des services communs (cartes vertes)
Défis/contraintes (cartes oranges)
3
Définition des Services Communs

• Définition de l Assemblée Générale des NU
• "Services partagés par une organisation avec une
  ou plusieurs autres organisations au sein du
  système des NU, par des mécanismes officiels ou
  non formels. (AG A/55/461)

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Types de Services Communs
Agence exécutante Géré par une agence pour
dautres agences Services extérieurs Services
conjoints fournis par le secteur privé
Services Partagés Financés et gérés
conjointement par léquipe de pays Mis en
commun Contributions conjointes en nature plutôt
quen liquidité
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Contraintes à prévoir

• Protection turf et mentalité silo
• Anxiété des petits par rapports aux grands
• Vieilles procédures et processus de travail
• Processus et systèmes différents
• Concepts de revue et daudits trop
• conservateurs
• Charge de travail et temps additionnel
• Appui et intérêt au niveau de léquipe
• dirigeante

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Avantages

• Economie
• Mise en commun de petites ressources
• individuelles
• Plus de pouvoir de marchandage et
• desprit de groupe - cartel
• Meilleure profit du réseau
• Amélioration de la qualité des services
• Opportunités pour des initiatives
• innovatrices de projets pilotes

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The CS Mandate
8
Evolution des SC
Types de SC ont aussi évolué avec le temps
9
Buts et Objectifs

• Couvrir tous les pays
• Outils Soutien
• 3 nouveaux services communs
• 10 déconomie budgétaire par agence et par an

Généralisation des services communs dans les
bureaux de pays des NU
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Boite à outils Services Communs

• SC Ateliers et Missions techniques
• Renforcement des capacités et formations
• Suivi des Résultats
• Soutien des connaissances par le Web
• Audit inter-agences

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Approche Régionale

• Six Régions de Services Communs
• Asie/Pacifique
• Afrique de lEst/ du Sud
• Afrique de lOuest
• États Arabes/ Afrique du Nord
• Amérique Latine/Caraïbes
• Europe de lEst/CIS

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Experts des Services Communs Régionaux (ESC)
13
ROLE DES ESC RÉGIONAUX

• APPUI AU DÉVELOPPEMENT DES SC
• RENFORCEMENT INSTITUTIONNEL, FORMATION DES
  COMITES DE GESTION - OMTs
• CONSEILLERS TECHNIQUES ET FORMATEURS
• FACILITATION DES ACCORDS RÉGIONAUX ET
  INTER-RÉGIONAUX DE TRAVAIL EN RÉSEAUX, (DE
  COLLÈGUES À COLLÈGUES)
• SUIVRE ET INFORMER SUR LES PROGRÈS DES SC
• APPUYER LES BUREAUX LOCAUX RÉFRACTAIRES À UN
  CHANGEMENT DE POLITIQUE.

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Approche de régionalisation
Point focal régional
Groupe dExperts techniques Equipement,
Logistique, Radio Com, etc.
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HQ Structure
MANAGEMENT GROUP Toshiyuki Niwa
(Chair/UNICEF) Jan Mattsson (UNDP) Susanna
Malcorra (WFP) Subhash Gupta (UNFPA) other UNDG
agencies
RC ISSUES
FINANCIAL POLICIES
COMMON PREMISES SERVICES
PROCUREMENT
PERSONNEL SERVICES (adhoc)
JOINT OFFICE
ICT
AUDIT
HACT Advisory (Harmonized Appro. To Cash Transfer)
MDTF (Mult. Donor Trust Fund)
10 Working Groups report to MG
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Rôle de membres OMT

• DÉVELOPPEMENT PROGRESSIF DES SC
• INVITER DAUTRES PARTENAIRES ET ASSOCIÉS DANS LE
  PAYS
• RÉSEAU DE TRAVAIL AVEC DAUTRES PAYS DU SC
• USAGE DACCORDS RÉGIONAUX DES ESC
• ASSURER LA PARTICIPATION DU PERSONNEL NATIONAL
• MAINTENIR LES AGENDAS DES SC COMME UN SUJET
  PERMANENT

17
Introduction au Modèle dApproche par Processus
pour Services Communs
C2
18
Modèle dApproche par Processus pour Services
Communs

• Inventaire des Opportunités

Planification
Gestion
Prise de décision
19
CADRE DE GOUVERNANCE
UNCT Prise de décision
Propositions Rapports Analyses
Directives Décisions Ligne de conduite
OMT Inventaire, Planification et Direction
Rapports de mise en oeuvre Résultats Techniques
Instructions Termes de Référence
Groupe de Travail-Services Communs Intrants
techniques
20
CADRE DE GOUVERNANCE
21
CADRE DE GOUVERNANCE
Plan de Faisabilité
UNCT
OMT
Planification
Équipe de Travail
Intrant technique
22
CADRE DE GOUVERNANCE
23
CADRE DE GOUVERNANCE
UNCT
Rapport Périodique
OMT
Gestion
Équipe de Travail
Appui technique
24
CADRE DE GOUVERNANCE
25
Services CommunsModèle par Processus
Guide Opérationnel Cadre de Gouvernance
Rapports périodiques
UNCT
Plan de faisabilité
Prise de décision
Sommaire doptions
Directive
OMT
Inventaire
Gestion
Planification
Accord signé
Task Force
Input technique
Input technique
Input technique
26
Introduction au Modèle dApproche par Processus
pour Services Communs
C3
27
Modèle dApproche par Processus pour Services
Communs

• Inventaire des Opportunités

Planification
Gestion
Prise de décision
28
Services CommunsModèle par Processus
Guide Opérationnel Cadre de Gouvernance
Rapports périodiques
UNCT
Plan de faisabilité
Prise de décision
Sommaire doptions
Directive
OMT
Inventaire
Gestion
Planification
Accord signé
Task Force
Input technique
Input technique
Input technique
29
Planification
Evaluation
Prise de Decision
Gestion
30
Inventaire

• Inventaire des services existants
• Besoins opérationnels / priorités
• Coûts préliminaires et avantages
• Gestion des services communs

Sommaire des Options
31
Inventaire

• SC existants
• Mécanismes de gestion
• Feedback des clients

Ce qui fonctionne
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Besoins Opérationnelset Priorités

• Etablir une liste des besoins et des
• priorités
• Ce qui fonctionne / Ce qui ne
• fonctionne pas

Létendue des possibilités des services communs
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Coût et Avantages

• Détermination des coûts basiques
• Détermination des avantages
• principaux
• Utilité des services
• Nécessité des services

Valeur ajoutée des services communs
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Gestion des Services Communs

• Rôle des bénéficiaires
• Rôle des gestionnaires/revue
• Prise de décision et supervision
• Spécification technique/opérationnelles

Services Communs gérables
35

• Inventaire des services existants
• Besoins opérationnels / priorités
• Coût preliminaire et avantages
• Gestion des services communs

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Hyperlinked Sample List of Existing CS

• ADMIN Services
• Pouch/courier
• Security
• Travel
• Cafeteria
• Building Maintenance and Cleaning
• Common House/premises/ sub-offices
• Dispensary
• Fuel
• Library/Docs Centre/multimedia center
• PABX
• Reception
• Staff transportation
• Hotel/Guest houses/ field staff housing
• Meeting Conference facilities,
• Vehicle Maintenance (admin fleet)
• Insurance Commissary
• IT

• FINANCE Services
• Banking
• Cashier
• IVA recovery system
• C. Supply, shipping and Logistics
• Procurement
• HF/VHF Radio Communication
• Custom clearing and forwarding
• Vehicle Maintenance (programme fleet)
• Reproduction center, printing, publications
  Common dbase supplier Warehousing

• HR Services
• Consultancy/NPPP rates
• Privileges and Immunities
• Staff insurance
• Common dbase consultants
• Health services
• HIV/AIDS in the Workplace
• PER for CS staff

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Hyperlinked Sample Lao PDR Medical Services
Questionnaire

• How many times have you or family members sought
  medical care in 2002?
• 2. If you need medical care for yourself/family,
  is your first approach generally in
• Lao ? b) Out of Lao?
• Do you seek medical care at different facilities
  for minor illnesses than for major ones?
• a) Yes b) No, if so where?

For complete list of questions, Click Below
tohttp//www.undg.org/documents/5931-Annexes_to_L
ao_feasibility_study_-_annexes.pdf
Return
38
Planification
Evaluation
Prise de Decision
Gestion
39
C4
Approche par Processus

• Un Modèle pour
• Services Communs

40
Planification
Evaluation
Prise de Decision
Gestion
41
Planification
Fonctions du service et spécifications
Ressources et coûts
Gestion et responsabilité
Plan de Faisabilité
42
Fonctionnement du Service et Spécifications

• Critère dappréciation du service
• Possibilités techniques
• Droits et obligations
• Rendements opérationnels attendus

Faisabilité Technique et Opérationnelle
43
Ressources et Coûts

• Ressources humaines
• Biens meubles et immeubles
• Coûts opérationnels / Récurrents
• Estimation des économies attendues
• Partage des coûts
• Budget annuel
• Mobilisation de Ressources
• Mécanisme de décaissement

Faisabilité Financière
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Gestion et Responsabilité

• Prise de décision et mécanisme de
• supervision
• Mécanisme de mise en oeuvre
• Plan de Travail / Business Plan
• Standard/critère de détermination de la
• responsabilité globale
• Suivi de la Performance

Faisabilité Institutionnelle
45
Planification Récapitulation
Fonction du service et spécifications
Ressources et coûts
Gestion et responsabilité
Plan de Faisabilité
46
Planification
Evaluation
Prise de Decision
Gestion
47
C5
Approche par Processus

• Un Modèle pour
• Services Communs

48
Planification
Evaluation
Prise de Decision
Gestion
49
Prise de Décision

• Revue par les agences
• Négociations inter-agences
• Préparation de documentation

Accord signé
50
Revue par l Agence

• Réalité des coûts
• Rentabilité et economie déchelle
• Controle, audit, supervision
• Délégation dautorité
• Équité
• Prévoyance
• Efficience
• Résultats Effectifs

Position de lAgence
51
Négociations Inter - agences

• Plateforme pour négociation
• Accords sur les Systèmes de gestion (Adm)
• Accords sur les taches et les gestionnaires
• des services
• Périodicité des rapports
• Modalités de mise en uvre et
• milestones(étapes)
• Système de gestion/suivi de la performance
• Plan annuel de travail et Budget

Accord de Principe
52
Préparation de Documents

• Comptes-rendus des réunions
• Notes prises
• Accord de base
• Conditions minimales
• Revues et révision
• Adhésion / Rejection

Documentation
53
Récapitulation Prise de Décisions

• Revue par agence
• Négociations inter-agences
• Préparation de documents

Documentation Signée
54
Planification
Evaluation
Prise de Decision
Gestion
55
C6
Approche par Processus

• Un Modèle pour
• Services Communs

56
Planification
Evaluation
Prise de Decision
Gestion
57
Gestion

• Démarrage (OMT gouvernance)
• Mise à disposition des services
• Gestion/suivi de la performance
• Supervision

Services Communs Améliorés et continus
58
Démarrage

• Mobilisation des ressources
• Revue et rapport sur les milestones
• Établissement de systèmes
• administratifs

Services Communs Mise en Place
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Prestation de Services

• Plan de travail annuel
• Budget annuel
• Collecte des fonds
• Établissement des contrats
• Décaissements
• Rapport financiers
• Rapport dactivités

Produit final
60
Gestion/Suivi de la Performance

• Critères de performance
• Indicateurs de mesure
• Periodicité des rapports
• Audits

Rapports de Performance
61
Supervision Globale

• Apprentissage institutionnel
• Renforcement des capacités
• Innovation / Amélioration

Feedback sur la Performance
62
Récapitulation Gestion

• Démarrage /(OMT Gouvernance)
• Prestation de services
• Gestion/suivi de la performance
• Responsabilité globale

Services Communs Rendus et Ameliores
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Services CommunsModèle par Processus
Guide Opérationnel Cadre de Gouvernance
Rapports périodiques
UNCT
Plan de faisabilité
Prise de décision
Sommaire doptions
Directive
OMT
Inventaire
Gestion
Planification
Accord signé
Task Force
Input technique
Input technique
Input technique
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Planification
Evaluation
Prise de Decision
Gestion
65
(No Transcript)
66
Is this a good move for UNDP? Lets look at
costs in 5 yrs.
In 5 yrs, total cost will go down. It makes sense
to move !
67
Is this a good move for UNICEF? Lets look at
costs in 5 yrs.
Cheaper to stay where you are, even after 5 yrs!
68
Does this move make sense to UNCT as a whole?
69
Cost Benefit Analysis Mail Services Run by agency
vs. joint outsourcing
70
(No Transcript)
71
(No Transcript)
72
(No Transcript)
73
(No Transcript)
74
(No Transcript)
75
(No Transcript)
76
(No Transcript)
77
(No Transcript)
78
Cost Benefit Analysis Mail Services Run by agency
v.s joint outsourcing
79
END