L

1
Larchivage des sites WebÉléments de
problématique

• Benoît Girard,
• Responsable du soutien aux spécialistes du Web,
  MSG
• WebÉducation - 12 octobre 2006

2
Une distinction majeure
Site Web informationnel
Prestation électronique de service
3
Une distinction majeure
Site Web informationnel
Prestation électronique de service
Information publique offerte à tous, comme dans
une vitrine
4
Une distinction majeure
Site Web informationnel
Prestation électronique de service
Transactions individuelles, informations
personnelles et confidentielles
5
De la prestation de service, quelle soit
électronique ou non
Banques de données du programme
Téléphone
Visite sur place
Poste
Internet
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Linterface Web dun programme de PES

• Quelques formulaires
• Identification
• Demande de prestation
• Consultation du dossier personnel
• Description du programme offert
• Conditions dadmissibilité
• Échéanciers
• Pages daide en ligne
• Textes à caractère juridique.

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Changements peu fréquents

• Les quelques pages formant laccès Web dun
  programme offert en PES ne doivent être modifiées
  que lorsque le programme lui-même est modifié
• Ceci exige généralement un changement
  réglementaire ou même législatif et narrive que
  peu fréquemment
• Larchivage des ces pages est donc simple à
  réaliser.

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La portée de nos travaux

• Les travaux du comité concernent donc
  exclusivement larchivage des sites Web
  informationnels.

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La toile de fond

• La nature originale des site Web
• pose problème.
• Pour comprendre et maîtriser la situation
• on a besoin
• Dun cadre conceptuel adapté
• Dun vocabulaire précis.

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Archiver

• Mettre en lieu sûr un exemplaire dun document
  pour référence ou usage futur

11
Archiver

• Mettre en lieu sûr un exemplaire dun document
  pour référence ou usage futur
• On parle ici des archives au sens des  Archives
  nationales 
• et non au sens des informaticiens qui emploient
  le mot pour désigner une  copie de sûreté 
  dune base de données.
• Nuance importance, malgré la ressemblance des
  opérations.

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Archiver

• Mettre en lieu sûr un exemplaire dun document
  pour référence ou usage futur
• Le  document  étant une entité
• identifiable
• doté de stabilité
• manipulable.

13
Or, un site Web nest pas un  document 
traditionnel

• Son contenu change continuellement

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Or, un site Web nest pas un  document 
traditionnel

• Son contenu change continuellement
• Ce qui va affecter profondément toute stratégie
  darchivage le concernent

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Or, un site Web nest pas un  document 
traditionnel

• Son contenu change continuellement
• Ce qui va affecter profondément toute stratégie
  darchivage le concernent
• La question fondamentale comment archiver une
  information continuellement changeante?

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Comment archiver un contenu changeant?

• Deux stratégies possibles

17
Comment archiver un contenu changeant?

• Deux stratégies possibles
• Copie intégrale périodique

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Comment archiver un contenu changeant?

• Deux stratégies possibles
• Copie intégrale périodique
• Solution simple

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Comment archiver un contenu changeant?

• Deux stratégies possibles
• Cliché photographique périodique du site
• Solution simple
• Mais insatisfaisante
• Redondance massive de linformation archivée

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Comment archiver un contenu changeant?

• Deux stratégies possibles
• Cliché photographique périodique du site
• Solution simple
• Mais insatisfaisante
• Redondance massive de linformation archivée
• Image imprécise de lévolution du site.

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Comment archiver un contenu changeant?

• Deux stratégies possibles
• Cliché photographique périodique du site
• Solution simple
• Mais insatisfaisante
• Redondance massive de linformation archivée
• Image imprécise de lévolution du site.
• Suivi intégral des modifications
• Seule solution entièrement satisfaisante
• Mais beaucoup plus compliquée à mettre en œuvre.

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Le cycle de vie dun document déposé sur un site
Web

• La période active celle durant laquelle le
  document est accessible aux internautes sur le
  site
• La période semi-active celle durant laquelle un
  document retiré du site doit être disponible pour
  les besoins administratifs, financiers ou
  juridiques de ladministration publique
• La période inactive celle où BAnQ prend
  possession du document et le traite en vertu de
  son intérêt historique.

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La composition dun site Web

• Un nombre restreint de catégories de composantes.

24
La composition dun site Web

• Des fichiers importés
• Ex. Rapport annuel du ministère.

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La composition dun site Web

• Des fichiers importés
• Ex. Rapport annuel du ministère.
• Des fichiers originaux
• Ex. la page daccueil du site.

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La composition dun site Web

• Des fichiers importés
• Ex. Rapport annuel du ministère.
• Des fichiers originaux
• Ex. la page daccueil du site.
• Les fichiers formant un système de gestion de
  contenu (SGC en anglais CMS)
• Plone, Xoops, Typo3, etc.

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La composition dun site Web

• Des fichiers importés
• Ex. Rapport annuel du ministère.
• Des fichiers originaux
• Ex. la page daccueil du site.
• Les fichiers formant un système de gestion de
  contenu (SGC en anglais CMS)
• Plone, Xoops, Typo3, etc.
• Les contributions du public
• Forums de discussion, consultations en ligne.

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Le tout et la somme des parties

• La conservation des documents importés nest-elle
  pas déjà assurée par leurs créateurs?

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Le tout et la somme des parties

• La conservation des documents importés nest-elle
  pas déjà assurée par leurs créateurs?
• Assurément. Mais le site Web est un acte de
  communication original digne dêtre conservé pour
  sa valeur propre.

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Le tout et la somme des parties

• La conservation des documents importés nest-elle
  pas déjà assurée par leurs créateurs?
• Assurément. Mais le site Web est un acte de
  communication original digne dêtre conservé pour
  sa valeur propre.
• Le webmestre est le détenteur principal des
  fichiers originaux du site, licencé pour archiver
  le SGC et mandaté pour archiver les contributions
  du public libérées.

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La sélection de la matière archivable

• Les sites nont pas tous la même valeur et
  peuvent requérir des traitements différents

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La sélection de la matière archivable

• Les sites nont pas tous la même valeur et
  peuvent requérir des traitements différents
• Sites destinés aux clientèles externes vs
  internes

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La sélection de la matière archivable

• Les sites nont pas tous la même valeur et
  peuvent requérir des traitements différents
• Sites destinés aux clientèles externes vs
  internes
• Site officiel vs sites secondaires

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La sélection de la matière archivable

• Les sites nont pas tous la même valeur et
  peuvent requérir des traitements différents
• Sites destinés aux clientèles externes vs
  internes
• Site officiel vs sites secondaires
• Sites en partenariat

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La sélection de la matière archivable

• Les sites nont pas tous la même valeur et
  peuvent requérir des traitements différents
• Sites destinés aux clientèles externes vs
  internes
• Site officiel vs sites secondaires
• Sites en partenariat
• Intranets et extranets.

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Le calendrier de conservation

• La sélection retenue,
• Les délais de conservation arrêtés,
• Lidentité des détenteurs principaux,
• Et autres informations pertinentes,
• doivent être inscrits dans le calendrier de
  conservation du ministère ou de lorganisme et
  recevoir lapprobation de BAnQ.

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Comment archiver?

• Jusquici, nous avons établi le cadre conceptuel
  de la problématique et élaboré un vocabulaire
  permettant den discuter avec un minimum de
  précision
• Le moment est venu daborder la question de la
  mise-en-œuvre de larchivage des sites Web.

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Quelle architecture?

• La mise-en-œuvre dépend étroitement de
  larchitecture technique sous-jacente au site
• et de lappareillage dont on dispose pour en
  faire la gestion.
• Trois cas despèces
• Sites manuels
• Sites avec SGC/CMS
• Sites sur larchitecture CRGGID.

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Sites gérés manuellement

• Simple dépôt par FTP
• Aucune automatisation
• Seule solution pratique
• le cliché périodique du site,
• un pis-aller insatisfaisant
• à ne retenir que lorsquon na pas la choix.

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Sites sur SGC/CMS

• Présence dune infrastructure de gestion
• Gestion du moment de mise en ligne
• Gestion du moment de retrait (parfois)
• Automatisations multiples
• Programmables (parfois)
• Etc

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Sites sur SGC/CMS

• Présence dune infrastructure de gestion
• Gestion du moment de mise en ligne
• Gestion du moment de retrait (parfois)
• Automatisations multiples
• Programmables (parfois)
• Etc
• Archivage complet encore absent

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Sites sur SGC/CMS

• Présence dune infrastructure de gestion
• Gestion du moment de mise en ligne
• Gestion du moment de retrait (parfois)
• Automatisations multiples
• Programmables (parfois)
• Etc
• Archivage complet encore absent
• À développer pour chaque logiciel SGC individuel

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Exemple de fonctionnement
FTP amélioré sauve en double

• Index.html

• Index.html.2006-10-12.html
• Index.html.2006-10-14.html
• Index.html.2006-11-18.html

Écrasé à chaque mise-à-jour
Conservés parce que les noms sont différents
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Sites sur SGC/CMS

• Une implantation réussie
• Le ministère du Revenu du Québec.

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Sites sur le CRGGID

• Solution la plus ambitieuse
• Mais la plus efficiente aussi
• Quelques mots dexplication, pour bien comprendre

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Le CRGGIDune voûte permanente de documents
Voûte permanente de documents originaux
une foule de métadonnées
Document lui-même
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Le CRGGIDune voûte permanente de documents
Serveur du site
CRGGID
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Une fois le système en place

• On na plus jamais besoin dy toucher
• Tous les usages sont contrôlés par le système à
  laide des métadonnées
• Archiver un document
• Date de destruction 31 décembre 1,000,000
• Dépôt aux Archives nationales
• Date denregistrement durée de prescription
• Protection des renseignements confidentiels
• Catégorie d accès Top Secret de niveau 8

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Un projet ambitieux

• Et les pages dynamiques?
• Et les moteurs de recherche?
• Etc
• Il reste encore beaucoup de travail à faire
• ce qui exige de la constance dans leffort et
  lorientation.

50
Trois stratégies possibles

• Se contenter des clichés
• Développer la fonction archivage intégral du
  SGC/CMS de son ministère
• (Ou participer à ce développement de concert avec
  ses autres utilisateurs, si celui-ci est un
  logiciel libre.)
• Attendre de pouvoir recourir au CRGGID

51
Conclusion

• Chaque stratégie comporte ses avantages et ses
  risques
• Le but de cette présentation était de vous
  exposer le plus clairement possible létat de la
  situation afin de vous permettre de faire les
  choix les plus appropriés à votre situation
  propre.