Site Internet du MAPAQ

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Site Internet du MAPAQ
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Présentation du ministère

• Ministère qui emploie 2 200 personnes réparties
  dans 77 sites physiques à travers le Québec
• Travaille en collaboration avec 532 partenaires
  oeuvrant dans 8 champs dintervention
• Diffusion dinformation technico-économique (4)
• Services-conseils de groupe (150)
• Recherche et développement (12)
• Centre dexpertise technique et de services (248)
• Formation de la main-dœuvre (18)
• Inspection, certification et accréditation (6)
• Promotion des produits et du secteur
  bioalimentaire (38)
• Concertation régionale et sectorielle (56)
• Budget ministériel Environ 640 M

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Phases de réalisation

• Dépôt de la Vision
• daffaires électroniques
• recommandant la
• refonte du site Internet Juillet 2001
• Rencontres de groupes de discussion  focus
  group 
• Avril 2002
• Élaboration et adoption des principes
  directeurs Mai-août 2002
• Élaboration du projet

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Phase Détermination des objectifs

• Mai 2000 Plan daction ministériel pour la
  modernisation de la gestion publique
• Juin 2001 Approbation par le Comité de direction
  dune Vision daffaires électroniques,
  recommandant notamment la refonte du site
  Internet
• Avril 2002 Tenue de groupes de discussion auprès
  de la clientèle
• Août 2002 Adoption de principes directeurs pour
  orienter le futur site Internet

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Principes directeurs

• Un seul site ministériel
  
• Orienté clientèle
• Permettant la consultation des documents à
  caractère technique ou scientifique produits par
  le MAPAQ à partir du site du MAPAQ,
  indépendamment du lieu dhébergement du document
• Associant le milieu par des hyperliens
• Donnant une vision globale intégrée, tout en
  respectantle dynamisme et les particularités
  régionales
• Le tout sous une signature graphique simple et
  homogène, représentative de lensemble des
  activités du Ministère

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Structure de projet
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Phase Architecture et étude dimpact
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Phase Architecture et études dimpact - Contenu
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Phase Architecture et études dimpact - Contenu

• Quelques constats
• présentation visuelle non uniforme
• contenus redondants ou périmés
• structure de linformation basée sur
  lorganisation administrative
• hyperliens brisés, etc.
• plus de 1 300 adresses de courriel
  (ministérielles, personnelles, partenaires
  externes)
• Le site du MAPAQ était le résultat dune
  évolution faite au cours des années, soutenue par
  des gens qui possédaient de lexpertise Web et
  par un dynamisme sectoriel évident. Mais, le site
  Internet manquait dunité, nétait pas axé client
  etexigeait une harmonisation.

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Phase Architecture et études dimpact - Contenu

• Création du Comité de contenu
• Ateliers du Comité de contenu (31 mars au 25 août
  2003)
• Information sur le projet, formation, information
  diffusée dans le site, statistiques
• Inventaire des contenus à diffuser. Pour chaque
  contenu, niveau dimportance par rapport à la
  clientèle visée et qualification des contenus
  (fréquence de mise à jour, formats, lieu
  dhébergement)
• Présentation de différentes segmentations qui
  peuvent être établies (ex  par secteur
  dactivités (pêche, agriculture, sécurité
  alimentaire, etc.), par secteurs dactivités
  économiques (transformation, production,
  distribution, etc.), par types de clientèles
  (consommateurs, chercheurs, restaurateurs,
  pêcheurs, etc.)
• Présentation de différents projets darchitecture
  pour le site Web
• Adoption dune darchitecture
• Élaboration dune maquette fonctionnelle
• Des tests utilisateurs ont été réalisés pour
  valider larchitecture du site
• Tournée des comités de gestion
• Adoption de la maquette par le Comité aviseur
• Adoption de la maquette par le Comité de
  direction

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Phase Architecture et études dimpact - Contenu

• Difficultés rencontrées
• Culture organisationnelle
• Passer dun site bâti en fonction de
  lorganigramme à un site orienté clientèle
• Gestion décentralisée des sites (contenu et
  contenant)
• Adhésion

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Phase Architecture et études dimpact - Contenant

• Démarche de la proposition technologique
• Échelonnée de mai 2003 à décembre 2003
• Basée sur les besoins exprimés lors des
  architectures informationnelles et
  technologiques
• Élaboration de critères fonctionnels et
  technologiques
• Recommandation au Ministère de se doter dun
  progiciel de type CMS (Content Management
  System)
• Analyse portant sur le choix de logiciels
  réalisée
• 5 produits sélectionnés (il en existe près de 250
  sur le marché), afin de valider sur le plan
  théorique les différents critères identifiés.
• 3 produits retenus pour des bancs dessais et
  finalement, MCMS a été recommandé comme solution
  pour la gestion de contenu du nouveau site
  Internet du Ministère.

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Phase Architecture et études dimpact Contenant

• Proposition dune solution web
• Thèmes de critères
• Création des contenus
• Gestion des contenus
• Publication et présentation
• Attribution de priorité aux différents critères
  (1 à 10)

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Phase Architecture et études dimpact Contenant

• Critères retenus

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Phase Architecture et études dimpact Contenant

• Lanalyse des besoins
• de larchitecture informationnelle
• des critères retenus concernant la gestion de
  contenus
• de la priorité qui leur est accordée
• nous a amené à proposer un outil de gestion de
  contenu CMS pour la solution densemble de
  gestion de contenu.

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Phase Architecture et études dimpact Contenant

• Recommandations
• une liste de critères techniques doit être
  établie pour le choix dun outil CMS
• une évaluation théorique doit être effectuée
  parmi les outils CMS disponibles sur le marché,
  selon les besoins de larchitecture
  informationnelle et lensemble des critères
  retenus tant fonctionnels que techniques
• des essais pratiques (banc dessais) doivent être
  effectués parmi les outils sélectionnés, afin
  den retenir un seul
• des preuves de concept doivent être effectuées
  lors des essais, afin de démontrer comment on
  peut intégrer les applications Cold Fusion du
  Ministère.

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Phase Architecture et études dimpact Contenant

• Thème Pondération
• Critère Techniques  
• Support de la langue française 10 
• Les navigateurs supportés 10 
• Composants clients 5 
• Moteur de recherche 9 
• Fournisseur reconnu 10 
• Support 10 
• Documentation technique 10 
• Statistiques de fréquentation 2 

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Phase Architecture et études dimpact Contenant
Critères techniques - suite

• Performance à lutilisation 8 
• Systèmes dexploitation 10 
• Serveur Web 10 
• Gestion des utilisateurs 10 
• Utilisation de Active Directory 10 
• Authentification unique 6 
• Dépôts de données 10 
• Disponibilité 10 
• Serveur d'application 4 
• Coût 3

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Phase Architecture et études dimpact Contenant

• Validation de la solution Web retenue
• Cinq (5) produits retenus
• Fournisseur Nom du produit
• Consyst SQL RepCM
• Macromedia Spectra
• Microsoft Content Management
  Server(CMS)
• Oracle Oracle 9iAS Portal
• RedDot Solution RedDot CMS

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Phase Architecture et études dimpact Contenant

• Produits retenus pour les bancs dessais
• Microsoft - Content Management Server (CMS)
• obtient un très bon pointage (271)
• sintègre très bien dans lenvironnement
  Microsoft du Ministère
• fournisseur reconnu qui offre un bon service
• le Ministère détient déjà une licence de ce
  produit.
• Macromedia - Spectra
• obtient un bon pointage (248), même si cest le
  plus bas
• apparaît être une solution qui permettrait
  dintégrer les applications existantes plus
  aisément
• utilise une technologie que la Direction des
  ressources informationnelles maîtrise bien (Cold
  Fusion).
• Consyst SQL Rep CM
• obtient le meilleur pointage (279)
• solution moins onéreuse qui offre toutes les
  fonctionnalités recherchées
• support en langue française et grande
  disponibilité du
• fournisseur.

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Phase Architecture et études dimpact Contenant

• Déroulement du banc dessai
• Les essais effectués avec chacun des produits se
  déroulent selon les activités suivantes 
• Installation
• évaluation des fonctionnalités
• réalisation dune preuve de concept avec
• Cold Fusion
• présentation dun démo.

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Phase Architecture et études dimpact Contenant

• Le produit commercial de gestion de contenu CMS
  de Microsoft (MCMS) a été retenu.
• Il a été utilisé pour construire un prototype du
  nouveau site Internet.
• Fonctionnement
• Les fournisseurs de contenu utilisent leur
  navigateur Internet pour ajouter ou modifier leur
  contenu dans le site. Aucune connaissance
  technique (programmation, infographie) nest
  nécessaire pour gérer le contenu. La mise en page
  est prise en charge par loutil.
• Les processus dapprobation garantissent
  l'exactitude et la pertinence du contenu.
• La gestion des versions antérieures est faite
  automatiquement.

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Phase Architecture et études dimpact Contenant

• Les orientations relatives à lorganisation du
  travail
• Coordination et soutien ministériels
• Une coordination ministérielle des contenus, de
  la présentation et des technologies du site
  Internet doit être assurée
• Cette coordination ministérielle doit offrir un
  appui aux secteurs et être performante
• Dynamisme et implication des secteurs
• Le dynamisme sectoriel doit être préservé et
  encouragé
• Les fournisseurs de contenu doivent avoir accès à
  des moyens facilitants et adaptés à leur rôle

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Phase Architecture et études dimpact Contenant

• Chacun son rôle
• Lexpertise en communication Web et dans les
  techniques de publication Web doit être
  concentrée au sein des équipes ministérielles de
  gestion du site et offerte aux secteurs
• Les secteurs doivent jouer un rôle de
  spécialistes des contenus et de linformation
  destinée aux utilisateurs du site
• Pratiques
• Les pratiques doivent être encadrées par des
  politiques, des règles et des normes
• Les règles du jeu doivent être claires et connues
  de tous
• Organisation du travail
• Lorganisation du travail et les processus reliés
  au site Internet doivent être formalisés et
  diffusés
• Les rôles et responsabilités doivent être clairs
  et
• connus de tous

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Phase Architecture et études dimpact Contenant

• Environnement de collaboration
• Un environnement de collaboration (systèmes et
  outils) doit supporter les processus et
  favoriser la collaboration entre léquipe de
  soutien et les secteurs
• Les outils doivent être conviviaux et accessibles
  aux intervenants des secteurs

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Phase Architecture et études dimpact Contenant

• Étude dimpact sur lorganisation du travail
• Un processus léger pour la mise à jour des
  contenus
• Parcours 1 publication directe sans validation
  de la DC dans des cas prédéfinis par le Comité de
  contenu (ex rappels daliments)
• Parcours 2 publication avec validation dans les
  autres cas
• La mise à jour des contenus informationnels
  provenant de bases de données ou dapplications
  sectorielles (Carrefour alimentaire, banque sur
  les espèces aquatiques, etc.) ne nécessite pas
  lapprobation de la DC la validation de ces
  contenus est assurée par les mécanismes de
  validation internes du secteur responsable
• Un processus pour répondre aux nouveaux besoins
• Un travail déquipe entre le secteur et léquipe
  de soutien de la DGSG
• Projets majeurs qui demandent un financement
  spécifique
• Projets de grande complexité ou à impacts
  importants
• Étude dopportunité légère
• Dossiers daffaires pour les projets
  retenus(exemple fiche de projet déposée au
  CDTI)

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Phase Architecture et études dimpact Contenant
Schéma du processus des mises à jour régulières
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Phase Architecture et études dimpact Contenant

• Partage des rôles et responsabilités
• Rôle des secteurs
• Spécialistes des contenus
• Enjeux
• Travailler en réseau pour sassurer que les
  composantes soient orientées clientèles
• Transformation des rôles webmestre sectoriel
  versus experts de contenu
• Rôle de la DGSG
• Direction des communications
• Aide-conseil à la présentation de linformation
• Support et conseil en rédaction Web
• Infographie
• Direction des ressources informationnelles
• Conception informatique du site
• Support informatique
• Enjeu Des niveaux de services à établir et à
  maintenir

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Gestion du changement
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Gestion du changement
31
Gestion du changement
32
Gestion du changement

• Stratégie de formation
• Phase réalisation et implantation
• Phase de maintenance

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Phase Réalisation et implantation

• Dépôt de la Vision
• daffaires électroniques
• recommandant la
• refonte du site Internet Juillet 2001
• Rencontres de groupes de discussion  focus
  group 
• Avril 2002
• Élaboration et adoption des principes
  directeurs Mai-août 2002
• Élaboration du projet

• Déterminer dans le détailce que sera le site
  Interneten définissant et enstructurant les
  contenus
• Analyser les impacts
• Plus précisément
• - faire linventaire du contenu
• - classifier, hiérarchiser et schématiser
  le contenu
• - analyser les impacts sur lorganisation
  du travail
• - élaborer une architecture technologique
  adéquate
• - valider les travaux réalisés à laide
  dun prototype et dun test utilisateur.

• Détails de réalisation
• rédaction de contenus
• réalisation de linfographie
• préparation de linfrastructure
• technologique
• - intégration des pages Web
• - programmation de la
• gestion des contenus
• dynamiques.
• Installation de lasolution Web dans
  sonenvironnement dediffusion Internet
• Mise en ligne du sitesur le réseau Internet
• Promotion du site

De janvier 2004 au 1er novembre 2004
De mars 2003 au15 décembre 2003
De janvier 2004 au 1er novembre 2004
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Phase Réalisation et implantation - Contenu

• Mise en ligne dun site intranet de pilotage
• Élaboration de larchitecture détaillée avec le
  Comité de contenu
• Identification des fournisseurs et des
  approbateurs pour chaque contenu
• Stratégie de communication interne
• Équipe de rédacteurs Web
• Formation des rédacteurs
• Cahier des normes rédactionnelles
• Rédaction dune première ébauche des pages par la
  DC
• Bonification et approbation des pages par les
  secteurs
• Développement du concept graphique et approbation
• Réalisation graphique et découpage pour la
  réalisation des gabarits
• Contrôle qualité des gabarits
• Intégration des contenus automatisé et manuelle
• Contrôle qualité
• Formation des fournisseurs et des approbateurs
  (Guide de formation)
• Création des droits daccès dans MCMS

35
Phase Réalisation et implantation - Contenu

• Difficultés rencontrées
• Développer le contenu et le contenant en
  simultanée
• La disponibilité des fournisseurs et des
  approbateurs pour valider et approuver les
  contenus
• Ladhésion

36
Phase Réalisation et implantation - Contenant

• Les activités de réalisation se présentent en
  sept groupes 
• Mise en place des environnements
• Mise en place des outils
• Développement des composantes
• Création des contenus
• Intégration des composantes
• Tests intégrés
• Préparation de limplantation.

37
Phase Réalisation et implantation - Contenant
38
Phase Réalisation et implantation - Contenant

• Enjeux reliés à la réalisation du site Internet
• Une équipe de projet dédiée au projet
• Implication et disponibilité des ressources des
  secteurs
• Arrimage avec le projet dinfrastructure

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Phase Implantation et implantation - contenant

• Les activités dimplantation se présentent en
  cinq groupes 
• Installation
• Approbation du site
• Mise en place des rôles
• Gestion du changement
• Mise en ligne.

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Phase Maintenance

• Maintenance (assurer ledynamisme et lévolution
  dusite en conformité avec lesbesoins de
  lorganisation)

• Dépôt de la Vision
• daffaires électroniques
• recommandant la
• refonte du site Internet Juillet 2001
• Rencontres de groupes de discussion  focus
  group 
• Avril 2002
• Élaboration et adoption des principes
  directeurs Mai-août 2002
• Élaboration du projet

• Détails de réalisation
• rédaction de contenus
• réalisation de linfographie
• préparation de linfrastructure
• technologique
• - intégration des pages Web
• - programmation de la
• gestion des contenus
• dynamiques.
• Installation de lasolution Web dans
  sonenvironnement dediffusion Internet
• Mise en ligne du sitesur le réseau Internet
• Promotion du site

• Déterminer dans le détailce que sera le site
  Interneten définissant et enstructurant les
  contenus
• Analyser les impacts
• Plus précisément
• - faire linventaire du contenu
• - classifier, hiérarchiser et schématiser
  le contenu
• - analyser les impacts sur lorganisation
  du travail
• - élaborer une architecture technologique
  adéquate
• - valider les travaux réalisés à laide
  dun prototype et dun test utilisateur.

De mars 2003 au15 décembre 2003
De janvier 2004 au 1er novembre 2004
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Phase Maintenance
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Phase Maintenance
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Phase Maintenance
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Phase Maintenance
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Phase Maintenance
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Phase Maintenance

• Enjeux reliés à la maintenance du site
• Capacité des équipes de soutien (DGSG) et niveaux
  de service
• Traitement des demandes et différenciation des
  projets
• Parcours de mise à jour régulière
• Définition des besoins et des solutions
  (modification et évolution)
• Intégration avec les mécanismes de gestion du
  MAPAQ
• Clarification et diffusion des règles du
• jeu

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Avantages et limites

• Satisfaction de la clientèle
• Le site répond davantage aux attentes de la
  clientèle(basé sur les Focus group et la
  Vision daffaires électroniques)
• Le site est construit pour faciliter la
  navigation(validé par des tests auprès des
  utilisateurs)
• Le site présente de linformation à
  jour(facilité de mise à jour du contenu)
• Le site offre une façon uniforme de retrouver
  linformation
• Le site devient un comptoir virtuel dinformation
  et deservices

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Avantages et limites

• Cohérence de limage du Ministère sur Internet
• La diffusion de linformation est encadrée par
  une politique
• Le nouveau site de type portail permet de
  regrouper les informations communes tout en
  respectant les particularités sectorielles et le
  dynamisme régional
• Le site est conforme au PIV et au Cadre de
  diffusion de linformation gouvernementale
• Le nouveau site permet détablir des liens vers
  certains services offerts par des partenaires

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Avantages et limites

• Organisation du travail
• Une solution technologique commune facilite
  laformation et le support et réduit ainsi les
  coûts globauxde fonctionnement
• Les tâches sont mieux définies entre les
  différentsintervenants Web (infographistes,
  intégrateurs Web, rédacteurs, approbateurs, etc)
• La formation dun comité de contenu améliore
  lacirculation dinformation entre les secteurs
  et éviterala duplication des contenus
• Les règles de mise en page et la politique de
  diffusionfacilite le travail des différents
  intervenants

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Conclusion Le site au quotidien

• 2 édimestres et 1 intégrateur à la Direction des
  communications
• 1 développeur et 1 webmestre à la Direction des
  ressources informationnelles
• 250 fournisseurs et approbateurs de contenu
• Améliorations (publications, etc.)
• Politique éditoriale
• Évaluation du site
• Animation du site