Rglements fdraux des tatsUnis et Flux des fonds fdraux

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Règlements fédéraux desÉtats-Unis et Flux des
fonds fédéraux
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Règlements fédéraux des États-Unis

• Le gouvernement fédéral des États-Unis a établi
  de nombreux règlements pour les organisations
  auxquelles il octroie des fonds. Ces règlements
  adressent tous les aspects de la direction dune
  organisation.
• Les règlements fédéraux des États-Unis
  comprennent
• Comment les fonds fédéraux sont dépensés
• Comment les fonds fédéraux sont justifiés
• Le type de système de comptabilité utilisé par
  une organisation
• Le type de dépenses autorisé pour les fonds
• Quand et comment préparer les rapports financiers
  qui seront remis au gouvernement.
• Puisque la NED et ses cessionnaires dépensent
  tous deux les fonds fédéraux, ils doivent tous
  deux suivre les mêmes règlements des États-Unis.
  La NED doit observer les mêmes règlements que
  ceux quelle exige de ses cessionnaires.

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Bureau de la gestion et du budget des États-Unis
(OMB)

• LOMB est la section du gouvernement des
  États-Unis qui établit les règles et règlements
  financiers. Il publie les circulaires, ou
  directives, concernant tous les aspects du
  contrôle financier.
• Les deux circulaires les plus importants de lOMB
  pour les organisations sans but lucratif sont le
  Circulaire A-110 de lOMB et le Circulaire A-122
  de lOMB.
• Nous étudierons bientôt ces deux circulaires de
  lOMB mais pour linstant, jetons à coup dil
  sur la façon dont les fonds passent du Congrès
  américain à la NED et aux cessionnaires de la
  NED.

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LE FLUX DES FONDS À LA NED ET À SES CESSIONNAIRES
BUDGET DU PRÉSIDENT DES ÉTATS-UNIS
LE CONGRÈS AMÉRICAIN APPROUVE LE BUDGET
LE DÉPARTEMENT DÉTAT REÇOIT LES FONDS DU CONGRÈS
LE DÉPARTEMENT DÉTAT VÉRIFIE LES LIVRES DE LA
NED TOUS LES 3 ANS
LA NED REÇOIT UNE SUBVENTION DU DÉPARTEMENT
DÉTAT
DES VÉRIFICATEURS EXTERNES VÉRIFIENT CHAQUE ANNÉE
LES LIVRES DE LA FDN
LE CESSIONNAIRE DE LA NED REÇOIT UNE SUBVENTION
DE LA NED
LA NED EFFECTUE UNE RÉVISION DES FACTURES DU
CESSIONNAIRE
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Circulaire A-110 de lOMB

•  Des exigences administratives uniformes pour
  les subventions et accords avec les
  établissements denseignement supérieur, les
  hôpitaux et autres organismes sans but
  lucratif. 
• But Ce circulaire présente les normes à
  utiliser lors de ladministration des subventions
  octroyées aux organismes sans but lucratif.

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Gestion financière et des programmes

• .21 Normes pour les systèmes de gestion
  financière
• Les systèmes comptables du Cessionnaire
  doivent être exacts, à jour et complets. Ils
  doivent identifier la provenance des fonds et
  comment ceux-ci seront utilisés. Le Cessionnaire
  doit avoir le contrôle de ses fonds, de sa
  propriété et de tous ses autres biens. Le coût
  dun projet doit être comparé au budget dudit
  projet. Les livres comptables doivent être
  soutenus par des factures, des reçus, des
  feuilles de présence et toute autre documentation
  source.
• .22 Paiement
• Les Cessionnaires doivent être payés
  davance, à condition quils (1) demandent
  uniquement à recevoir des fonds qui seront
  dépensés dans un futur proche, et (2) aient un
  système de gestion financière sain.
• .25 Révision du budget et des plans de programmes
  
• Les Cessionnaires doivent faire part de
  toute déviation au budget ou aux activités du
  projet et obtenir lapprobation préalable pour
  ces révisions.

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Normes des biens-fonds

• .34 Équipement
• Le cessionnaire peut utiliser léquipement
  acheté pour le projet tant que cet équipement
  sera nécessaire. Les fiches déquipement doivent
  être maintenues avec exactitude et comprendre une
  description de léquipement, le numéro de série
  du fabricant, la date de lachat, lemplacement
  et létat de léquipement ainsi que son coût. Un
  inventaire physique de léquipement doit être
  préparé et comparé aux fiches de léquipement au
  moins une fois tous les deux ans. Un système doit
  être en vigueur afin dempêcher que léquipement
  soit perdu, endommagé ou volé.

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Rapports et dossiers

• .51 Contrôle et rapports de la performance des
  programmes
• Le contrôle et la gestion de chaque projet sont
  la responsabilité des cessionnaires. Les rapports
  doivent comparer les accomplissements effectués
  et les objectifs établis pour la période ainsi
  que les raisons pour lesquelles les objectifs
  nont pas été atteints. Dautres données
  importantes comprennent une analyse et une
  explication de tout dépassement de coût ou des
  articles dont le prix de revient est élevé.
• .52 Rapports financiers
• Lorsque des fonds sont remis aux cessionnaires,
  le cessionnaire doit remettre des rapports
  financiers trimestriels.
• .53 Conditions de rétention et daccès aux
  dossiers
• Les rapports financiers, les documents
  pertinents, les données statistiques, et tous
  autres éléments dimportance relatifs à une
  subvention doivent être gardés pour une période
  de trois ans.

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Résiliation et exécution

• .61 Résiliation
• Les subventions peuvent être résiliées en tout
  ou en partie
• (1) Si le cessionnaire ne se conforme pas aux
  modalités et conditions dune subvention
• (2) Par le concédant avec le consentement du
  cessionnaire
• (3) Par le cessionnaire après avoir envoyé un
  avis écrit au concédant donnant les raisons pour
  ladite résiliation.
• .62 Exécution
• Si un cessionnaire ne se conforme pas de façon
  appréciable aux modalités et conditions dune
  subvention, le concédant peut
• (1) Différer temporairement tout paiement
  en espèces
• (2) Rejeter (refuser) tout ou une partie du
  coût de lactivité non conforme
• (3) Interrompre ou annuler la subvention
• (4) Différer toute subvention ultérieure
• (5) Prendre dautres mesures légalement
  disponibles.

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CIRCULAIRE A-122 DE LOMB

•  Principes des coûts pour les organisations
  sans but lucratif 
• But Ce circulaire établit les principes
  utilisés pour déterminer si les dépenses
  effectuées par un cessionnaire sont admissibles.

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PRINCIPES GÉNÉRAUX

• Considérations de base
• Admissibilité des coûts. Pour être admissible aux
  termes dune subvention, les coûts doivent
  répondre aux critères suivants
• Être raisonnables
• Être en accord avec les politiques et procédures
• Être traités de façon homogène
• Ne pas faire partie des coûts pour un autre
  programme
• Être documentés de façon appropriée.
• Coûts raisonnables. Un coût est raisonnable sil
  nexcède pas la somme quune personne prudente
  dépenserait.

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CERTAINS ÉLÉMENTS DU COÛT DE REVIENT

• Voici certains principes pour ladmissibilité de
  coûts spécifiques.
• Boissons alcoolisées. Les frais pour des boissons
  alcoolisées ne sont pas admissibles.
• Salaires. Les salaires payés aux employés
  doivent être raisonnables pour le travail
  effectué. Le travail est raisonnable sil est
  comparable à celui payé pour un travail
  comparable dans le marché de lemploi.
• Frais pour divertissements. Le coût des loisirs
  nest pas admissible.
• Amendes et pénalités. Le coût des amendes et
  pénalités suite à une infraction à la loi nest
  pas admissible.
• Entretien et frais de réparation. Le coût encouru
  pour la maintenance, les réparations ou
  lentretien de léquipement est admissible.

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CERTAINS ÉLÉMENTS DU PRIX DE REVIENT

• Matériel et fournitures. Le coût du matériel et
  des fournitures nécessaires pour mettre la
  subvention à exécution est admissible.
• Réunions et conférences. Le coût pour mener des
  réunions et des conférences, y compris la
  location des installations, les frais dhôtel,
  les repas, et les honoraires des orateurs est
  amissible.
• Frais des services professionnels. Le coût
  associé aux conseillers ou professionnels (tels
  que les comptables) ayant des aptitudes
  spécifiques et qui ne sont pas des cadres ou
  directeurs de lorganisation est admissible.
• Frais de transport. Les frais de transport, y
  compris les frais de port, de service de courrier
  exprès et daffranchissement sont admissibles.
• Frais de déplacement. Les frais de déplacement
  pour le transport, lhébergement, les repas et
  les articles y afférent pour les employés
  voyageant pour les besoins du service sont
  admissibles. La différence entre le coût dun
  billet davion de première casse et un billet de
  moins que la première classe nest pas admissible.