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Conf rences audiovisuelles. Notes g n rales. D pendant de l ' quipement, le signal peut ... Conf rences audiovisuelles. Inconv nients. Il peut se produire certains ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: S


1
Analyse critique des différents outils
supportant les processus de groupes
Présenté par Isabelle Giroux Sachenne Wagner
2
Plan
  • 1- Processus de groupe
  • 2- Groupware
  • 3- Réactions individuelles
  • 4- Utilisation d outils informatiques
  • 5- Les outils d aide à la gestion des processus
    de groupe
  • 6- Conclusion

3
Carte cognitive
Processus de groupe
Télétravail
Système de support des processus de groupe
Prise de décision (GDSS)
Communication de groupe (CGSS)
Outils informatiques (Groupware)
4
Processus de groupe
  • Définitions
  • Ensemble de tâches communes effectuées par un
    groupe qui partage des buts communs
  • Mécanismes de partage d opinion et de ressources
  • Dans le cadre du cours, processus de groupe en
    contexte d entreprise.

5
Processus de groupe
  • Avantages
  • Compréhension des problèmes et détection des
    erreurs
  • Responsabilisation des personnes impliquées
  • Multiplication des connaissances et des
    alternatives de solutions ? meilleures
    solutions
  • Effet de synergie

6
Processus de groupe
  • Avantages
  • Efficacité d obtention d information
  • Distribution de l information d aval en amont
  • Communications interdépartementales
    (transversale)
  • Équilibre le risque
  • Stimule la participation

7
Processus de groupe
  • Inconvénients
  • Pression sociale et conformité
  • Processus long
  • Manque de coordination et planification
  • Mauvaise influence du groupe
  • Tendance à se fier à quelquun
  • Consensus difficile
  • Analyse incomplète des tâches
  • Mauvaise ou sous-utilisation de linformation
  • Mauvaise représentation du groupe

8
Groupwares
  • Définitions
  • Ensemble de technologies permettant de supporter
    les processus de groupe
  • Facilite la résolution de problèmes lorsque
    celle-ci nécessite la collaboration de plusieurs
    personnes.

9
Groupwares
  • Causes de l émergence des groupwares
  • 1- L organigramme des entreprises s aplati.
    Ceci implique donc que la collaboration
    décisionnelle est de plus en plus présente dans
    les stratégies d entreprise.
  • 2- L émergence des technologies d information,
    de même que le surplus d information qui en
    découle, ont amené la nécessité, d utiliser de
    nouveaux outils, plus performants que les outils
    traditionnels, pour gérer les communications et
    le flot d information qui en découle

10
Utilisation des Groupwares
  • Avantages
  • Multiplie tous les avantages des processus de
    groupes traditionnels
  • Anonymat favorise la participation
  • Multiplication des idées
  • Abstraction des limites temporelles et
    géographiques
  • Baisse des coûts de communications (interurbains)

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Utilisation des groupwares
  • Inconvénients
  • Changement de culture organisationnelle
    (réticence aux changements)
  • Augmentation du nombre d information non
    pertinente
  • Coûts liés au tri de l information
  • Perte d informations pertinentes
  • Consensus plus difficile

12
Les réactions individuelles
  • Pour que l utilisation des technologies dans les
    processus de groupe soit vraiment efficace,
    l acceptation de celles-ci par les utilisateurs
    est nécessaire.
  • Toutefois, chaque personne est différente en ce
    qui concerne l adoption des nouvelles
    technologies.

13
Les réactions individuelles
  • Une partie des réactions individuelles dépend du
    processus de la diffusion de la technologie. Ce
    dernier peut être défini comme étant
  •  Un processus par lequel une idée nouvelle est
    communiquée à travers certains réseaux, formels
    ou informels, composant le système social 
    (Rogers 1983, traduction libre).

14
Les réactions individuelles
  • Les réactions des utilisateurs dépendent aussi du
    processus d adoption organisationnel
    (engagement, adoption, secteur) de même que des
    bénéfices personnels que peuvent en retirer les
    utilisateurs (niveau d application, cercle
    social, etc..)

15
Les réactions individuelles
  • Pionniers
  • A.P. Adopteurs précoces
  • P.M. première majorité
  • M.R. majorité retardataire
  • retardataires

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Les réactions individuelles
  • Le processus individuel sous-tendant l adoption
    des technologies.
  • Information persuasion décision utilisation
    (implantation)

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Outils informatiques supportant les processus de
groupe
  • Conférences audio-visuelles
  • Messagerie électronique
  • Chat (monde virtuel)
  • Forums
  • Système d aide à la décision de groupe  (GADG)
  • CGSS

Utilisés individuellement ou en combinaison pour
créer des systèmes supportant les processus de
groupe
18
Outils informatiques supportant la gestion des
processus de groupe
  • Workflow
  • Calendrier électronique
  • Gestion des documents

Utilisés individuellement ou en combinaison pour
créer des systèmes supportant les processus de
groupe
19
Les conférences audio-visuelles
  • Utilités
  • Permet de travailler et visualiser simultanément
    sur un même écran ou sur deux écrans différents.
  • Permet un échange rapide de données

20
Conférences audiovisuelles
  • Équipement nécessaire
  • Carte
  • PC
  • Caméra (de bonne qualité)
  • Pas de modem standard, mais une boîte sur ligne
    téléphonique ISDN
  • OU achat d un KIT complet (gt 20 000)

21
Conférences audiovisuelles
  • Quelques produits offerts
  • Showme 2.0- Sun solutions
  • Aspect- Group logic inc.
  • Lotus notes- Lotus development
  • Oracle office- Oracle systems

22
Conférences audiovisuelles
  • Notes générales
  • Dépendant de l équipement, le signal peut être
    retransmis à une ligne ou à plusieurs lignes,
    simultanément. Ex au H.E.C. on ne peut que
    retransmettre le signal sur une ligne alors que
    le kit tout inclus permet de le retransmettre sur
    plusieurs lignes.
  • Dans tous les cas, le signal peut être retransmis
    à un ou plusieurs endroit simultanément

23
Conférences audiovisuelles
  • Avantages
  • Facile d utilisation
  • Peut se faire avec relativement peu d équipement
  • Il est possible de voir les gens et non pas
    seulement le fruit du travail de groupe

24
Conférences audiovisuelles
  • Inconvénients
  • Il peut se produire certains délais entre
    l audio et le visuel.
  • Cela nécessite un équipement assez coûteux, si
    l on veut avoir une excellente qualité de son et
    d image
  • La vitesse de diffusion dépend de la vitesse des
    lignes téléphoniques

25
La messagerie électronique
  • Fonctions élémentaire
  • lire, écrire et recevoir des messages
  • gérer les destinataires
  • gérer les messages

26
La messagerie électronique
  • Les fonctions évoluées
  • Classer des messages
  • Liste de diffusion
  • Rechercher un correspondant
  • Créer et gérer les boîtes aux lettres
    électroniques d un réseau entier
  • Écoute et traitement des e-mails à partir d un
    téléphone
  • Laisser un message par téléphone qui pourra être
    lu ou écouté par le destinataire

27
La messagerie électronique
  • Ce que cela inclut
  • Infrastructure de messagerie
  • Le système de messagerie
  • Parfois, un calendrier électronique
  • Parfois, un système de plage horaire

28
La messagerie électronique
  • Quelques échantillons de produits
  • ccmail-lotus development
  • Microsoft mail/exchange
  • MLTS- novell
  • time and place /2- IBM
  • Sites d intérêts
  • Fonctions de la messagerie électronique
  • Simulation d implantation

29
La messagerie électronique
  • Avantages
  • Facile à utiliser
  • Peu dispendieux (quelques fois gratuit)
  • filtres possibles
  • sélection et rangement automatique des messages
    possible
  • Peut s utiliser à partir de n importe quel PC,
    à partir d Internet

30
La messagerie électronique
  • Inconvénients
  • Interception des messages possible (donc pas de
    message à caractère confidentiel)
  • Parfois, les délais peuvent être longs entre
    l envoie et la réception
  • Ne convient pas pour effectuer une rencontre
    entière dans le cadre d un travail de groupe.

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Chat
  • Conversation retransmise en direct sur internet
    dans un  lieu  virtuel privé
  • Mode caractère ou mode graphique
  • Création d une liste d usagers autorisés
  • Envoi de messages, fichiers et adresses WEB

32
Chat
  • Inconvénients
  • Parasites, si contrôle d accès inadéquat
  • Risque de perte de productivité des employés
  • Source de virus
  • Avantages
  • Lien plus interactif que les forums et les
    messageries
  • Contrôle des accès
  • Communication rapide

33
Chat - Logiciels
Activer s Ding
Ichat
ICQ
34
Forum
  • Transposition électronique d une salle de
    babillard
  • Messages actuels et archivés accessibles par tous
    les usagers
  • FAQ recueil des questions et réponses les plus
    fréquentes et les plus utiles
  • Peut être privé à l usage exclusif des membres
    d un groupe donné

35
Forum
  • Avantages
  • Contrôle des accès
  • Obtention rapide dinformation sur un sujet
    précis
  • Augmente la connaissance organisationnelle
  • Inconvénients
  • Gestion difficile des messages lorsque le volume
    est élevé
  • La durée de vie des messages dépend de la mémoire
    disponible sur le serveur

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Système daide aux décisions de groupe
  • Ensemble de ?logiciels
  • ?équipements informatiques
  • ?langage et interface conviviaux
  • ?procédures et méthodologies
  • ?facilitateur - coordonne lutilisation
    des technologies
  • ?technologies audio-vidéo
  • ?Base de données
  • ?lieu spécifique  salle de décision 
  • (virtuelle ou réelle)
  • supportant un groupe engagé dans un processus
    décisionnel

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Système daide aux décisions de groupe
  • Principales fonctions
  • Messagerie électronique
  • Réunions électroniques
  • (vidéo-conférences)
  • Gestionnaire dagenda
  • Traitement de texte de groupe
  • Gestionnaire de projet
  • Gestion des bases de données de groupe

38
Système daide aux décisions de groupe
Est-ce vraiment pertinent???
  • Buts
  • Permettre à plusieurs gestionnaires de travailler
    simultanément sur le même projet ou problème
  • Encourager la génération d idées, la résolution
    de conflit et la liberté d expression
  • Décourager le développement de comportements de
    groupe négatifs comme les conflits destructifs,
    la mauvais communication et les  groupthink 

39
Système daide aux décisions de groupe
  • Avantages
  • Génération accrue d idées par les participants
  • Communication au sein de grands groupes
  • Accès à de linformation complète, connaissances
    et habiletés
  • Accès facile et rapide à des sources
    d information externes
  • Vue globale du contexte par les participants
  • Meilleure planification et structure du processus
  • Résolution de conflit

40
Système daide aux décisions de groupe
  • Avantages
  • Meilleure coordination
  • Anonymat des participants
  • Interaction simultanée de plusieurs participants
  • Enregistrement des idées
  • Permet une plus grande fonctionnalité physique
  • Favorise la mémoire organisationnelle
  • Mobilise des grands groupes à de rapides
    changements
  • Réduction de la durée des réunions

41
Système daide aux décisions de groupe
  • Inconvénients
  • Efficacité dépend de la capacité des liens de
    communication
  • Exige beaucoup de ressources internes
  • Défi accès aux différentes bases de données
  • Syndrome du parasite

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Système daide aux décisions de groupe
  • Microsoft netmeeting
  • Le Module Conference de Netscape Communicator
  • Person to Person - IBM
  • TeamFocus - IBM
  • Council - CoVision
  • C.A. Facilitator - McCall/Szerdy
  • The virtual NoteBook - The forefront Group
  • Live PCs 100/200 - PictureTel
  • Lotus Notes
  • Fujitsu Desktop Conferencing
  • GroupSystems - Ventana Corporation
  • VisionQuest - Collaborative Technologies
    Corporation
  • Prism

43
Système supportant le travail d équipe virtuel
  • Ensemble déquipement et d applications
    informatiques et technologiques permettant à des
    gens dispersés géographiquement de travailler en
    équipe
  • Temps réel ou différé
  • Fonctionnalités disponibles

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Système supportant le travail déquipe virtuel
Analyse de logiciels
45
Workflow
  • Utilités
  • Aide à la gestion du travail de groupe
  • Outil de diagramme et d analyse
  • Gestion électronique des documents
  • Permet la visualisation, la modification, la
    recherche, l impression, l échange,
    l archivage et la sauvegarde des différents
    documents de l entreprise.
  • Coordonne les actions des divers intervenants

46
Workflow
  • Utilités (suite)
  • Peut permettre l automatisation de
    l enchaînement des tâches administratives
  • Permet de superviser le déroulement des processus

47
Workflow
  • Avantages
  • Permet la gestion des formulaires (adressage
    automatique des formulaires remplis à ceux qui
    doivent les approuver)
  • Permet au gestionnaire de suivre le cheminement
    des documents
  • Permet l archive des documents
  • Diminue les délais de traitements de
    l information
  • Facile d utilisation

48
Workflow
  • Inconvénients
  • Relativement dispendieux
  • Peut consommer beaucoup de temps

49
Workflow
  • Produits offerts
  • Workflow analyst-ATI
  • Flowmark - IBM
  • Jetform - Jetform Corp.
  • CadFrance
  • Site d intérêts
  • Axys consultants
  • Critères d évaluation

50
Les calendriers électroniques
  • Utilités
  • Permet de générer automatiquement une heure de
    rendez-vous où tous les principaux intervenants
    pourront être présents
  • Permet de diffuser à grande échelle les
    événements importants de l organisation

51
Les calendriers électroniques
  • Les produits offerts
  • Plusieurs compagnies offrant le service de
    messagerie électronique offre également le
    service de calendrier électronique. Par exemple,
    Microsoft outlook, novell, etc.

52
Les calendriers électroniques
  • Avantages
  • Économie de temps
  • Diffusion assurée de l information aux personnes
    concernées
  • Peu coûteux

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Les calendriers électroniques
  • Inconvénients
  • Cela prend un certain temps à ce que les employés
    développe le réflexe de toujours regarder le
    calendrier

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Outil de gestion des documents
  • Gestion des documents et des images électroniques
    utilisés par un groupe
  • Édition de groupe
  • Écran partagé de travail
  • Base de données des documents
  • Peu utilisé

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Outils de gestion des documents
  • Avantages
  • Mémoire organisationnelle
  • Accès rapide à linformation
  • Organisation des documents
  • Inconvénients
  • Le volume de données peut décourager les
    utilisateurs de consulter les documents

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Outils de gestion des documents
  • Xeroxs DocuShare 1.0
  • 695 / 25 usagers
  • (1 serveur)
  • 995 / 50 usagers
  • (1 serveur)
  • Converti les documents en HTML
  • Publié via un serveur Web
  • Organisation des filières et annotation
  • Outil de recherche efficace
  • Installation simple
  • Seulement avec Windows NT 4.0 ou Sun Solaris 2.5
  • Net-it Central 1.0
  • 1995 / 100 documents
  • 4995 / nombre illimité de documents
  • Converti les documents en HTML
  • Publiés via le serveur Web
  • Faible contrôle et sécurité
  • Délai de visualisation court
  • Ne permet pas les annotations et commentaires
  • Seulement avec Windows NT 4.0 ou 95

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Outils de gestion des documents
  • Face-to-Face - Crosswise
  • MarkUp - Mainstay Software
  • OnGo Document Management - Uniplex
  • Workflo - Filenet
  • Floware - Recognition Technologies
  • Documentum - Documentum, Inc

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Avenues de recherche
  • Étude expérimentale sur la quantité d idées
    générée par un groupe dans un contexte
    non-informatisé et un lieu commun comparativement
    à un contexte informatisé où les membres sont
    dispersés géographiquement
  • Impact de l utilisation de la messagerie
    électronique sur le délai de transfert des
    informations entre services

59
Références
  • Groupware

60
Merci de votre attention
  • Des questions?!?
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