R

1
Résolution de problèmes

• Groupe Recherche
• Delphine Haye
• Carine Passe-Coutrin
• David Cohen-Solal
• Benoît Phuez

2
Le contexte ?

• Labogena, un laboratoire danalyses génétiques
  animales
• 60 personnes (40 blouses blanches / 20 cols
  blancs)
• 3.000 clients (éleveurs, organismes
  professionnel, institutions publiques, organismes
  de recherche) dont 300 majeurs
• 1,5 M de Chiffre daffaire
• Leader français
• Des échantillons biologiques doivent être stockés
  à 20C
• 17.000 échantillons / an

3
Le problème ?

• Il ny a plus de place en chambre froide, il
  nest plus possible dy stocker des échantillons

4
La méthode ?
La méthode 4x4
Identifier le problème
Analyser le problème
Rechercher les solutions
Préciser la mise en œuvre
Récolter
Relevé de données
Brainstorming
Créativité
Brainstorming
Classer
QQOQC
Diagramme Ishikawa
Type de solutions
Diagramme de Gantt
Choisir
Vote pondéré
Tableau de critères
Plan daction retenu
Diagramme Pareto
Valider
Validation hiérarchique
Validation hiérarchique
Présentation du projet / suivi
Consensus
 Sortie 
Traiter ce problème en 1er
Agir sur cette cause
Retenir cette solution
Savoir comment sy prendre
5
Etape 1 / 1 ? Identifier le problème / Récolter
Outil Relevé des données

• Inventaire des échantillons stockés
• Relevé géométrique de la pièce
• Identification des personnes ayant accès à la
  chambre froide

6
Plan de la chambre froide
Etagères mobiles
Etagère fixe
Etagère fixe
-20C
20C
4C
7
Etape 1 / 2 ? Identifier le problème / Classer
Outil QQOQC

• Quoi Stockage des échantillons biologiques
  (sang, tissus danimaux)
• Qui Techniciens avec autorisation daccès
  (badges électroniques)
• Où Pièce externe au laboratoire maintenue à
  -20C
• Quand Le problème se pose depuis 2 mois
• Combien 130.000 échantillons

8
Etape 1 / 3 ? Identifier le problème / Choisir
Outil Vote pondéré

• Chaque membre du Groupe de Travail donne
• 2 points à son 1er choix
• 1 point à son 2ème choix

Carine Delphine David Benoit Total
Mauvaise gestion des règles de stockage 2 2 2 1 7
Mauvaise configuration des locaux 1 1 2 4
Manque de moyens financiers 0
Manque de main dœuvre 1 1
9
Etape 1 / 4 ? Identifier le problème / Valider
Outil Validation hiérarchique

• Compte rendu de réunion
• Présents Direction, Responsable Administratif
  et financier, Direction des Ressources humaines,
  Responsables Techniques, Groupe de travail
  Recherche
• Le problème a été abordé en comité de direction
  et les axes de travail proposés ont été validés.
• Axes de travail
• Règles de stockage
• Adaptation des locaux

10
Etape 2 / 1 ? Analyser les causes / Récolter
Outil Brainstorming
Règles de stockage
Organisation des locaux
Pas de formation
Pas de sensibilisation à limportance du rangement
Manque de règles
Vétusté des équipements
Mauvaise accessibilité (pas descabeau, cartons
entassés dans les couloirs)
Pas de plan daffectation des locaux
Trop pénibles
Pas dagrandissement de la chambre froide planifié
Pas connues
Pas détiquetage
Pas de règle délimination
Vêtements de protection non adaptés
Pas dinventaire
Etagères mal réparties
Optimisation de la salle
Pas de veille réglementaire
Non validées par la direction
Pas dexternalisation du stockage
Problèmes déclairage
Contenants pas adaptés
Manque de documentation
Pas de normes ISO
Pas de Responsable de la pièce
Stockage pour des tiers non récupéré
Manque de référent
11
Etape 2 / 2 ? Analyser les causes / Trier
Outil Diagramme dIshikawa
Règles de stockage
Organisation des locaux
12
Etape 2 / 3 ? Analyser les causes / Classer

• Au niveau des règles
• Les méthodes sont principalement mises en cause
• ? Pour identifier un axe prioritaire un Audit
  interne est déclenché
• Au niveau organisation des locaux
• Le matériel est principalement mis en cause
• ? Pour identifier un axe prioritaire, un
  inventaire des différents échantillons a été
  réalisé en fonction de leur provenance et de leur
  nature.

Outil Audit interne, Diagramme de Pareto
13
Etape 2 / 3 ? Analyser les causes / Classer

• Logigramme processus

Envoi des échantillons par le client
Réception
Préparation
Validation des résultats
Stockage
14
Etape 2 / 3 ? Analyser les causes / Classer

• Audit interne
• Conclusions
• Manque de cohérence des règles applicables à
  chaque unité
• Mauvaise sensibilisation du personnel
• Manque dimplication de la direction

15
Etape 2 / 3 ? Analyser les causes / Classer
Espèce Nombre déchantillons cumulé
Bovins 32.500 25 25
Equins 29.900 23 48
Ovins 28.600 22 70
Porcins 19.500 15 85
Caprins 13.000 10 95
Canins 3.900 3 98
Poissons 2.600 2 100

• Au niveau des espèces
• Il ny a pas despèce réellement dominante.

16
Etape 2 / 3 ? Analyser les causes / Classer
Type déchantillon Nombre déchantillons cumulé
Sang 104.000 80 80
Biopsie 11.700 9 89
Poils 6.500 5 94
Oreilles 4.550 3.5 97.5
Nageoires 2.600 2 99.5
Viande 650 0.5 100

• Au niveau du type déchantillon
• Les échantillons à traiter en priorité sont les
  sangs (80).

17
Etape 2 / 4 ? Analyser les causes / Valider
Outil Consensus du groupe de travail

• Compte rendu de réunion
• Présents Groupe de travail Recherche
• Le groupe de travail retient les causes suivantes
• Causes principales
• Manque de cohérence des règles de stockage
• Moyens de stockage des échantillons de sang
  (toutes espèces)

18
Etape 3 / 1 ? Rechercher les solutions / Récolter
Outil Créativité

• Recherche bibliographique
• Demandes auprès des clients sur leurs exigences
• Recherche normative
• Planification de réunions
• Harmonisation entre les responsables dunités
• Sensibilisation du personnel technique
• Communication interne par la direction

• Etude de marché sur
• Consommables de rangement
• Consommables de laboratoires
• Eclairage
• Moyens daccessibilité
• Protections individuelles contre le froid
• Moyens didentification
• Optimisation de lespacement des étagères

19

• La suite de lexposé sera axée uniquement sur
  lorganisation des locaux et plus
  particulièrement le rangement des échantillons de
  sang

20
Etape 3 / 2 ? Rechercher les solutions / Classer
Outil Tableau de critères
Evaluation des solutions proposées par les différents fournisseurs Evaluation des solutions proposées par les différents fournisseurs Evaluation des solutions proposées par les différents fournisseurs Evaluation des solutions proposées par les différents fournisseurs Evaluation des solutions proposées par les différents fournisseurs Evaluation des solutions proposées par les différents fournisseurs
Fournisseur Cout Maniabilité Adaptabilité aux étagères Gain de place Visibilité
Manutan 10 --
CML -- 3
VWR - 4
Fischer - 25
-- Point Négatif / Point Positif
21
Etape 3 / 3 ? Rechercher les solutions / Choisir
Outil Tableau de critères
Critère critique Adaptabilité puis tri par
gain de place
Fournisseur Cout Maniabilité Adaptabilité aux étagères Gain de place ? Visibilité
Fischer - 25
Manutan 10 --
VWR - 4
CML -- 3
22
Etape 3 / 4 ? Rechercher les solutions / Valider
Outil Validation hiérarchique
Compte rendu de réunion Présents Direction,
Responsable Administratif et financier, Direction
des Ressources humaines, Responsables Techniques,
Groupe de travail Recherche Le groupe de travail
présente ses résultats de recherche, et démontre
que le fournisseur  Fisher  est en mesure
daugmenter la capacité de stockage des
échantillons de sang de 25. Le comité de
direction valide le fait que le cout nest pas un
critère déterminant et cette solution est
choisie. Le groupe de travail est chargé de
planifier la mise en œuvre de cette solution.
23
Etape 4 / 1 ? Mettre en œuvre les solutions /
Récolter
Outil Brainstorming
Déterminer la date
Réception des consommables
Location camion frigorifique
Vider la CF
Attribution des tâches
Inventorier
Communication interne
Transférer dans le camion
Transférer les échantillons
Réaménagement des étagères
Rendre le camion
Transvaser dans le camion
Transférer dans la chambre froide
Féliciter le personnel
24
Etape 4 / 2 ? Mettre en œuvre les solutions /
Classer
Outil Diagramme de Gantt
Action Enchainement Pilote
Réception des consommables Groupe de travail
Déterminer la date Groupe de travail, Direction
Location camion frigorifique Groupe de travail
Communication interne Groupe de travail, Direction
Attribution des tâches Responsables, Direction
Vider la chambre froide Tout le personnel (gr 1)
Transférer dans le camion Tout le personnel (gr 1)
Transférer les échantillons Tout le personnel (gr 2)
Inventorier Tout le personnel (gr 2)
Transférer dans le camion Tout le personnel (gr 3)
Réorganiser les étagères Tout le personnel (gr 1)
Remplir la chambre froide Tout le personnel (gr 3)
Rendre le camion Groupe de travail
Féliciter le personnel Direction
25
Etape 4 / 3 ? Mettre en œuvre les solutions /
Choisir
Outil Plan daction

• Compte rendu
• Journée de réorganisation de la chambre froide
• Durée 1 journée
• Personnel 30
• Coût matériel 7.500
• Coût personnel 3.000
• Coût total 10.500
• Pilote Groupe de travail
• Période de réalisation idéale un lundi en
  janvier

26
Etape 4 / 4 ? Mettre en œuvre les solutions /
Valider
Outil Présentation du projet Suivi des résultats

• Rappel de la problématique Il ny a plus de
  place en chambre froide, il nest plus possible
  dy stocker des échantillons
• Gain de 40 soit 52.000 échantillons (3 ans de
  stockage)
• Perspectives
• Etendre aux autres types déchantillons
• Limites
• Solution non pérenne (Cf. définition des règles)
• La même démarche a été appliquée pour la
  définition des règles de stockages

27
Processus de réalisation
Elément Enchainement Date
Prise en compte de la commande 18/12/2008
Choix de le problématique 19/12/2008
Réflexions personnelles
Réunion de travail Doc V1 10/01/2008
Echanges
Réunion de travail Doc V2 18/01/2008
Echanges
Détermination de lordre de passage 05/02/2009
Validation du document Doc V3 07/02/2009
Présentation au Comité de Direction 14/02/2009
28
Retour dexpérience
Ce qui a marché ? Ce qui a moins bien marché ?
Bonne solidarité du groupe Participation équivalente des membres Choix dune problématique commune Utilisation des outils qualité Efficacité des rencontres Difficulté de concilier les emplois du temps respectifs
Comment mieux réaliser nos travaux de groupe à venir ? Comment mieux réaliser nos travaux de groupe à venir ?
Définition dun coordinateur Définition dun coordinateur