GEDeRMimagingcapture

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GED-eRM-imaging-capture
Université de Montréal Faculté des arts et des
sciences École de bibliothéconomie et sciences de
linformation
Cours SCI6144Automne 2009Séance 3
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Agenda séance 3

• Information non-structuré
• Problématique le besoin
• GED
• Imagerie
• Sous système de capture
• Architecture
• Record Management
• Les joueurs

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Linformation non-structure

• Information structuré versus non-structuré
• Definition information non-structuré
• Qui ne se retrouve pas dans une table/colonne
  dune base de données
• Types
• Microfilm
• Document
• Video Audio
• CAD

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Le cycle de vie de linformation
Active
Exception
Dormante
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La problématique le besoin

• Espace
• Conservation
• Recherche disponibilité de linformation
• Mémoire de lentreprise

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La GED

• Introduction
• Definitions
• Benefits
• Types de Documents
• Applications
• Composantes de la GED
• Fonctionnalités de la GED
• Fonctionnalités de la GED en mode WEB
• Conclusions

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Introduction

• Évolution
• Microfilm 16mm, 35mm, fiche CAR
• 1980 à 1990 Database Management Systems (DBMS)
• Image Management Systems (IMS)
• Fin 1990 Document Management Systems (DMS)
• Knowledge Management Systems (KMS)
• Début 2000 Multimedia Management Systems (MMS)
• 90 de linformation dune organisation se
  retrouve dans les documents versus base de
  données (Sprague, 1995).

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Définitions

• Un document est un artifact résultant dune
  transformation didée pour des gens en suivant un
  processus.
• Un document électronique ont les caractéristiques
  suivantes (Sprague, 1995)
• Contient de linformation de multiple format
  text, graphique, audio, video
• Multiple structures entête, footers, Table des
  matières, sections, paragraphes, tableaux
• Est dynamique est modifiable
• Peut dépendre de dautres documents

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Definitions

• Document Management (DM) (Sprague, 1995)
  création, storage, organisation, transmission,
  recherche, manipulation, modification, archivage
  lélimination de documents selon le besoin de
  lorganisation.

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Bénéfices

• Sprague (1995) bénéfices de la GED
• Générateur de revenus pour lentreprise
• Organisation/structure la communication
• Permet le BPM sur les documents
• Mémoire de lorganisation

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Bénéfices

• Réduction des cycles de production des documents
• Augmente laccessibilité à linformation
  (indexation et recherche plein texte).
• Assure la disponibilité de la dernière version
• Gère laccès et la disponibilité des versions
• Permet une meilleur reduce email
• Permet la mise en place de solution de workflow
• Permet la mise en place daudit
• Permet la réutilisation de linformation

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Type dindustries type de Documents

• Finance
• Pharmaceutique
• Aérospaciale
• Assurance
• Banque
• Université
• Commercial (distributeur)
• Gouvernement

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Composante de la GED
GED

Auteur Titre Description Date de création .
Métadata Management

Contenu Texte Graphique Indexe
Contenu
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DM Components
Applications
Document Management Functions
Organizational Communication
Create/ Capture
Store/ Organize
Retain/ Archive
Control/ Access/ Version
Attributes and Content
Assemble/ Publish/ Print
Org Memory
BPR
Transmit/ Route
Retrieve/ Synthesize
Review/ Annotate
Core Components
Revenue Generation
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Fonctionnalités

• Capture/Création http//www.docuware.com/main.asp?
  sigsol_scclanenlocin
• Numérisation, importation
• Capture meta-data ou attribut (indexation)
• Structure / file cabinet
• Standard (Medra)
• Indexation plein texte
• Check-in/Check-Out
• Storage/Organisation
• Base de données
• cabinets/folders
• Distribué

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Fonctionnalité GED

• Accès/ Contrôle de version
• Recherche
• Transmission
• Review/Annotate
• Assemblage/Publication/Impression
• Rétention/Archive

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Contraintes

• GED faible au niveau des documents imbriqués
  (utilisation de composantes externe)
• Template management not easy.
• Plusieurs solutions sur le marché provenants de
  plusieurs compagnies spécialisées en fonction des
  premières implementations.
• Difficile de calculer un ROI http//www.bplogix.co
  m/pricing/dmsroi.aspx
• Difficile de changer les habitudes

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Conclusions

• La GED est
• Le principal entrepôt pour le savoir de
  lorganisation (mémoire)
• Permet les liens entre les informations
• Permet une meilleur circulation de linformation
• Un seul endroit pour la recherche
• Permet la gestion de tous les types dobjets

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Conclusions

• Evolution des systèmes de gestion de
  linformation

Knowledge Management Systems
Filesystems
DBMS
GED
Org Learning Systems
Hierarchical/ Networked Relational Object-Oriented
Org Memory Systems
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Imagerie
Manuel Automatique import
Scanner Résolution séparation
Dossier Pages
Rescan
Indexation Recherche plein texte
Disque dure SAN Média alternatif
http//graphics.kodak.com/docimaging/CA/en/Product
s/Document_Scanners/Scanner_Selector/index.htm
Form drop out http//www.nupseso.com/Sluzby/Docume
nt_Servis/forms_processing-fr.htm
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Sous système de capture

• Kofax ascent capture presentation

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Record Management

• Gestion complet du cycle dinformation
• E-discovery (poursuite) http//www.stratify.com/so
  lutions/solutions_top.html
• Contrainte légale (conservation des documents)
• Contrôle de laccès (pipeda) http//www.priv.gc.ca
  /legislation/02_06_01_e.cfm
• Audit
• Protège linformation
• Assignation de linformation aux gestionnaires
• http//www.rmcompetency.org/questions.php

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Larchitecture
Collaboration
Capture
Interface usager
Interface API
MS Office
GED
E-RM
Work flow
Base de données
Répertoire
Full text index
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Les joueurs
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Les joueurs
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Lévolution

• Content management (CMS)
• Séparation des données versus présentation
• XML http//www.w3.org/XML/
• Feuille de style (CSS XSLT)
• Réutilisation des données avec
• des XML parser (base de données etc)
• Standard XML pour plusieurs industries
• Exemple XML industrie voyage
• http//www.opentravel.org/2009A/FS_OTA_AirDemandTi
  cketRQ.xsd
• Une longue évolution

SGML
HTML
XML
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La semaine prochaine

• Visite du Service de la gestion de documents et
  des archives
• Taïk Bourhis Responsable des systèmes de gestion
• Présentation du projet Hippocampe
• Démo du système SyGED
• Laboratoire