SECRETARA GENERAL

1
SECRETARÍA GENERAL
Ministerio de Cultura
República de Colombia
2
MISIÓN SECRETARÍA GENERAL
La Secretaría General es el eje del Ministerio de
Cultura que planifica, ejecuta y controla, todas
las actividades de apoyo administrativo,
tecnológico, financiero y de recurso humano
necesarias para el desarrollo de la misión
institucional. Por otra parte desarrolla obras de
infraestructura cultural y garantiza la
transparencia en el ejercicio de la función
pública.
3
VISIÓN SECRETARÍA GENERAL

• En el 2009, el Ministerio de Cultura se
  consolidará como una entidad con talento humano
  capacitado y con valores unificados líder en
  transparencia, eficacia y eficiencia en la
  prestación de los servicios soportada en recursos
  físicos modernos, actualizados con tecnologías de
  punta y de mejoramiento continuo.

4
Receptores Directos
Proveedores Directos

• Entes Gubernamentales Presidencia de la
  Republica, Vicepresidencia, Cámara de
  Representantes, Ministerios.
• Organismos de Control Contraloría, Procuraduría
  y Contaduría General de la Nación.
• Otros entes públicos DAFP, DNP, CNSC, DIAN,
  FONADE, Imprenta Nacional, Registraduria General
  de la Nación, CAJANAL, DAS Gobernaciones,
  Alcaldías Municipales y Juzgados.
• Dependencias del Ministerio, Entidades Adscritas,
  Ex servidores y Servidores públicos
• Organismos Internacionales y Organizaciones sin
  ánimo de lucro
• Otras entidades EPS, Bancos, Fondos de
  Pensiones. Universidades públicas y privadas.
• Ciudadanía en General.

• Entes Gubernamentales Presidencia de la
  Republica, Vicepresidencia, Cámara de
  Representantes, Ministerios.
• Organismos de Control Contraloría, Procuraduría
  y Contaduría General de la Nación.
• Otros entes públicos DAFP, DNP, CNSC, DIAN,
  FONADE, Imprenta Nacional, Registraduria General
  de la Nación, CAJANAL, DAS Gobernaciones,
  Alcaldías Municipales y Juzgados.
• Dependencias del Ministerio, Entidades Adscritas,
  Ex servidores y Servidores públicos
• Organismos Internacionales y Organizaciones sin
  ánimo de lucro
• Otras entidades EPS, Bancos, Fondos de
  Pensiones. Universidades públicas y privadas.
• Peritos y Ciudadanía en General.

5
Rol del Despacho del Secretario General

• Dirigir, coordinar y controlar La ejecución de
  políticas, programas y actividades relacionados
  con la gestión financiera, del talento humano,
  sistemas, atención al ciudadano, infraestructura
  cultural, control disciplinario , servicios
  administrativos y de gestión documental.
• Dirigir y adelantar los procesos de contratación
  Además prestar asesoría a todas las dependencias
  en esta materia.
• Participar en la formulación de El Plan de
  Desarrollo y del Plan de Acción.
• Participar en la elaboración y distribución de
  El Presupuesto de Gastos de Funcionamiento e
  Inversión. Realizar el seguimiento a la ejecución
  presupuestal.
• Asesorar al Ministro en Temas de Deporte y
  recreación 2003-2005
• Participar en la definición de políticas,
  procesos y procedimientos Para la asignación de
  los recursos al Programa Nacional de
  Concertación.
• Apoyar en la elaboración de los proyectos de ley
  y reglamento de las normas.
• Diseñar e implementar la estrategia para la
  seguridad social del artista.

6
Rol del Despacho del Secretario General

• Asistir a Juntas directivas Imprenta,
  COLDEPORTES y Asociacion Nacional de Música
  Sinfónica.
• Representar el sector Cultura y Deporte En el
  Programa de Renovación de la Administración
  Pública.
• Representar a la Alta Dirección En la
  implementación del Sistema de Gestión de Calidad
  y Control.(MECI, SISTEDA, Anti-tramites y
  Atención al Ciudadano.
• Asistir a Comités de Apoyo a la Alta Dirección,
  Publicaciones, Prensa, Consejo de Programación
  del Teatro Colon, Técnico de Concertación,
  Coordinación del Sistema de Control Interno,
  Directivo Sectorial, Conciliación, Saneamiento
  Contable e Inventarios
• Comités Operativos de Convenios de Asociacion
  con Las Asociaciones de Amigos del Teatro Colon,
  del Museo Nacional, del Museo Arte Colonial
  Sociedad de Mejoras y Ornatos de Bogota
  organismos internacionales CERLAC y OEI con
  FONADE Interinstitucional COINFO.
• Apoyo en la organización del IV Congreso de la
  Lengua.
• Presentar informes a la Cámara de Representantes,
  DIAN, Contraloría, Contaduría, Minhacienda, y
  demás entidades que lo requieran.

7
SECRETARÍA GENERAL LOGROS DEL DESPACHO

• Disminuimos el de participación de ejecución
  por convenios vs. ejecución directa

• Saneamos Jurídicamente la Contratación De los
  3.086 pendientes de liquidación de las vigencias
  1998 a 2003 se han liquidado 3.083

8
SECRETARÍA GENERAL LOGROS DEL DESPACHO

• Disminuimos el tiempo de respuesta a la
  expedición de CDP, Registro Pptal., obligación y
  pagos

9
SECRETARÍA GENERAL LOGROS DEL DESPACHO

• Mejoramos el Hardware Se inicio la renovación
  de equipos adquiriendo 124 computadores entre las
  vigencias de 2004 a la fecha.
• Depuramos y Organizamos los Archivos de
  Secretaría General De Contratos, Gestión
  Financiera y Gestión Humana. Envío al archivo
  central del Ministerio de 1591 carpetas de
  contratos y convenios, liquidados, organizados y
  foliados.
• Fortalecemos la Aplicación del Estatuto
  Anticorrupción En la organización del Grupo de
  Atención al Ciudadano e implementación del
  sistema para la prestación de este servicio.
• Descongestionamos los Procesos Disciplinarios
  71 procesos en tramite a 2002.
• Se inicio el año 2005 con 15 procesos
  disciplinarios.

10
SECRETARÍA GENERAL LOGROS DEL DESPACHO

• Mejoramos la calidad y oportunidad del servicio
  al usuario del Programa Nacional de Concertación
  Diseño e implementación del proceso de
  contratación con aplicación de formatos.
• Mejoramos los mecanismos del Control del Gasto
  Implementación de los Planes de Contratación y de
  Comisiones de Servicios así mismo del formato de
  Estudio de Conveniencia y Oportunidad (Decreto
  2170/02).
• Descongestionamos los trámites del Despacho del
  Ministro delegación para todos los tramites de
  contratación, primas de coordinación, vacaciones,
  nomina, comisiones deservicios dentro y fuera
  del país, designación de coordinadores, entre
  otras.

11
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS
Ministerio de Cultura
República de Colombia
12
Actividad ADQUISICIÓN DE BIENES
LOGROS

• Consolidamos el Plan de Compras No obstante las
  limitación de recursos se logra la atención de
  los requerimientos mínimos de las dependencias.
• Gestionamos con áreas misionales Para la
  inclusión de los bienes de consumo en los
  proyectos de inversión. Disminución en el
  volumen de adquisición de bienes.
• Gestionamos la titulación de todos los vehículos
  Traspaso a nombre del Ministerio de Cultura.
• Depuramos y saneamos los inventarios de
  vehículos Cesión y donación de todos los
  ubicados en otras zonas del país remates,
  cesiones, donaciones y bajas.
• Gestionamos la legalización de inmuebles De los
  54 con que se cuenta actualmente se legalizaron
  36.
• Adelantamos la valoración de Piezas de Colección
  De 2723 piezas en inventario con valor 0, se
  valoraron 958, con la colaboración del Director
  del Museo Quinta de Bolívar.

13
Actividad CORRESPONDENCIA.
LOGROS

• Mejoramos el servicio de correo y control de
  costos Control de los registros y agilización en
  el envío del correo externo, mediante
  implementación de un software.
• Disminuimos el volumen de Correspondencia
  Externa Mayor aplicación del canal electrónico.

14
Actividad SERVICIOS
LOGROS

• Disminuimos los riesgos de seguros y ampliamos
  los bienes asegurados Capacitación en manejo de
  bienes. 47.701 muebles y 57 inmuebles.
• Mejoramos el Parque Automotor Control y
  seguimiento para la reparación mecánica de los
  vehículos.
• Mejoramos el mantenimiento de sedes Aseo y
  reparaciones menores.
• Optimizamos y racionalizamos recursos
  Particularmente en servicios de transporte,
  fotocopiado, publicaciones en diario oficial,
  suscripciones y cafetería.

15
GESTIÓNHUMANA
Ministerio de Cultura
República de Colombia
16
Actividad ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO
LOGROS

• Saneamos el pasivo prestacional Compensatorios
  86.940.264 e Indemnización de vacaciones
  58.309.958
• Controlamos las competencias académicas
  Validación de la información de la formación
  académica de todos los funcionarios.
• Organizamos y saneamos la información de los
  funcionarios y Ex-funcionarios Nomina,
  afiliación y aportes a seguridad social,
  administración de historias laborales, médicas
  ocupacionales y situaciones administrativas.

17
Actividad DESARROLLO TALENTO HUMANO
LOGROS

• Evaluamos la satisfacción de las actividades
  desarrolladas Satisfacción promedio de 8.72
  (escala de 1 a 10)
• Ampliamos la cobertura de bienestar Cobertura
  del 98 de la población, 56 actividades en el
  año. En 19 se ofreció cobertura a todos los
  servidores contratistas-.
• Institucionalizamos el Plan Anual de
  Capacitación Más de 7000 horas de capacitación
  en la vigencia.
• Medimos el clima laboral Cobertura superior al
  90 de la población e implementación de acciones
  de mejoramiento (talleres de consolidación de
  equipos).
• Brindamos atención personalizada en salud
  ocupacional Inicio con Museos y Teatro Colón,
  capacitación en higiene de columna y manejo de
  cargas.
• Implementamos metodologías para definición de
  programas Estudios sociodemográficos,
  epidemiológicos y motivacionales.

18
Actividad ASISTENCIA SOCIAL Y SOPORTE
LOGROS

• Orientamos y apoyamos En situaciones familiares
  (duelos, enfermedades, calamidades, problemas de
  pareja, hijos adolescentes, etc.)
• Asesoramos en servicios particulares Consecución
  de medicamentos ante las EPS no incluidos en el
  POS y cupos escolares.
• Brindamos atención a los equipos de trabajo
  Apoyo en la solución de conflictos (relaciones
  interpersonales).
• Orientamos en información de ingresos laborales
  Pagos estimados de retención en la fuente y otros
  factores de nómina, para toma de decisiones de
  inversión personal.
• Atendemos de manera personalizada a
  ex-funcionarios En tramites de pensión.

19
GESTION FINANCIERA Y CONTABLE
Ministerio de Cultura
República de Colombia
20
Actividad PRESUPUSTO
LOGROS

• Mejoramos la calidad de la información y
  oportunidad de pagos A través de la
  Implementación de mecanismos tales como
• Unificación del Sistema de Información
  Financiero.
• Adopción del Formato Radicación de Terceros.
• Cargue y activación del 100 de las cuentas
  bancarias en el SIIF.
• Disminución del tramite para el pago a
  proveedores
• Entregamos oportunamente la información
  Disminución en tiempo de respuesta y atención de
  solicitudes internas y externas. .
• Optimizamos recursos e implementamos controles
  Manejo de las cajas menores.

21
Actividad CONTABILIDAD
LOGROS

• Gestionamos la legalización contable de recursos
  de convenios con Organismos Internacionales
  Liquidados 23 convenios y están en proceso 15.
• Creamos el código contable para el control de los
  ingresos del Ministerio.
• Efectuamos aportes al Plan General de
  Contabilidad Pública Registro del gasto de
  inversión como gasto público social, en beneficio
  de todas las entidades.
• Adelantamos saneamiento contable Ajuste y
  reclasificación de activos por 57.168 millones
  de pesos.
• Depuramos partidas contables Por concepto de
  responsabilidades en procesos de cuantía mínima y
  de elevada antigüedad.
• Adelantamos acciones sobre el incremento
  patrimonial De 975 millones, por el avalúo de
  bienes muebles de interés cultural, y 352 mil
  millones de bienes inmuebles.

22
Actividad PAGADURÍA
LOGROS

• Implementamos los pagos a través de transferencia
  electrónica Incluido subsidio familiar.
• Mejoramos el porcentaje de aprobación de PAC.
• Redujimos las cuentas por pagar al cierre de la
  Vigencia Fiscal Para 2004 ascendieron a 8.576
  millones y para 2005 solo se constituyeron por
  2.152 millones.

23
Actividad RECAUDO DE INGRESOS
LOGROS

• Mejoramos la oportunidad en la entrega de los
  Informes Por parte de museos y teatros ubicados
  en la ciudad de Bogotá.
• Implementamos un mayor control de ingresos
  Mediante arqueos mensuales efectuados en los
  museos y teatros.

24
CONTRATOS Y CONVENIOS
Ministerio de Cultura
República de Colombia
25
CONTRATOS Y CONVENIOS LOGROS

• Actualizamos los Procedimientos de Contratos
  Definición de criterios y metodología para la
  revisión y ajuste.
• Optimizamos la asesoría y apoyo Reasignación de
  abogados para que cada dependencia cuente con un
  profesional asesor.
• Estandarizamos los pliegos de condiciones y
  términos de referencia.

26
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
Ministerio de Cultura
República de Colombia

27
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO LOGROS

• Descongestionamos los Procesos Disciplinarios 86
  represados desde el 2002. De los 46 procesos
  tramitados en el año 2005, 20 fueron
  evacuados.
• Diseñamos e implementamos formatos Para agilizar
  el trámite de expedientes.
• Registramos y controlamos las actuaciones Diseño
  e implementación de una base de datos para
  información del estado de los procesos.

28
GESTIÓN DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN
Ministerio de Cultura
República de Colombia
29
GESTIÓN DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN LOGROS

• Mejoramos la aplicación de Tablas de Retención
  Aplicación en la entrega de documentos al archivo
  central.
• Gestionamos transferencias documentales A partir
  del 2003 se inicio el envió de fondos
  documentales al Archivo General de la Nación en
  un 70.
• Sistematizamos la información A la fecha se ha
  registrado en un 70.
• Apoyamos al Programa de Capacitación
  Actualización a funcionarios en temas
  archivísticos.

30
ATENCIÓN AL CIUDADANO
Ministerio de Cultura
República de Colombia
31
ATENCIÓN AL CIUDADANO LOGROS

• Medimos la Satisfacción del Servicio Diseño e
  implementación de formatos para diagnosticar las
  falencias y aciertos del servicio para cada
  canal.
• Implementamos en las dependencias del Ministerio
  el formato de Evaluación del Servicio por los
  Usuarios.
• Mantenemos actualizado el Portal del Estado
  Colombiano Información básica de la entidad.

32
ATENCIÓN AL CIUDADANO LOGROS

• Posicionamos el rol del Grupo en los Públicos

Usuario Interno Aumentó el volumen de respuestas
tramitadas
Usuario Externo Aumentó la demanda del servicio
33
INFRAESTRUCTURA
Ministerio de Cultura
República de Colombia
34
Actividad PROYECTO DE ADECUACIÓN DE SEDES
LOGROS

• Redujimos el número de Sedes Administrativas del
  Ministerio.
• Mejoramos las condiciones de los espacios
  laborales Adecuaciones en el Palacio Echeverry
• Recuperamos el Palacio Echeverry Terminados
  3900m2, en proceso 1300 m2
• Iniciamos el proceso de construcción de la Sede
  Administrativa de la Quinta de Bolívar.
• Elaboramos el Proyecto para la Intervención del
  Claustro de Santa Clara

35
Actividad PROYECTO ESPACIOS CULTURALES A NIVEL
TERRITORIAL
LOGROS

• Apoyamos el mejoramiento de infraestructura para
  el Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas
  Públicas Construimos 56 bibliotecas con
  recursos de cooperación por valor de
  12.000.000.000. Gestionamos 35 nuevas
  bibliotecas (Inicio en el mes de julio).
• Diseñamos 3 grandes bibliotecas en el
  Departamento de Casanare Así mismo gestionamos
  recursos para su construcción por valor de
  7.500.000.000.
• Construimos y terminamos 18 centros culturales a
  nivel territorial Por valor de 18.100.000.000

36
GESTIÓN DE SISTEMAS E INFORMÁTICA
Ministerio de Cultura
República de Colombia
37
Actividad FORTALECIMIENTO DEL HARDWARE
LOGROS

• Implementamos un sistema de protección para
  estaciones, servidores y comunicaciones
  Disminuyó el riesgo de virus masivos, pero
  aumentó el ingreso de correos no deseados.
• Renovamos estaciones de trabajo Disminución del
  gasto en mantenimiento de equipos y de
  actividades de soporte.
• Adquirimos un sistema CLUSTER Para servicios
  de correo y de copias de los archivos de trabajo
  diario.
• Adelantamos el diagnóstico de Capacidad de
  servidores Inventario servicios prestados en
  cada servidor.
• Mejoramos la conexión entre dependencias, sedes y
  entidades adscritas Mejora en los canales y
  seguridad de la comunicación (correo electrónico,
  fibra óptica, salida a Internet de banda ancha).
• Implementamos redes Inalámbricas (Wireless) En
  la sede principal.

38
Actividad FORTALECIMIENTO DEL SOFTWARE
LOGROS

• Actualizamos el Sistema de Gestión
  Administrativo y Financiero (SAPIENS).
  Automatización de las interfaces entre
  contabilidad, Nomina, presupuesto e Inventarios.
• Apoyamos el rediseño del sitio WEB del
  Ministerio Aumento en la disponibilidad. Los
  responsables de la información cuentan con la
  facilidad de actualizarla y publicarla.
• Desarrollamos el Software Interno Implementación
  de sistemas que permiten reportar información
  oportuna y confiable.

39
Actividad SOPORTE
LOGROS

• Implementamos el Sistema Centralizado Web de
  Reporte de Soportes.
• Desarrollamos el mantenimiento de los enlaces
  Entre sedes, redes de datos (alámbricas e
  inalámbricas), UPS, Aires acondicionados
  servidores, impresoras, escáner y estaciones de
  trabajo de la entidad.
• Mejoramos la disponibilidad de los sistemas de
  información (web) del Ministerio que se publican
  en Internet.
• Implementamos la atención centralizada y
  controlada de los soportes técnicos . Con la
  implementación del sistema REMEDY .
• Mejoramos la atención de soportes en menor
  tiempo Con el nuevo sistema de registro de
  soporte se controlan los tiempos y soluciones.

40
SECRETARÍA GENERAL DIFICULTADES DE ORDEN
EXTERNO

• Baja asignación de recursos por parte del
  Ministerio de Hacienda Imposibilita atender
  las necesidades reales de las dependencias.
• Tiempos establecidos por Minhacienda
  Particularmente para aplazar PAC.
• Procedimientos bancarios Inactivación de cuentas
  y demora en la validación durante procesos de
  fusión de bancos, retarda nuestros pagos.
• Falta de soportes contables de las partidas de
  INVIAS Dificulta el saneamiento contable.
• Demora en el cargue de saldos iniciales y cierres
  diarios Congestión del SIIF.
• Deficiencias en la comunicación telefónica y vía
  internet con regiones apartadas Retraza el
  trámite de legalizaciones de convenios y
  contratos, o aclaraciones para pagos.
• Demora en los recursos de contrapartida Para
  obras del Plan Nacional de Bibliotecas. Así mismo
  en el envío de documentación por las entidades
  interesadas.
• Microsoft no da soporte para plataforma NT.

41
SECRETARÍA GENERAL DIFICULTADES DE ORDEN
INTERNO

• Falta de coordinación y colaboración de las
  dependencias para Elaborar el Plan de Compras
  trámites de contratos (documentación incompleta)
  entregar oportunamente soportes para pagos
  entregar informes y documentos de la carpeta del
  contrato (ocasiona observaciones reiteradas de la
  Contraloría). Legalización comisiones. No
  entregar correspondencia personal en puestos de
  trabajo.
• No remisión de información por parte de los
  Museos y Teatros, tanto de Bogotá como de otras
  ciudades Dificulta la identificación contable de
  otros ingresos.
• Demora en las respuestas de solicitudes de
  ciudadanos reenviadas a otras dependencias
  Afecta la imagen institucional y el avance en la
  calidad de la atención al usuario.
• Ausencia de un Plan de Desarrollo de Sistemas e
  Informática.
• Implementación de sistemas de información sin la
  participación del Grupo de Sistemas y sin la
  aprobación debida Afecta seguridad implementada
  y la calidad de la información.
• Falta de colaboración para evacuar asuntos
  disciplinarios Dilación de los procesos por
  aplazamiento de diligencias.

42

• En los procesos de selección de personal que
  adelantan las áreas.
• En la organización de los archivos satélites que
  posee el Ministerio Música, artes, patrimonio,
  cinematografía, entre otros.
• En la evaluación de las necesidades de sistemas
  de todas las dependencias.

43
SECRETARÍA GENERAL OBJETIVO GENERAL 2006
Mejorar continuamente los procesos a cargo de la
Secretaría General mediante la implementación del
Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema del
Control de Gestión - MECI.
44
SECRETARÍA GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS 2006

• Terminar La construcción de 90 bibliotecas,
  como meta del cuatrenio (PNLBP) la restauración
  del Palacio Echeverry la construcción de la Sede
  Administrativa de la Quinta de Bolívar.
• Iniciar La primera fase de la restauración del
  Claustro de Santa Clara
• Diseñar estrategias Para educar a la ciudadanía
  y entidades sobre la misión y servicios que
  presta el Ministerio de Cultura.
• Continuar con - La implementación del
  fortalecimiento del clima laboral.
• - El mejoramiento de la plataforma tecnológica
  (Hardware y software)
• - La actualización de las tablas de retención
  documental.
• Adelantar actividades para - El diagnóstico de
  los archivos de la entidad.
• - La evaluación competencias laborales de los
  funcionarios.-
• - Adecuar e implementar el nuevo sistema de
  evaluación del desempeño.
• Unificar el manejo de redes de voz.
• Sanear el pago de impuestos prediales (900
  millones)
• Adelantar los trámites para legalizar 54
  Inmuebles a nombre del Ministerio.
• Valorar 1.765 piezas de colección.

45
SECRETARÍA GENERAL OBJETIVOS DE MEDIANO PLAZO

• Consolidar la cultura organizacional del
  Ministerio de Cultura.
• Contar con el panorama de la infraestructura del
  sector.
• Renovar la plataforma tecnológica.
• Renovar el parque automotor.
• Implementar el softwate telefónico.