Gestar DMS

1
Gestar DMS

• Document Management System

2
Que es DMS?

• DMS es un sistema que administra la gestión
  documental de una empresa.
• Algunos de documentos pueden ser
• Documentos de calidad (ISO, CMM, etc)
• Normas
• Procedimientos
• Instructivos
• Fuentes
• Contenidos WEB
• Etc

3
Gestar DMS

• El proceso de gestión documental es el siguiente

PROCESO
Creación / adecuación
Aprobación
Publicación
Búsqueda
Retrolimentación
FUNCIONALIDADES
FUNCIONALIDADES

• Creación de HTML.
• Versionado.

• Árbol de agrupación
• Versionado.
• Suscripciones.
• Roles de usuarios.

• Vistas Gestar
• Agrupación por
• Categorías.
• Perfiles
• Búsqueda tipo Google.
• Búsqueda avanzada.

• Workflows.
• Acciones.
• Estado de los docs.

• Feedback
• y Sugerencias

A C C I O N E S C O N F I G U R A B L E S P
O R R O L E S
4
Workflow de publicación

• Permite definir un circuito de aprobación para
  los documentos que van a ser publicados
• Configurable a nivel de carpeta
• Aprobación en serie (un aprobador después de
  otro), en paralelo, con voto único o voto unánime
  o mixta (combinaciones de las anteriores)
• Acciones parametrizables al pasar de un estado a
  otro

5
Estados

• Gestar DMS permite administrar los estado de los
  documentos
• Protegido
• Desprotegido
• Publicado
• Pendiente de aprobación

6
Acciones

• Gestar DMS permite ejecutar acciones sobre
  documentos
• Obtener última versión
• Desproteger
• Deshacer desprotección
• Proteger
• Publicar
• Aprobar
• Rechazar
• Cancelar publicación
• Publicar sin aprobar

7
Roles

• Lectores Pueden ver solo las últimas versiones
  publicadas de los documentos.
• Autores Pueden editar documentos y enviarlos a
  publicar.
• Coordinadores Pueden cambiar los roles, forzar o
  cancelar publicaciones, liberar documentos
  desprotegidos, etc.
• Aprobadores Participan en el circuito de
  aprobación. Pueden ver la versión del documento
  que deben aprobar.

8
Versionado

• Gestar DMS es una potente herramienta de
  administración del versionado de sus documentos
• La versión del documento se constituye de dos
  dígitos, el primero indica el número de versión
  publicada, el segundo indica la cantidad de
  protecciones realizadas desde la última
  publicación (borrador de versión)
• 0.1 -gt Primera versión protegida
• 1.0 -gt Primera versión publicada
• 2.5 -gt Quinta versión protegida después de la
  segunda publicación

9
Historial de versiones

• En cualquier momento se puede examinar el
  historial de versiones de un documento y obtener
  alguna versión previa

10
Categorías

• Las categorías ofrecen diferentes formas de ver
  los documentos
• Tienen una estructura jerárquica
• Un documento puede pertenecer a varias categorías
• La exploración por categorías tendrá una
  apariencia configurable de acuerdo a los formatos
  de la empresa

11
Suscripciones

• Los usuarios pueden suscribirse a carpetas,
  documentos o categorías
• Los suscriptores reciben correos de notificación
  cuando nuevas versiones de los documentos son
  publicadas

12
Perfiles

• Gestar DMS permite definir perfiles a los
  Documentos.
• Los perfiles de documentos son un conjunto de
  atributos que se asocian al documento, y que
  después pueden usarse en búsquedas, agrupación y
  filtrado.
• El perfil puede definir que determinados
  atributos sean requeridos.
• Los atributos pueden ser listas de selección
  (combos) con valores predeterminados.
• Cada carpeta define una lista de perfiles
  posibles. Luego, cuando los documentos son
  creados, los autores deben elegir alguno de estos
  perfiles y completar los atributos asociados

13
Exploración de documentos

• Las carpetas de documentos pueden explorarse
  usando las vistas de Gestar

14
Búsqueda Inicial

• Los documentos pueden buscarse con palabras claves

15
Búsqueda avanzada
16
Funcionalidades Adicionales

• Pueden componerse hipervínculos que descarguen
  directamente la última versión de un documento
  (mostrar con KB de HelpDesk)
• Integración con Base de Conocimiento.
• Feedback del usuario permite recepcionar
  sugerencias de los usuarios de los documentos y
  gestionarlas.