Chapter 7: Project Cost Management

1
Chapter 7Project Cost Management
2
Pentingnya Manajemen Biaya Proyek

• Proyek IT mempunyai track record buruk dalam
  pencapaian target biaya
• Rata-rata kelebihan biaya berdasarkan studi oleh
  CHAOS adalah 189 dari perkiraan awal pada tahun
  1995, dan meningkat menjadi hanya 145 pada
  2001.
• Pada tahun 1995, proyek IT yang dibataljan di US
  mencapai 81 billion dollars

3
What Went Wrong?
According to the San Francisco Chronicle
front-page story, "Computer Bumbling Costs the
State 1 Billion," the state of California had a
series of expensive IT project failures in the
late 1990s, costing taxpayers nearly 1
billionironic that the state which leads in
creation of computers is the state most behind in
using computer technology to improve state
services. The Internal Revenue Service (IRS)
managed a series of project failures that cost
taxpayers over 50 billion a yearroughly as much
money as the annual net profit of the entire
computer industry. Connecticut General Life
Insurance Co. sued PeopleSoft over an aborted
installation of a finance system.
4
Apakah Cost and Project Cost Management?

• Cost adalah sumber daya yang dikorbankan untuk
  mencapai tujuan tertentu atau sesuatu yang
  diberikan sebagai ganti
• Cost biasanya diukur dalam unit mata uang seperti
  dollar, rupiah
• Manajemen Biaya Proyek mencakup proses-proses
  yang dibutuhkan untuk menjamin proyek bisa
  diselesaikan sesuai budget yang sudah disetujui

5
Proses Manajemen Biaya Proyek

• Perencanaan sumber daya menentukan sumber daya
  apa dan berapa banyak yang harus digunakan
• Estimasi Biaya membuat estimasi biaya dan sumber
  daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek
• Cost budgeting Mengalokasikan estimasi biaya
  semuanya ke masing-masing item pekerjaan sebagai
  garis dasar untuk pengukuran performansi
• Pengendalian Biaya pengendalian perubahan
  terhadap budget proyek

6
Prinsip Dasar Manajemen Biaya

• Kebanyakan CEO dan Board of Directors mengerti
  lebih banyak Finance daripada IT, jadi Manajer
  Proyek IT harus bicara dengan bahasa mereka
• Keuntungan adalah Penerimaan dikurangi
  Pengeluaran(Biaya)
• Life Cycle Costing adalah estimasi biaya proyek
  ditambah biaya perawatan produk yang dihasilkan
• Analisis Aliran Kas adalah menentukan perkiraan
  biaya tahunan dan keuntungan dari suatu proyek
• Keuntungan dan biaya bisa terukur dan tidak
  terukur, langsung maupun tidak langsung
• Sunk cost (biaya masa lalu) seharusnya tidak
  dijadikan kriteria dalam seleksi proyek

7
Biaya akibat Software Defects
Sangat penting pada proyek IT untuk mengeluarkan
uang di awal untuk mencegah mengeluarkan uang
lebih banyak kemudian.
8
Perencanaan Sumber Daya

• (Nature) Sifat proyek dan organisasi akan
  mempengaruhi perencanaan sumber daya
• Beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan
• Akan sesulit apa untuk melakukan pekerjaan
  tertentu dalam proyek tersebut ?
• Adakah sesuatu yang unik dari pernyataan
  ruang-lingkup proyek yang akan mempengaruhi
  sumber daya ?
• Bagaimana riwayat organisasi dalam melakukan
  pekerjaan yang sama?
• Apakah organisasi mempunyai atau dapatkah mereka
  mendapatkan orang, peralatan, dan material yang
  mampu dan tersedia untuk melaksanakan pekerjaan ?

9
Sample Headcount Information to Help Estimate
Resource Costs(p.258)
Persentase terbesar biaya dari banyak proyek IT
adalah biaya sumber daya manusia
10
Estimasi Biaya

• Output penting dari manajemen biaya proyek adalah
  estimasi biaya
• Ada beberapa tipe estimasi biaya, perangkat dan
  teknik untuk membantu membuat estimasi biaya
  tersebut
• Membuat rencana manajemen biaya yang
  menggambarkan bagaimana variansi biaya akan
  dikelola dalam proyek juga penting

11
Types of Cost Estimates
12
Perangkat dan Teknik Estimasi Biaya

• 3 perangkat dan teknik dasar untuk estimasi
  biaya
• Analogi atau top-down gunakan biaya aktual dari
  proyek yang serupa sebelumnya sebaga dasar
  estimasi baru
• bottom-up estimasi biaya untuk masing-masing
  item pekerjaan dan menjumlahkan mereka untuk
  mendapatkan jumlah total
• parametric gunakan karakteristik proyek dalam
  model matematika untuk estimasi biaya

13
Constructive Cost Model (COCOMO)

• Barry Boehm membuat COCOMO model untuk estimasi
  biaya pembuatan software
• Parameter yang digunakan mencakup baris kode
  program atau titik-titik fungsi
• COCOMO II adalah model komputer yang tersedia di
  Web
• Boehm mengatakan bahwa hanya model parametrik
  yang tidak menderita dari terbatasnya pembuatan
  keputusan oleh manusia

14
Typical Problems with IT Cost Estimates

• Membuat estimasi untuk proyek software yang besar
  adalah sesuatu yang sangat kompleks yang
  membutuhkan jumlah usaha yang signifikan.
• Kebanyakan orang melakukan estimasi dengan hanya
  pengalaman yang sangat kurang.
• Orang mempunyai pandangan yang bias yang menuju
  kepada underestimate. Review estimasi dan
  tanyakan pertanyaan penting untuk menjamin
  estimasi tidak bias
• Manajemen ingin angka sebagai bahan
  tawar-menawar, buka estimasi riil. Manajer proyek
  harus negosiasi dengan sponsor proyek untuk
  membuat estimasi biaya yang realistis

15
Business Systems Replacement Project Cost
Estimate Overview - Example
16
Business Systems Replacement Project Cash Flow
Analysis
17
Cost Budgeting

• Cost budgeting mencakup alokasi estimasi biaya
  proyek ke masing-masing item pekerjaan dan
  memberikan garis dasar biaya
• Sebagai contoh, dalam proyek Business Systems
  Replacement, total estimasi biaya pembelian untuk
  tahun 97 adalah 600,000 dan tambahan 1.2
  million untuk Information Services and Technology
• Jumlah tersebut dialokasikan ke budget yang
  bersesuaian

18
Business Systems Replacement Project Budget
Estimates for FY97 and Explanations
19
Pengendalian Biaya

• Pengendalian Biaya Proyek mencakup
• Mengawasi kinerja biaya
• Menjamin bahwa hanya perubahan proyek yang tepat
  yang akan masuk ke dalam garis dasar biaya yang
  direvisi
• Memberikan informasi kepada stakeholders mengenai
  perubahan yang disetujui yang akan memeperngaruhi
  biaya
• Konsep Earned value management adalah alat
  penting untuk pengendalian biaya

20
Earned Value Management (EVM)

• EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang
  mengintegrasikan ruang-lingkup, waktu, dan biaya
• Berdasarkan garis dasar (rencana original plus
  perubahan yang disetujui), kita dapat menentukan
  seberapa baik proyek mencapai tujuannya
• Kita harus memasukkan informasi aktual secara
  periodik untuk bisa menggunakan EVM.

21
Istilah-istilah dalam Earned Value Management

• The planned value (PV), disebut juga budget,
  adalah bagian dari estimasi biaya total yang
  telah disetujui yang direncanakan untuk digunakan
  untuk suatu aktivitas pada waktu tertentu
• Actual cost (AC), adalah total biaya langsung dan
  tidak langsung yang tercakup dalam penyelesaian
  pekerjaan pada waktu tertentu
• The earned value (EV), adalah estimasi nilai dari
  pekerjaan fisik aktual yang diselesaikan

22
Earned Value Calculations
23
Rules of Thumb for Earned Value Numbers

• Negative numbers for cost and schedule variance
  indicate problems in those areas. The project is
  costing more than planned or taking longer than
  planned
• CPI and SPI less than 100 indicate problems

24
Earned Value Calculations for a One-Year Project
After Five Months
25
Earned Value Chart
26
Manajemen Portofolio Proyek

• Banyak organisasi mengumpulkan dan mengendalikan
  semua proyek atau investasi sebagai satu set
  aktivitas yang berkaitan di dalam portofolio
• 5 tahap dalam manajemen portofolio proyek
• Simpan semua proyek di dalam satu database
• Prioritaskan project anda dalam database
• Bagi proyek anda ke dalam dua atau tiga budgets
  berdasarkan tipe investasi
• Otomasi respositori
• Gunakan teori portofolio modern, termasuk
  perangkat risk-return yang memetakan resiko
  proyek ke dalam kurva

27
Using Software to Assist in Cost Management

• Spreadsheets adalah perangkat yang umum dalam
  perencanaan sumber daya, estimasi biaya, cost
  budgeting, dan pengendalian biaya
• Banyak perusahaan menggunakan software canggih
  software finansial yang yang Many companies use
  more sophisticated and centralized financial
  applications software for cost information
• Project management software has many cost-related
  features

28
Sample Enterprise Project Management Screen
29
Tugas Individu No 1

• Lakukan analisis finansial untuk proyek dengan
  menggunakan format NPV 2 (di File Sampel
  Perhitungan NPV.xls ). Asumsikan perkiraan
  cost/biaya dan benefit/keuntungan disebar dalam 4
  tahun sbb
• - Estimasi Cost 100000 u/ tahun 1, 25000 u/
  tahun 2, 3 dan 4
• - Estimasi Benefit 0 u/ tahun 1, 80000 u/
  tahun 2, 3 dan 4
• - Discount Rate 8
• - Tunjukkan NPV, ROI dan tahun dimana proyek
  mulai untung
• - Tulis satu paragraph menjelaskan apakah anda
  akan merekomendasikan investasi untuk proyek ini
  atau tidak, berdasarkan analisis finansial anda

30
Tugas individu No 2

• Buat Model Skor dengan Pembebanan untuk menetukan
  nilai akhir dari suatu kuliah. Nilai akhir kuliah
  didasarkan pada 3 ujian dengan bobot
  masing-masing 15 , 20 dan 25 , tugas
  individu bobotnya 20 , dan tugas kelompok
  bobotnya 20 . Masukkan nilai untuk tiga
  mahasiswa. Asumsikan mahasiswa pertama dapat
  nilai 100 u/ semua item (ujian dan tugas).
  Mahasiswa kedua dapat 80 u/ semua ujian, 90 u/
  tugas individu, 95 u/ tugas kelompok. Mahasiswa
  ketiga dapat 90 u/ ujian 1, 75 u/ ujian 2, 80 u/
  ujian 3, 90 u/ tugas individu, dan 70 u/ tugas
  kelompok.
• Petunjuk Gunakan format Skor Pembebanan dalam
  file Sampel Perhitungan NPV.xls