Dmarche de benchmarking des blocs opratoires

1
Démarche de benchmarkingdes blocs opératoires 
ARHde Haute Normandie
Réunion de lancementRouen - 10 septembre 2008
2
Sommaire

• Objectifs et acteurs de la démarche
• Pourquoi se comparer aux autres ?
• Le dispositif proposé
• Les indicateurs proposés
• Restitution des indicateurs
• Lien avec lorganisation
• Le planning et phasage de lopération
• Présentation de loutil de mesure

3
Sommaire

• Objectifs et acteurs de la démarche
• Pourquoi se comparer aux autres ?
• Le dispositif proposé
• Les indicateurs proposés
• Restitution des indicateurs
• Le planning et phasage de lopération
• Présentation de loutil de mesure

4
Objectifs et acteurs de la démarche (1)

• Une démarche menée dans 10 régions en 2007
• De lordre 800 blocs pour 250 établissements
  concernés

5
Objectifs et acteurs de la démarche (2)

• Une démarche étendue à 8 nouvelles régions en
  2008
• De lordre 250 établissements concernés

Ile-de-France
35
Ille-et-Vilaine
DOM
Régions inscrites dans la démarche en 2007
Régions inscrites dans la démarche en 2008
Corse
6
Objectifs et acteurs de la démarche (3)

• Objectifs attentes de lARH
• Mesure objective et comparative de la performance
  opérationnelle des blocs opératoires
• ? constitution dune base pertinente régionale
  dinformation sur les blocs opératoires qui sera
  utilisée

7
Objectifs et acteurs de la démarche (4)

• Objectifs attentes de lARH
• Dans le cadre du SROS III
• enrichissement qualitatif du suivi du volet
  chirurgie (inclus lévaluation de certains
  plateaux techniques identifiés)
• alimentera ultérieurement les travaux
  préparatoires du futur SROS IV.
• Restitution aux établissements dune image réelle
  de leurs organisations.
• Dans le cadre des CPOM dégager des axes de
  réorganisation ou damélioration de lefficience
  des blocs opératoires.

8
Objectifs et acteurs de la démarche (5)

• Objectifs attentes de lARH
• Examen de la pertinence et du dimensionnement
  dopérations dinvestissements (diagnostic
  partagé).
• Dans le cadre des conférences de territoire
• Appropriation des résultats territoriaux
• enrichissement des travaux du PMT (organisation
  de la permanence des soins en chirurgie)
• Dans le cadre de lexamen des plans de retour à
  léquilibre financier
• Participe au diagnostic,
• Indicateurs defficience intégrés dans un contrat
  de retour à léquilibre financier.

9
Organisation du projet dans la région (1)

• Champ de létude
• Exhaustivité
• tous les établissements disposant actuellement
  dun plateau technique chirurgical sont inclus
  dans la démarche.
• 27 structures juridiques,
• 28 sites géographiques,
• Hôpitaux-cliniques ? regroupés en un seul site,
• CHU ? segmenté en 2 sites car plus de 10 blocs,
• GHH et SIH Eure-Seine ? segmentés en 2 sites.
• Un comité de suivi régional
• Représentant FHF, FHP
• Représentant des présidents de CME publiques et
  privées

10
Les acteurs de cette opération et leurs rôles
respectifs
David Le Spegagne Pilote david.lespegagne_at_fr.olean
e.com
Financement et cadrage
Région n1
Dominique Dejean Chef de projet dominique.dejean_at_e
ffigen.com
établissement
chargé de mission ARH
Apport méthodologique et pilotage
établissement
établissement
Nicolas Billot nbillot_at_ineum.com
Xavier Gascouin xgascouin_at_ineum.com
Apport méthodologique Traitement des
données Production des livrables (fiches et bases
de données)
Bertrand Riffard briffard_at_ineum.com
Région Haute Normandie
établissement
Dr F. LAFAYE
Pour tout message adressé à la  hotline 
bloc2008_at_ineum.com
établissement
établissement
11
Les acteurs de cette opération
Le  comité de pilotage 
David Le Spegagne david.lespegagne_at_fr.oleane.com
Région n1
établissement
chargé de mission ARH
Dominique Dejean dominique.dejean_at_effigen.com
établissement
établissement
Nicolas Billot nbillot_at_ineum.com
Xavier Gascouin xgascouin_at_ineum.com
Bertrand Riffard briffard_at_ineum.com
Région n
Dr F. LAFAYE
établissement
Pour tout message adressé à la  hotline 
bloc2008_at_ineum.com
établissement
établissement
Décide de la méthodologie, des résultats
attendus, des délais et des moyens mis en uvre
12
Organisation du projet dans la région

• Les résultats du benchmarking de tous les
  établissements de la région seront présentés lors
  dun séminaire de restitution courant février
  2009.
• Indicateurs par établissements de la région
  (fiche établissement)
• Moyennes nationales par type détablissement.
• Résultats non anonymisés afin de répondre aux
  objectifs fixés

13
Sommaire

• Objectifs et acteurs de la démarche
• Pourquoi se comparer aux autres ?
• Le dispositif proposé
• Les indicateurs proposés
• Restitution des indicateurs
• Le planning et phasage de lopération
• Présentation de loutil de mesure

14
Objectifs et acteurs de la démarche (3)

• LARH sappuie sur
• La MeaH
• Fournit doutils méthodologiques issus des
  chantiers de réorganisation
• Propose un appui conseil aux établissements
  désireux dagir sur lorganisation et la gestion
  du bloc opératoire.
• Les cabinets de conseil Ineum Consulting et
  Effigen
• Délivrent un appui technique et méthodologique à
  la MEAH et aux ARH

15
Pourquoi se comparer aux autres ?

• Cest avant tout une démarche destinée aux
  établissements pour leur permettre daméliorer
  leur efficience
• Organisée par lARH
• avec laide méthodologique et financière de la
  MEAH
• Ce nest un outil ni de surveillance ni de
  régulation
• Le benchmarking permet aux établissements
• Se situer par rapport aux autres
• Constater que dautres établissements parviennent
  à une meilleure efficience
• Comprendre que  lon nest pas unique 
• Cerner ses marges de manuvre et faciliter la
  mise en uvre de changements

16
Sommaire

• Objectifs et acteurs de la démarche
• Pourquoi se comparer aux autres ?
• Le dispositif proposé
• Les indicateurs proposés
• Restitution des indicateurs
• Le planning et phasage de lopération
• Présentation de loutil de mesure

17
Indicateurs proposés Temps de Vacation Offert au
praticien (TVO)
18
Lien entre les indicateurs
19
Indicateurs proposésTemps de Vacation Offert au
praticien/ temps conventionnel MeaH
Ratio de performance Évaluation du Temps de
Vacation Offert (TVO) au regard du potentiel des
salles
Taux douverture
20
Indicateurs proposésTemps Réel dOccupation des
Salles (TROS)
Définition du TROS dune intervention
21
Indicateurs proposésTemps Réel dOccupation des
Salles (TROS)
Définition du TROS dune salle
22
Indicateurs proposésTemps Réel dOccupation des
Salles (TROS)
Le TROS ne comptabilise pas les temps perdus
entre les interventions
23
Indicateurs proposésTemps Réel dOccupation des
Salles (TROS)
Indicateur de performance comparer TROS et TVO
Cas théorique aucun débordement
TVO
Cas usuel débordement en fin de vacation
TVO
24
Lien entre les indicateurs
25
Ratio de performance de lorganisation
Évaluation de loccupation des salles par les
praticiens
Indicateurs proposés Temps Réel dOccupation des
Salles/ Temps de Vacation Offert au praticien
Taux doccupation
26
Ratio de performance de lorganisation
Évaluation du débordement en fin de journée par
les praticiens
Indicateurs proposés Temps de débordement/
Temps de Vacation Offert au praticien
TVO
Entre 5 et 10
27
Indicateurs proposésProductivité

•  TROS24h 
• TROS
• débordement
• TROS des salles dédiées aux urgences,
• Cest la totalité de la production de soins
  quelle que soit la salle, quelle que soit lheure
• ETP IBODEIDE pour produire 100h de TROS ou
  100000 ICR
• ETP équipe anesthésie pour produire 100h TROS ou
  100000 ICR
• ETP Équivalent Plein Temps

28
Sommaire

• Objectifs et acteurs de la démarche
• Pourquoi se comparer aux autres ?
• Le dispositif proposé
• Les indicateurs proposés
• Restitution des indicateurs
• Le planning et phasage de lopération
• Présentation de loutil de mesure

29
Restitution des résultatsIndicateurs par bloc
Extrait des fiches de restitution adressées aux
établissements
30
Restitution des résultatsIndicateurs de
productivité sur létablissement
Extrait des fiches de restitution adressées aux
établissements
31
Restitution des résultatséléments de comparaison
Extrait des fiches de restitution adressées aux
établissements

• Conclusion
• Les vacations sont saturées. Elles doivent être
  redimensionnées.

32
Restitution des résultatséléments de comparaison
Extrait des fiches de restitution adressées aux
établissements
ZONE CIBLE Taux doccupation élevé Taux
douverture élevé
Les vacations sont optimisées mais des marges
restent disponibles en ouvrant davantage
ZONE CRITIQUE Quid du positionnement de
létablissement dans son bassin sanitaire ?
Louverture est trop importante au regard de
lactivité produite

• Conclusion cas dun bloc désorganisé
• Le taux douverture est très important et les
  vacations non optimisées

33
Restitution des résultatséléments de comparaison
Extrait des fiches de restitution adressées aux
établissements

• Cas dun bloc dont louverture excessive génère
  une sur consommation de ressources humaines

34
Sommaire

• Objectifs et acteurs de la démarche
• Pourquoi se comparer aux autres ?
• Le dispositif proposé
• Les indicateurs proposés
• Restitution des indicateurs
• Le planning et phasage de lopération
• Présentation de loutil de mesure

35
Planning et phasage de la démarche (1)
Juillet 2008
Juillet 2008
Septembre 2008
Octobre 2008
Nov.2008à Janv.2009
Cadrage national
Cadrage régional
Lancement régional
Mesure des indicateurs
Évaluation capitalisation
Environ 300 établissements
Benchmark Région France
Fiche didentité
Mesures indicateurs via PhotoTROS
Chargés de mission EOH des 10 ARH
MeaH
hotline
analyse
Restitution DARH
Restitution établissement
36
Planning et phasage de la démarche (2)

• Exposer les objectifs et modalités de travail
• Identifier les professionnels référents pour
  chaque établissement (coordonnées)

Lancement régional

• Mesures effectuées / 4 semaines
• Du 29/9, 0h00 au 26/10, 23h59
• Mise à disposition dun outil simple
• Une  hotline  (au lancement des mesures) sera
  assurée par Ineum Consulting

Mesure des indicateurs
37
Planning et phasage de la démarche (3)

• 10 septembre lancement régional
• 29 septembre 0h00 début du recueil
• 2 octobre envoi au référent régional des
  fichiers anticipés (fiche établissement
  PhotoTROS)
• 15 octobre remontée de la fiche établissement
  au référent régional
• 26 octobre 23h59 fin de la phase de recueil
• 5 novembre remontée des fichiers PhotoTROS au
  référent régional
• 5 décembre fin de la prise en compte des
  corrections
• Fin janvier 2009 fiches établissements
• Février 2009 restitution régionale

38
Sommaire

• Objectifs et acteurs de la démarche
• Pourquoi se comparer aux autres ?
• Le dispositif proposé
• Les indicateurs proposés
• Restitution des indicateurs
• Le planning et phasage de lopération
• Présentation de loutil de mesure

39
Présentation de loutil de mesure

• CDROM fourni par lARH aux établissements
• Les coordonnées de la hotline Ineum Consulting
• Les outils
• 1 grille pour caractériser les salles
•  INEUM - Fiche d'identité.xls 
• 1 outil de mesure pour déterminer les 4
  indicateurs temps conventionnel MeaH, TVO, TROS,
  débordement, (Cf. présentation suivante)
•  INEUM - PhotoTROS.xls 
• Les bordereaux de recueil à éditer
• Le manuel utilisateur (dans présentation  INEUM
  Benchmark ARH - Organisation du recueil
  d'indicateurs.ppt )

40
VOS INTERLOCUTEURS EN CAS DE QUESTION (1/2)
VOUS AVEZ DES QUESTIONS En premier lieu,
adressez vous à votre chargé de mission
David Le Spegagne david.lespegagne_at_fr.oleane.com
Région n1
établissement
chargé de mission ARH
Dominique Dejean dominique.dejean_at_effigen.com
établissement
établissement
Nicolas Billot nbillot_at_ineum.com
 hotline Régionale  bbohn2008_at_yahoo.fr
Xavier Gascouin xgascouin_at_ineum.com
Bertrand Riffard briffard_at_ineum.com
Région Haute Normandie
établissement
chargé de mission ARH Dr F. LAFAYE
Pour tout message adressé à la  hotline 
bloc2008_at_ineum.com
établissement
établissement
41
VOS INTERLOCUTEURS EN CAS DE QUESTION (2/2)
SI LA QUESTION NECESSITE UN APPORT METHODOLOGIQUE
adressez vous à la hotline (par mail)
David Le Spegagne david.lespegagne_at_fr.oleane.com
Région n1
établissement
chargé de mission ARH
Dominique Dejean dominique.dejean_at_effigen.com
établissement
établissement
Nicolas Billot nbillot_at_ineum.com
Xavier Gascouin xgascouin_at_ineum.com
Bertrand Riffard briffard_at_ineum.com
Région n
établissement
chargé de mission ARH
Pour tout message adressé à la  hotline 
bloc2008_at_ineum.com
établissement
établissement
42
A QUI ENVOYER LES DONNEES (1/3)
SYNOPTIQUE DES ECHANGES DE DONNEES Remontée des
 fiches didentité  (éventuellement sans le
nombre total dinterventions par an) et des
 PhotoTROS  après 3 jours dutilisation
David Le Spegagne david.lespegagne_at_fr.oleane.com
 hotline Régionale  bbohn2008_at_yahoo.fr
Région n1
établissement
chargé de mission ARH
Dominique Dejean dominique.dejean_at_effigen.com
établissement
établissement
Nicolas Billot nbillot_at_ineum.com
À transmettre à votre chargé de projet JAMAIS à
la hotline
Xavier Gascouin xgascouin_at_ineum.com
Bertrand Riffard briffard_at_ineum.com
Région n
établissement
chargé de mission ARH
Pour tout message adressé à la  hotline 
bloc2008_at_ineum.com
établissement
établissement
43
A QUI ENVOYER LES DONNEES (2/3)
SYNOPTIQUE DES ECHANGES DE DONNEES Remontée des
fiches didentité définitive au plus tard le 15
octobre
David Le Spegagne david.lespegagne_at_fr.oleane.com
Région n1
établissement
chargé de mission ARH
Dominique Dejean dominique.dejean_at_effigen.com
établissement
établissement
Nicolas Billot nbillot_at_ineum.com
À transmettre à votre chargé de projet JAMAIS à
la hotline
Xavier Gascouin xgascouin_at_ineum.com
Le chargé de mission les vérifie et les transmet
à Ineum Consulting
Bertrand Riffard briffard_at_ineum.com
Région n
établissement
chargé de mission ARH
Pour tout message adressé à la  hotline 
bloc2008_at_ineum.com
établissement
établissement
44
A QUI ENVOYER LES DONNEES (3/3)
SYNOPTIQUE DES ECHANGES DE DONNEES Remontée des
PhotoTROS définitifs au plus tard le 5 novembre
David Le Spegagne david.lespegagne_at_fr.oleane.com
Région n1
établissement
chargé de mission ARH
Dominique Dejean dominique.dejean_at_effigen.com
établissement
établissement
À transmettre à votre chargé de projet JAMAIS à
la hotline
Nicolas Billot nbillot_at_ineum.com
Xavier Gascouin xgascouin_at_ineum.com
Le chargé de mission les vérifie et les transmet
à Ineum Consulting
Bertrand Riffard briffard_at_ineum.com
Région n
établissement
chargé de mission ARH
Pour tout message adressé à la  hotline 
bloc2008_at_ineum.com
établissement
établissement
45
Référent établissement

• Effecteur au sein de létablissement du recueil
  des données. Il renseignera les outils mis à
  disposition par lARH.
• Correspondant direct du référent régional ARH
  pour toutes les questions opérationnelles
• Profil
• Connaissance du fonctionnement et de
  lorganisation du bloc,
• Position hiérarchique suffisante,
• Connaissance des outils utilisés,
• Savoir remplir un tableau excel,
• Disponibilité pendant la phase de recueil et de
  validation,
• ? Cadre de bloc
• Un seul référent par site géographique

46
Référent ARH

• Comment joindre le Référent ARH (DF. LAFAYE)
• Pour poser une question lorganisation du
  recueil,
• En cas de problème pour renseigner la fiche
  établissement et/ou les fichiers PhotoTROS,
• Faire remonter les fichiers renseignés aux dates
  prévues
• Uniquement par courrier électronique sur la
  " hotline régionale 
• bbohn2008_at_yahoo.fr
• Préciser dans lobjet nom du site géographique
  NFiness géographique 
• Adresse réservée aux référents établissements
• Les questions concernant le matériel informatique
  utilisé par létablissement, relèvent de
  létablissement.