ARCHIBAL

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ARCHIBAL
MINISTERE DES AFFAIRES ETRANGERES Direction des
Archives

• LOGICIEL DE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS

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LORGANISATION DE LA GESTION DES ARCHIVES
COURANTES ET INTERMEDIAIRES
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MINISTERE DES AFFAIRES ETRANGERESDirection des
Archives
LORGANISATION DE LA GESTION DES ARCHIVES
COURANTES ET INTERMEDIAIRES

• L organisation  en amont  de la gestion des
  archives courantes repose sur le système des
  Centres d Archives et de Documentation
• LES CENTRES DARCHIVES ET DE DOCUMENTATION (CAD)
  
• Cellules, implantées dans chaque direction,
  ambassade, consulat et service de coopération et
  daction culturelle, chargées de centraliser,
  trier, classer et conserver les documents reçus
  ou produits par le service dans le cadre de ses
  activités.

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LES CENTRES DARCHIVES ET DE DOCUMENTATION

• Missions des CAD
• Lenregistrement de la correspondance cette
  opération permet de donner une référence au
  document au départ et fournir quil a bien été
  reçu cest un premier  recensement , et donc
  contrôle, du flux de linformation qui sera
  traité par le service.
• La diffusion des documents dans le service
• La cotation et le classement des documents en
  fonction dun plan de classement propre au
  service. Ce plan décrit de façon logique et
  hiérarchisée lensemble des archives courantes
  détenues par le service cest-à-dire toutes les
  activités de ce dernier, il sera par ailleurs
  maintenu jusquà la mise en lecture publique des
  documents

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LES CENTRES DARCHIVES ET DE DOCUMENTATION

• Missions des CAD
• Les éliminations régulières suivant les
  circulaires de la direction des Archives
• Recherches de documents ou de dossiers pour les
  rédacteurs
• Réalisation des versements des dossiers à la
  Direction des Archives, quand ces dossiers ont
  perdu leur caractère dactualité
• Les versements ne sont acceptés par la direction
  des Archives quaccompagnés détats de versement
  approuvés par celle-ci. On peut considérer les
  CAD comme des centres de préarchivage.

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(No Transcript)
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LES OBJECTIFS ET LES ENJEUXD ARCHIBAL
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LES OBJECTIFS ET ENJEUX DARCHIBAL

• Sadapter à lorganisation de la gestion des
  archives courantes et intermédiaires et aux
  missions des CAD
• Gérer lensemble des courriers et dossiers
  (papier et électronique) en arrivée, départ et
  produits en interne dun service
• Outil commun et partagé par tous les agents dun
  service (direction, ambassade, consulat, service
  de coopération et daction culturelle)
• Permettre un traçabilité des documents produits
  et reçus par le service et la gestion des
  relances
• Respecter les instructions archivistiques et
  répondre aux critères de conservation à long terme

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LES FONCTIONNALITESD ARCHIBAL
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LENREGISTREMENT DES DOCUMENTS PAPIERS

• Archibal permet denregistrer manuellement tous
  les types de documents (note, dépêches,
  bordereaux denvoi, fax, courrier,) tant à
  larrivée quau départ. On peut attacher le
  fichier électronique du document à la fiche
  denregistrement
• La numérotation des courriers au départ est gérée
  automatiquement
• La fonction  Analyse du contenu  permet de
  coter, de localiser électroniquement le document
  
• Le module  Suivi du document  permet une
  traçabilité des documents produits et reçus par
  le service et la gestion des relances
• La fonction  Dupliquer  propose de copier
  coller la fiche dun enregistrement

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LENREGISTREMENT DES DOCUMENTS PAPIERS
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LANALYSE DU CONTENU DES DOCUMENTS PAPIERS
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LE SUIVI DES DOCUMENTS PAPIERS
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LENREGISTREMENT DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES

• LE TELEGRAMME
• Type de document le plus utilisé au sein du
  ministère et ayant un circuit totalement
  électronique.
• Lenregistrement des télégrammes est automatique
  et le texte est consultable en ligne. Tous les
  champs de lenregistrement sont renseignés
  automatiquement, à lexception de la cote du plan
  de classement et des attributaires qui doivent
  être ajoutés
• Les autres fonctionnalités énoncées pour les
  courriers et documents sur support papier,
  sappliquent également.

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LENREGISTREMENT DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES
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LENREGISTREMENT DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES

• LES EMAIL Le message électronique est un
  document produit ou reçu par un agent dans
  lexercice de ses fonctions. Il est donc, au
  regard de la loi et au même titre que tout autre
  document, un document darchives.
• Archibal permet de lier la fiche denregistrement
  dun courrier ou document à son fichier sous
  format électronique (.doc, .xls, .pdf, .rtf,
  .txt, etc) quand il existe. Archibal transforme
  automatique le fichier en format .txt afin de ne
  pas alourdir la base.
• Les autres fonctionnalités énoncées pour les
  courriers et documents sur support papier,
  sappliquent également.

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LENREGISTREMENT DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES
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MODES DE RECHERCHES

• Archibal permet deffectuer des recherches sur
  toutes les informations contenues dans la base de
  données.
• Il existe deux modes de recherche
• La recherche simple sur un nombre de critère
  restreint, utilisée notamment pour coter les
  télégrammes insérés dans la base
• La recherche multi-critères qui seffectue sur
  lensemble des informations.
• La recherche en plein texte sopère sur les
  documents dont le texte a été inséré soit
  automatiquement (télégrammes) soit
  manuellement(mails, notes, etc).
• Possibilité dutiliser les opérateurs de
  recherche classiques (opérateurs booléens, la
  troncature, proximité, etc)
• Possibilité dimprimer les listes des résultats,
  les fiches signalétiques et le textes des
  documents quand ils existent.

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MODES DE RECHERCHES
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DROITS DACCES

• Archibal permet de créer différents profils
  dutilisateur administrateur (tous les droits)
  , agent CAD (enregistrement, cotation, recherche,
  etc) , secrétaire (enregistrement, recherche),
  rédacteur (recherche), etc.
• Archibal propose également de sélectionner les
  accès
• Le niveau de confidentialité clair, diffusion
  restreinte, confidentiel diplomatie, confidentiel
  défense, secret défense.
• Consultation des documents dune seule unité
  administrative ou de toutes les unités
  administratives
• La visualisation des documents peut-être réduit
  en fonction de la typologie télégrammes, notes,
  dépêches, fax, mail,
• Pour le module suivi du courrier seuls
  ladministrateur de la base et le chef de service
  peuvent consulter lensemble des fiches de suivi.
  Les rédacteurs peuvent uniquement consulter les
  fiches des documents dont ils sont attributaires.

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DROITS DACCES
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LES TABLES

• TABLES EXTERNES
• Tables issues du service du chiffre du ministère
  des Affaires Étrangères communes à toutes les
  bases Archibal
• les directions de ladministration centrale,
• les représentations diplomatiques françaises
  (ambassades, consulats, services de coopération
  et daction culturelle, représentations
  permanentes),
• les représentations diplomatiques étrangères,
• Les administrations française.
• TABLES SPECIFIQUES A CHAQUE BASE
• tables gérées par ladministrateur de la base
  plan de classement, agents, unités
  administratives, correspondants privilégiés, etc.
• Tables gérées en local administrations locales,
  services français locaux, etc.

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LES TABLES EXTERNES
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ARCHIVAGE ET ELIMINATION

• LARCHIVAGE ANNUEL
• La direction des archives demande à tous les
  services (tant à l administration centrale
  qu en poste) dotés du logiciel Archibal de
  réaliser l archivage de leur base (archibal.Mdb)
  de l année précédente (année n-1) soit sur
  disque optique numérique (DON) soit sur cédérom.
• Cette opération consiste à faire une copie
• Des métadonnées (index.Txt) le nom de la
  direction ou du poste, l année archivée, le
  nombre d enregistrements, le nom de l agent
  ayant réalisé cette opération. Ce sont des
  informations complémentaires qui doivent être
  conservées
• Des données (archibal.Mdb) tous les
  enregistrements de la base en ligne sont copiés
  et transformés en .HTML
• Ces archivages annuels sont consultables via un
  navigateur Internet, un exemplaire est conservé
  dans le CAD et un autre exemplaire est versé à la
  direction des Archives (collection de sécurité)

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ARCHIVAGE ET ELIMINATION

• LELIMINATION
• Après avoir effectuer lopération darchivage,
  ladministrateur de chaque base Archibal peut
  lancer lopération délimination des données afin
  dalléger sa base.
• Cette élimination sapplique uniquement aux
  données électroniques des documents et non la
  conservation des documents eux-mêmes (papier)
• Cette opération consiste à éliminer
• Les documents non cotés antérieurs au 1er janvier
  de lannée n-1
• Les documents cotés ou  à coter  antérieurs au
  1er janvier de lannée n- 3
• les archivages annuels permettent de retrouver
  les données qui ont été éliminées de la base en
  ligne

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QUE PEUT-ON RETENIR DE CETTE EXPERIENCE?

• Il est important, pour assurer un un
  enregistrement exhaustif de la correspondances et
  ainsi permettre un contrôle maximum du flux de
  linformation, dinsister sur les points suivants
  
• Développer les actions de sensibilisation et de
  formation dans les services mieux vaut
  consacrer un peu plus de temps à convaincre et à
  former leffort est payent sans le long terme-,
  et laisser de côté, pour quelques temps, dautres
  tâches
• Proposer et assurer une assistance compétente aux
  utilisateurs hot line, rédaction dune FAQ,
• Prévoir le développement du logiciel ajout de
  champs, nouveau module, mise à jour des tables,
• Quelques enseignements sur la gestion de
  linformation et des archives courantes et
  intermédiaires
• Intégrer, dans la mesure du possible, le service
  darchives dans ladministration quil sert
• Rechercher des partenaires et des appuis dans
  ladministration daffectation
• Essayer de contrôler, le plus en amont possible,
  le traitement des documents (notamment par le
  biais des plans de classement à faire appliquer
  par les services si simples soient-ils, ils
  permettent une première organisation cohérente
  des dossiers par le contrôle des versements)

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PACTE
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• BASE DES TRAITES ET ACCORDS CONCLU PAR LA FRANCE
  ET EN VIGUEUR

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CONSERVATION DES TRAITES

• La conservation des engagements internationaux de
  la France est assurée par la Direction des 
  Archives du ministère des Affaires étrangères
  (circulaire du Premier Ministre du 30  mai 1997
  relative à l'élaboration et à la conclusion des
  accords internationaux).
• La France signe environ 400 à 500 accords par an
  dont la majorité sont des accords bilatéraux.
  Environ 50 000 traités sont conservés à ce jour
  par le service

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PACTE BASE DES TRAITES ET ACCORDS

• Base documentaire développée en interne via Basis
  Desktop, application de gestion des documents.
• La base de données documentaire PACTE a été créée
  en 1986, elle contient tous les traités et
  accords conclus par la France et en vigueur les
  traités multilatéraux ou bilatéraux, quils
  soient conclus avec des Etats ou des
  organisations internationales, et les traités
  conclus dans le cadre de lUnion européenne
  engageant directement la France (soit environ 15
  000 références).

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PACTE BASE DES TRAITES ET ACCORDS

• La base est mise à jour quotidiennement
  nouveaux traités, notifications de ratifications
  diverses, références de publication après
  dépouillement du Journal Officiel, duJournal
  Officiel des Communautés européennes, des
  recueils des traités des Nations-Unies.
• La numérisation du texte de lensemble des
  traités (en PDF) est en cours. La base PACTE est
  accessible sur Internet à ladresse URL suivante
  http//www.doc.diplomatie.gouv.fr/pacte/

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LENREGISTREMENT DES DONNEES
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LENREGISTREMENT DES DONNEES
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INTERFACE WEB

• La recherche dans la base se fait soit sur les
• Bilatéraux
• multilatéraux auxquels la France est partie
• multilatéraux dont la France est dépositaire
• On y trouve pour chacun de ces traités, son
  titre, sa date de signature, ses références de
  publications et pour certains le texte.

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MODES DE RECHERCHES
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FICHES DE RESULTAT