Automatizacin de Workflows mitos y realidades

1

• Automatización de Workflows mitos y realidades

18 de Julio 1485 Piso 1 Montevideo Uruguay (598
2) 403-3450 info_at_xdata.com.uy www.xdata.com.uy
2
Temario

• Sistemas tradicionales
• Conceptos Generales
• Definición de Workflow
• Tipos de Workflow
• Mitos sobre Workflow
• Qué se mejora?
• Un ejemplo

3
Definición de Workflow
La automatización de un Proceso de Empresa ,
total o parcial, en la cual documentos,
información o tareas son pasadas de un
participante a otro a los efectos de su
procesamiento, de acuerdo a un conjunto de reglas
establecidas WFMC (WorkFlow Management
Coalition)

4
Sistemas Tradicionales
Cálculos Validaciones
Consultas Controles
Autorizaciones
PROCESOS AUTOMATIZADOS
PROCESOS NO AUTOMATIZADOS
5
Sistemas tradicionales

• Usualmente el soporte de sistemas abarca
  solamente una porción minoritaria del tiempo
  total del proceso
• El ahorro en costos y mejora de servicio se
  encuentra fundamentalmente en la parte del
  proceso que no está automatizada.

6
Sistemas tradicionales

• La porción del proceso no automatizada no permite
  efectuar consultas ni controles con las pérdidas
  que esto implica
• Los procesos no automatizados dependen
  directamente de quien los hace (garantía del
  proceso, costos de entrenamiento)
• Como aumentar el volumen de trabajo sin aumentar
  la estructura ?? (WEB)

7
Definición de Workflow Tipos de Workflows

• De Producción.
• Tarea principal y única de los usuarios,
  velocidad de transferencia, flexibilidad y
  escalabilidad poco importante.
• Colaborativo.
• Adm. De Documentos Electrónicos, Diseños Arq. o
  Ing.
• Administrativo.
• Órdenes de compra, Solicitudes, Créditos,
  Backoffice internet, etc.
• Gran número de procesos, la solución debe ser
  capaz de manejarlos a todos. Muchos
  participantes, escalabilidad importante.
  Diferente en cada organización y cambia con
  frecuencia, es importante cambiar procesos
  fácilmente.
• Dado la cantidad de participantes su despliegue
  logístico debe ser el menor posible.
• Es el segmento más grande del mercado de Workflow.

8
Definición de Workflow Atributos mínimos

• Diseño gráfico de procesos.
• La habilidad de asignar "roles" o "funciones de
  trabajo.
• Reglas. (Posibilidad de embeber lógica del
  negocio).
• Manejo de Excepciones.
• Monitoreo.
• Medición.
• Simulación.
• Proactivo.
• Conectividad con base de datos.
• Anexo de documentos.

9
Definición de Workflow Mitos sobre Workflows

• Automatización Reingeniería.
• No son lo mismo aunque cada artículo que trate la
  automatización de Wfls hable de reingeniería.
• Reingeniería es análisis de los procesos para
  cambiarlos de alguna manera.
• Los poveedores de soluciones gustan mostrar como
  su producto cambió la manera que su cliente
  trabaja.
• Se puede automatizar sin reingeniería.
• Mito que enlentece la aceptación de esta
  tecnología.

10
Definición de Workflow Mitos sobre Workflows

• Existen cientos de aplicaciones de Workflow.
• Cualquiera enruta un documento (e-mail), pero no
  es suficiente.
• Automatización de Workflow no es lo mismo que
  Workflow !
• Un producto real debe poseer ciertas cualidades
  que lo reduce a unos pocos.
• Se convertirá en parte del software de base algun
  dia.
• Planillas, bases de datos, proc. de palabras,
  etc, son soluciones muy parciales
• Paquetes de contabilidad poseen reglas básicas.
• Los sistemas standard están diseñados para
  situaciones estándar, los procesos
  administrativos y productivos están plagados de
  excepciones.

11
Definición de Workflow Mitos sobre Workflows

• La automatización de Workflow es difícil.
• La mayoría se han enfocado a aplicaciones
  complejas y de misión crítica.
• La mayoría han evolucionado desde Mainframe o
  Unix, plataformas altamente complejas, solo
  últimamente se ha bajado a PCs.
• La automatización de Wfls no es difícil, pero si
  se toma un proceso difícil, esta también lo será.
• Como en cualquier tecnología es la selección del
  problema lo que determina la dificultad.

12
Definición de Workflow Mitos sobre Workflows

• La automatización de Workflow aplica solo a
  procesos complejos y es costosa.
• Los paquetes para la automatización son muy
  caros. Licenciamiento, montaje, mantenimiento,
  etc, excesivos para procesos sencillos.
• Muchos analistas aconsejas soluciones complejas,
  es como caminar antes de gatear.
• Tendencia de TI a calificar por soluciones
  complejas.
• Está cambiando por
• Bajo costo de soluciones.
• Aplicaciones de escritorio.
• Facilidad de implementación.
• Adquirir experiencia resolviendo procesos
  sencillos y de alto impacto en la organización.

13
Qué se mejora?
No garantizan el proceso Se degradan No brindan
mediciones
14
Porque invertir en Automatización de Workflow
Contexto Actual
Mejora de Servicios Mejora de Imagen Mejora de
Precios
Aumento de Competitividad
Detección de ineficiencias Corrección de
ineficiencias Baja de costos Garantía del proceso
Baja de Precios , márgenes y/o presupuestos
15
Claves

• Una herramienta que permita definir los procesos
  y las reglas del negocio utilizando formularios
  electrónicos y una interfase amigable
• Disponer de conectividad con los sistemas
  actuales para que el proceso sea visualizado como
  uno solo
• Que pueda ser utilizado tanto hacia fuera como
  hacia adentro de la organización
• Bajo costo de despliegue y mantenimiento
• Que permita escalabilidad y una implementación
  evolutiva

16

• Una herramienta de automatización de Workflows

17
La tecnología como aliada

• Solo requiere de Internet Explorer como cliente
• Desarrollado con tecnología WEB y componentes
  para asegurar esquemas de alta disponibilidad y
  escalabilidad
• Soporte de datos sobre SQL/XML

18
Que es Xflow ?

• Una herramienta que permite
• Administrar los procesos, definiendo
  gráficamente la ruta de cada Documento y los
  estados por los que va pasando.
• Diseñar los formularios que se utilizarán con las
  validaciones y càlculos que requieran.
• Anexar documentos (Word, Excel, Imágenes, etc) y
  observaciones en cada estado.
• Definir perfiles de usuarios según las
  necesidades de la organización.
• Manejar Ausencias y Suplencias en forma muy
  sencilla
• Construcción de Vistas y Búsquedas
• Lectura y Actualización de Bases Transaccionales,
  Integrando el mundo documental con el
  transaccional

19
Visión del Xflow
SOBRE QUEINFORMACION
QUIENES
QUE HACEN
USUARIOS
TAREAS
DOCUMENTOS
ROLES
SITUACION (ESTADO)
PERMISOS
ACCIONES
UNIDADES
JERARQUIAS
SUPLENCIAS
RUTAS
20
Otras funcionalidades

• Manejo de Temporizadores para determinar acciones
  si los documentos tienen más de un determinado
  tiempo en un estado (alertas vía mail)
• Agendas para iniciar procesos automáticamente
• Componentes que permiten el uso de certificados
  digitales, y la firma digital
• Registro de actividades

21

• Un ejemplo práctico

22
Gracias
18 de Julio 1485 Piso 1 Montevideo Uruguay (598
2) 403-3450 Dptocomercial_at_xdata.com.uy www.xdata.c
om.uy