U.T. 14 AN

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U.T. 14 ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

• Concepto.
• Alcance de la Técnica.
• Ventajas de su utilización.
• Aplicación de la Técnica.
• Sistemas de graficación de cursogramas.
• Características.
• Ventajas y limitaciones de los sistemas de
  graficación más usuales.
• Tendencias modernas para la mejora de procesos.
• Metodología de análisis.
• Manual de procedimeintos.
• Elaboración y presentación.

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INTRODUCCION

• Dos conceptos de organización
• Organización como función o proceso.
• Organización como el resultado de esa función o
  proceso
• Organización como estructura formal.
• Organización como estructura y sistemas
  administrativos.
• Organización como estructura y sistemas
  adminitrativos.
• Organización Formal Estructura y Sistemas
  Administrativos
• Sistema Administrativo Conjunto ordenado de
  procedimientos relacionados entre sí que sirven
  de base para el cumplimiento de una función o
  actividad, acompañados con frecuencia de
  políticas.

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CONCEPTO

• Procedimiento es una sucesión cronológica y
  secuencial de operaciones. Mediante
  procedimientos se cumplen las tareas que se
  llevan a cabo en una organización.
• Procedimiento que es un conjunto de operaciones
  generalmente secuencialmente vinculadas y su
  método o forma de ejecución.
• Procedimiento que es un conjunto de operaciones
  relacionadas entre sí y ejecutadas en base a
  determinado método.

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Estructura y Procedimientos

• Estructura y procedimientos administrativos son
  elementos estrechamente interrelacionados.
• Los procedimientos, o las operaciones, son los
  actos mínimos a partir de los cuales se integran
  tanto el aspecto estructural de la organización
  (funciones y relaciones) como el aspecto
  operativos (sistemas administrativos).
• Los procedimientos administrativos transitan, a
  través de las estructuras. Por eso cualquier
  modificación en los aspectos estructurales puede
  aparejar cambios en los procedimientos y
  viceversa.

5
Estructura y Procedimientos

• Un conjunto de procedimientos afines conforman
  una actividad y actividades afines constituyen
  una función.
• Un grupo de funciones afines y la gente
  involucrada en su cumplimiento conforman un
  órgano.
• Los órganos y sus relaciones formales constituyen
  la estructura formal. Las estructura junto con
  los sistemas administrativos componen la
  organización formal.

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ALCANCE DE LA TÉCNICA y VENTAJAS

• Alcance
• En el campo de los procedimientos, el alcance de
  O y M es muy amplio, logrando entre otras cosas
  flujos de operaciones ágiles y constantes, evitar
  exceso de burocracia, promover una eficaz
  delegación, lograr unificación.
• Ventajas
• maximización de la eficiencia de los circuitos
  administrativos, para una buena toma de
  decisiones.
• sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y
  flexibilidad, comunicaciones ágiles y precisas de
  los sistemas de información..

       
7
APLICACIÓN DE LA TÉCNICA

• Descripción de Procedimientos
• Forma narrativa.
• Diagrama de Procedimientos.
• Forma Narrativa, fallas
• Lectura extensa complica interpretación,
• Relación entre la información dificil visión del
  procedimiento en su conjunto,
• Narración subjetiva dificulta ver omisión de
  información,
• Distintas interpretaciones,
• Complica elaboración sotware.

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APLICACIÓN DE LA TÉCNICA

• Diagrama de Procedimientos Cursograma,
  flujograma, fluxograma, diagrama de flujo.
• Definición es la representación gráfica de los
  procesos y procedimientos de trabajo.
• Pueden aplicarse para procedimientos industriales
  y administrativos. Los procedimientos
  administrativos procesan información,
  representada en documentos o soportes de
  información. 

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APLICACIÓN DE LA TÉCNICA

• Ventajas del Diagrama de Procedimientos
• Aplica a cada actividad administrativa un nombre
  el cual se repetirá elimina ambigüedad,
• Facilita apreciación en conjunto del
  procedimiento,
• Evita diferencias de interpretación.

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APLICACIÓN DE LA TÉCNICA

• Utilidad del Diagrama de Procedimientos
• Relevar información o sistematizar información
  relevada actual o vigente,
• Analizar un procedimiento y detectar problemas,
• Diseñar propuestas de cambio propuesto,
• Comparar realidades administrativas en diferentes
  momentos históricos.

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SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

• No existe universalidad de criterios respecto a
  los sistemas de graficación y existe gran
  diversidad de lenguajes.
• Todos los sistemas tienen símbolos y un conjunto
  de reglas. El símbolo es el elemento o figura que
  sirve para representar los hechos que suceden en
  los procedimientos.

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Código ASME
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

• Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de
  Ingenieros Mecánicos, para procedimientos de tipo
  industrial.
• Cinco operaciones
• Operación
• Transporte o traslado
• Inspección o control
• Demora o espera
• Almacenamiento o archivo.

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SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código
ASME

• Ventajas
• Noción clara y precisa de la sucesión de etapas,
• Frecuencia relativa de cada operación,
• Cantidad de pasos del trámite,
• Demoras,
• Cantidad de traslados,
• Oportunidad de controles.
• Desventajas
• No muestra los documentos utilizados
• No muestra los puestos de trabajo donde se
  realizan las operaciones.

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SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código
ASME
Símbolos

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SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código
ASME

• Reglas de diagramación
• Presenta cinco columnas, una para cada
  operación. Los códigos se relacionan mediante
  líneas.
• Decidir el procedimiento a diagramar diagramas
  separados si desviaciones.
• Describir cada paso breve en columna
  descripción.
• Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y
  formularios.
• Seleccionar el símbolo se relacionan entre sí a
  través de líneas rectas.
• Sumar cantidades de operaciones, traslados,
  controles, demoras y archivos, y también tiempos
  y distancias establecidas.

     
16
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código
ASA

• La American Standard Asociation (ASA), símbolos
  estandar para la descripción y análisis de
  problemas de procesamiento de información.
• Resalta la importancia de la información dentro
  de los procesos administrativos.
• Con la información se pueden hacer cinco
  operaciones
• Registrar anotar un dato en un portador de
  información
• Comunicar transferir un dato de un punto a otro
• Controlar cotejar un dato para establecer
  coincidencio o no
• Computar obtener un nuevo conocimiento
• Archivar guardar información para recuperarla en
  otro momento.

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SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código
ASA

• Símbolos

REGISTRACIÓN
Grabación de información en un portador
COMUNICACIÓN
Indica la dirección del flujo de operaciones,
tanto transferencia
del portador como la ligazón de dos operaciones
consecutivas
Transferencia de información sin portador
(verbal, personal o telefónica)
CONTROL
Selección de alternativas. A su salida diferentes
procesos a seguir
COMPUTO
Obtención de un nuevo conocimiento a partir de
información conocida
ARCHIVO
Acumulación centralizada de datos, ordenados de
acuerdo a
determinado criterio de clasificación.
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SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código
ASA

• Símbolos referidos a los portadores de
  información

FORMULARIO
Todo portador de información sea en papel o
cartulina.
Donde se registran datos en forma manual,
mecánica o
eléctrica.
LISTADO o INFORME
Listados producto del procesamiento electrónico
de datos y
los informes producto de elaboraciones humanas.
PROCESO PREDEFINIDO
Se realizan operaciones cuya secuencia se definió
anteriormente.
CONECTOR "DENTRO DE HOJA"
( )
Interrupción de la secuencia de operaciones y
continuación en
la misma hoja.
CONECTOR "FUERA DE HOJA"
Interrupción de la secuencia de operaciones y
continuación en
otra hoja.
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SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código
ASA

• Reglas de diagramación
• Se divide la hoja de trabajo en bandas
  verticales, poniéndose en el encabezamiento
  nombre de unidad o puesto.
• Definir grado de detalle del diagrama y
  mantenerlo.
• No se representan hechos físicos, sino
  operaciones con la información.
• El flujo normal de operaciones se diagrama de
  izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. No
  líneas quebradas ni diagonales.

20
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código
ASA

• Reglas de diagramación

• Cuando se cruzan dos líneas de comunicación, una
  de ellas debe

formar un codo.
1

• Las operaciones deben numerarse con números
  dentro de círculos

graficados a la izquierda y arriba del símbolo
que indica la operación.

• Líneas de comunicación parten del punto medio del
  lado inferior

del símbolo anterior e ingresan por el punto
medio del lado superior
del símbolo siguiente.

• Cuando se registran datos en un formulario, debe
  indicarse dentro

del símbolo de registración, los datos que se
registran.

• Si el texto supera el espacio del símbolo, se
  completará debajo del

símbolo dentro de un ángulo abierto al efecto.
Igual en comunicación
sin portador.
21
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código
ASA

• Reglas de diagramación

• Si se llenan todos los datos de un formulario. Si
  es la mayor parte

TODO
de los datos de un formulario "TODO menos..."

• Todo formulario que ingresa al proceso debe ser
  graficado una vez,

luego se indica sobre la línea de comunicación,
el código del formulario
F 32/0/1
y las copias que circulan por la línea del flujo.
F 23

• Dentro del símbolo del formulario debe anotarse
  su código en el

RECIBO
ángulo superior izquierdo y el nombre en el
centro.

• Cantidad de copias de un formulario en
  rectángulos numerados en la

parte inferior del símbolo. El (0) original, (1)
la primera copia,.....
Si se desconoce la cantidad de copias (n).
0
1

• Cuando los formularios salen del procedimiento
  se indican los destinos.

0 CAJA
1 CONTADURÍA
0
1
22
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código
ASA

• Reglas de diagramación

• Destrucción de un formulario.

Cuál es el monto?

• Dentro del símbolo de control se pone la
  pregunta que determina

la selección.

• Cuando de un control más de dos opciones.

• Dentro del símbolo de cómputo se indica la
  operación.

Precio Total Precio unitario x cantidad

• Proceso predefinido, se pone la denominación y si
  es

Rutina 3
necesario los pasos comprendidos.

• Dentro del símbolo de archivo se anota la
  denominación

Deudores
A la derecha, inferior del símbolo criterio de
clasificación.
alfabético
23
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código
IRAM

• El Instituto Argentino de Racionalización de
  Materiales (IRAM) desarrolló normas que regulan
  la representación gráfica de los procedimientos
  administrativos

24
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código
IRAM

• Símbolos

OPERACIÓN
Toda acción de elaboración, modificación o
incorporación de
información o decisión. (cuando no se puede
utilizar otro).
CONTROL
Verificación cotejo entre comprobantes o
registros, constatación,
comprobación, control de cálculos, de integridad
de datos, etc.
DEMORA
Detención transitoria del procedimiento en espera
de un
acontecimiento. No necesario criterio de
ordenamiento.
ARCHIVO TRANSITORIO
Almacenamiento sistemático en forma temporaria,
de elementos
de portadores información (formulario y archivos
magnéticos).
Debe existir un criterio de ordenamiento.
ARCHIVO DEFINITIVO
Almacenamiento sistemático en forma permanente de
elementos
portadores de información.
DESTRUCCIÓN
Eliminación de la información, ya sea que se
destruya o no
el elemento portador de la misma.
25
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código
IRAM

• Símbolos

ALTERNATIVA
Frente a una consulta, pueden originarse
distintos cursos de acción.
FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓN
Elemento portador de información que se traslada
a tráves
de las áreas. Puede ser formularios, planillas,
tarjetas,
soporte magnéticos (diskettes, CD,etc).
PROCESO NO REPRESENTADO
Conjunto de acciones que se desconocen o que, no
interesa
representar.
TRASLADO
Desplazamiento físico del elemento portador de
información.
La flecha indica el sentido de la circulación.
TOMA DE INFORMACIÓN
Desplazamiento de la información, sin
desplazamiento físico de los
elementos que intervienen en el procedimiento.
La "toma de información" significa la
incorporación de datos al
procedimiento que se extraen de archivos o
listados.
CONECTOR
Nexo entre procedimientos o procesos.
26
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código
IRAM

• Reglas de diagramación
• Orientación del diseño sentido descendente y de
  izquierda a derecha.
• Ubicación de los símbolos multicolumnar, cada
  columna una unidad funcional.
• Traslado de Información o comunicaciones líneas
  rectas continuas, el sentido con una flecha.
  Punto de encuentro de líneas puentes. Entrada
  de líneas por parte superior o lateral del
  símbolo, salida por parte inferior o lateral.
• Ubicación de los símbolos posición inicial,
  media o final.
• Generación de información impresa emisión de
  documentos e informes símbolo operación a
  continuación de símbolo de formulario.
• Etc.

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Metodología de Análisis

• Descomposición en partes para conocer el objeto,
  la razón, el/los responsables, el lugar y el
  tiempo y los métodos utilizados.
• Preguntas
• Referidas al objeto qué se hace?, es necesario?,
  por qué se hace?, qué sucedería si no se hace?,
  ...
• Referidas al responsables de ejecución quién lo
  hace?, por qué lo hace?, tiene la capacitación y
  experiencia adecuadas?,....
• Referidas al lugar dónde se hace?, por qué se
  hace en ese lugar?,....
• Referidas al tiempo cuándo se hace?, por qué se
  hace en ese momento?, es correcto el orden en que
  se efectúa?,...
• Referidas al método cómo se hace?, por qué se
  hace de esa manera?,....

28
Metodología de Análisis

• Ese sistema de preguntas permite describir el
  procedimiento, realizar su diagnóstico y ver las
  posibilidades de mejorarlo.
• Alternativas del análisis
• Eliminar el trabajo innecesario
• Combinar o reordenar operaciones
• Simplificar las operaciones.

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Metodología de Análisis

• Algunas deficiencias
• Número excesivo de etapas,
• desandar lo andado,
• falta de unificación,
• demasiado movimiento de personas,
• exceso de registros para fines de referencia o
  anotación,
• elevada cantidad de documentos.

Dovey
30
Manual de Procedimientos

• Se establecen y describen en detalle las
  operaciones que se deben ejecutar en forma
  cronológica y secuencial para realizar una tarea.
• Permiten comprender ordenada y detalladamente las
  operaciones, los órganos y puestos que
  intervienen y los portadores de información que
  se utilizan.
• Ventajas
• normatizan y estandarizan la ejecución,
• facilitan la toma de decisiones programadas,
• capacitan al nuevo personal,
• elementos de consulta en caso de duda,
• jefes no participan en decisiones programadas.
• Desventajas
• enlentecen el trabajo,
• difícil mantenimiento actualizado,
• pueden limitar la iniciativa del personal.
• Recomendable. Tamaño, rotación del personal.

31
Manual de Procedimientos

• El manual debe contener una relación ordenada y
  sistematizada de los procedimientos, por eso
  clasificados por sistemas, procedimientos
  principales y procedimientos accesorios.
• Contenido
• IDENTIFICACIÓN nombre del órgano, nombre del
  procedimiento, número y/o código del
  procedimiento, fecha de elaboración, fecha de
  vigencia.
• OBJETIVO en forma clara y precisa, saber para
  qué se desarrolla.
• TEXTO es la forma narrativa donde enumera las
  operaciones en orden cronológico, en qué consiste
  cada operación, y quien debe ejecutarla, cómo,
  cuando y dónde.
• PORTADORES DE INFORMACIÓN dibujo de un ejemplar
  del portador y las instrucciones del método de
  llenado.
• CURSOGRAMA.

32
Tendencias modernas para la mejora de procesos

• Los manuales en el marco de los procesos de
  mejoramiento administrativo
• Los manuales son un instrumento de análisis y
  también el producto final de un trabajo de
  mejoramiento administrativo.
• No han perdido vigencia como instrumento, pero su
  forma evolucionó hacia medios informáticos,
  permitiendo actualización permanente, y consultas
  interactivas del usuario.
• La técnica (procedimientos) ha sido recogida por
  otros procesos de mejoramiento administrativo
  como la Mejora Continua/Calidad, las normas ISO
  9000 y la Reingeniería.

33
Procesos
Tendencia modernas para la mejora de procesos

• CONCEPTO
• Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
  que interactúan, las cuales transforman entradas
  en salidas (ISO 90002000).
• Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
  que interactúan, que tienen el propósito de
  agregar valor a los inputs (elementos de
  entrada), transformándolos en un grupo de outputs
  (elementos de salida resultados) valiosos para
  un cliente.

34
Procesos
Tendencia modernas para la mejora de procesos

• Las organizaciones tradicionales se gestionan por
  funciones
• Las concepciones administrativas modernas indican
  que la eficacia aumenta cuando se identifican los
  procesos
• Las normas Unit-Iso 90002000 promueven la
  adopción del enfoque basado en procesos

35
ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO 90012000

• Identificar los procesos
• Determinar su secuencia e interacción
• Comprensión y cumplimiento de requisitos
• Consideración de procesos en términos de agregado
  de valor
• Obtención de resultados de desempeño y eficacia
• Mejora continua en base a mediciones objetivas

36
CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

• Clasificación
• Procesos claves, centrales, sustantivos,
  primarios, principales constituyen la razón de
  ser de la organización, asociados a los objetivos
  estratégicos. Generan valor para el cliente.
  Varían por tipo de industria.
• Ej Ventas, Producción.
• Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son
  los que sustentan los procesos centrales del
  negocio. Generalmente son los mismos para todas
  las empresas.
• Ej Contabilidad, RRHH, Finanzas.

37
Orientación a procesos
Gerencia General
Dirección
Gerencia
Adm. y Fin.
Comercial
Producción
Proceso Comercial
Departamentos
Ventas
Finanzas
Contabilidad
Mking
Calidad
Fabricación
Compras
Proceso de Producción
Interior
Montevideo
Ensamblado
Envasado
Sección
Orientarse hacia el cliente y no hacia el
producto.
38
Mapa de Procesos

• Diferencia entre proceso y procedimiento
• Proceso Qué se hace?
• Procedimiento Cómo se hace?

Proceso 1
39
GESTIÓN POR PROCESOS

• Toda la organización tiene identificados,
  clasificados e interrelacionados, a través de la
  red operativa, todos los procesos que se ejecutan
  .
• La alta dirección debe asegurar la eficacia y
  eficiencia de los procesos centrales y de apoyo,
  así como de la red de procesos para lograr la
  capacidad de satisfacer las necesidades de sus
  clientes.
• PERMITE
• Optimización de los procesos
• Simplificación de los procesos
• Mejora continua de los procesos

40
LA MEJORA CONTINUA DE PROCESOS ES...

• Un proceso sistemático y continuo para conseguir
  el mejor producto (bien o servicio) en opinión de
  los clientes y con el mínimo costo de recursos.

41
MEJORA CONTINUA DE PROCESOS PAUTAS A SEGUIR

• 1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE
• Delimitar el proceso, estableciendo el principio
  y el fin Identificar insumos Identificar a los
  clientes y proveedores del proceso. Identificar
  problemas
• CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos estándar
  de diagramación que permitan emplear un lenguaje
  común y realizar comparaciones
• ANALIZAR EL PROCESO
• 4. MEJORAR EL PROCESO 41

42
DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS

• AYUDA A
• Identificar y comunicar las características de
  los procesos.
• Formar al personal.
• Compartir conocimiento y experiencia.
• Efectuar la medición de los procesos.
• Llevar a cabo auditorías.
• Analizar, revisar y mejorar los procesos.

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DIAGRAMA DE FLUJO

• Es la herramienta que permite representar la
  operativa de la empresa, observando la totalidad
  de las actividades del proceso desde la óptica
  del cliente, con independencia de los límites
  funcionales y organizativos de las unidades que
  intervienen en el mismo
• PERMITE
• Ver un proceso o parte de él
• Detectar cuellos de botella
• Detectar ausencia o duplicación de controles
• Racionalizar la documentación
• Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o
  que no agregan valor
• Determinar la secuencia de los procesos de
  realización
• Facilitar la elaboración de la documentación
• Otros.

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Ejemplos de Software de Procedimientos y Procesos

• WIZSPRO es una herramienta de documentación de
  información empresarial en línea, especialmente
  desarrollada para diseñar y documentar procesos
  de negocios, en forma lógica, estructurada, y
  secuencial.
• Utilidades
• Graficación automática de procesos (Flow Charts).
  
• Descripción resumida de tareas y acceso a
  documentación ampliada.
• Designación de responsables de tareas y tiempos
  de ejecución.
• Simulación automática de procesos.
• Seguimiento, control y costeo de procesos
  operacionales.
• http//www.wizspro.com/

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EJEMPLOS DE SOFTWARE DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS

• MetoCube Es un sistema de documentación de
  Procesos, que permite describir los mismos en un
  formato , uniforme y fácilmente actualizable
• Un subproceso sirve para incluir un proceso
  (proceso base) dentro de otro proceso (proceso
  padre).
• Ejemplo
• Proceso padre Recursos Humanos
• Subproceso Selección de personal
• http//www.nevant.com/en/metocube.php