TAKLIMAT

1

• TAKLIMAT
• PENGURUSAN SISTEM FAIL

UNIT SPBT JABATAN PELAJARAN NEGERI JOHOR
2
MS ISO 90012008
3
PENGENALAN

• Sistem fail adalah amat penting di dalam sesebuah
  organisasi bagi memastikan kelicinan perjalanan
  perkhidmatan organisasi tersebut.
• Sistem fail yang berkesan terhasil dari
  perancangan dan pengurusan yang teliti dan
  sistematik.

4
DEFINISI PEMFAILAN

• suatu proses menyusun, mengatur, mengasingkan,
  mengagihkan serta menyimpan surat dan dokumen di
  tempat yang selamat.
• memberi kemudahan semasa membuat rujukan.
• perlu di kemaskinikan dari semasa ke semasa
  mengikut kaedah-kaedah yang tertentu.

5
KEPENTINGAN PENGURUSAN FAIL

• Surat / dokumen yang diterima dan diwujudkan
  hendaklah dimasukkan dalam satu fail yang
  didaftarkan menggunakan fail yang ditetapkan.
• Maklumat yang disimpan dapat dikawal dan
  diuruskan dengan cepat/tepat apabila diperlukan.
• Diurus mengikut piawaian / prosedur pengurusan
  rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.

6
KEPERLUAN FAIL

• Bahan rujukan
• Kemudahan rekod kepada tindakan yang diambil
• Keputusan yang diperolehi
• Sumber penyiasatan
• Bahan bukti
• Bahan penyelidikan
• Mengekalkan ingatan

7
KLASIFIKASI

• Penyusunan fail-fail di dalam kumpulan-kumpulan
  yang mempunyai perkara yang sama dan fail-fail
  ini dikenali dengan identiti yang tersendiri.
• Identiti ini termasuklah kod nombor, kod warna,
  kod abjad, kod perkara dan lain-lain lagi.

8
PENGKELASAN FAIL

• Fail-fail ini boleh dikategorikan kepada 3 iaitu
  
• a) Urusan Am ( house keeping files ).
• Contoh surat / dokumen yang berkaitan
  dengan hal
• pentadbiran, bangunan dan harta,
  kelengkapan dan
• bekalan, kewangan dan personel.
• b) Urusan Fungsian ( functional files ).
• Contoh surat / dokumen yang berkaitan
  dengan
• fungsi dan aktiviti asas jabatan.
• c) Fail Terperingkat
• Fail yang perlu diberi peringkat
  pengkelasan mengikut
• peringkat keselamatan selaras dengan
  Arahan
• Keselamatan.

9
WARNA KULIT FAIL
Terhad Putih(catatan TERHAD)
Sulit Hijau (catatan SULIT)
Rahsia Merah Jambu Berpalang Merah (catatan RAHSIA)
Rahsia Besar Kuning Berpalang Merah (catatan RAHSIA BESAR)
10
JENIS-JENIS FAIL

• Terhad Hanya Boleh dilihat dan dibawa dalam
  kawasan jabatan sahaja.
• Sulit Hanya boleh lihat oleh pegawai yang
  berkenaan sahaja.
• Rahsia - Jika didedahkan akan menjejaskan maruah
  jabatan atau negara
• Rahsia Besar - Jika didedahkan kepada pihak luar
  akan mengancam keselamatan dan kesetabilan
  negara.

11
TARAF KESELAMATAN

• RB - Rahsia Besar
• R - Rahsia
• S - Sulit
• TIADA - Terhad / Terbuka

12
(No Transcript)
13
(No Transcript)
14
(No Transcript)
15

16
NO. RUJUKAN FAIL

• Rujukan Pertama - Kod Ringkas
  Organisasi
• Rujukan Kedua - Kod Subjek
• Rujukan Ketiga - Kod Pecahan Subjek
• Rujukan Keempat - Kod Subjek Kecil

17
KOD RINGKAS ORGANISASIKOD SEKOLAH ( JEA/JBA )

• JPN - Jabatan Pelajaran Negeri
• PPD - Pejabat Pelajaran Daerah
• JBA0001 - Sekolah ( Kod Sekolah )

18
CONTOH PENULISAN KOD FAIL ( Kulit Fail )

• JBA3025/02/10/001

Kod Sekolah
Kod HEM
Kod SPBT
Kod Perkara
19
JBA3025/02/10/001
Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak Layak
12.04.2009
20
PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL

• Pendaftaran
• (Rujuk Daftar Fail Induk Sekolah)
• Pergerakan
• Penyimpanan
• Penutupan

21
PROSEDUR PENGURUSAN FAIL

• PEMBUKAAN FAIL
• a) Dokumen diterima / diwujudkan dan fail belum
  ada, maka fail baru dibuka.
• b) Tajuk, no. rujukan dan tarikh perlu dicatat di
  atas kulit fail. Fail ini hendaklah didaftarkan
  dalam daftar fail jabatan.
• c) Setiap fail ada kertas minit dan kandungan
  surat / dokumen disusun mengikut tarikh
  transaksi.

22

• d) Setiap kandungan diberi nombor dan direkod di
  atas kertas minit.
• e) Dakwat merah bagi dokumen / surat yang
  diterima dan dakwat biru / hitam bagi surat
  keluar.
• f) Kertas minit sebelah kiri dan surat-surat
  sebelah kanan.
• g) Kertas minit ditebuk.

23

• KANDUNGAN YANG PERLU ADA DI KERTAS MINIT
• Bilangan
• No. Rujukan / Perkara
• Tarikh Terima / Tarikh Keluar
• Penerima/Pengirim
• Tarikh Kandung / Tarikh Hantar

24
CONTOH PENULISAN KERTAS MINIT
BIL NO. RUJUKAN DAN PERKARA TARIKH MASUK / KELUAR PENGIRIM / PENERIMA TARIKH KANDUNG/ TARIKH HANTAR
1 JBA3025/02/10/001(1) Maklumkan enrolmen murid Tahun 2010 6 Jan 2009 JPN Johor 6 Jan 2009
2 JPNJ/HEM(BT)/1471/(51)/Jld.03/(27) Taklimat Pengisian BTBT190 Kegunaan 2010 15 Feb 2009 JPN Johor 22 Feb 2009
3 BBT KP.BT.8945/Jld.21/(15) Lawatan Pemantauan Pelaksanaan eMATEKS 31 Mac 2009 BBT 1 April 2009
4 JBA3025/02/10/001(4) Status Kelayakan Murid 5 April 2009 PPD 5 April 2009
25

• j) Surat rasmi yang didaftar tidak boleh
  dikeluarkan daripada kandungan fail kecuali
  lampiran yang ketebalannya melebihi 4 sentimeter.
  Contohnya laporan atau terbitan.
• k) Atau memerlukan pemeliharaan yang berbeza.
  Contohnya lukisan, peta, pelan.

26

• l) Lampiran yang dikeluarkan mestilah
  dicatatkan kod fail dan no lampiran yang
  berkenaan.
• m) Slip pengganti hendaklah dikandungkan ke
  dalam fail yang tercatat maklumat tempat
  simpan dokumen tersebut.

27
CONTOH PENULISAN NOMBOR BIL. SURAT

• JBA3025/02/10/001( 1 )

Kod Sekolah
Kod HEM
Kod SPBT
Kod Perkara
Kod Siri Kes (Bil. Surat)
28
FAIL- FAIL SPBT
9 Jenis Fail Utama
29
Fail PertamaJBA3025/02/10/001
Nama Fail Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak
Layak
Kandungan Fail Senarai enrolmen murid mengikut
Tahun / Tingkatan termasuk murid layak dan tidak
layak
30
Fail KeduaJBA3025/02/10/002

• Nama Fail
• BTBT190, BTBT170 dan BTBT460

• Kandungan Fail
• Borang BTBT190, BTBT170
• Penyata BTBT460
• Dokumen berkaitan permohonan /
• pemesanan tambahan

31
Fail KetigaJBA3025/02/10/003
Nama Fail Sijil Akuan Penerimaan / Invois dan
Nota serahan

• Kandungan Fail
• Salinan Sijil Akuan Penerimaan (SAP)
• Salinan Invios
• Salinan Nota Serahan

32
Fail KeempatJBA3025/02/10/004
Nama Fail Pekeliling SPBT

• Kandungan Fail
• Surat Pekeliling Ikhtisas berkaitan SPBT
• Surat Pekeliling berkaitan SPBT

33
Fail KelimaJBA3025/02/10/005
Nama Fail Surat Menyurat dengan BBT / JPN /
PPD / JAIN berkaitan dengan SPBT

• Kandungan Fail
• Surat-surat edaran daripada BBT/JPN/PPD/JAIN
• Salinan surat makluman/tindakan/ jawapan daripada
  sekolah ke BBT/JPN/PPD/JAIN

34
Fail KeenamJBA3025/02/10/006
Nama Fail Rekod Pinjaman Buku Teks
Kandungan Fail Borang SPBT G
35
Fail KetujuhJBA3025/02/10/007
Nama Fail Pelupusan Buku Teks SPBT

• Kandungan Fail
• Surat menyurat berkaitan pelupusan
• Salinan Borang Kew.PA-17
• Salinan Borang Kew.PA-18
• Salinan Borang Kew.PA-19

36
Fail KelapanJBA3025/02/10/008
Nama Fail Rekod Buku Hilang/Rosal dan Gantian
Kandungan Fail Dokumen, penyata dan laporan
kehilangan, musnah dan gantian buku teks SPBT
37
Fail KesembilanJBA3025/02/10/009
Nama Fail Penyeliaan/Pemantauan dan Aduan
Kandungan Fail Dokumen atau surat Laporan,
teguran hasil penyeliaan dan pemantauan
BBT/JPN/PPD/JAIN/Nazir/Audit serta aduan ibu bapa
38
Fail-fail TambahanJBA3025/02/10/010
Nama Fail Mesyuarat SPBT

• Kandungan Fail
• Surat panggilan mesyuarat
• Daftar kehadiran mesyuarat
• Minit mesyuarat

39
Fail-fail TambahanJBA3025/02/10/011
Nama Fail Kelab SPBT

• Kandungan Fail
• Surat panggilan mesyuarat
• Daftar kehadiran mesyuarat
• Minit mesyuarat
• Senarai AJK Kelab
• Senarai Nama Ahli Kelab
• Takwim Kelab
• Aktiviti Kelab

40
PERGERAKANFAIL
41

• Pergerakan/pengedaran fail adalah seperti
• berikut
• Semua pergerakan fail diedarkan oleh Pembantu
  Tadbir Fail kepada pegawai atau kakitangan yang
  menggunakannya.
• Catatan perlulah dibuat di muka hadapan kulit
  fail berkenaan.
• Perkara-perkara yang perlu dicatat ialah
• -Nama jawatan
• -Tarikh fail diedarkan

42
KEGAGALAN MEMULANGKAN FAIL

• Adalah perlu diawasi, bahawa pegawai yang membawa
  fail menyerahkan kepada pegawai yang sepatutnya
  dan meminta menandatangani penerimaan fail
  berkenaan.
• Jika fail-fail yang dipinjamkan hilang, maka
  kelalaian pegawai berkenaan patutlah dikenakan
  tindakan tatatertib kerana kecuaian.
  
  

43
Kad Rekod Pergerakan Fail
44
PENYIMPANAN FAIL
45
JENIS, PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL

• Fail terbuka / sulit - disimpan dikabinet besi
  yang berkunci.
• Fail Rahsia disimpan dikabinet besi dan
  dipasang dengan palang besi berkunci.
• Fail Rahsia Besar disimpan dalam bilik kebal
  dan seelok-eloknya dipasang dengan kunci
  tatakira.

46
PENUTUPAN FAIL
47

• a) Fail yang mengandungi 100 kandungan /
  ketebalan 4 sentimeter hendaklah ditutup dan
  dibuka fail baru.
• b) Atas kulit yang ditutup hendaklah dipalang
  dengan dakwat merah dan dicatat DITUTUP
  JILID 2 DIBUKA dengan dakwat biru/hitam.
• c) Di atas kulit baru fail dicatat tajuk dan no.
  rujukan sama beserta Jilid 2 (Jld. 2)

48
JBA3025/02/10/001
Tarikh kandung surat pertama
Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak Layak
Tarikh kandung surat akhir
12.04.2009
26.10.2009
DITUTUP
Rujuk Jilid 2
49
JBA3025/02/10/001Jld.2
Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak Layak
27.10.2009
50
FAIL SEMENTARA

• Fail sementara boleh dibuka apabila
• i) surat / dokumen diterima memerlukan tindakan
  segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat
  dikesan.
• ii) lebih dari seorang pegawai perlu ambil
  tindakan dengan menggunakan fail yang sama.
• No. rujukan fail dan tajuk mesti sama dengan fail
  ini.
• Isi kandungan serta kulit fail ini hendaklah
  dimasukan kembali jika fail asal telah dijumpai
  sebagai kandungan fail.
• Jika fail asal tidak dijumpai sehingga satu
  tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka.

51
BENGKEL

• Pembukaan Fail Baru
• Pengurusan Proses Daftar Fail
• Pengurusan Kertas minit

52
ISU-ISU

• Tiada buku peredaran / pergerakan fail
• Sistem tidak tekal
• Fail berpindah bersama guru
• Bawa balik ke rumah
• Tiada pemantauan dokumen secara berterusan
• Dokumen tidak dimasukkan ikut tajuk.

53
RUMUSAN

• Setiap organisasi memerlukan sistem
  penyimpanan rekod yang baik.
• Sekolah yang berkualiti adalah sekolah yang
  dapat menampilkan imej pengurusan yang bermutu
  tinggi melalui pendokumentasian maklumat dan
  rekod.
• Sistem Fail adalah salah satu kriteria
  kualiti yg mesti bersistem, mudah dirujuk, mudah
  diperolehi dan
• selamat.

54
Biasakan yang betulBetulkan yang biasa
Kita mesti berubah
SEKIAN TERIMA KASIH