Organiseren van evenementen

1

• Organiseren van evenementen

2

• Welkom

• Workshop organiseren van evenementen
• OS/VA/E - evenementenloketten
• Organiseren van evenementen
• Q A

3

• OS/VA/E - evenementenloketten

4

1. evenementenloketten
2. Organiseren
3. Adviseren
4. Faciliteren
5. GATE15
6. Organiseren
7. Adviseren
8. Faciliteren voor studenten.

5

• 1. OS/VA/E - evenementenloketten

• Locatie
• http//zaalzoeker.antwerpen.be
• Beperkt aantal outdoor mogelijkheden in de stad
• Vraag raad vooraleer je evenementenaanvraag doet
• Denk na over de inrichting van het terrein !!!

6

• 1. OS/VA/E - evenementenloketten

• Locatie
• Indoor locaties met correcte vlarem vergunning
• Indoor locaties niet zonder correcte vlarem
  vergunning.

7

• 1. OS/VA/E - evenementenloketten

• Subsidies en materialen
• Stedelijke Jeugddienst / District
• Cultuur
• Provincie Antwerpen
• Ecobekers (ecohuis)
• SB/L/BOF via GATE15 of evenementenloket
• 6 weken op voorhand gratis leveren
• Tot 3 dagen op voorhand zelf afhalen
• www.antwerpen.be/evenementen

8

• Organiseren van evenementen

9

• 2. Organiseren van evenementen

• Leidraad bij de organisatie van evenementen
• Workshop op maat focus op openbaar domein
• Belangrijkste themas / opleidingen
  evenementenmanagement
• www.antwerpen.be/evenementen

10

• 2. Organiseren van evenementen

• Stappenplan organisatie evenementen
• STAP 1 Conceptnota (toelichting)
• STAP 2 Retroplanning
• STAP 3 Inplantingsplan
• STAP 4 Organisatiedraaiboek
• Deelprojecten met projectveranwoordelijken

11

• 2. Organiseren van evenementen

• De W-Vragen
• Wie
• Wat
• Wanneer
• Waarom
• Waar
• ? conceptnota

12

• 2. Organiseren van evenementen

• STAP 1 Conceptnota uitschrijven
• A Segment-offering matrix

Doelgroep/segment Vraag Offering Hook
Klanten/lezers/ in duidelijk afgelijnde groepen te verdelen. Welke vragen hebben je lezers? Welke antwoorden heb jij? De voor -en nadelen per oplossing.
13

• 2. Organiseren van evenementen

• STAP 1 Conceptnota uitschrijven
• B Documentstructuur
• Stel een duidelijke structuur op en geef de
  eerste aanzet van je teksten
• C Teksten uitschrijven en matrix toetsen
• Vul je teksten aan en toets aan matrix
• D Visueel samenvattend afwerken

14

• 2. Organiseren van evenementen

• STAP 2 Vorm je concept om tot een retroplanning
• Maak aan de hand van je conceptnota een opsomming
  van de verschillende projectonderdelen en geef
  ieder onderdeel een tijdsinschatting en deadline.
  Bv
• Herorganiseer je opsomming in groepen
• Sorteer binnen de groep volgens deadline

15

• 2. Organiseren van evenementen

16

• 2. Organiseren van evenementen

• STAP 3 maak een inplantingsplan
• Verdeel in zones
• Trechtersysteem
• Vermijd rechte hoeken
• Voorzie voldoende buffers
• Nooduitgangen (1p/cm)
• Veiligheidspersoneel
• Nutsvoorzieningen
• Service en brandwegen
• Legende en schaal
• Check afmetingen van materialen.

17
(No Transcript)
18

• 2. Organiseren van evenementen

• Conceptnota
• Retroplanning
• Inplantingsplan
• STAP 4 Organisatiedraaiboek

19

• 2. Organiseren van evenementen

Organisatiedraaiboek (overlopen)

• Concept
• Artiesten
• Animatie
• Decoratie
• Andere
• Communicatie
• Media (partners)
• Print
• Online
• Field-marketing
• Andere
• Hospitality
• VIP
• Commerciële en andere partners
• Infrastructuur
• Inplantingsplan
• Front en backstage infrastructuur
• Leveranciers

20

• 2. Organiseren van evenementen

• Uitgelicht Aanvragen
• Onderzoek vergunningen en wetgevingen
• Wees op tijd met je aanvraag
• Formaliteiten
• Toelatingen bundelen ? snel raadpleegbaar
• Antwerpen studentenstad kan je hier perfect in
• Ondersteunen.
• www.antwerpen.be/evenementen

21

• 2. Organiseren van evenementen

• Uitgelicht Veiligheid
• Veiligheidscoördinator
• Risico-analyse
• Crowdmanagement
• Veiligheidsinfrastructuur
• EHBO, security, toezichters en stewards

22

• 2. Organiseren van evenementen

• Uitgelicht Overlastpreventie
• Geluidsplan
• Start 2013 nieuwe geluidsnormen in Vlaanderen
• Norm Schauvliege
• Tot en met 85 dBa
• Van 86dBa tot en met 95 dBa
• Van 95 dBa tot
• Buurtbewoners
• Verwittig en betrek de buurt op tijd
• Bus een infobrief
• WCs
• Afval
• Vervoer

23

• 2. Organiseren van evenementen

• Uitgelicht Medewerkers
• Gratis vrijwilligersverzekering (toelichting)
• Maak een duidelijk medewerkerdraaiboek op
• Elke medewerker weet wanneer hij moet werken
• Wat hij moet doen
• Kent veiligheidsprocedures
• Tip geef elke medewerker een lanyard met
  belangrijke telefoonnummers
• Grotere evenementen walkies
• Toets dit draaiboek na uw evenementen om het
  realistisch aan te passen.
• Zorg ervoor dat je medewerkers nuchter zijn

24

• 2. Organiseren van evenementen

• Uitgelicht Evaluatie
• Plan een evaluatie met alle betrokken partijen
• medewerkers
• partners
• overheid / politie
• buurt
• Doelstelling leer voor volgende edities uit je
  fouten

25

• 3. QA

• Hoe zat dat nu weet met ?
• Ik zit met een ei, t betreft ?
• Kan je nog eens laten zien?
• Wil je graag meer uitleg geven over ?
• Ik wil iets vragen bij een concrete uitdaging,
  namelijk
• . . .

26

• Interessante contacten

• www.antwerpen.be/evenementen
• https//www.gate15.be/nl/home
• http//www.provincieantwerpen.be/aanbod/dwep/dwg/v
  rijwillige-inzet/vrijwilligersverzekering/aanvraag
  .html

27
(No Transcript)